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固定资产管理系统开发与应用
李英麟，康成明等
摘要：主要剖析原固定资产管理存在的不足：实物和财务两套系统单独运行，造成数值差异、不能整合统计等诸多弊端。介绍了将实物和财务两套系统整合为一，实现1+1>2的设想，分析了整合的固定资产管理系统开发的难点、系统结构和功能。详细介绍系统投入使用的步骤，工作重点以及系统运行后的显著效果。
关键词：固定资产管理; 信息化；整合；系统
鞍钢原固定资产管理分为实物管理和财务管理两套独立系统，按上级规定进行各自的专业管理。其中实物按17大类管理，无净值；财务按8大类管理，无设备具体技术参数。由于财务管理人员管钱不管物，实物管理人员管物不管钱，管理方式上存在的不同，导致实物与财务无法一一对应，实物卡片、财务卡片不统一，统计计算周期不同步，实物、财务固定资产管理数据不能在线交换共享。在企业改革向精细化管理发展的现阶段，已经成为必须尽快解决的问题。
一、固定资产管理系统的内涵
固定资产管理信息系统的开发，以整合实物资产和财务系统为核心，以账卡一致、数据共享、信息同步、同时满足实物和财务需求为重点，以计算机网络技术为载体，优化业务流程，减少业务重叠、数据重复，实现高效率、无流失、集成化、信息化。为企业数据统计分析、即时决策、动态控制、量化评估提供全方位的、系统化的先进管理平台。实现实物、财务固定资产计算机管理一体化和信息网络化，从而使固定资产管理适应现代企业的经营需求。
二、系统开发的主要做法
1.确定基本任务，改造原有系统
为了实现固定资产实物和财务账卡的统一，首先明确了项目开发的四项基本任务。
（1）、分类的整合。通过对二者分类的分析，确定以实物分类为基础，财务分类向实物分类规则看齐的方针，建立实物分类与财务分类对照表。
（2）、账卡整合。采用财物账向实物卡片对照的方式，建立二者的对应关系，将二者的数量、原值、折旧反映在同一张卡片上。
（3）、重新设计（优化）固定资产管理业务流程。原有的固定资产管理业务流程是建立在手工操作基础上的，为适应计算机网络化管理的需求，对业务流程作了调整。新的业务流程体现了数据输入的唯一性规则和完整性规则。建立了完整的监督体系，二者缺一不可，又互相监督，从而保证了固定资产数据的一致性和准确性。
（4）、建立固定资产的终身卡片。固定资产报废后，手工管理方式无法随时了解和跟踪该残体，容易造成残值丢失。现在将报废固定资产卡片存入报废台账中，管理人员可随时跟踪报废残体的处理情况，直到残体回收后，将其标记为报废已回收状态。
2.详细调研需求，自主开发应用该项目由集团公司和新钢铁有限责任公司两级主管部门负责管理设计，鞍钢自己的计算机人员负责研制开发。首先确立建立实物和财务固定资产管理之间一一对应关系的基本思路；其次分析如何利用现有计算机软硬件技术和网络化技术，根据实物固定资产和财务固定资产的管理需求，以固定资产卡片为主线进行全面管理，建立固定资产资源库，实现业务处理无缝衔接，形成实物、财务业务的相互配合协作和监督制约，提高了工作效率；最后，要保证系统的良好的开放性、拓展性，使其能与相关计算机系统通信，适应新需求、新环境。
功能设置以满足使用基本需求、缩短开发周期、尽快见效为原则，方便管理业务，确保系统功能实用。操作界面重点考虑如何方便操作，统一设计、统一查询方式，确保系统易学易用。分段逐步优化、完善系统，确保按照统一模式推广系统包括六方面内容，即实物资产管理、财务资产管理、实物查询、财务查询、折旧管理、综合管理。
3.以信息技术为依托，实施业务流程优化
建立新的数据传递流程，使业务流程规范化。原有的管理业务流程为：实物管理人员依据各种有关票据及设备实际状态建卡、修改卡片，进行各类实物固定资产拥有量的统计、查询；财务管理人员依据相关票据及实物管理人员提供的情况另行建卡，手工输入数据进行各种财务统计。实物与财务部门各自修订卡片，统计资产拥有量，造成实物与财务账不同意，通常以调账方式解决。
新的管理业务流程为：先由实物管理人员依据固定资产增加、调入、调整等相关业务通知单卡、修改卡片，通过同一系统传递到财务部门，审核相关数据并确认无误后，生成新卡片或确定修改完卡片状态，并自动生成各种财务和实物有关统计表及有关查询内容。新流程提高了固定资产管理水平，实现了严、细、实的目标。
4.建立信息化平台
固定资产系统功能图见图1
应用部分由实物管理、实物查询、财务查询、综合查询、字典管理、折旧管理等八个功能模块组成。
三、系统特点
1.充分利用计算机网络技术，实现业务无缝衔接，形成实物、财务的相互配合和监督机制，提高了效能。利用网络可即时出表、即时分析、、即时调控、网上查询、网上调配、网上报表上报汇总、异地办公，提高了工作效率。新系统已审核的资产没有设立删除功能，以保证资产纪录的完整性。变动备案使得记录的变化有据可查。
2.通过新系统对旧系统的集成，为固定资产资源库建立打下了基础，使固定资产的全过程管理成为可能。虽然老系统不再适用于当前需要，但多年来形成的基础数据库（特别是实物）资源庞大而复杂，应尽量保留利用，同时也可减少开发的工作量。
3.通过动态数据备案制实现数据的可追溯瞒住动态数据的静态需求。折旧率的调整，是财务人员一项繁琐复杂的工作，旧财务系统的不可回溯性制约计算的精确度。新系统计算方式为在变动期内逐月逐条重新计算资产折旧额，提高了计算精确度。
四、实施效果
1.资产分类准确、折旧计提真实
财务部门对资产类别的划分主要是满足计提折旧的需求，由于各类资产的折旧率不同，因此准确划分资产类别对财务部门来说非常重要，它涉及折旧计提的准确性，影响损益的真实性。这套为企业正确划分资产类别、准确计提折旧提供可靠的保证。
2.固定资产的相关信息具有可追属性
原有固定资产核算系统体系随着资产的报废、调出，相关信息也退出了核算系统，只能通过会计档案查询。新系统提供了一个专门的数据库，所有调出、报废资产的相关信息全部储存在该数据库可随时查询，使所有固定资产的相关信息具有可追溯性。保证了净化资产、残体回收、内部调剂，减少新购、快速恢复生产等业务需要。
3.全方位的查询功能最大限度地满足了管理的需要
随着企业管理的深化、细化，各级管理部门从不同角度对数据信息的提供也提出了更高的要求。考虑到这一需求，这套软件系统从财务、实物涵盖资产的类别、使用状况、净值及折旧水平，尤其是超期服役固定资产的相关信息也可即时查询，全方位的查询功能最大限度地满足了各级领导及时了解企业资产状况的需求。
4.极大地提高了工作效率
信息化、网络化促进了工作效率的成倍提高。这种效果在财务中突出表现在两个方面，首先，财务报表的汇总可以根据系统中的数据资源即时完成，节约了以往人工输入或传盘、检查、汇总的时间，同时又确保了数据的准确无误。其次，这种优点也体现在不同需求对数据资料的随机测算方面。
在发生资产转移方面，通过对原二炼钢厂与三炼钢厂的合并，原中型厂与原小型厂的合并，资产核资、计量设备的集中调出调入等实践检验，证明了新系统在数据处理上的方便快捷、准确一致。
5.实现管理方式及管理业务流程优化
系统运行前管理业务流程为：实物管理人员依据有关票据及设备实际状态建卡和修改卡片；财务管理人员依据有关票据及实物管理人员提供的情况另行建卡。
改变后的管理业务流程为：先由实物管理人员建卡、修改卡片，再由财务人员输入财务有关数据，经实物与财务人员共同确认后生成新卡片或修改完状态，之后自动生成各种财务和实物有关统计报表及查询有关内容。即财务与实物共同建立一张卡片，公用一个软件，实现了财务与实物数据的一致。
五、结论
该系统投入运行后，即体现出1+1>2的优越性能，其主要优点有以下几方面：一是使管理程序更加科学，实现了痕迹闭环管理；二是功能更加全面，数据统一、共享；三是工作效率显著提高，效果特别明显；四是能为企业各级领导提供实时、准确的固定资产信息。
http://www.pmec.net/bencandy-21-9682-1.htm
鞍钢固定资产管理系统研发成功
http://forums.nphoto.net/thread/2007-12/25/ff808081170356bc01171145e54907df.shtml
康成明鞍钢工业摄影系列片：《鞍钢建设节能环保型钢铁企业管窥》网址
