爱华网（一）一般书信的基本格式（中文）
1.开头语与结尾语
开头语与结尾语往往是一起使用的，但是，在贺年卡和夏季贺卡中，一般不用结尾语。（夏季贺卡是指盛夏季节，寄出问候健康的明信片）
2.前述
以“时令的寒暄→平安与否的寒暄→感谢的言词”为顺序
3.正文
以“さて”、“ところで”等词进入主题，用“つきましては”等词语进而明确地表示写信的目的。
4.结尾语
在结尾前做个收尾，写上类似“今后的拜托、祈愿对方平安无事、为自己字迹潦草而感到抱歉”等诸如此类的客套话结尾。
5.编后注
按照“日期→签名→收件人姓名”的顺序写。
6.附录?附件
事情较为复杂时，在正文中粗略的写，在附录中具体地写。另外，有特别需要增加的事情时，可以作为“追伸”（中文中“再启”的意思）部分做简短说明。
正式的问候语格式(竖写的例子)
※公司迁移等需要广泛通知的事情要放入事件名称的最前面，如果是慰问信或者调动等个人级别的事情一般不放入事件名称里面。另外，多数情况下，省略收件人姓名（地址）。
※如果采用横写的格式，收件人姓名需要放在开头。
横写例文：
尊敬する今井先生
また、一年お過ごしてまいりました。去る一年、皆様におもたらした遺憾の思い出しより快楽と幸福のほうがずっと多いであることと信じております。
きたる新たな一年、われわれが切望している和平、健康及び幸福をさらにおもたらせることを心より祈っております。なお、幸福が満足にあることが理解できれば、、たとえ何と起ころうとも、人生の中には太陽の光のように幸福を充満することになれるではないでしょうか。幸いすることにしまして、すてきな出来事がいつも長久的に記憶され、またいつでも、楽しく思い出すことが出来る一方、不愉快な出来事が必ず、人々の記憶からお忘れられてゆくことと存じます。
おかげ様で、みんなは元気でございまして、静かな素晴らしいクリスマスを過ごしいたしました。なお、クリスマス.イブの前夜にて、皆さんからおあいさつをいただきました。わたしから家族全員にお楽しみをもたらしまして、まことにありがとうございます。ご家族の皆様にもクリスマスのあいかつをおつたえてくださいますようお願い申し上げます。
敬具
以下分别举例说明：
1.开头语与结束语
开头语放在文章的最前面，是向对方表示敬意的惯用句。结语经常以“失礼いたします”（打扰了，请多包含）这样意思的话作为最后的结束。像下面所示，配合不同的时间、地点、场合，对应不同的开头
※便函、紧急信件省略前述（前略就是“前述省略”的意思）
表示自己一方、对方的词语。
2.前述
1)时令的寒暄问候在“早春时节”等表示季节的语言之后放入让对方感到高兴的话。如果想任何季节都可以使用的话，就要用“時下ますます…”这样的表达。
2)感谢词
写上“感谢平日关照”等诸如此类的话。商务信中比起时令的寒暄，问候对方这个人显得更加重要。
3.主文
1)说出事情
利用“さて”、“ところで”等词语引出要讲的事情，进入主题。
2)结论
想对方传达出“つきましては”（客户是）想要做什么，或者想要什么的结论。
3)「なお」で、さらに用件
4.结束语
1)事情汇总
用“まずは”、“とりあえず”（“首先”的意思）等词语表达或者汇总出事情的意思、另外，因为信是比较简略的，所以可以请求对方理解有关寒暄问候及礼节等相关问题。（本来是想直接前去拜访的）
3)祝对方兴隆、健康。
“末筆ながら”的意思是，因为在日本书信中把对方的事情（这里其实是指向对方祝福）放在最后是不礼貌的，所以有请求对方谅解。在这里可以理解为“最后要祝您……”的意思。
4)其他（要求回复的）
※需要催促对方回复的情况下，要加上“なにかとご都合はおありかと存じますが”（类似中文的“知道您很忙”）、ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、（给您百忙之中又添麻烦）“ご多用中恐れ入りますが”（百忙中真是对不起又打扰了）等对方客气的话，进而表达出想让对方做出答复的意愿。
5）编后注
在收件人姓名之后一般加上敬称“様”字样。如果知道对方的姓名，就要写姓名的全称。对于医生或者教师，也可以在其名后加“先生”，但在这种情况下，“先生”的后面就不再用“様”了。
5.附录?附件
1)附录
用来联络和咨询的信件，如果内容是好几件事情，会议、活动的日期时间、地点等描述在正文之外另分条列出。如果正文是竖写的，则插入“左記のとおり”（左边所写），如果是横写的，则加入“下記のとおり”（下面所写）。如果在别的纸张上，就需要加入“另附有纸”等话。
2)附件
特别是有想追加要事的时候，则作为“追伸”简洁凝练的写出。在商务文书中，这里如果写的是希望对方回信的事情，不写“追伸”这样的词语也是可以的。
时令的常用语（因为都是日语书信中的习惯语，可以直接套用，不再另作翻译）
(二)信件常用短句举例
1.没有前序，直接开始写正文
2.信件回复
3.开言（开口讲事情）
4.感谢
1)日頃は○○をご愛用いただき誠にありがとうございます。
2)おかげさまで○○できることとなりました。これもひとえに○○様のご支援の賜物と、深く感謝申し上げます（いたします）。
5.道歉
1)このたびは大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
2)度々お手数をおかけいたしまして、誠に申し訳ございません。
3)まことに不行き届きの段、お詫びの言葉もございません。
4)このたびは、当方の手違いから多大なご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
5)なにとぞ事情をおくみとりの上、あしからずご容赦の程お願い申し上げます。
6)お腹立ちはごもっともですが、ご寛容のほど、伏してお願い申し上げます。
7)至急、調査いたしまして、改めてお返事申し上げます。
8)（なお、）すでに○○○をご返送いただいている場合は、（当郵便物の）行き違いの失礼を何卒ご容赦ください。
