爱华网最近办公室对公司员工的人事档案情况作了一次全面梳理，发现许多员工对人事档案的作用尚不清楚，档案里那些东西到底有什么用？改革开放以后，企业用人早已不受户口和档案的限制，在宁波，外地户籍人员只要有大专以上毕业证书，身份证和暂住证齐全，一样可以办理劳动备案和四金交纳手续，档案的作用在我们脑海中的印象越来越淡薄。 根据国家政策：没有档案最直接的影响是无法办理退休，也领取不了养老金。因为你的退休年龄不是以你的户口本或身份证决定，而是以你的档案中记载的出生年龄来决定。年老退休的时候你靠的就是养老金，而且生病住院也可以给你报销很大一部分。除非你超级有钱，否则建议你还是要好好保管个人的档案。 办理参保事宜时不需要查看本人档案，但并不代表档案就没有作用。除了在职工到达法定退休年龄，单位到社保有关部门办理退休审批手续时，需要提交职工档案，在办理社保过程中，遇到一些需要查实的情况，如社保的视同缴费年限，也需要通过个人档案来进行核实。 劳动保障机构首先要确定退休人员的档案是否移交市、区社保局，确定后，由劳动事务保障所的工作人员查阅退休者档案，核对退休人员的出生年月、参加工作的时间、缴费年限、退休时间将以《退休人员待遇审批表》为准。 除此之外，在报考公务员和研究生时，档案也会发挥作用。特别是在国有企业、事业单位在工资调整、职称评定、转正定级、党团关系调查等多个方面，都需要出具以人事档案为依据的各种证明。 有人说：现在户籍制度都开始放松了，现行的档案制度迟早也要作出调整。中国人民大学劳动人事学院副院长刘尔铎博士表示：从发展趋势来说，“如果不是官员，档案对普通人而言作用不大。因为人事档案在我国现在社保体系中起的作用并不直接，只是起到一个验证社保享受者实际情况的佐证作用。如果登记的社保材料齐全，基本不需要档案。如果材料不全，档案可以作为一个证明。” 个人档案制度究竟有没有存在的必要？现在并不是讨论个人档案制度有无存在必要的时候，人才服务机构是负责接、管、转人事档案、人事关系，为存档案人员保留原身份、连续计算工龄、按有关政策办理转正定级、调整档案工资、认证身份、办理出国政审、申报技术职称，按规定出具有关证明（包括存档证明、边境证明、婚姻证明、考学证明），接管转党团组织关系，申报有关奖惩事宜，补充档案材料，代办养老保险等等。在现行制度下，人事档案还没到“下岗”时候，不要随意丢弃档案，以免给自己以后的工作生活带来不必要的麻烦和损失。 一份完整的人事档案里的“内容” 履历材料/自传材料/鉴定、考核、考察材料 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料） 政治历史情况的审批材料（包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料） 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹） 处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见） 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料 以及其他可供组织上参考的材料  以上十类材料中常见的是：年度考核材料、工资调整材料、学籍材料、党团材料、职称评定方面的材料。 关于档案的常见误区及解决建议： 误区1、八部某员工：“自从毕业后，从来没有关注档案的去向，现在工作都十多年了，其中也转过几家单位，现在要找到档案所在，真是一点头绪也没有，根本不知道应该从哪儿找起。” 劳动合同法第五十条规定，用人单位应当在解除和终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。建议先到上一家单位了解一下情况，事实上也许你的档案从没有转入过上一家单位，也许你要到上上一家单位去查。或从源头查起，学校毕业时如果签了毕业协议，是可以确定档案的去向的。无论过了多长时间，档案是没有人敢擅自损毁的，否则要承担法律责任。 误区2、子公司某员工：“档案放在人才中心，每年的存档费就要180元，实在没必要。而且放在公司里也是这么放着，和自己拿着也没啥区别，反而自己拿着方便，什么时候要用随时可以拿出来。” 个人持有档案是违法的，劳动人事部门不会纵容这种行为。要抓紧时间将手上的档案交回单位、户口所在地街道或委托人才中心代管。 误区3、外地某员工“毕业后，我把档案转到了兰州原籍的人才中心，工作这么多年存档费一直没去交过，算算也有上千元。工作到现在档案从来没用到过，只要我知道档案在哪里，到要用的时候再去找，不用时也不理会，反正也没人敢扔掉。” 是没人敢毁掉你的档案，但是若档案里的资料不全，可能会陷入不必要的麻烦。如果年代比较久了，没办法找到当时保管档案的人，那怎么办？特别是一些档案里必须有的资料，如果档案资料不完整，只能退回。因而应尽快到原档案寄存的人事部门，补交应缴纳代管费用，“激活”个人档案，这样就可以让新单位继续往档案袋里补充你的人事变动材料。 误区4、九部某员工：“转档案的时候，人才中心的工作人员说我档案里资料不齐，让我补交之前一家工作单位的相关资料。我当初和原单位解约的时候有点不愉快，而且最近工作又很忙，人才中心的工作人员也没来催我，就先不去办了，应该也没什么影响。” 如果档案不全或缺损，万一要调动或转档时，正规企业的人事部门也不会接收，档案所缺的材料谁给你补啊？ 误区5、其他单位某大学毕业生“档案在我自己手里，看看有啥不可以？” 克制好奇心，不要私自查看自己的档案，人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的规定，任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。如果档案袋被打开过，里面的资料就需要经过相关部门的核实，如果档案资料有缺损，则需要到原单位补充确认。 综上所述，不要怕麻烦至少搞清楚自己档案在哪里，找个稳妥的地方存放（单位、人才中心或户口所在地街道），不要等到问题出现的时候手足无措。 |
毕业生应如何对待自己的档案？
目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心；甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着；还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。
例一：某学生２００１年在武汉某高校毕业后去了广州某民营企业工作，该民营企业不能管理他的档案、户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。到２００４年他跳槽到另一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业当时没有把办理人事代理手续，档案、户口已打回原籍；毕业３年，干部指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这个机会就永远失去了…。
例二：武汉某高校２００１年毕业生，毕业后在公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位当时在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员。当他的档案调走时，已从２００１年开始计算工龄，档案工资也按有关部门政策调整，那么他到新单位的工资级别比同年毕业但没有办理人事代理手续的同学高两级。
五、有关档案重要性的案例分析
案例一：广州2001届毕业生刘某、王某，本是同班同学，2001年毕业后到南方打工，刘某当年就办理了学生报到手续，在广州市人才交流服务中心实行了人事代理。2005年，广州市举行事业单位招聘，两人积极参加了考试，并同时考中。2006年工资制度改革时，同在事业单位工作的两人，刘某由于从2001年就实行了人事代理，工龄计算从实行代理之日算起，实为5年，而王某则因为没有办理代理手续，工龄从被招录之日起计算，工龄为1年，两个工龄差别4年，直接造成两个的工资档次的级差达两个，每月工资悬殊150多元。王某很不理解，跑到市人才交流服务中心询问，我们向他解释了人事代理政策，他当即表示，愿意补交代理费，让我们为他补算工龄，但这是不可能的，过去了的怎么能补回来呢？王某后悔死了，怪自己当初不知道人事代理政策，可后悔又有什么用呢！
案例二：西安建筑科技大学毕业的李某，鄢陵县人，2004年毕业后自己提着档案就到深圳打工去了，凭着重点大学毕业和自己的工作能力，拼搏两年后，深圳同意将其作为人才引进，但当问及其个人档案时，他从自己住处拿来交给单位，单位一看说：“你的档案自己带着，我们怎么接收？怎么给你落户口？”，李某当时就傻眼了，通过咨询，才知道学生档案必须由户口所在地人才交流中心保管，通过正常的档案转递程序深圳市才能接收安置。打听清楚后，他赶紧回来办理了相关手续。临走时他对我们说：“人事代理对我们大学生生还有这么多好处，你们应该多多宣传，以免我们大学生走弯路。”
案例三：以上两例，都找到了自己的档案，没造成严重的后果，虽然吃了点亏，还算是幸运的。看看这例，你就知道丢弃人事档案的后果了。
家住汕头市的张某，1993年毕业后就打工去了，在外干了十几年，也没干出什么明堂，家里人就在县里某事业单位给他找了个工作，单位要档案时，他却不知道自己档案在什么地方，去学校、人事局等地方也没找到自己的档案，人事局负责学生档案的同志把十几年前的档案转接手续给他找出来，是他自己签的字把档案领走了，可他自己也不知道把档案取出来后放哪了，没了人事档案单位没法接收他，好好的工作给泡汤了。
这样的例子真是太多了。
各位毕业生，您多年求学不易，要人尽其才，才有所用。不要为一时的疏忽错过了您应享受的优惠政策，
