爱华网一、目标
1经营目标
1.1按照生产经营计划的要求采购重要原材料，保证重要原材料的稳定供应；降低重要原材料采购成本；及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险。
2财务目标
2.1真实、准确、完整地核算重要原材料价值及相关债务债权。
3合规目标
3.1进口重要原材料采购符合国家自动登记的要求。
3.2 重要原材料采购符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度。
二、风险
1经营风险
1.1采购的重要原材料在质量、数量、到货时间上与生产经营的要求不一致，影响生产正常运行；采购过多，库存上升，造成资金占用增加，重要原材料价格下降时产生跌价损失。
1.2 国际重要原材料价格波动，采购部门应对不及时，进口重要原材料采购价格高于同期市场价格。
1.3 由于月度重要原材料资源采购计划比月度生产经营计划提前天下发，在此期间，因市场变化调整重要原材料加工量后，可能造成重要原材料采购过多、不足或品种不符合生产要求。
1.4 对采购合同条款审查不严，带来潜在风险。
1.5 未及时组织资金，违反合同（协议）的付款条款，造成重要原材料不能按时进厂，影响生产。
1.6 未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2 财务风险
2.1错记、漏记重要原材料入库或在途，出现错账，核算不规范，造成成本、效益、财务状况不能如实反映。
2.2 采购手续不完备，审核不严，错记、多记重要原材料入库、应付、预付账款等，造成财务数据不真实。
2.3 重要原材料采购会计核算不规范，影响财务报告的真实性。
3合规风险
3.1 重要原材料采购合同不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，造成损失。
3.2 重要原材料采购不符合国家有关规定，进口重要原材料采购不符合国家自动登记的要求，受到处罚，造成损失。
三、 业务流程步骤与控制点
1衔接落实重要原材料资源
1.1生产经营管理部与国内重要原材料供应公司、外贸代理公司的业务部门衔接落实可提供的国内重要原材料、进口重要原材料的品种、数量、质量和运输方式、交货日期（船期），由生产经营管理部主任按照总经理的授权与国内公司、外贸代理公司的业务部门签订重要原材料资源供应协议。
2编制重要原材料配置计划
2.1生产经营管理部根据总经理批准签发的生产经营计划中重要原材料资源安排，结合有关部门的意见、各分（子）公司的重要原材料资源需求计划、生产需求和库存情况，以及外贸代理公司提交的计划建议，编制公司重要原材料资源配置计划（月度计划中，一般贸易进口重要原材料采购计划提前60天、国内重要原材料采购计划提前30天），报总经理签发后下达给各分（子）公司和各外贸代理公司执行。
2.2 生产经营管理部按照三个月滚动原则，分批分量下达进口重要原材料采购计划；并根据重要原材料加工量、资源变化以及重要原材料采购过程中资源优化、运输优化等情况，逐月滚动调整，确保月度资源总量与重要原材料加工量趋于同步，防止重要原材料价格及库存变化造成的采购成本上升。
2.3 生产经营管理部在国内外市场、分（子）公司生产运行情况和运输状况发生变化时，可调整重要原材料资源配置计划和进口重要原材料采购计划，经生产经营管理部主任审批后下达执行。
2.4 根据国家有关法规规定，一些进口重要原材料实行自动登记制度。生产经营管理部经办人员，认真核对每船进口重要原材料的品种、数量、产地、外贸代理公司的情况，取得国家有关部门开具的进口许可证明，外贸代理公司凭该证明到进口重要原材料的到货港口所属海关办理进口报关手续。
3签订重要原材料采购合同
3.1 分（子）公司根据公司下达的生产经营计划、重要原材料资源配置计划、进口重要原材料采购计划和公司公布的价格，综合考虑本分（子）公司重要原材料库存、生产装置运行安排和国际重要原材料价格等因素，国内供应的重要原材料与国内供应商协商签订重要原材料《采购合同》；进口重要原材料委托外贸代理公司对外签订进口重要原材料《采购合同》并与其签订《进口重要原材料代理协议》；公司自产重要原材料按公司的重要原材料资源配置计划进行内部采购（调配）。上述合同、协议的标准格式应由法律事务部门审定，合同或协议签订人须按规定权限签署。
3.2 外贸代理公司根据分（子）公司的委托，按照国际市场各种重要原材料的计价方式，与供应商协商贴水等事宜，确定每船进口重要原材料的计价公式，并将重要原材料价格、数量、船期及租船情况书面通知分（子）公司，经分（子）公司重要原材料采购部门书面确认后方可与供应商签订采购合同。
4重要原材料运输
参见《重要原材料配置、运输业务流程》。
5重要原材料验收入库
5.1分（子）公司重要原材料采购部门应编制下月重要原材料到港或到厂预计时间报表，月底前交生产、仓储、财务等部门，并提前两天通报重要原材料到港或到厂的具体时间，便于安排化验、接卸及支付货款、运费等事宜。
5.2 重要原材料到厂（港）后，分（子）公司生产调度部门及时组织取样化验；国内重要原材料，由分（子）公司根据供需双方签订的《重要原材料采购合同》或有关规定采样化验；进口和重要原材料，分（子）公司按商检的相关规定进行商检和计量。经化验人员签字后的化验单和商检机构出具的商检报告均交重要原材料采购部门，该部门按采购合同核实重要原材料数量与质量。
5.3分（子）公司计量、仓储部门组织并实施重要原材料的计量验收、接卸和储存等工作，并填写重要原材料入库凭据，入库凭据须连续或分类连续编号，并载明重要原材料品种、数量、运输方式等，经分（子）公司仓储部门责任人审核签字后，送生产、采购部门各一份。
5.4分（子）公司仓储部门对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符、滞期等情况，应及时通知重要原材料采购部门；重要原材料采购部门应跟踪重要原材料进厂的全过程，发现短量、品质差、滞期等异常情况，属内部责任，由分（子）公司根据内部管理规定和程序及时查明原因，分清责任并进行相关处理；属外部责任，由重要原材料采购部门会同财务、法律事务等部门依照合同（或相关协议）与外贸代理公司、港航等运输部门协调，商讨解决办法并将处理意见报分（子）公司分管副经理审批。
6催收发票及付款申请
6.1分（子）公司重要原材料采购部门负责催收客户发票，填制付款申请单及《合同履行与结算申请表》，并经授权的部门负责人签字。
7付款
7.1分（子）公司财务部门严格审查付款申请单，发票等相关凭证，重要原材料采购合同中的付款条款，以及《合同履行与结算申请表》，按规定权限逐级审批，及时组织资金付款。
7.2根据合同需预付重要原材料款，应由重要原材料采购部门填写付款申请单，按规定权限逐级审批后付款。对已预付的重要原材料款，应落实按具体收款单位挂账并建立重要原材料采购部门责任人台账。待该批重要原材料到港（厂）验收合格后，重要原材料采购部门责任人应及时索取客户发票等相关票据及重要原材料入库凭据，经授权的采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，由财务部门销账。
7.3对统一配置的公司内部重要原材料和委托代理的进口重要原材料的货款，应在规定的结算期内，通过公司办理付款手续。财务部门付款经办人应及时索取公司转账凭据，至少每月与重要原材料供应方和公司进行对账，出现差异，应会同重要原材料采购部门，查清原因，提出处理意见报分管副经理或总会计师审批。
7.4重要原材料税费、运费、代理费、杂费等款项的支付，分（子）公司财务部门应根据重要原材料采购合同（配置计划）、运输劳务合同，比照重要原材料付款程序办理。
8财务核算记账
8.1分（子）公司财务部门认真核对付款申请单、付款结算单据、发票及相关票据、重要原材料入库凭据及重要原材料采购合同（配置计划），按照公司内部会计制度及成本核算办法，进行账务处理。
8.2月末，对货到单未到的重要原材料，分（子）公司财务部门要根据生产、仓储部门实际收到的数量，经会计人员复核和财务部门负责人审核后暂估入账（价格根据合同规定或由采购部门提供），下月初原方向红字冲回；对单到货未到的在途重要原材料，应根据分（子）公司采购部门提供的有关在途重要原材料统计报表，以及发票、付款凭据等进行账务处理。
8.3重要原材料税费、运费、代理费、杂费等费用的账务处理，比照本流程控制点8.1。
9月度统计与编制报表
参见《生产经营统计业务流程》。
9.1生产、仓储部门应编制接卸重要原材料日报表、重要原材料库存日报表。月末，生产、采购、财务、仓储等部门应对当月的重要原材料采购量、接卸量、付款额进行逐笔核对，并编制月度统计报表，内容应包括重要原材料的品种、数量、价格、运输方式、合同号、在途等。若出现差异，应分析原因，提出处理意见，报分（子）公司分管副经理审批。
9.2生产经营管理部每旬、月根据分（子）公司、外贸代理公司上报的国内重要原材料及进口重要原材料采购完成情况，编制重要原材料配置完成旬报和月报。生产经营管理部门每周与外贸代理公司召开例会对接情况，同时利用进口重要原材料管理信息系统随时上报重要原材料采购及运输情况，保证重要原材料配置计划执行的准确性。
9.3统计部门应会同重要原材料采购、生产、仓储、财务等部门对重要原材料进行盘点，找出实物库存与账面库存的差异原因；根据实际加工量、期初期末库存量和实际入库量，计算途耗、储耗，根据内部管理办法，落实部门责任，对途耗、储耗进行考核。
10 月度汇总分析
10.1 采购部会同生产经营管理部每月5日前统计汇总编制重要原材料采购完成月报。
10.2采购部会同生产经营管理部每月10日前编制采购完成情况月度分析报告。
四、业务流程图表
控制点 | 适用单位 | 不相容 岗位 | 控制点分值 | 监督检查方法 | 流程图 | ||||
1.衔接落实重要原材料资源 |
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1.1生产经营管理部与国内其他公司和外贸代理公司的业务部门衔接落实可提供的国内重要原材料、进口重要原材料的品种、数量、质量和运输方式、交货日期（船期），由生产经营管理部主任按照总经理的授权与国内其他公司、外贸代理公司的业务部门签订重要原材料供应协议。 | 生产经营管理部 | 5 | 1.1检查重要原材料协议内容是否齐全，生产经营管理部主任是否按总经理授权签字。 | ||||||
2.编制资源配置计划 | |||||||||
2.1生产经营管理部根据总经理批准签发的生产经营计划中重要原材料安排，结合有关部门的意见、各分（子）公司的重要原材料需求计划、生产需求和库存情况，以及外贸代理公司提交的计划建议，编制公司重要原材料配置计划（月度计划中，一般贸易进口重要原材料采购计划提前60天、国内重要原材料采购计划提前30天），报总经理签发后下达给各分（子）公司和各外贸代理公司执行。 | 生产经营管理部 | 5 | 2.1检查重要原材料配置计划是否符合生产经营计划，是否经公司总经理审批。 | ||||||
2.2生产经营管理部按照三个月滚动原则，分批分量下达进口重要原材料采购计划；并根据重要原材料加工量、市场变化以及重要原材料采购过程中运输优化等情况，逐月滚动调整，确保月度资源总量与重要原材料加工量趋于同步，防止重要原材料价格及库存变化造成的采购成本上升。 | 生产经营管理部 | 3 | 2.2检查下达的进口重要原材料采购计划是否分批分量。 | ||||||
2.3生产经营管理部在国内外市场、分（子）公司生产运行情况和运输状况发生变化时，可调整重要原材料配置计划和进口重要原材料采购计划，经生产经营管理部主任审批后下达执行。 | 生产经营管理部 | 4 | 2.3检查重要原材料配置计划和进口重要原材料采购计划的调整是否经主任审批。 | ||||||
2.4根据国家有关法规规定，进口重要原材料实行登记制度。生产经营管理部经办人员，认真核对每船进口重要原材料的品种、数量、产地、外贸代理公司的情况，取得国家有关部门开具的进口许可证，外贸代理公司凭该证明到进口重要原材料的到货港口所属海关办理进口报关手续。 | 生产经营管理部 | 3 | 2.4检查登记证是否与采购记录一致。是否取得进口许可证明。进口报关手续的证明是否齐备。 | ||||||
3.签订重要原材料采购合同 | |||||||||
3.1分（子）公司根据公司下达的生产经营计划、重要原材料配置计划、进口重要原材料采购计划和公司公布的价格，综合考虑本分（子）公司重要原材料库存、生产装置运行安排和国际市场价格等因素，国内公司供应的重要原材料与国内公司协商签订《重要原材料采购合同》；进口重要原材料委托外贸代理公司对外签订《进口重要原材料采购合同》并与其签订《进口重要原材料代理协议》；公司自产重要原材料按公司的重要原材料配置计划进行采购。上述合同、协议的标准格式应由法律事务部审定，合同或协议签订人须按规定权限签署。 | 分（子）公司 | 5 | 3.1检查采购合同/协议是否遵循相关计划，检查是否采用法律事务部审定的采购合同。合同或协议签订人是否按规定权限签订。 | ||||||
3.2外贸代理公司根据分（子）公司的委托，按照国际市场各种重要原材料的计价方式，与供油商协商贴水等事宜，确定每船进口重要原材料的计价公式，并将重要原材料价格、数量、船期及租船情况书面通知分（子）公司，经分（子）公司重要原材料采购部门书面确认后方可与供应商签订采购合同。 | 分（子）公司 | 8 | 3.2检查签订重要原材料供货合同前，是否取得分（子）公司重要原材料采购部门的书面确认。 | ||||||
4.重要原材料运输 | 参见《1.3重要原材料配置、运输业务流程》。 | ||||||||
5.重要原材料验收入库 | |||||||||
5.1分（子）公司重要原材料采购部门应编制下月重要原材料到港或到厂预计时间报表，月底前交生产、仓储、财务等部门，并提前两天通报重要原材料到港或到厂的具体时间，便于安排化验、接卸及支付货款、运费等事宜。 | 分（子）公司 | 3 | 5.1检查月度重要原材料到港或到厂预计时间表及具体到港或到厂时间是否按时提交或通报相关部门。 | ||||||
5.2重要原材料到厂（港）后，分（子）公司生产调度部门及时组织取样化验；国内陆上重要原材料，由分（子）公司根据供需双方签订的《重要原材料采购合同》或有关规定采样化验；进口和海洋重要原材料，分（子）公司按商检的相关规定进行商检和计量。经化验人员签字后的化验单和商检机构出具的商检报告均交重要原材料采购部门，该部门按采购合同核实重要原材料数量与质量。 | 分（子）公司 | 经办 质检 计量 | 4 | 5.2检查进厂重要原材料是否有相应的化验单和商检报告，检查重要原材料数量与质量是否与合同一致。 | |||||
5.3分（子）公司计量、仓储部门组织并实施重要原材料的计量验收、接卸和储存等工作，并填写重要原材料入库凭据，入库凭据须连续或分类连续编号，并载明重要原材料品种、数量、运输方式等，经分（子）公司仓储部门责任人审核签字后，送生产、采购部门各一份。 | 分（子）公司 | 经办 计量 审核 | 4 | 5.3检查入库凭据内容，入库凭据是否连续编号，仓库责任人是否审核签字。 | |||||
5.4分（子）公司仓储部门对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符、滞期等情况，应及时通知重要原材料采购部门；重要原材料采购部门应跟踪重要原材料进厂的全过程，发现短量、品质差、滞期等异常情况，属内部责任，由分（子）公司根据内部管理规定和程序及时查明原因，分清责任并进行相关处理；属外部责任，由重要原材料采购部门会同财务、法律事务等部门依照合同（或相关协议）与外贸代理公司、港航等运输部门协调，商讨解决办法并将处理意见报分（子）公司分管副经理审批。 | 分（子）公司 | 仓储部门 采购部门 财务部门 法律事务部门 审批 | 3 | 5.4.检查单货不符。数量不符、滞期等情况的处理是否按规定程序办理。 | |||||
6. 催收发票及付款申请 | |||||||||
6.1分（子）公司重要原材料采购部门负责催收客户发票，填制付款申请单及《合同履行与结算申请表》，并经授权的部门负责人签字。 | 分（子）公司 | 经办 审批 | 2 | 6.1检查付款申请及《合同履行与结算申请表》是否经授权重要原材料采购部门负责人签字。 | |||||
7.付款 | |||||||||
7.1分（子）公司财务部门严格审查付款申请单，发票等相关凭证，重要原材料采购合同中的付款条款，以及《合同履行与结算申请表》，按规定权限逐级审批，及时组织资金付款。 | 分（子）公司 | 经办 审批 | 8 | 7.1检查重要原材料付款手续是否齐全，是否按规定权限逐级审批。 | |||||
7.2根据合同需预付重要原材料款，应由重要原材料采购部门填写付款申请单，按规定权限逐级审批后付款。对已预付的重要原材料款，应落实按具体收款单位挂账并建立重要原材料采购部门责任人台账。待该批重要原材料到港（厂）验收合格后，重要原材料采购部门责任人应及时索取客户发票等相关票据及重要原材料入库凭据，经授权的采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，由财务部门销账。 | 分（子）公司 | 重要原材料采购部门 财务部门 审批 | 8 | 7.2检查预付款的申请和销账是否按程序办理，检查是否按规定审批审核。 | |||||
7.3对统一配置的公司内部重要原材料和委托代理的进口重要原材料的货款，应在规定的结算期内，通过财务办理付款手续。财务部门付款经办人应及时索取转账凭据，至少每月与重要原材料供应方进行对账，出现差异，应会同重要原材料采购部门，查清原因，提出处理意见报分管副经理或总会计师审批。 | 分（子）公司 | 重要原材料采购部门 财务部门 审批 | 3 | 7.3检查财务部门是否按月对账，差异是否按规定处理。 | |||||
7.4重要原材料税费、运费、代理费、杂费等款项的支付，分（子）公司财务部门应根据重要原材料采购合同（配置计划）、运输劳务合同，比照重要原材料付款程序办理。 | 分（子）公司 | 经办 审批 | 3 | 7.4检查方法比照本流程控制点7.1。 | |||||
8.财务核算记账 | |||||||||
8.1分（子）公司财务部门认真核对付款申请单、付款结算单据、发票及相关票据、重要原材料入库凭据及重要原材料采购合同（配置计划），按照公司内部会计制度及成本核算办法，进行账务处理。 | 分（子）公司 | 记账 稽核 | 3 | 8.1检查重要原材料采购核算是否按规定核算，记账凭证是否稽核。 | |||||
8.2月末，对货到单未到的重要原材料，分（子）公司财务部门要根据生产、仓储部门实际收到的数量，经会计人员复核和财务部门负责人审核后暂估入账（价格根据合同规定或由采购部门提供），下月初原方向红字冲回；对单到货未到的在途重要原材料，应根据分（子）公司采购部门提供的有关在途重要原材料统计报表，以及发票、付款凭据等进行账务处理。 | 分（子）公司 | 记账 稽核 财务部门 重要原材料采购部门 | 4 | 8.2检查重要原材料暂估和在途重要原材料的账务处理是否经财务部门负责人审核。 | |||||
8.3重要原材料税费、运费、代理费、杂费等费用的账务处理，比照本流程控制点8.1。 | 分（子）公司 | 记账 稽核 | 3 | 8.3检查方法比照本流程控制点8.1。 | |||||
9.月度统计与编制报表 | |||||||||
9.1分（子）公司生产、仓储部门应编制接卸重要原材料日报表、重要原材料库存日报表。月末，生产、采购、财务、仓储等部门应对当月的重要原材料采购量、接卸量、付款额进行逐笔核对，并编制月度统计报表，内容应包括重要原材料的品种、数量、价格、运输方式、合同号、在途等。若出现差异，应分析原因，提出处理意见，报分（子）公司分管副经理审批。 | 分（子）公司 | 重要原材料采购部门 财务部门 仓储部门 | 6 | 9.1检查生产、采购、财务、仓储是否按月对账，出现差异是否提出处理意见并报批。是否编制重要原材料日报表、重要原材料库存日报表。 | |||||
9.2生产经营管理部每旬、月根据分（子）公司、外贸代理公司上报的国内重要原材料及进口重要原材料采购完成情况，编制重要原材料配置完成旬报和月报。生产经营管理部每周与外贸代理公司召开例会对接情况，同时利用进口重要原材料管理信息系统随时上报重要原材料采购及运输情况，保证分（子）公司重要原材料配置计划执行的准确性。 | 生产经营管理部 | 2 | 9.2检查是否有旬报、月报，检查与外贸代理公司每周的对接情况记录。 | ||||||
9.3分（子）公司统计部门应会同重要原材料采购、生产、仓储、财务等部门对重要原材料进行盘点，找出实物库存与账面库存的差异原因；根据实际加工量、期初期末库存量和实际入库量，计算途耗、储耗，根据内部管理办法，落实部门责任，对途耗、储耗进行考核。 | 分（子）公司 | 重要原材料采购部门 财务部门 仓储部门  | 6 | 9.3检查是否有盘点记录及相关部门签字；检查途耗、储耗是否落实责任和考核。 | |||||
10.月度汇总分析 | |||||||||
10.1生产经营管理部每月5日前根据分（子）公司上报的重要原材料资源完成数据，统计汇总编制重要原材料资源完成月报。 | 生产经营管理部 分（子）公司 | 3 | 10.1检查是否有重要原材料资源完成月报，是否按时上报。 | ||||||
10.2生产经营管理部每月10日前编制重要原材料资源完成情况月度分析报告。 | 生产经营管理部 | 2 | 10.2检查是否按时完成了月度分析报告。 |
五、 主要控制点相关资料
1重要原材料资源供应协议标准文本
2生产经营计划
3股份公司重要原材料资源配置计划
4重要原材料采购计划
5重要原材料资源配置和进口重要原材料采购调整计划
6进口重要原材料自动登记证申办函
7进口重要原材料自动登记证
8重要原材料采购协议或合同标准文本
9重要原材料价格、数量、船期及租船情况书面通知
10供货合同标准文本
11化验单
12入库单
13付款申请单
14合同履行与结算申请表
15增值税发票
16财务公司转账凭据
17接卸重要原材料日报表
18重要原材料库存日报表
19重要原材料在途统计表
20重要原材料配置完成旬报
21进口重要原材料采购旬报
22重要原材料资源完成月报
23月度分析
