“Doit,掌控每一天”学习笔记和使用感受
学习经历:微信课,4节沪江职场讲座,准备报名参加易仁教主的威海线下活动。
以上表明:我对Doit软件学习的决心,不仅仅是因为教主的推荐,更多的是对自我的挑战。
参加“沪江网:掌控每一天活动:写感受,拿福利”是我做过的最漂亮的项目类事情,各项计划顺利进行。这件事本身就是Doit学习收获的最好例证。
学习收获已写到学习笔记里。这里是3.29-4.4 持续使用一周后的感受:
1.全收集&处理
如果想做一件事,必须要写下来,不要相信大脑。从大脑里将事情拿出来,让大脑专注于思考。但收集的事情必须进行处理,什么时候处理呢?一天处理几次呢?
我只是每天早晨做处理,所以弄得早晨很忙。处理最好是早晨,中午和晚上3次,这样分散开,减少压力,另外避免错过处理重要紧急的事。
2.什么时候做每日计划?
以前都是到公司后打扫完卫生,磨磨唧唧地做今日计划,一边做计划,一边处理事情,一边跟同事沟通。等制定完计划的时候已经9点甚至9点半了。于是内心出现焦虑,认为9点之前的时间没有很好地控制。要想掌控全天,早晨起床后必须先做计划。教主要求每天7:30前做好。经过这段时间 的摸索我想我可以做到。
3.制定日计划的流程?
刚开始用Doit的时候,制定每日计划要花费40-50分钟时间,为什呢?因为前面的处理组织环节没做好。要掉过头来重新处理组织。40-50分钟的时间打消了我的积极性,但为了每天7:30前将每日待办的截图发给教主,每天早晨像打仗一样,来不及好好规划就发过去了。这就是典型的日计划流程出错,流程是一环接一环,像是盖楼一样,地基不牢度,往上盖就是费时费力,徒劳无功。80/20原则,用80%的时间去做20%重要的事情。收集处理组织检视占据了制定今日计划80%的时间,其中处理又占据了这个环节的80%。
4.重调优先级
日计划制定好以后要重调优先级,这个依据是什么呢?必须要做的和想做的,必须要做的是从日程中来的,今天必须做,所以优先级是最高的。将必须做的做完以后,再做其他的。于是我想到了加班?加班是因为有些事必须今天做完,而不是说我想做完计划里的所有事情。精力是有限的,合适的时间做合适的事情。
5.时间安排上:保持原则,极具弹性
变化赶不上计划。为变化留出时间,从容应对;变化没有发生,按部就班,预留的时间还可以去做更多“下一步行动”。关键是你是否敢预留这么多时间“每天24小时,8小时睡觉,6小时弹性,10小时可用,可用的10小时再预留出3小时”?之前的我总是把时间填的很慢,越是满,越没有效率,越是变化多多,打乱各种计划,必须做的没有做完,想做的又没有做。
但是否要预留这么长时间,我自己还不确信,要实践出真知。
6.目标,计划,行动
--学习了Doit,才知道计划要付诸行动才能完成,有目标才有方向。没有目标,没有计划,随意地过,你得到的就是随随便便的人生;有目标有计划有行动,你得到才是自己期盼的未来。
--行动管理的前提是目标管理。开始懂得月计划,周计划和日计划的关系;开始懂的行动要创造价值要变现才有意义,于是开始思考自己的财富目标。
7.思维方式/方法论
Doit更多教的是方法论,是思维方式,所以不拘泥于工具。任何方法论都是这样,之前我太重视工具而浪费了很多时间。
开始用Doit,开始学习做日计划,开始聚焦当下,开始成长。一切只是开始,记住成长之路充满挣扎,努力改变是自己的事情,不把努力作为哗众取宠的噱头。
感谢易仁的付出,感谢自己的自我挑战,感谢光哥的支持。
Doit掌控每一天-第1讲笔记
听课心态:也许是听课的很多人是幸福俱乐部的朋友,很多可能已经学过教主的微信课。所以在开始教主就提出了空杯心态。工作了4年半,很多工作已经非常熟练,如何清空,以空杯心态继续学习提高非常关键。领导昨天也提到:你们这么年轻,一定要像海绵一样吸收新知识。
穷忙思维:王小二的故事就是我的故事,尤其是新年伊始和年假以后,我一度陷入焦虑的怪圈。特别害怕像以前一样时间流逝,却一事无成。自责,对自己没有信心,消极。“我就这样了,真的很难改变”。我前段时间慢慢意识到自己这种穷人心态,穷人和忙人有个共同点,就是对稀缺资源(时间和金钱)过度关注,从而焦虑。说白点就是只想不做。解决焦虑唯一的办法就是行动。《Doit掌控每一天》的授课目的就是让我们不断聚焦当下,学会制定日计划;通过行动管理提高执行力。(改变是挣扎的过程,是隐忍的过程,需要默不作声地在血液里融入痛苦和现实。为了成长,即使万分痛苦也要改变。)
日计划制定的3个为什么:1. 日计划是黑暗中的一盏灯,为你指明方向,从而实现目标(所以必须有目标。提高执行力必须提高目标感)2.聚焦当下,而不是未来,减轻焦虑,提高效率3.正因为计划不如变化,所以要有计划,否则一天充满变数
日计划总是无法执行的原因?1.人为排序:每件事都规定几点到几点;根据的自己的想法排序,硬是排出1、2、3这2点都是一个致命的缺点,就是计划没有弹性。自己能够掌控的时间必须全面掌控(比如早起上班前的时间,晚饭后的时间);掌控不了的时间(上班时间)必须极具弹性,保持原则。无弹性的时间不能解决焦虑感。2.想做VS必须做的事,虽然在思想上能区分的很清楚,但在行动上分不开。大脑有自我保护意识,总是无意识选择简单的事情,遗忘或者逃避有困难的。提高自律的一个好方法,每天做一件有意义,让自己为难,且可以完成的事情,并坚持下去。3.高估自己的能力4.方法环节缺失,不知道计划应该如何制定
那如何制定日计划呢?抽象流程:知道自己有什么--弄清自己能做什么--了解行动的属性(只有行动才可以被执行)--排出干扰项--确定今日计划
以上是方法论,是思维模式。用一个软件如何实现?隆重推出Doit.im.对应以上流程,结合这个软件,日计划制作流程对应如下:收集--处理--组织--检视--确定今日计划--执行今日计划--归档--回顾(这个流程教主要求我们每天抄写一遍,这是改变穷忙思维的契机)其中收集--处理--组织-占了80%的时间。同时我注意到执行完以后是要马上归档的,而不是像我拖到以后再做。错过了做事的最佳时间,便要付出更多的代价。
如何进行收集?收集,是将你的想法全部收集(知道自己有什么),大脑处于保护自己总是选择记住紧急的事,而忽略重要的事。所以想做的事必须记下来。收集工具有哪些:Doit, 笔记,万用手册,便签等什么时间收集?专心收集;随时随地收集。关键是全收集。
Doit掌控每一天-第2讲笔记
处理:非常非常重要,很多失败的日计划都是因为这个环节出了问题
处理是什么:知道自己能多什么?
怎么做处理?4步逻辑法。1.是否需要做(找出不需要要的)?不需要做得直接删除;2周内不想做或者没有条件做得,放入将来/也许清单。2. 谁来做(找出别人做的)?下属或者别人做更合适的事情,放入等待清单。3.复杂吗?能够一步完成的是行动;需要2步或者2步以上的是项目,归为项目清单;项目没法执行所以必须分解成一个个的行动,下一步行动清单(NEXTACTION,简称NA)。(很多人卡在这一步上)(插入第3讲的1个内容,关于目标,需要先分解成计划,再考虑项目和行动。目标不能被处理)4.怎么做?按照时间分,2分钟以内的立刻马上去做;2分钟以上的,如需要特定时间做归为日程清单;需要别人别人做得归为等待清单;剩下就是要抓紧做的,就有了抓紧去做清单(ASAP)。Doit里日程清单分为:今日待办;明日待办和日程。下一步行动清单和抓紧去做清单,合为下一步行动清单。处理后,得到6个清单:1.将来/也许清单2.等待清单3.项目清单4.下一步行动清单5.日程清单6.抓紧去做清单通过处理,收集箱被清空。所以处理完成的结果就是收集箱清空。注意以下几点:1.处理,要一气呵成,不要被中断。所以处理要在上班前完成。2.处理的时候,不要把1件事再次放回收集箱。有困难解决掉才是王道,而不是逃避。3.处理的时候,事情要以动词开头,否则就不算做事情,不易判断
Doit掌控每一天-第3讲笔记
教主,用1个例子讲到:不是任何事都需要用Doit处理。比如提醒类的事情,可以用便签等。方法论讲的是方法,而不是工具。不要弄工具限制,我有这样的毛病。
组织:了解行动的属性,弄清楚什么时间什么地点做什么事
组织是什么?组织就是为行动清单里的行动赋予情境,优先级和精力损耗(时间开销通常不在这里考虑)。切记:只有行动才能被组织和执行。行动清单有哪些呢?4.下一步行动清单5.日程清单6.抓紧去做清单这个部分,我的收获是关于优先级的设置:1)优先级与否,是根据事情的重要程度来说而不是紧急性,是否重要根据你的目标判断。任何1个任务,都可以从3个高度来分析:目标,计划,行动。所以1件事是否要做,要看你是否有这个计划,是否有利于你实现目标。2)按照执行顺序判断,项目分解出来的下一步行动。第1步相对其他不着来说更重要,因为只有完成了第1步,才能继续。
检视:之前不知道这一步的目的,其实是排除干扰项。是对什么进行检视呢?当然是另外3个清单。1.将来/也许清单(2周之内不做的事,所以没必要每天检视,可以安排做周计划的时候检视)2.等待清单(委托给别人的,做到日计划里面,每天看2眼不耽误时间)3.项目清单(这个是我最大的收获)项目很多,分解出来的下一步行动更多,看看就晕。如何从这些行动里挑选今天要做的呢。可以打开项目清单,不准备今天做或者没有条件做的,直接冻结。因为项目检视是必做工作,所以不怕第二天会遗忘已冻结的项目。这样缩小范围,减小焦虑。
这样就是组织3个清单,检视3个清单。下一步就是确定今日计划了。
Doit掌控每一天-第4讲笔记
讲课内容:(只有把前面的收集-处理-组织-检视环节做完,才到制定日计划)
1.制定日计划的逻辑
2.快速生成日计划
3.执行日计划
4.回顾,为了更好的前行
1.制定日计划的逻辑
1)确定运力,即每天的可用时间。老天对每个人都是公平的,24小时。8小时用来睡觉(还是那句,睡得晚死得早。不多解释);6小时弹性时间(无弹性,无掌控);剩下的10小时是可用时间(实际在制定计划的时候还要再流出3小时的弹性时间)。明白了易仁老师为什么说要保持原则,极具弹性。这么一算,实际可用的时间就是7小时,在7小时里高质,高效做事。
你敢只制定7小时的计划吗?我暂时不敢,因为会恐慌,怕浪费时间。其实这是错误的想法。2) 填满自己的可用时间,逻辑如下:
为什么要填满?因为已经留出了处理突发事件的弹性时间。
2.快速生成日计划
Doit windlws/mac客户端有“开始每日计划”,步骤如上。前提是先设置“时间”这一项。
我的收获:
--从日程进入今日待办的事情,是今天必须要做的,要优先级最高的。
--预估时间不准确:很大的原因是处理环节没做好,项目类的工作没有分解成“下一步可执行的行动”;行动是一步可完成的,那时间估计应该是比较准确的。
--从下一步行动里找今日待办时,按照优先级(重要性)来选,而不是轻松的事。人的天性是懒惰,必须跟天性作斗争才能蜕变成长。
--确定今日待办后,还必须重调优先级,可能进入今日待办的都是或者大部分是“高”优先级,必须进行重调,才知道先做哪个。(从日程进入今日待办的事情,是今天必须要做的,要优先级最高的。)
3.执行日计划
原则:先考虑是否重要,再在重要中找紧急的事情
逻辑顺序:
(1)开始时间(日程里进来的,如果晚上6:30去买书,那么6:30之前没必要考虑这件事)
(2)情境(我的收获:点开情境,可以看到此情境下的所有事情,这对应对变化非常有帮助;昨天晚上,计划要学习沪江网上第四课的视频,一看还没有放出来,我很焦虑,根本不知道该做什么.这时候打开DOIT情境“家里”,问题就解决了)
(3)优先级:做“立即处理”的事情时,可以先把其他的行动列表收起来。这样更利于聚焦,全身心投入到“立刻处理”中。
(4)精力损耗:上午的精力相对充沛,可以做“努力”的事情;想睡觉的时候可以选“轻松”的行动来做,如果有淘宝买东西的安排,可以做。
(5)时间损耗:doit简直太好了,做事的时候,点开一个行动,在下方会显示你的预估时间。
4.回顾,为了更好的前行(回顾是行动管理的最后环节)
回顾,我一直做得不好。不管是日计划,周计划还是月计划。
只有回顾,才知道昨天的自己怎么样,才知道今天,明天要如何调整。记得苏格拉底大师说,没有检视的人生不值得活。
Doit提供“开始每日回顾”功能。我的收获:
--如何对一个行动进行回顾?只有2个结果,完成还是没完成。因为行动都是可以一步执行的。我以前写回顾,总是说这件事我做的不好,自己太懒,我要吸取教训,等等。其实没有实质性的回顾结果。
--今天做不完的事情,怎么处理呢?放到明日待办?No,因为你无法保证自己明天也可以完成。那要放在哪里?当然是下一步行动了。
特大收获:
行动管理必须和目标管理相结合。没有目标,行动再高效,也不会有成果。行动无法产生价值,无法变现(提高生活质量)。所以Doit里表里,有“所以目标”这一项。
易仁老师的个人管理系统图,终于能够大概看明白了。我今年的目标也有:建立自己的个人管理系统。加油!感谢易仁,感谢自己,感谢光哥的支持。
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