爱华网规定材料设备的采购、验收和结算过程工作流程,明确各部门相互工作关系,提高工作效率,确保进场的工程材料设备满足工程建设需要.
2适用范围
本办法适用于公司所有工程项目甲供材料设备管理
3职责
3.1采购部
3.1.1负责材料设备采购实施;
3.1.2负责组织材料设备采购违约索赔;
3.1.3负责材料采购招标及采购合同编制签署工作
3.1.4参与材料设备进场验收抽检工作;
3.1.5参与项目部组织的材料封样;
3.1.6负责与施工单位核对材料进场数量,签转<<直达供应领料单>>;
3.1.7负责与供货单位核销工作
3.2成本合约部
3.2.1组织施工单位在规定时间内提出并汇总<<甲供材料用量表>>；
3.2.2负责审批施工单位上报的<<甲供材料用量表>>;
3.2.3负责审核项目部编制的<<年度甲供材料采购计划>>;
3.2.4审批材料采购招标文件及采购合同;
3.3项目部
3.3.1负责编制<<年度甲供材料采购计划>>;
3.3.2协助成本合约部审核施工单位上报的<<甲供材料用量表>>，并提出设备、材料采购技术要求；
3.3.3协同监理单位建立现场材料样板库;
3.3.4协同监理单位和施工单位,组织材料设备的验收,并及时移交施工单位接管;
3.3.5督促监理单位进行材料设备送检;
3.3.6协助供方对施工现场的勘察，以及供方细化施工方案的确认，供方样品封样；
3.4工程副总
3.4.1负责审核<<年度甲供材料采购计划>>;
3.4.2负责计划外甲供材料设备采购的审核;
3.5总经理
3.5.1负责审批<<年度甲供材料采购计划>>;
3.5.2负责审批计划外甲供材料设备的采购;
4工作程序
4.1材料设备采购
4.1.1项目部每年年末编制次年<<年度甲供材料采购计划>>,报工程副总审核,总经理审批. <<年度甲供材料采购计划>>将作为实施甲供材采购的依据.
4.1.2对于<<年度甲供材料采购计划>>以外的新增甲供材料设备的采购,由项目部提出申请，成本合约部审核,报工程副总审核,总经理审批后执行.
4.1.3项目施工前或施工过程中施工单位在规定时间内编制<<甲供材料用量表>>,报现场工程师,现场工程师初审后移交公司成本合约部,成本合约部复核完毕将最后确认的材料用量转交采购部,采购部按照材料用量表上的数量实施采购,签订材料设备采购合同.
4.1.4材料设备采购合同签订后,采购部按合同约定及单批需求量、进场时间通知供货单位送货..
4.1.5采购部及项目部与施工单位共同确定材料设备的进场时间. 确认后知会监理单位或相关人员.供货单位送货仅以采购部通知为准.
4.2材料设备进场验收
4.2.1材料设备供货单位按照合同约定及与采购部确认的最终进场时间及时供货,现场工程师与施工单位确定材料设备堆放场地.
4.2.2施工单位必须授权专人对材料进行验收,并办理有关领料事宜,采购部只针对专门授权人开展工作.
4.2.3监理单位必须授权专人对材料进行验收
4.2.4供货单位在货到前通知项目部及监理单位,项目部在接到通知后组织施工单位、监理单位进行材料设备进场验收,并填报<<甲供材料验收单>>.<<甲供材料验收单>>由供货单位、施工单位、监理单位、项目部共同签字. <<甲供材料验收单>>作为供货单位申请付款的依据.
4.2.5验收过程中,,项目部负责按供货合同验收质量及对其型号、规格等参数进行审核,施工单位负责检查其外观质量、数量并接收,监理单位全程参与.
4.2.6监理单位根据规范要求送检,则按规定要求送检并见证.如不须送检,则组织验收人员得出验收结论.
4.2.7如整批材料都合格,则由施工单位接收,并投入施工;如属部分或全部不合格且无法使用但可重新供货,则由监理单位发出部分退货或全部退货的通知.
4.2.8监理单位在发退货通知时应考虑是否影响工期;如不影响工期,,则安排供货单位重新供货;如影响工期,则通知项目部寻找代替方案,并由采购部办理索赔.
4.2.9验收后,项目部将<<甲供材料验收单>>转交采购部,采购部办理材料设备出入库和领用手续,并将材料设备移交施工单位,开据<<直达供应领料单>>,施工单位负责安排货物入库.
4.2.10入库后，成本合约部、采购部、项目部组织供货单位向监理单位、施工单位进行合同交底，明确材料设备技术参数。
4.3材料设备结算与付款
4.3.1对于一次性供货或当月内供货结束的材料设备,供货单位依据<<甲供材料验收单>>及所供货物发票办理结算定案手续.
4.3.2对于持续多次、跨月度供货的材料,供货单位每月25日前,将上个月供货进行汇总,编制<<材料月度供应汇总表>>加盖单位公章后连同本月所有<<甲供材料验收单>>到采购部对账.双方核对明细确认最终货款后,供方开据货物发票,采购部转交财务部挂账.供货单位根据结算手续或合同约定办理进度付款手续.
4.3.3供货全部结束后,供货单位编制<<材料月度供应汇总表>>加盖公章确认后附所有结算资料到财务部办理结算定案手续.
甲供材料验收单
项目名称： 材料名称： 编号：
交货地点
交货时间
品名
型号、规格
单位
数量
单价
金额
备注
验收结果： 1、合格 □ 2、不合格 □ （可附检验单或详细说明）
不合格处理：1、退货 □ 2、降级使用 □ 3、违约索赔 □ 4、单价下调 □
工程副总审批：
供货单位（盖章）：
送货人： 负责人：
施工单位意见（盖章）：
收货人： 项目负责人：
监理单位意见（盖章）：
验收人： 总监：
建设单位意见（盖章）
项目部工程师： 采购部：
填写说明：
1、本验收单由供货单位填制，一式四份，供货单位、施工单位、监理单位、项目部各执一份。
2、供货单位在申报结算资料时需附上本单原件备查。
3、若同批货物中有部分不合格且需降级使用，应在备注栏注明数量。
4、本单作为供货单位申请付款的依据之一。
直 达 供 应 领 料 单（六联）
单位： 年 月 日 第 号
序号
品名
规格型号
单位
件数
数量
单价
总价
采购部（签字）： 接收单位授权人（签字）：
发料单位（项目章）： 接收单位（项目章）：
