爱华网一、引言
1、设计单位引入协同工作系统的必要性
设计院属于知识密集型企业，设计院的生成成品是电子文档，所以如果有效的管理控制设计成品，是设计院信息化要解决的核心问题。
经过统计设计人员30%的时间是用于设计相关资料的查找和收集，所以对于设计院来说，实现各种文档的共享和设计人员工作之间的协同设计，是提高设计效率的唯一手段。
2、设计单位目前普遍存在的问题
Ø设计信息在各阶段流失严重
从设计项目的招投标开始一直到设计图档的交付，整个过程都存在着严重的信息流失。设计项目中，通常只有20%的信息是结构化的，容易收集和整理，余下80%的信息都是非结构化的信息，这些信息都非常容易流失。如业主或协作单位提交的数据都是直接提交给项目组的某个设计人员，而其它相关设计人员则需要间接获取数据，这种接力式的数据传递，很难保证数据的准确传达，也很容易造成漏报和缺失的情况。又如建筑方案转交给结构设计人员时，由于交流的不顺畅，文档管理的松散常常会导致数据的流失和信息的误解。再如将电子图转化为纸张图交付给施工单位的过程中也必然会导致大量设计信息的流失，因为很多电子图中隐含的信息如参照，属性等无法在纸张图纸上表达。
总之，由于各阶段信息的流失，一方面严重影响设计效率，另一方面也严重影响设计质量甚至是施工质量。
Ø设计项目的管理和控制力度不够
由于设计过程中数据的分散性，以及缺乏必要的共享和查询机制，从而导致：一方面，管理部门需要数据进行决策，但因无相应的集成应用系统，而使大量的数据来不及统计，也无法精确统计；另一方面，设计人员的安排和项目进度亦无法跟踪查询。没有数据的统计分析就谈不上跟踪，没有对项目的跟踪就谈不上项目的管理，而没有对项目的管理就无法进行进度和产品质量的控制。
项目管理和控制力度不够导致的另一个问题是，由于缺乏有效的任务划分机制，不能充分调动项目组的人力资源，很多有经验的设计人员被繁琐的绘图工作羁绊，不能专心于自己擅长的设计工作，而一些初级阶段的设计人员被交付了复杂的任务，超出了他们的能力范围，使得设计工作停滞不前，甚至造成错误设计，危害巨大。
Ø设计人员协作效率低
目前大部分的设计项目仍然是个人单机设计，有的也仅仅是利用图档共享系统进行所谓的“协同设计”。而个人单机设计有两个非常致命的缺陷：
一是设计人员查找资料费时。据统计，设计人员在设计的过程中，有30%以上的时间是花在查找资料上的。特别是对于需要多部门、多专业协同完成的大项目，即使用上了“图档共享系统”，由于图纸内的信息无法进行有效关联，设计人员要找到相互关联的资料，仍然需要花费大量的时间自行查找、筛选。
二是不能有效管理设计图档的版本而导致协作过程问题不断。协同设计的过程中，经常会出现由于参考了错误的旧版图档而需要重新设计的情况，这不仅影响工作效率，还影响到了设计人员的积极性。
这两个致命的缺陷，对协作效率的影响无疑是巨大的，如果不能有效弥补，则会对整个项目的完成质量造成不可估量的破坏。
Ø档案管理和质量管理不顺畅
设计过程中产生大量重复性或相似性的电子图档，极易造成应用管理和知识管理上的混乱。另外，这些电子图档是设计单位的巨大财富，属于商业机密，如果缺乏相应的图档安全保密机制，档案很容易的被拷贝。若一旦发生特殊情况，如关系国家利益的时候，将会造成无法预计的重大损失。
工程勘察设计行业不少设计单位已经通过ISO9001质量体系认证，但实际的操作中却存在着质量体系管理和设计产品质量管理“两张皮”的现象。设计项目多的时候，就会出现手工填写或后补质量记录的情况，从而造成质量记录矛盾或质量记录不全。”产生这些现象的一个技术原因是缺乏协同系统中工作流管理系统的支持，设计单位无法在日常事务中进行有效控制。
二、产品介绍
ØCDMS网络协同工作系统是一个同时管理结构化与非结构化信息的高效、开放、易于使用的协同工作平台。企业通过CDMS系统建立协同工作平台，从而在一个平台上实现了文档和信息的收集、加工、共享和发布到其他系统等功能。
ØCDMS系统具有完善的文档权限控制和文档加密技术，最大限度地保障企业文档的安全。
Ø应用CDMS系统，企业能够有效提高项目管理的深度、提升协同工作的效率以及最大限度地保障企业内各种数字资产的安全。
三、产品功能
1.网络版共享资源管理器：
基于C/S以及B/S的系统结构,能有效提供资源的共享;呈现于用户面前的,是与Windows资源管理器相近的操作界面,操作方便,易于上手;
用户所操作的主要对象也是文件夹与文件,以及这些对象关联的一些数据(如项目信息,流程数据等);
用户可通过文件夹的层次,分门别类的存放不同的文件,使得访问更为方便快捷,并可通过拖放的方式,直接把Windows资源管理器中的文件夹/文件拖进系统;
系统中文件的互斥访问控制机制,为不同用户访问同一个文件进行了有效的协调,使得多用户可对同一文件进行处理,实现了文件的唯一性,避免了文件副本的泛滥,很大程序上减少了一般文件交互时所浪费的时间和人力;
作为系统的最基本功能,完全可以替代普通的FTP文件服务系统,并能提供更为灵活方便的操作。
2.版本控制：
系统支持多版本文件的特性能够提供很好的文件版本管理;包括新建版本,访问旧版本文件及关联信息,重新激活调出旧版本文件。
3.与应用程序集成：
系统中的文件,可自动或者用户手工关联应用程序;
用户需要打开文件时,系统会根据文件关联的应用程序,自动调用当前操作系统中的对应的应用程序来打开文件,当前操作系统中如果不存在指定的应用程序,系统会提供接口让用户重新选择可以读写文件数据的应用程序;
在提供给用户选择应用程序的界面中,系统会根据文件的后缀等信息,获取操作系统中默认的打开方式,优先显示,方便用户快捷选择合适打开程序;
用户在固定的客户端计算机上为某类型的文件选择打开方式后,可以选择保存为默认打开方式,保存后再次打开同类型的文件时,便会调用用户设定的默认打开程序来打开文件;
4.文件自动捡入检出机制：
用户打开系统文件进行编辑,编辑完成,并关闭文件后,系统会自动把编辑后的文件重新上传回服务器,以保持服务器上的文件最新。
5.自动权限系统：
系统中的文件夹、文档对象，通过权限进行控制一切访问操作；
权限有三种分配方式：
1)针对特定对象，通过客户端程序中安全属性控制窗口直接分配权限；该分配方式在文件夹、文档对象数量过多的情况下，会非常费时；
2)通过编辑用户自定义属性中角色属性达到分配权限的目的，指定某个角色属性的人员，系统自动根据角色属性模板中定义的权限值，为新指定的人员添加相应的权限；该分配方式，结合角色属性模板的灵活配置，可以做到在创建文件夹或者文件的时候，根据当前文件夹、文档的位置以及父文件夹的一些属性数据，自动获取配置中的人员数据进行权限分配，为批量自动分配权限提供了有力的支持；
3)流程中各状态角色权限的自动分配；定义流程中可指定每个状态处理角色以及该角色在文档处于当前状态时所拥有的权限，该角色可以是文档以及其父文件夹上的用户自定义角色属性，流程跳转至相应的状态时，自动为该状态指定的处理角色分配相应的权限，以便处理人员有足够的权限对文档进行处理；
6.用户自定义属性：
对于所有具体的文件,以及作为分类用的文件夹,都可能需要记录一些分类信息或者描述性的信息(例如某个文件夹中存放的都是某个专业的文件,那么可能需要为这个文件夹提供一些指定专业的信息,如专业名称,专业负责人等)。
系统提供灵活的自定义属性功能：
属性定制:
通过管理端程序创建相应类型的对象模板(文件夹模板或文档模板),并为其增加所需要的属性模板 ;在客户端程序中为文件夹或者文档关联上相应的对象模板,则可使得文件夹或文档拥有对象模板中所定制的属性。
用户可根据需要自定义所有属性的名字以及数据类型,并为各属性提供默认的待选值等。
其中属性可分为人员属性(角色)和普通属性两种, 人员属性具有权限分配等一些特殊性质。
7.属性编辑：
l拖拽功能：属性编辑和Excel一样方便，文档列表中显示的所有用户自定义属性，可以通过鼠标拖拽的方式相互复制数据或者批量修改数据，操作方便快捷。
l属性页编辑：在属性TAB页面，弹出下列列表框或者多选值对话框（选择值由用户在定义附加属性时设置）。
l文件或者目录属性页：显示附加属性，和在属性页一样编辑。
8.文档目录筛选：
为方便用户在存在大批量文档的情况下,快速定位到需要操作的文档,系统提供了按属性数据进行筛选的功能(和Excel筛选功能一样)。
用户可为任一在文档列表中显示的属性配置筛选条件,系统在显示当前文件夹下的文档时(也包括消息对象)时,会通过各属性的筛选条件,过滤掉不符合条件的对象,使得文档列表中显示的对象都为符合用户需求的对象,方便操作。
9.文件参考、文件打包、附加文件：
几个不同的文件间有可能存在一定的关联关系，系统提供了三种不同的方式来表现相互关联的文件间的关系。
1)附加文件和文件打包
从Windows资源管理器中拖放文件到系统时，系统根据打包的配置，自动对关联文件进行关联处理，以主文件、附件的形式捆绑在一个文档对象中，查看编辑的时候，几个文件可同时操作。
2)文件参考
类似CAD图纸文件等一些特殊文件，文件内部数据中可以引用其它文件作为参照，该类文件在操作时，必须处理好文件间的参考关系；系统通过访问该类型文件的内部数据，获取相应的参照文件信息，并通过以附件的形式把参考文件。
3)附加到主文件中
对于需要以系统中现有的文档作为参考时，系统提供了相应于AutoCad、Office等文件处理程序的功能插件，通过功能插件，用户可以在AutoCad、office等程序中直接选择系统中的文档作为参照，在插入新参照并保存后，系统会自动记录主文档和新增参照文档的关系。
用户在编辑或者查看主文档时，系统根据关联关系，自动为主文档提供其参考的文件，使得用户能够查看和处理文档的完整数据。
10.工作流
文档的处理,往往需要经过一定的流程; 处理过程中可能会经过不同的人员,不同的阶段,期间每个人员对文档所进行的处理可能有所不同;例如建筑图纸的设计,校对,审核,批准等的处理。
各种类型的文档,所需要经过的处理流程可能不一样;为此,系统提供了非常灵活的流程定制功能。
l流程定制:
在管理端程序中,可根据实际文档处理所需要经过的一些状态(设计/校对/审核等),通过简单的图形界面操作,勾画出具体的流程图;
定义流程中,可配置各状态间跳转时需要执行的一些动作(如执行配置好的SQL脚本,为下一状态处理人员发送消息,为下一状态处理人员创建个人工作台以及执行用户自定义的一些插件程序等)。
l具体流程启动:
利用上述定义好的流程模板,用户可在客户端中为指定的文档或者文件夹选择任一定义好的流程模板启动具体的流程。
l具体流程的管理:
对于启动了流程的文档对象,系统提供了简易的管理界面,使得用户可方便的查看流程相关的信息以及选择下一状态执行流程状态的跳转。
11.文档模板：
创建新文档时,用户可选择定制好的文件作为模板(如包含标准格式内容的Word文件等)。
作为模板的文件除了包含一些标准化的数据,如图表、标题、页眉等外,还可以通过管理端程序在特定的位置插入一些包含表达式信息的隐藏数据;通过这些隐藏的表达式信息,系统可以做到与文件数据进行交互。
通过文档模板新建文件，能很大程度上提高用户的工作效率，避免重复输入一些规范化的标准文件数据。
12.文件属性自动交换：
在系统中基于模板文件创建的文档,由于模板文件中存在插入的隐藏表达式信息,通过这些数据,系统能够很好的和文件数据进行交换,自动填写或更新文件数据,达到高效的自动化办公效果;
交换的数据可以包括系统中已经存在的现成数据,如自动把文件夹中用户自定义属性数据填写到该文件夹下的文件中;也可以通过扩展功能,对系统中已有的数据进行计算后,把计算结果自动写入文件。
例如:一文件中,需要填入专业负责人、设计人、项目名称等信息，而系统中该文件所属的专业目录下用户自定义属性已经包含了这一系列的数据，那么系统可以自动获取这类信息数据，并填写到文件中相应的位置；该操作是可逆的，如果文件中固定的位置已经存在这一些列数据，系统可以把这些数据读入相应的用户自定义属性中，更新用户自定义属性的值。
13.图纸文档自动识别和转换
对于系统中的文档：自动识别系统中的DWG、DGN的图纸大小、比例和OFFICE系列文件的页数，DWG和DGN能自动生成PLT,PDF（需要配置用户打印机和笔表），OFFICE文件能自动转换成PDF。
14.文件自动加密
用户双击打开文件时，系统对于自动下载到客户端的文件进行加密处理，应用程序编辑该文件的时候，系统会实时进行加解密处理，保证文件不丢失，也不会影响用户使用。
该加密系统既不改变用户的任何使用，又保证了系统中文件的安全性，是“清洁环保”安全系统。
15.全文检索
Ø系统提供强大的全文检索查询功能，能够对doc、xls、dwg、dgn、pdf等多种格式文件的内容进行检索。
Ø用户可以自己定义和保存搜索关键词，系统根据搜索关键词进行组合查询，并且把搜索的结果以树状结构来显示。
Ø除了检索外，系统还提供信息写入功能。能够把用户需要的信息自动写入dwg、dgn、doc、xls等多种格式的文件中。
Ø提供了目录和文档的快速查找功能。
四、产品特点
1、文档的协同与协作——专业的设计院级“生产线”
Ø优秀的并发访问管理系统，即使在最低带宽的环境下，系统也能够保证在同一时间只有一个用户能改写文档，其他用户只能只读该文档。
Ø完善的版本管理系统，具有存储和管理同一文档的多个版本的功能。根据授权，可以随时将原有版本升级至当前有效版本。
Ø强大的工作流引擎，除了能够可视化设计流程外，流程引擎与系统中权限模块、消息模块、任务模块以及插件模块的结合能让正确的用户，在正确的时间，获得正确的文件的正确版本，以实现文档全生命周期的管理。
Ø通过B/S版本，支持跨地域的项目文档协作。
2、简单易用、自动化程度高
Ø树状的目录结构、界面采用最流行的Windows资源管理器工作界面，用户无须进行繁琐的应用培训也能够轻易上手。
Ø文档自动捡入检出：用户双击文档后，系统自动从服务器将文件下载到本机用户工作目录，并采用用户指定或者配置的应用程序(不是按照文件后缀)打开，用户完成编辑后，自动将文件上传到服务器。
Ø文档与应用程序管理：不是Windows资源管理器采用的与文档后缀管理的方法，双击就可以使用对应的应用程序打开，可以为设计人员节省大量时间。
3、高度灵活的定制手段
将项目目录结构、角色、权限、属性等多种元素进行高度的抽象，以项目模板的方式展示给用户，由用户定制这些元素之间的关系，可以满足用户的任意需求。
系统可以定制下列内容：
l数据字典
l应用程序
l流程
l存储
l用户
l用户组
lADO数据源：将其他系统的数据源通过ADO引入到本系统，实现本系统与其他系统信息方便快捷的传输，从而真正消除“信息孤岛”。
l逻辑目录
l输出文件
l用户消息
l项目模板。
Ø用户可以通过项目模板实现：
ü快速创建项目：通过项目模板从用户的项目管理系统、MSProject、P3EC提取数据，实现快速创建项目和分配权限。
ü权限分配：在项目模板中定义了角色的权限，在创建项目的时候自动实现了权限分配。
ü属性编辑：系统提供了多种属性编辑方法，方便用户对属性进行编辑。
ü信息交换：在CDMS系统中属性的修改可以自动写回到其他系统，实现了多个系统之间信息的自动同步。
Ø模板被修改后，关联了该模板的所有文档会跟随模板改变，从而减少大量重复的操作。
Ø项目属性：属性的来源有非常多的方式，用户可以写灵活的表达式（包括SQL语句）。
4、强大的流程引擎
Ø可视化的工作流设计器，可由用户定制自己的流程。
Ø流程可以挂接系统中的文档，同时可以向其他数据源传送数据。
Ø用户可监控每个文件的流程状态。
5、功能强大的插件系统
任何客户90%的需要都可以通过定制完成，还有10%的需要可以通过开发以下插件实现：
l菜单插件：扩充用户的菜单系统。
l动作插件：用户的点击目录、打开文档、上传下载文档等动作的时候，用户可以写自己的钩子函数，自动完成一些用户指定的动作。
l服务器插件：放置在服务器上定时运行的程序，例如批量对文档进行处理或者对整个系统进行监控的插件。
l流程插件：在流程运行过程中需要执行一些特殊的功能，例如文档签名等功能，都可以才菜单插件里面实现。
l属性插件：属性变化的时候需要执行的功能，例如设置人员的时候，系统已经定义了比如发消息、设置个人工作台等内容，如果这些还不满足要求，用户可以定义自己的插件实现自己的功能。
l属性页面插件：用户可以定制自己的属性页插件，例如系统里面在属性页的流程功能就是通过自定义属性页插件实现的。
6、分布式应用
l每个数据库可以挂任意多的文件服务器。
l随着项目的增多，系统增加数据库服务器和文件服务器。
五、适用行业
1、设计院的生产过程管理
从设计院的任务分解、互提资料、接口资料管理、设计成品的生成、设计成品校审，直到将设计成品送入到出版打印系统和进行归档，对设计院的整个生产过程进行全程管理。
2、工程项目管理
从项目的立项、报批、报建、开工、施工管理、调试等全过程的文档及文档的审批过程进行全程管理。
六、与其他系统的比较
比较内容 | CDMS网络协同工作系统 | 设计院管理系统 |
出发点 | 实现项目信息和文档的共享协同 | 实现项目的全过程管理，以项目管理和设计过程控制为主 |
管理对象 | 以文档为核心，全程管理文档的属性及文档整个生命周期 | 以管理信息为核心，主要管理项目信息及成品及提资的流转信息 |
信息产生方式 | 在文档的生命周期内，自动产生管理信息和自动从图纸中提取图纸的大小、比例及文档的页数 | 以填报信息为主，例如项目的进展情况，图纸的状态、大小、比例和文本的页数都以用户填写为主 |
使用对象 | 以设计人员为主，管理人员以报表的方式对项目进行监控 | 以管理人员为主，主要为满足设计院的管理者对项目进行管理 |
