爱华网一．学校档案分类
1．文书档案——分党支部、工会、办公室、教导处、总务处、团委；
2．教学和教师业绩档案——分学籍档案（按年度分类）和教师业绩档案；
3．基建、设备档案——按建设项目、设备型号分类；
4．会计档案——按年度分类；
5．声像、实物档案——按年度分类。
二．文件材料的形成与归档
1．凡是在学校各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料均应归档，归档范围（见附件）。
2．归档的文件材料应当字迹清楚，书写工整，签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、纯兰、红墨水、复写纸书写、审批公文。
3．归档的文件材料力求完整齐全，按照规范要求，整理立卷，做到分类清楚、组卷合理、保管期限准确、标题简明确切、结构完整、排列系统、编目清晰、装订结实，便于保管和利用。
三．各类档案的归档时间
l．文书档案于次年6月底前归档；
2．教学档案和教师业绩档案于本学年度结束后归档；
3．基建、设备档案于项目（成果）鉴定后3个月内归档；
4．会计档案立卷后暂由财务部门保管一年后归档；
5．声像、实物档案于制作（获得）后3个月内归档。
四．档案的管理与提供利用
1．学校档案室应当制定档案分类方案和编号办法，做好档案的接收、排架工作。
2．资料管理员应确保档案安全，并定期检查档案管理情况，发现问题及时解决。
3．学校成立档案鉴定小组，做好档案鉴定工作，严格档案销毁制度。
4．各处室应协助做好档案统计工作，统计数据力求准确、可靠。
5．资料管理员变动时，必须做好档案移交工作，办理档案交接手续。
6．资料管理员应熟悉档案库存情况，根据工作需要编制档案检索工具，编写档案参考资料，积极、主动地开发利用档案信息，为学校各项工作服务。
附件：学校文件材料归档范围及保管期限表
类别
序号
归 档 范 围
保管期限
文
书
档
案
1
上级机关（含业务主管部门）下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知、会议主要文件等
针对本校的 永久
业务指导的 长期
一般的 短期
2
本校党、工、团组织年度工作计划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料
永久或长期
3
本校党支部发展党员、评优等工作意见、结果、批复及党、团、工干部名册，会议记录等文件材料
永久
4
本校在各项工作中形成的决议、决定、年度工作计划、总结、重要的工作报告、汇报，请示、批复
永久或长期
5
本校制定的党务、行政管理制度、岗位责任制等文件材料
长期
6
本校行政会议或校长会议记录
永久
7
本校重大活动(运动会、联欢会等)材料
永久或长期
8
上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料
永久或长期
9
本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书、照片等)
长期
10
各类报刊登载有关本校情况的通报、报道等
长期
11
本校安全、保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料
长期
12
本校评选各种先进集体、先进个人等材料
永久
13
反映本校成绩的荣誉证书，有纪念凭证作用的实 物，校刊及学校等级认定等材料
永久
14
本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章等请示、批复和报告
永久
15
本校教职工录用、转正、定级、调资、职称评定的报告、批复、通知
长期
16
本校教职工名册、履历表及劳工报表
永久
17
本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知
长期
18
本校离退休人员名册、改变待遇审批表本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知
长期
19
本校教职工申请离职、辞职等材料
长期
20
本校征地、房地产权、界址、协议书、批复、契约等
永久
21
本校财产物资等清单、移交清册及其有关的协议合同等凭证
永久
22
本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料
长期
23
上级教育、财政部门下达本校的经费、基建指标等文件
永久
24
本校财务管理制度、办法等文件材料
长期
25
本校教职工工资花名册
长期
26
本校开展勤工俭学、实践基地等文件材料
长期
27
本校接受群众来信、来访及处理情况
短期
教
学
及
教
师
业
绩
档
案
1
上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料
针对本校的 永久
一般参考性的 短期
2
本校教学质量评估结论、年度教学计划、总结、课程总表、教研活动安排表等
永久
3
本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案
短期
4
本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法
长期
5
本校自编校本教材、讲义、典型教案、习题集等
长期
6
本校各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析
长期
7
本校新生入学成绩统计表、期末检测考、中考成绩统计表、成绩汇总表
长期
8
本校学生开展社会调查、义务劳动、夏令营等活动的通知、安排、总结
短期
9
本校学生体育达标、体质健康的综合材料，参加各级体育比赛成绩、奖杯、奖旗、奖状、证书
长期
10
本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品
长期
11
本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料
长期
12
本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料
长期
13
本校教师基本情况登记，鉴定、教师考勤、任课等汇总材料
长期
14
本校教师培训，进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料
长期
15
教师讲授公开课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案教材
长期
16
教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料
长期
17
教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料
长期
18
教师专业技术职务评定等材料
永久
19
教师受表彰、奖励、处分等材料
永久
20
教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料
长期
21
本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡
长期
22
本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、辍学、开除学籍等材料
长期
23
本校学生毕业名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片
永久
24
学生个人档案
永久
基建
、
设备
档
案
1
本校负责组织的科研课题(项目)活动所产生的成果材料、证书
永久
2
本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算
永久
3
本校各种贵重教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、预、决算
长期
4
本校校办农场的土壤分析、品种栽培试验、田问管理记录、动、植物保护的图表、标本等技术文件材料
长期
会
计
档
案
1
本校决算报表
永久
2
本校预算会计年报表、会计凭证
15年
3
现金出纳帐、银行存款帐
25年
4
总账、分类账、明细账
15年
5
工资清册、奖学金、助学金等材料
长期
6
会计移交清册
15年
7
会计档案销毁清册
永久
声像
档案
1
本校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带录像带、幻灯片
长期
2
学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等照片
3
本校在党政管理活动中产生的声像材料
