爱华网商业性的会议公司举办会议所需要利用的社会资源，大体包括三个方面：政府的行政资源，市场的商业资源，民间社团的行业资源。如举办国际会议，还要利用境外或国外的资源。 会议主办方寻求合作伙伴，按主办方经营管理的需要，也是三个层次： 一是，有利于提升会议影响力的权威机构； 二是，有利于营销会议的商业机构； 三是，有利于优化会议品质的服务机构。
“有利于提升会议影响力的权威机构”，一般指政府及其部门、国家级学术机构（如中国科学院、中国工程院）、知名大学、行业协会、专业学会、大型媒体、大型企业（如央级国企、国内“500强”企业）等。凡欲商请的权威机构，会议主办方需要先行与该机构协商，经同意后双方须达成正式或非正式的协议。 “有利于营销会议的商业机构”，一般指可以帮助会议销售或推广的机构，包括行业协会、专业学会、公司或、媒体等。 “有利于优化会议品质的服务机构”，一般指为会议提供配套服务的机构，包括会议场所/酒店、会议现场布置、会议现场餐饮供应、会议现场登记接待、纸质品印刷、旅游等服务的提供商。
在会议的立项工作中，主办方寻求合作伙伴，首先要解决第一层次的问题，即：是否需要商请权威机构作为会议的联合主办方；如果需要，则要认定商请的具体机构；再是与该机构联系协商。这项工作须尽可能提前，一般应在会议拟定举办时间的6个月前，甚至需要提前一年。原因是，商请工作的前提是能够与被商请的权威机构建立工作联系，并能促成该机构同意联合主办会议。在此过程中，会议主办方需要花大量时间并耗费成本进行公关，而且需要满足被商请机构同意联合主办会议的诸多程序性要求（包括提供项目的组织工作方案、呈递申请报告、订立合作协议等）。此类商请经常遇到的情况是，经过联系协商，拟定的权威机构不同意联合主办。在此情况下，会议主办方应有替代方案，即转而商请其他机构联合主办。有时候，会议主办方会同时联系两个甚至多个权威机构，以防借助权威机构提升会议影响力的意图落空。
会议的主办方所需要的第二、第三个层次的合作伙伴，除会议场所/酒店外，一般会在项目运营的过程中进行选择。
思考题 1、商业性会议公司举办会议商请权威机构作为会议的联合主办方，有利有弊，你认为利弊各是什么？ 2、某商业性会议公司拟商请中国工商联合会联合主办“中国电子商务高峰论坛”，商请函应该怎样撰写？
