爱华网发布: 2009-12-06 22:32 |作者: admin |来源: 叶茂康 |
公函是公务文书的主要文体之一，主要用于社会组织在各种公务活动中与其他社会组织的沟通和联络，处理的是内容比较严肃、正式的事务，一般用社会组织的专用信笺打印，撰写时也要求具有较为规整的公文格式，从而显得郑重和正规。
公共关系从业人员在实际工作中，有多种场合需要撰写公函。所撰写的公函是否规整，往往能体现一个公关组织(公关公司或公关部)专业化水准的高低，并给接受这一公函者留下不同的印象。所以，无论文字和形式，均应精心推敲和设定，不可草率行事。
公函的撰写，首先应注意掌握以下基本要点：
(1)要有标题。这一标题，一般情况下用“公函”两字即可。在特定情况下，需写明是关于某一事项的“致函”或“复函”。
(2)顶格书写致函单位的全称。如公函发送对象为该单位某一负责人士，一般应先写上单位全称，再换行顶格书写该负责人姓名和职务。
(3)正文必须写明所联系(或交涉)事务的内容(包括有关背景情况)。通常是一函一事，内容尽可能单一，切忌烦琐。
(4)行文应该规范，文字力求简洁，语气则应不卑不亢，并根据内容和对象选择恰当的措辞。
(5)公函的结尾，一般应写上“此致敬礼”或“即颂近祺”之类的礼貌用语，并署明发函的社会组织(或代表这一组织的个人)的全称和发函时间，加盖公章(或亲笔署名)。
当然，要能撰写出较为规范的公函，仅把握一般写作要点还不够，还须根据不同的致函对象和函件的具体内容而灵活应用。
且看下列几篇范文。
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范文1-13
公 函
上海市人民政府对外经济贸易委员会：
兹有X X X X公司全球董事会主席X X X 偕夫人及随行人员一行四人，定于1999年X月X日从北京抵达上海进行私人访问，并拟于X月X日离沪赴香港。X X X X公司是世界500强企业中名列前X X 位的跨国企业集团，X X X 主席现为上海市市长顾问会议成员。此次访沪期间，他将会见市府主要领导人，商议X X X X公司进一步扩大在沪投资和发展事宜。为使X X X 主席一行抵沪和离沪时感到舒适、方便，受X X X X（中国）有限公司方面委托，特申请办理X X X主席一行的机场贵宾接待事宜。敬请审核，并予以批准。
此致
敬礼
上海X X 公共关系有限公司（盖章）
1999年X月 X日
附：（1）X X X 主席简历及随行人员名单
（2）X X X 主席一行抵沪、离沪航班及时间
（3）X X X X（中国）有限公司委托书
范文1-14
公 函
上海市X X X X事务管理处：
兹有我公司客户经理X X X女士，受新加坡有关方面邀请，拟于2000年X 月X日至X 月X日赴新加坡X X公司访问并进行商务考察。经研究，我公司同意派遣X X X女士赴新加坡访问和考察。现将有关材料呈报贵处，敬请审核，并帮助办理相关手续。
此致
敬礼
上海X X 公共关系有限公司（盖章）
2000年X 月X日
附件：（略）
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范文1-15
公 函
中国X X 有限公司总经理办公室
X X X 主任：
您好！
遵嘱将修改后的全国X X产品展销会公关宣传工作计划书及报价呈上，请审阅。
此次呈报的计划书，新闻宣传方面，展前宣传已调整为 X家媒介，展会开幕报道调整为XX家媒介（含2家电视台），研讨会报道则只邀请了X家媒介，前后一共是XX家媒介，共可刊发各种报道XX篇（次）。如此设想（包括所提名的媒介），是否合适，敬请斟酌。
费用问题，考虑到与贵公司长期合作的友好关系，本公司亦已作了调整。具体参见所附的费用预算。如有疑问，可电话联系，继续协商。
现已是X 月底，所呈计划，尚请早日定下，以便我方早作准备。
即颂
近祺！
上海X X 公共关系有限公司
副总经理X X X（签名）
2000年X 月X日
附件：（略）
范文1-16
关于X X活动有关问题的复函
X X X X股份有限公司
X X X 总经理：
您好！
贵公司X 月X日送来的函件收到。对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答复如下：
由贵公司委托本公司策划和实施的X X活动，已于日前结束。本公司认为，这一活动总体上是成功的，舆论反响也是好的。至于活动中出现的个别操作失误，对整个活动并无大的影响。何况，造成这一失误的原因，与贵公司某些现场执行人员自行其事、不按实施计划执行有一定关系，似不应由本公司承担全部职责。所以，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费用，似于理不合。敬请贵公司领导重新审议此事。本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律，并因此影响双方的友好合作关系。
专此复函，顺颂商祺！
上海X X 公共关系有限公司（盖章）
2000年X 月X日
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从致函对象和内容来看，公共关系事务中所需撰写的公函，主要分为两种：一种是以政府有关部门(有时还包括某些代行管理职能的行业协会)为致函对象的。有公共关系实务经验的朋友都知道，社会组织的公共关系部门或专业公共关系机构在举办(或承办)某些活动、处理(或代理)某些事务时，往往必须得到政府主管部门的支持、同意和批准。这就需要撰写一份专门的公函，递交有关主管部门，对需要呈批的有关活动、事务的具体情况作一陈述，并用附件的形式报上有关材料，以供政府主管部门审查和考虑，争取他们的同意和批准。范文1-13和1-14即属这一类型的公函。
范文1-13是上海某公共关系公司送呈市政府对外经济贸易委员会的一份公函，所联系事务为客户委托的其全球董事会主席一行抵(离)上海时的贵宾接待事宜。这一事务，按原有规定，须经主管地方外资企业工作的对外经济贸易委员会批准同意后，再去机场、边防等部门办理有关手续(这一程序现似已有所简化，且各地不尽相同)。所以，这份公函，除了应说明所需呈批的事务外，还必须重点陈述要求主管部门批准这一事务的理由。对此，范文强调了四点：一是X X X X公司是世界500强企业中排名居前的著名跨国公司;二是到访者现任该企业全球董事会主席要职，并且是上海市市长顾问会议成员;三是到访者此次访沪虽为私人访问，但仍要拜会市政府主要领导，商谈扩大投资事宜;最后，则是对于这样一位人士，理应让他及其夫人和随从人员在有关程序上感到舒适和方便。这四点理由无疑是颇有说服力的，容易引起政府主管部门的充分重视，并很快予以批准。
在行文上，这篇范文也比较规范，文字简明扼要，语气不卑不亢。这一点说起来简单，但真要把握好分寸却也并不那么容易。有的同类公函，为了强调这一事务的重要性，不惜洋洋洒洒，用了许多文字来说明某外资企业在这一地区的投资规模和突出贡献，既造成行文拖沓，又没有实际意义。试想，作为收函一方的政府主管部门，岂会连这些基本情况都不清楚，还需要你来饶舌?另外，在语气上，有的同类公函或是一味托大(给人感觉是你非得同意和批准不可)，或是过分谦卑(给人以低声下气恳求批准之感)。前者往往令人反感，后者则难免使人怀疑所陈述的理由是否不那么理直气壮或另有隐情，均属不妥。尤其是后一种状况，在同类公函中较为常见，应该避免。撰文者应该明白：致函对象虽然是政府某一级主管部门(所以要用“申请办理”、“敬请审核”一类谦辞)，但这样一份公函，所代表的是你所服务的社会组织(对公共关系专业机构来说，有时还包括所代理的社会组织)与另一个社会组织之间(即政府部门)的联系，双方在法律地位上并无高低之分，只要所联系的事务符合法规和有关程序，尽可不必过分谦卑。正如在生活中一个过分谦卑之人往往令人难以信任一样，公函中过分谦卑的文辞所产生的亦可能是反效果。
范文1-14实际是一份为公司有关人员申办出国手续的公函，内容较为简单，性质又完全属于“公事公办”一类，所以行文也比较简要。但其基本要领同范文1-13，可参照并自行体会。
公函的另一种，则是以有业务往来的其他社会组织为致函对象的。对公共关系专业机构来说，也许平时公函往来最多的就是其所代理的一些客户。有必要强调的是：在现代公共关系实务操作中，公共关系专业机构与所代理的客户用公函来联系、商谈或确定某项事务，乃是一种应作为制度要求的规范做法。有些公共关系从业人员或是疏于文字表达，或是嫌麻烦贪省事，平时习惯于用电话进行联络，其实内中大有弊端。这是因为，一则电话联络往往容易误听而对某些内容产生误解，二则所联系的事务千变万化——即使确定了某一计划，往往也会或因客户方面的原因或因公共关系专业机构执行方面的原因而发生变化和调整。如果仅用电话联络，则“口说无凭”，一旦发生纠纷，恐怕谁也说不清责任所在，乃至严重影响双方关系。如果彼此间用公函来联系、商谈或确定有关事务，这一麻烦当可避免。
范文1-15即是某一公共关系公司副总经理致客户方主管人士的一份公函，其中心内容，是就所呈交的某一活动的公关宣传计划及费用预算修改方案等有关事项进行说明。这类公函，是公共关系实务中较为常用的，在撰写时，只要求用简洁的语言，把需要说明的事项一一交代清楚即可。惟应强调的是：这一函件，尽管是以个人名义发给对方个人的，但其性质仍属公函，而不是便函。所以，在行文上，仍应按照公函的规范格式和规定语言进行处理，并注意用词得当，不卑不亢。之所以要强调这一点，因为在实际操作中确实存在两种偏向：一是在双方比较熟悉的情况下，撰写者行文往往太过随便，不注意规范，以至于把一份公函写成了便函;二是在双方初次合作、不太熟悉的情况下，撰写者行文又太过拘谨，显得过分客气，乃至表现为某种不必要的谦卑。当然，这后一种情况一般发生在公共关系专业机构一方。毕竟，国内公共关系专业公司多数规模不是很大，当所代理的客户是国内外知名大企业时，这些公司的业务人员或是出于对大企业的敬畏，或是惟恐某一项委托业务“黄”掉，在函件往来时不知不觉就把自己一方置于低一等的位置上了。这种心态大可不必。以这种心态撰写出来的公函，不可能赢得对方的好感，而只会令对方看轻己方的运作实力。
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对一些中外知名大企业的公共关系从业人员来说，则要求也许正好相反，即在与所委托的公共关系专业机构用公函联系有关事务时，应注意行文不要太随便，语气更是切忌居高临下，从而给人以颐指气使之感。事实上，越是知名大企业的人员，就越应表现出企业应有的文化风貌，所撰写的公函也应更为规范。如此，才能真正赢得对方的尊重。
范文1-16也是某一公共关系公司致客户的一份公函，但其内容却有点特殊，是就业务中的某一纠纷问题与对方进行交涉。这类公函，在公共关系实务用得不是太多。但惟其用得不多，不少公共关系从业人员就不知道该怎么撰写，一旦遇事就乱了方寸。有鉴于此，特选出这篇范文来分析一下。
这份公函的事由，乃是某一活动结束后，客户方以活动执行中某一环节的操作失误为由，欲扣除原定给付的公关服务费用，致使公共关系公司方面提出交涉。据了解，在公共关系委托事务中，这类纠纷其实时有发生。其缘由，有时确实是某些公共关系专业机构在操作上不规范，不严谨，未能达到某一活动的预期效果，令客户方面颇多不满。但也不排除这一情况：客户认为公共关系公司开出的服务费用过高，似有不值，从而抓住执行中的某些细节问题，在最后结算时设法卡掉某一笔费用。这后一种情况，似乎又以国内企业客户为多，症结在于他们不了解公关服务的智业性质和收费标准。眼下许多公共关系专业机构多愿意代理外资企业的业务，而不太乐意接受内资企业(尤其是中小型企业)的委托，也许与这一情况有关。
在范文1-16所涉及的事由中，究竟谁是谁非，这里无法探究。就写作角度而言，这份公函条理清晰，用词得当，格式规范，不卑不亢，当是值得借鉴的。
首先，这份公函就所交涉事由作了一个简明扼要的清理，强调对方委托策划和实施的X X活动已结束，并从总体上取得了成功。其次，函件并不讳言活动中个别环节出现了某些失误，但同时指出，这一失误并不完全是己方责任。再次，函件点出了纠纷的核心问题：对方因此要扣除原议定给付的公关服务费用不合情理。请注意：这份公函在作有关判断时，用了几个“似”字——“似不应由本公司承担全部责任”、“似于理不合”，应该说是十分得体的，既明确表明了己方的态度，语气又显得比较委婉和友善，给对方重新考虑留下了充分的余地。最后，函件中“不希望因为这一细节问题而诉诸法律，并因此影响双方的友好合作关系”一句，则以委婉的口气显示了某种强硬态度，即暗示对方：如不能通过协商妥善解决这一纠纷，不排除诉诸法律的可能性。这样写法，自然比下通牒式的“本公司将诉诸法律”的表述方式要得当，有可能促使对方在保全体面的情况下作出某种让步。当然，如此撰写，应有两个前提：一是确实理由在自己一方，二是对方是一家比较注重形象和声誉的大企业。否则，效果则适得其反。
所以，撰写公函，还需根据不同的内容和条件而采取不同的写法，切忌照搬照套。上述范文，仅是供参考而已。
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相对公函而言，介绍信的撰写要简单一些。
介绍信作为一种专用书信，主要用于社会组织在派出人员去其他单位和部门联系工作、商办事务、参加会议和参观学习时证明该派出人员身份，并说明所接洽的事务。在程序上，这样显得比较正式和规范。
需要指出的是：目前不少社会组织中经常使用一种印刷体介绍信，即事先按一定格式将介绍信印制好，需用时填上相关内容并加盖公章即可。这种格式化的介绍信，如用于一些简单事务的联系，有时倒也不失方便。但从公共关系工作的特殊要求来说，在许多情况下，最好还是采用专门撰写并用社会组织专用信笺打印的介绍信——既表示对对方的尊重，又显得较为郑重其事。
介绍信的撰写，可参照范文1-17，一般掌握以下要点即可：
(1)题头注明“介绍信”字样。
(2)顶格书写所派出人员前往单位的全称。
(3)写明所派出人员的姓名、职务、性别。在某些特定情况下，还需注明所派出人员的年龄和政治面貌。另外，如派出人员不止一人时，应注明派出人数。
(4)写明派出人员所要联系的事宜，并表明希望或要求，但文字必须非常简要，不必另加说明性词语。
(5)介绍信的结尾，一般亦应写上“此致敬礼”之类的礼貌用语，并署明签发介绍信的社会组织的全称和发函时间(有时还需要注明该介绍信的有效日期)，加盖公章。
范文1-17
介 绍 信
上海市人民政府对外经济贸易委员会：
兹有本公司客户部经理X X X（女）等两人前往你处，联系X X X X公司全球董事会主席机场贵宾接待一事，请予以接待，并大力支持为盼。
此致
敬礼！
上海X X 公共关系有限公司（盖章）
1999年X 月X日
