Word网格排版公文
推荐公文排版方法之一:
设置默认字体,将每页的文字设成22行28个字:
⑴打开〖页面设置〗|〖文档网格〗选项卡;
⑵单击〖字体设置〗按钮,打开〖字体〗对话框,选择3号仿宋字体并加粗,单击〖确定〗关闭〖字体〗对话框;
⑶选中〖指字行和字符网格〗项,设置每行28个字符和每页22行(请参阅网格、字符、行数的定义);
⑷单击〖确定〗按钮。
⑸选中全部文本。
⑹弹出〖段落〗对话框,设置行距为单倍行距,将“如果定义了文档网格,则对齐网格”勾选上。
网格知识介绍
《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)第3.1条和3.2条分对字(Word)和与行(Line)作了如下规定:字(Word),标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中,一字指一个汉字宽度的距离;行(Line),标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中,一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
同专业排版软件一样,Word的网格是用字和行来定义的,字随着字体和字号变化而变化的,那么Word怎样用字、行来建立网格,怎样使用字这个基本单位对页面进行划分的呢?
现代的书籍都是从左至右,自上而下文字布局,古代书籍从上至下,自右而左的文字布局已经很少见了。所以以下的讨论均是指现代书籍的行文方式为准:
切换到页面视图,选择〖视图〗|〖网格线〗,页面上就出现了灰色网格线,此网格线不能用于打印。
单击〖文件〗|〖页面设置〗|〖文档网格〗选选项卡,〖网格设置〗有四个选项。
①无网格:选择此项,Word将采用默认的字符网格,包括每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。
②只指定行网格:选择此项,Word将采用默认的每行字符数和字符跨度,允许设定每页行数或行跨度,改变其中之一另一个数值将会随之改变。
③指定行和字符网格:选择此项,允许设定每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。改变了字符数(或行数),跨度会随之改变,反之亦然。
④文字对齐字符网格:选择此项后,可以设定每行字符数和每页行数,但不允许更改字符跨度和行跨度。
上面的楷体文本是Word帮助文件中的内容,它没有告诉我们设置网格的步骤。在这四个选项中,分别在不同的地方两次提到行与字符网格。行与网格是怎样定义的呢,它们和字符有什么关系呢?
在Word中,行高、字符网格都是以默认字体为基准的。在〖文件〗|〖页面设置〗|〖文档网格〗选项卡中,默认字体的大小通过〖绘图网格〗按钮的右边〖字体设置〗按钮设置(如图)。双击该按钮,弹出〖字体设置〗对话框,设置好字体、字号后,整篇文档的默认字体、字号都将发生了变化。
再选择左下脚的〖绘图网格〗,弹出〖绘图网格〗对话框,按下图设置并勾上所有选项。
这时页面视图上显示了纵横交错的网格,在Word中这纵横交错的网格同专业排版软件Indesign中的版面网格相比,样子差了很多,操作也不是那么直接,但99%的人使用Word,所以在功能差不多时我们还是首选Word,在此不再赘述,如下图:
回过个头来,进入Word,单击〖文件〗|〖页面设置〗|〖文档网格〗〖字体设置〗按钮设置字体,发现每页容纳的最多行数,每行容纳的最多字符数,都随着字体的变化相应改变。当字体越大时,每页所能容纳最多行数、每行所能容纳的最多字符数都将减少,而字体越小时,每页所能容纳的行数,每行的字数都将增多。
下表中的数据是以仿宋_GB2312字反复测试收集的数据:
表格 字符跨度、行跨度与字体字号的关系
对以上表认真分析,可以得到行、字符网格的准确定义:
①行高就是行跨度:其最小值大于默认字体的高度,是默认字体的高度的1.36倍;另外,行高不能小于15.6磅,所有小于五号字行距都是15.6磅。字符网格的高度就是行跨度;字符网格宽度就是字符跨度,是默认字体的宽度,其宽度可以小于默认字体宽度,但不能小于默认字体宽度的十分之九(0.9)。可见,字符网格的宽和高的调整范围,受版心大小、默认字体大小限制
②字符的设计规则:字符的实际大小不等于字符网格的大小,其宽和高应小于字符网格的宽和高的十分之一。在Word中,可以使用实际字符大小作为字符网格,表中的数据充分证明了这一点(相同字号不同字体默认值测试结果会有所区别)。
③分别输入中文和英文,每个字符网格内最多可容下两个英文字母,一个中文字符。又对文本加粗倾斜,参数略有变化,在此就不再深入研究了。