某大型企业集团人力资源操作手册之一新员工入职 新员工入职指引手册

第一章 新员工入职

第一步 审核录用审批情况

人事员收到招聘人员提供的《面试评价及录用审批表》后方可办理入职手续。

第二步 审核相关证件

审核员工提供的相关证件的原件，公司留复印件或原件存档。

1.个人基本资料：身份证、户口薄中户主页及本人页、一寸彩色照片四张；

2.学历及资质证明资料：毕业证(高中及以上学历)、学位证、职业资格证、执业资格证、特种工种上岗证、职称证、外语等级证、培训资质证、重要的荣誉证书等；

3.劳动关系资料：与原单位解除劳动关系证明(必须是原件交公司存档)。

其中：所有员工都必须提供个人基本资料；高中以上学历的人员必须提供毕业证，有学位证的人员必须提供学位证；对于岗位任职条件有明确规定的，必须提供相关的资质证明，如特种工种上岗证、外语等级证等；除应届毕业生之外，一般技术管理类岗位人员必须提供劳动关系资料。

第三步 填写《入职登记表》

《入职登记表》中的所有内容都应根据员工实际情况完整填写，并由员工本人签字。

第四步 签订用工合同

一、确定签订合同的类型

根据员工情况签订劳动合同、劳务合同或非全日用工劳动合同，各自的签订范围如下：

1.劳务合同：不符合劳动合同签订主体资格的人员，一律签订劳务合同。包括：离退休人员、不能证明已与原单位解除劳动关系的人员等，审查由人事部门相关人员负责。

2.劳动合同：非工人类员工。

3.非全日制劳动合同：后勤保安，食堂的一般工人，宿舍清洁工。

二、确定合同和试用期限

1. 劳动合同与劳务合同初签三年，非全日制用工合同初签一年。

2.应届大学生(包括大专及以上学历)试用期为3-6个月;

3.其他新进员工试用期为2-6个月，一般为2个月，特殊情况的，各单位可自行约定，但不能超过国家及地方相关规定。

4.劳务合同与非全日制用工不约定试用期。

三、签订劳动合同

1.劳动合同中员工个人信息由员工本人如实填写，其余部分由人事人员填写。包括：合同期限类型、工作内容(按岗位序列中六大类来对应填写：管理、技术、生产、营销、职能支持、作业)、工作地点等。

2.劳动合同签字必须当面进行并加盖手印，若员工拒签劳动合同或对合同部分条款有异议的，必须在达成一致意见并签订劳动合同后才能办理入职手续。

3.新签的劳动合同需人事部门负责人审核后方可盖章，若劳动合同为多页装订而成，必须加盖骑缝章。

4.劳动合同一式两份，公司和员工各持一份，返给员工劳动合同时，必须有员工本人的签收记录，签收记录应存入员工个人档案。

第五步 办理员工证

员工证应贴上员工本人近期照片，并加盖印章。

第六步 发放员工手册

员工手册人手一册，需本人签收，签收资料应归档保存。

第七步 办理其他手续

员工根据《新员工入职手续办理通知书》、《新员工入职手续办理表》办理相关入职手续。如办理餐卡、办理交通卡、办理工资卡、领取工作服、领取办公用品等。

第八步 相关信息录入EHR

正常情况下，新员工入职，人事员需在入职三天之内完成信息采集和转档工作；对于工人批量入职，可适当延长到七天之内，但是在统计期内的信息必须在当期完成。

一、员工工作信息填写

原则上，除未发生信息(如薪酬福利停发日期、离职日期、转正日期等)及系统自动生成信息外，所有信息栏都必须填写。

工作信息中的所有组织机构名称，严格按照红头文件规定执行(以系统中的名称为准，如有改动，以最新的文件为准)。

二、员工个人信息填写

1.原则上要求所有信息栏都必填，未发生信息(生育状况、兴趣爱好、第一外语等)及系统自动生成信息除外。

2.入集团时间为员工进入隆鑫的时间。如果员工离职后又从新回到公司，入集团时间应更改为最后一次进入隆鑫的时间。

三、子集信息填写

1.履历记录

1)包括员工进入隆鑫和进入隆鑫之后的全部工作履历，按时间的先后顺序进行录入，且履历记录是可以直接编辑的。

2)需要提醒一点，在系统正常运行后，所有人员的岗位或部门变化均可通过任职情况同步生成履历记录，无需另行维护(在维护任职记录的时候选择“同步履历”)。

2.学历信息

1)学校名称必须写全名，学校类型栏填写规范：重点本科院校、一般本科院校、大专院校、其它。专业严格按照毕业证上的专业填写。

2)外语统一要求格式为“X语”(如英语、德语)，外语级别统一要求格式为“X级”(“X”为大写字母和汉语数字，如四级、A级)。

3)学制栏，大专以上学历才需填写，填写规范：“X年制”(“X”为汉语数字，如二年制)。

4)最高学历及第一学历必有且唯一。

3.兼职信息

属于借调或兼职的人员需要在调配记录中进行维护。

4.家庭信息

1)称谓：配偶、父、母、兄、弟、姊、妹、子、女。

2)独生子女标识：指该员工的子、女是否为独生，需要在子女信息栏维护，不是在员工的信息栏维护。

5.其它子集信息按员工提供的信息进行填写。

三、合同信息填写

在员工签订合同(协议)后三个工作日内，人事员把合同信息在系统中维护并生效执行。

1.合同编号：由系统自动生成(即员工的员工编号)。

2.合同期限类型：按系统的参考模版选择。

3.签订地点：填签订单位的法人主体名称。

第九步 资料归档

1.人事档案应在员工到职三天内由人力资源部门负责建立。

2.招聘员工及到职后形成的人事资料应及时完整地移交给人事档案管理人员。

3.人事档案中应包括：入职登记表、身份证复印件、毕业证(高中及以上学历)、户口簿复印件、与原单位解除劳动关系证明、用工合同。

4.人事档案应设专柜保存并按档案编号(即员工编号)顺位排放。

第十步 确定是否签订保密协议

1.凡在公司经营管理、产品开发、工艺技术、产品营销等重要部门担任重要职位的员工以及其他公司认为有必要的员工，必须按规定与公司签订《商业、技术保密协议书》。

2.保密协议的签订以及签订的标准报部门分管领导、单位总经理、公司人力资源部及公司人力分管领导审批。

3.员工对保密协议部分条款有异议的，可在平等协商的前提下对部分条款作修订。修订条款须经人力资源部及公司人力分管领导审批后方可签订。

4. 保密协议签订盖章后，除返还给员工一份外，应于一周之内将另一份原件交公司人力资源部保存，各单位根据需要可自行复印一份存档，同时应于一周之内将协议相关信息录入E-HR系统，以便查询。

第十一步 缴纳社会保险

1.新入司签订劳动合同的员工，应当依法为其参缴养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险。

2.每月20日前已入司并办理完入司手续的员工，社会保险应当月参保；每月21日后入司的员工，次月初参保。

3.新参保员工社会保险基数按照社会保险相关政策及公司相关通知执行。

4.新入司员工由于原参保信息错误或原单位未正常办理暂停参保或转移手续导致个别险种不能正常参保的，应立即通知员工到原单位或社会保险局办理相关手续。

如为养老保险不能参保，在办理转移手续后应按5.1.2的时间规定为员工缴齐以前月度的养老保险；如为其他险种不能参保，在办理转移手续后应立即为员工参缴对应险种。

5.劳务用工员工符合年龄要求的，应为其参缴工伤保险；原单位未缴纳医疗保险的可为其参缴医疗保险。

6.非全日制用工员工只为其参缴工伤保险，养老保险和医疗保险的费用已发放在员工当月工资中，由员工个人自行参保。

7.劳务派遣员工的社会保险由派遣公司负责参缴，具体事宜以劳务派遣协议为准。

第十二步 缴纳住房公积金

1.新入司签订劳动合同的员工，应当在入司次月开始为其缴纳住房公积金；农村户口员工暂不缴纳住房公积金。

2.新参保员工住房公积金基数按照相关政策及公司相关通知执行。

3.若员工在以前单位缴存过住房公积金的，应让员工提供原单位的调出凭证或相关数据后直接作调入参缴；若员工无法提供的，可先作新开户参缴，待提供原单位参缴的相关数据后再作调入合并处理。

第十三步 员工转正

1.员工试用期满后，由员工本人填写《转正申请表》，报相关领导审批后即可转正。

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