爱华网大家好,近期公司新加入人员比较多.有许多人第一次使用电子邮件.或者第一次使用于办公场合.特整理办公室电子邮件使用礼仪18条.
请大家注意,
1,不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片.
2,正式的工作邮件,不要使用各种文字格式. 通常中文宋体,英文Times New Roman.要简洁,不需要太多的色彩.
3,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认的简单格式,例如宋体.
4,图片,图表,尽量使用附件,而不是插入到邮件中,显示混乱.
5,一个公司统一使用一个签名格式,例如XX科技公司,建议使用我下面的格式.大家可以提好的建议.签名中至少有你的联系方式,例如分机号码,手机号码.
6,在签名中,大家可以小修改,例如,加一句“我们一直在努力”“让我们做得更好”之类的个性内容.但是,不要有太多的颜色.
7,不要把大量的图片,文件等发送给不相关的人员.引起服务器忙.
8,邮件必须要有主题,不能空着,而且主题必须简单明了,方便收到邮件的人及时处理.主题要简短,使得可以直接显示出来,例如,“2007年投资预算”, 而不能“ XXXX科技有限公司有关2007年投资预算计划文件”
9,不要发送执行文件作为附件,执行文件容易引起病毒.
10,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理.
11,cc 时必须小心,小心发送到无关人员,甚至于公司外部人员.
12,如果发送不满意见,或情绪化的内容,请务必写好以后过5分钟再发.发出去以后,你后悔就来不及了.
13,大的文件,图片,请压缩以后发送;不要轻易发送很大的附件,例如5M,或10M的附件.通常对方是收不到的.
14,发送附件时,最好在正文中告诉对方,例如,“相关照片请看附件”;对方可以选择看或者不看,避免病毒的风险.
15,图像,照片等采用JPG格式, 大量的文章,演示文稿建议使用PDF格式,减少容量.
16,邮件中,特别是邮件主题中,不要写政治性的语言,例如什么党,什么功等,容易被当作垃圾邮件过滤掉.
17,可以少量的使用网络符号: ) ,不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天呵.
18,在邮件最后的签名中,如果是英文名字,建议附上中文名字,以及在公司里的职责,除非你确定大家都知道你是哪个Bush,哪个George.
现提出这些,请大家参考.请转发给相关人员.谢谢
Best regards
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总经理,General Manager
xxxx科技有限公司
中国江苏省
