爱华网科学规范地做好人事档案编码是档案管理中一项首要的基本环节。人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用员工等工作中形成的各种资料的综合，是有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。从建档环节看，只有做到科学、规范的编码才能更好的为资料归档、阅档等环节奠定基础，搞好服务，发挥档案在人事管理中的积极作用。
科学、规范的档案编码是建立人事档案的基础。本文拟就现行的档案编码方案做一简要的探讨。
一、现行档案编码基本现状和利弊分析
人事档案编码规则就目前我们掌握的情况看，主要有以下四种：
第一种是笔形编号法：其编号原理是在四角号码字典编号方法的基础上，根据人事档案姓名的用字特点改造而成的。此方法不仅编号长，按每字四码计算，每人三字，其编码为12位，用起来比较复杂，且现在很少有人用四角号码的方法查字，显然已不适用，本文不再叙述。
第二种是姓氏编号法：就是把同姓的档案集中在一起，先以姓的笔划多少为序进行排列编码，再按名的笔划多少编号的办法。如：对孔建平、孔小军、孔平进行编码，首先，把孔姓的放在一起，假定编号为6，再以第二字的笔画为序，少的靠前，多的靠后，以此编为1—N号。他们的排序为：孔平—61、孔小军—62、孔建平—63。此方法编码少对员工档案比较少的单位较易掌握和管理，对于员工人数中等或较多的单位，显而易见也不太适用。
第三种是汉语拼音字母编号法：其基本原理是根据汉语拼音“音序检字法”的原理，按档案姓名的注音字母顺序编号，或将汉语拼音声、韵母按一定规律、顺序排列，混合编号，从而形成以员工姓名的汉语拼音字母编码，进行人事档案的整体排序管理。若假定员工姓名按每字两个码设定，一般编码6位即可满足管理要求。此方法编码位数适中，只要熟悉汉语拼音，掌握规律性，运用起来并不复杂。此方法之编码祥见本文后述。
第四种是数目顺序编号法：它是根据一定的企业规模在一定的范围内对员工档案以数字由小到大的顺序排列编号的方法。常见的有两种：第一种是按照单位号和员工号结合编码。查找时，先查单位号，再查职工号；第二种是对员工档案直接编为1——N号。这两种方法对员工较少的单位，编码比较容易，也比较易于管理。但对员工人数在千人以上的企事业单位，不仅编码位数长，也需编制索引目录，根据索引查找档案。管理起来就比较烦琐，且查找难度大。
二、洛铜公司档案管理现状和汉语拼音编码方法
洛阳铜加工集团有限责任公司（以下简称洛铜公司）是一个较大型企业集团公司，自１９５４年建厂，由于企业的发展和历史的原因，现存人事档案在职类１.２万卷，不在职类１万卷的基本规模。人事档案管理附属人力资源部设兼职管理人员1人。根据几年来管理工作的实际统计看，平均每年约有1万多份档案资料归档，新建档1００多卷，因各部门需要阅档约5０００多人次。量的具体业务工作都要求我们必须建立了一套科学、规范、便利的档案编码规则，才能适应管理工作的要求。
综合档案管理的四种编码方案和其利弊，对洛铜公司来说。我们采用了第三种汉语拼音字母编号办法。经过我们多年的不断探索，总结出现在的档案汉语拼音声、韵母混合编码方法。它具有分类准确、编排有序、目录清楚、速度快、效率高、熟悉业务快等特点。下面做一简要叙述：
1、现行汉语拼音编码方案的基本方法：
汉语拼音共有声母和韵母（67个）（参照汉语字典）。
（1）声母21个：
b p m f d t n l g k h j q x zh ch sh r z c s
（2）韵母36个：
a o e ai ei ao ou an en ang eng ong i ia ie iao iou ian iniang ing iong u ua uo uai uei ui uan uen uang ueng u ue uan un
2、汉语拼音声、韵母混合编码方法：
（1）汉语拼音声、韵母混合编码其原理，主要是将67个声、韵母按习惯用法，归为9码，形成一定的规律。其归类见下表：
汉 语 拼 音编 码 表
拼音排序 | 编码号 | |
声母 | 韵母 | |
B P R | a ia ua | 1 |
M F | o uo i u u | 2 |
D T | e ie ue | 3 |
N L | ai ei uai uei ui | 4 |
G J ![[转载]人事档案汉语拼音编码规则初探 汉语拼音口语练习](http://img.aihuau.com/images/01111101/01021933t01f4e65c8365c119b5.jpg) | ao iao ou iou | 5 |
K Q | an ian uan uan | 6 |
H X | en in uen un | 7 |
Z(ZH) C(CH) | ang iang uang | 8 |
S(SH) | eng ing ong ueng iong | 9 |
（2）运用说明。如：孔建平，只要分别把Ｋ，ong，Ｊ，ian，Ｐ，ing按对应的数字编码，就可以迅速查到孔建平的人事档案号，既K－6，ong—9，J—5，ian—6，P—1，ing—8，孔－６9，建－５6，平－１８，既孔建平档案号为：695618又如：吴建国，既W—2，u—2，J—5，ian—6，G—5，o—2；吴－2２，建－５6，国－５２，既吴建国档案号为225652。
（3）人事档案的排序按员工姓名可形成三个层次：
第一层：姓，按表中拼音字母的次序排列。
第二层：同姓人员，按其名的第一个字的拼音字母的次序排列。
第三层：其名的第一个字的拼音字母相同，按其名的第二个字的拼音字母的次序排列。
由此形成了适应公司实际较完整的人事档案编码规则，为档案的建、转、阅、归档管理奠定了良好的基础。
（4）重名重号人员的处理：
按此规则形成的员工档案编码，会出现员工编码的重复。主要有两类：一是员工重名；二是非同姓名人员重名。其处理办法可通过在档案袋上填入员工单位、身份证号、笔画的多少等项目加以区别，从而达到查找便捷、准确的要求。如：（1）两个王建国，他们的编码都是285652。这样就可按照档案袋上的员工单位或身份证号加以区别。（2）孔建平和齐建平，他们的编码同为695619。这样就可按照笔画多少排序，即孔为4画；齐为6画。因而孔建平的档案排在齐建平的档案前面。
总之，按此汉语拼音编码方法进行档案管理，不用查字典，不用建索引。
汉语拼音编码表的拼音可任意组合，形成特有规律，以适合企业自身特点要求，具有较好的推广和适用性。简单易学，并不复杂。只要熟记汉语拼音编码表中的规则就可以在短时间内掌握和运用。
综上所述，档案工作是一项知识性、专业性、科学性较强的工作。随着社会主义市场经济体制的建立和发展，档案工作会有许多新的问题、新情况不断出现，只要我们善于学习，不断提高自己的科学文化和业务操作水平，注意发现和掌握其规律性在学中干，干中学，就能在复杂中发现简单，在枯燥中找到乐趣，提高工作效率，把自己锻炼成一名合格的档案管理者。
