爱华网商务信函
【摘要】商务信函是贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务信函的写作是有规律可循的。首先，要坚持礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体与正确性等原则；其次，还要注意写作技巧，遵循四部式的信函结构,并善于使用商务信函中的套语和特殊表达法。
【关键词】 写作原则写作要求 写作目标写作格式 写作常用语
礼貌表现 范例
一．商务信函的写作原则
商务信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系，所以在商务信函写作中，应遵循7Cs的原则，即礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体、正确。
1、礼貌原则(courtesy)
礼貌不仅仅是指有礼而已,为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。
2、体谅原则(consideration)
体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。
3、完整原则(completeness)
在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。
4、清楚原则(clarity)
清楚是商务英语信函写作最重要的原则.必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。
5、洁原则(conciseness)
要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦。
6、具体原则(concreteness)
使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。
7、正确原则(correctness)
正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。
二．商务信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：
1)主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2)面向对方
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3)实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4)结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。
5)语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6)清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
三.商务信函的写作目标原帖来自于网易社区:http://club.163.com/viewArticleByWWW.m?boardId=job&articleId=job_113c99772b76246_0
商务写作的目标商务写作要表达的信息即商务写作要表达的信息，大致分为四类：
（１）通知型的写作包括通知、通告、通报，还包括日程安排、会议安排、课程时间安排等。
（２）说服型的写作包括项目提案、申请、广告宣传册等，比如：购买一套光华管理培训课程的光盘，需要先写一个购买申请，说明购买原因以及重要性和必要性。给产品写广告宣传册，说服客户购买产品等等，都属于说服性写作。
（３）指导型的写作包括用户手册、操作指南、业务流程等。
（４）记录型的写作包括工作总结、个人总结、会议记录、备忘录等。
四. 商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
五. 商务信函的常用语
1．建立贸易关系
a.我们愿与贵公司建立商务关系。
Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.
b.我们希望与您建立业务往来。
Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.
c.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。
Thiscorporationisspecializedinhandingtheimportandexportsbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.
2．自我推荐
a.请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的贸易公司。
Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…
b.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。
Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshigh
internationalprestige.
c.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。
Ourproductsareofverygoodqualityandourfirmisalwaysregardedbyour
customersasthemostreliableone.
3．推销产品
a.我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。
Yournamehasbeengivenby…andweliketoinquirewhetheryouareinterestedintheselines.
b.我们新研制的……已推出上市，特此奉告。
Wearepleasedtoinformyouthatwehavejustmarketedournewly-developed….
c.我们盼望能成为贵公司的……供应商。
Wearepleasedtogetintouchwithyouforthesupplyof….
d.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。
Youwillbeinterestedtohearthatwehavejustmarketedournewproduct.
e.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。
Youwillbeinterestedinournewproduct…….
4．索取资料
a.我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。
Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.
六．商务信函中的礼貌表现
一）、商业信函中的积极礼貌表现
按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。
1、赞美
赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。所以，在写作信函时，既要在遵循礼貌原则(Politeness Principle) 中尽量多赞誉对方的赞誉准则(Approbation Maxim)，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子:
We find both quality and prices are satisfactory and are pleased toplace an order with you for the following : …
(经检查,贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此,决定向贵方定货,具体的款项如下: …)
2、 展示人情味
中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，例：
We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this monthenclosing the reprography of the insurance policy，we are regret foryour loss.
(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)
3、避免不和
避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
4、 声称关系亲近
在商业信函中，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近”策略。
例：In view of our longstanding business relationship that we makeyou such an offer。
（鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。）
（二）、商业信函中的消极礼貌表现
在布朗和列文森的理论体系中，消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面：减缓语气、表示敬意、道歉。
1、减缓语气
减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。
Excuse me, I was wondering if you could possibly send us yourlatest sample machine?
（贵方可否将贵公司的最新的机器样品邮寄一份给我们公司？）
2、 表示敬意
表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。
“You-attitude”的表达方式：
“You-attitude” (‘您为重’)准确地说,是体现在态度上的。写信人应时时从对方立场出发，处处持为对方着想的态度，尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益。在此基础上，尽可能以自然为前提,恰当地使用“你”、“我”。
3、 道歉
道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。
3.1 直接道歉
为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函（表接受）。如：
We are sorryfor the trouble caused you by the error and wish to assure you thatcare will be taken in the execution of your further orders.
(对由此错误带给贵方带来的麻烦,我们非常抱歉,并保证:在履行贵方今后的定单时,一定谨慎小心。)
3.2 间接道歉
间接道歉指的是道歉者向对方道歉，承认自己的过失，但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的，以减轻责任。与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时，也对自己的积极面子有所照顾。如：
We regret to advise that we are unable to make an offer for thetime being owing to heavy demands. A cable to this effect has beensent today to you. However, we shall not fail to inform youwhenever a fresh supply becomes available.
(由于当前对该商品的需求量较大，暂时谦难发盘；因此，已于今日致电贵方，告知此意，一俟有新货可供，当即奉告，此复)。
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估。发给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着公司的形象，显示公司的水平和实力。所以，商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，并且在业务往来种占据着举足轻重的地位。
范例：
1、邀请信
DearMr/Ms,
We shouldlike to invite your Corporation to attend the 1997 InternationalFair which will be held from April 29 to May 4 at the aboveaddress. Full details on the Fair will be sent in a week.We lookforward to hearing from you soon, and hope that you will be able toattend.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。
希望不久能收到你的来信，并能来参加。
您诚挚的
2、肯定答复
DearMr/Ms,
Thank youfor your letter of March 20 inviting our corporation to participatein the 1997 International Fair. We are very pleased to accept andwill plan to display our electrical appliances as we did inprevious years.Mr Li will be in your city from April 2 to 7 to makespecific arrangements and would very much appreciate yourassistance.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。
我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。
你诚挚的
3、否定的答复
DearMr/Ms,
Thank youvery much for your invitation to attend the 1997 Internationl Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, weare sorry that we shall not be able to come.We hope to see you onsome future occasion.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
非常感谢您邀请我们参加1997国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。
希望以后在某些场合见到您。
您诚挚的
