关于如何管理好自己的客户,建立客户的电子档案,我们不妨听听外贸"老鸟"的客户管理经验
适合类型:一般类型外贸公司业务员以及SOHO族
EXCEL这种方式在客户管理中最为常见,特别适合业务员在管理客户资料时使用,而且容易学,要是用得不好,买本书研究一下,自己就可以做好一个客户档案系统。使用EXCEL等表格方式对客户资料 进行整理可以这样操作:
首先,将硬盘分区,其中一个区专门存放客户的一切资料,这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理;
其次,将客户分为贵宾客户(A)、种子客户(B)、潜在客户(C)、中断客户(D)四类,每类建一个文件夹,放置客户的基本情况。为方便查找,客户的文件夹名字可以这样编号:地区代码-顺序号-客户级别,如EU-001-A,意思是欧洲地区001号贵宾客户。
贵宾客户(A),是和你打过交道并且已经成交了的客户,这是需要重点维护的客户,是让你的业务发展壮大的根基。
种子客户(B),是曾经多次交流、有一定的订货意向,只是目前尚未成交的客户。这些客户需要花费心思培育,说不定哪一天他就会给你下一份大单。
潜在客户(C),是只是询过价但没有进行深层次交流的客户。
中断客户(D),是被放弃的客户,这类客户曾经交流过,但是实践证明这类客户不适合自己。
最后,在每个文件夹下为每个客户再建一个文件夹,文件夹名为客户的名字,这样你可以很方便地找到客户。在每个客户夹内再进行分类,如客户资料、业务往来、报价单等,每类再各建一个文件夹。
所谓的客户资料,无非是公司名称、地址、电话、E-mail、网址、联系人等等,当然,你还可以进一步加上主营产品、信用水平等等。你可以发一个EXCEL调查表给客户,让客户认真填写,从而获得客户的更多信息。
业务往来主要放置与客户来往的记录,包括来往邮件、信函等等。关于邮件的保存,很多外贸公司收发邮件喜欢用OE(全称为MicrosoftOutlook Express,微软公司的邮件管理程序),可以在此基础上管理客户邮件。
在OE里面,默认的邮件文件夹地址在系统盘,在重装电脑时很容易丢失。为避免丢失,你可以把它更改到非系统盘。点击"工具-选项-维护-存储文件夹",你就将文件夹更改到非系统盘,但最好是把它放到用来存储客户资料的区域。
在OE里面,按照客户名字新建文件夹,将相关的邮件存储到相关的文件夹里。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹,将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
定期将客户邮件内容整理出来,将发送给客户的信息放到客户文件夹里,哪天发了什么事、报价单等,就可以一目了然。对于重要客户的信息,你可以打印保存,这样做最安全。
报价单主要放置与客户来往的各类报价信息。
其实,只要精心操作、用心管理,通过建立客户的电子档案,留住老客户、开发新客户的有序性和有效性很快就会显现出来。