爱华网【家庭档案的收集】
家庭档案的收集，是把散存在家庭成员手中的及其他有关方面的具有保存价值的材料收集起来，以便集中统一管理。
▲家庭档案收集的内容主要包括三个方面：
1、对家庭成员手中档案材料的收集；
2、对家庭整体形成的档案材料的收集；
3、对家庭历史档案材料的收集。
收集是家庭档案管理的基础，做不好收集工作，就不会有完整的家庭档案。
▲家庭档案收集的要求
1、遵循家庭档案的自然形成规律
家庭档案的收集，必须谨循家庭档案的自然形成规律，提高收集的科学性和实用性、根据家庭生活规律和家庭成员工作特点及过程，采取适当的收集方法。既保证家庭档案的完整、安全，又不影响家庭生活及家庭成员工作的使用。
2、保持家庭档案的完整
家庭档案是家庭历史及家庭生活、家庭成员工作发展变化历程的真实记录，在收集过程中，必须注意它的完整性。
3、保证家庭档案的质量
收集是保证家庭档案质量的重要关口，只有完整、准确、系统的家庭档案才能充分发挥其作用。所以家庭挡案的收集必须把好质量关。保证收集的家庭档案应该是有价值的，对家庭和家庭成员关系重大的、别有情趣的真实记录家庭生活的档案材料。
4、重点收集有家庭特色的档案
收集的档案材料应该全面反映整个家庭活动、各个方面都不应偏废。此外，还应有重点地收集档案，除了收集保存价值高的档案材料外，重点就是收集反映家庭特色的档案材料。注意把其他家庭少有的，具有自己家庭特色的档案材料收集起来。科研人员、工程技术人员搞发明创造、科技研究，设计的图纸；作家创作的手稿；运动员取得的奖牌、奖章、奖状；这些都是各自家庭的特色档案。
▲家庭档案收集的方法
●确定专人负责收集
●明确家庭档案的收集范围
凡是对家庭成员工作、学习、生活有查考利用价值的，就应列入家庭档案的收集保存范围。在确定家庭档案收集范围时，可参照家庭档案的内容构成，结合本家庭实际，确定本家庭档案的收集范围。
●研究形成规律，把捏家庭档案收集时机
家庭档案是家庭生活的伴生物，它们是按照家庭活动的程序有规律形成的。我们应把握家庭档案的形成规律和收集规律，不失时机地做好收集工作。
【家庭档案的整理】
家庭档案的整理，是将处于零散的和需要条理化的家庭档案材料，进行基本的分类、排列和编号、编目、装盒，组成有序的体系。
家庭档案整理要谨循家庭档案的自然形成规律和保持档案材料之间的有机联系。
▲家庭档案的分类
家庭档案分类就是把家庭形成的全部挡案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定层次的类别，使家庭档案构成一套有机的体系。
●家庭档案分类的一般方法
家庭档案内容极为丰宣，涉及面很广，而且由于家庭结构不同，家庭成员经历不同，家庭档案的类别也不尽相同。对一个家庭内的档案进行分类，一般可采取按家庭职能、按家庭成员、按家庭档案材料载体、按家庭档案材料中所反映的内容、按家庭档案材料名称进行分类。
l、按家庭职能分，可把家庭档案分为生产类、教育类、当家理财类、文化娱乐类、保健类、综合类。
2、按家庭成员分，即按家庭中每个成员，可把家庭档案分成综合类和祖父、祖母、父亲、母亲、兄弟姐妹、子女个人成员档案。每个家庭成员由生到死形成的全部档案材料作为家庭档案类目之一，家庭整体形成的档案材料，或者归入不了家庭成员类中的材料可放入综合类。
3、按家庭档案材料反映的内容分，可将家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类等。
4、按家庭档案材料的名称分，可将家庭档案分为证书类、贵重证券类、病历类、票据账目类、书信类、照片类、音像类、综合类。
5、按档案制成材料及其形式不同可分为纸质材料、胶片(正片、底片)、磁性材料(录音带、录像带、计算机软盘)、综合类等。
●家庭档案分类方法的综合运用
家庭档案分类方法，在家庭档案分类中可以综合运用。主要是三种：
一、成员——内容分类法
首先把家庭档案材料按家庭成员分开，然后在每位家庭成员下面再分内容。
二、内容——成员分类法
首先把家庭挡案材料按内容分开，然后在内容下面再分家庭成员。
三、形式——内容分类法
首先把家庭档案按形式分开，然后在形式下面再分内容。
一般家庭建档可参考以下范围、内容进行分类：
1、家庭及成员履历及证件类：如家谱、家史、家庭成员个人自传、简历，各种证件如出生证、独生子女证、学生证、毕业证、学位证、工作证、会员证、结（离）证、老年证及各种聘任证书、合同、户口本、身份证等。
2、家庭学习类：家庭成员的日记、读书笔记和心得、工作笔记、经验总结、创作手稿、论文论著、文化艺术作品及有关报刊、电台、电视台等媒体的评价材料。
3、家庭荣誉类：各种奖励证书、奖章、奖杯等，家庭成员的事迹材料。
4、家庭财产类：如房产证、土地使用权证、购房登记表、房地产图纸，收支记录、存折、股票、债券、工资单，大件商品的购物发票、借贷款合同（收据）、税收材料等。家庭拥有的企业的营业执照、财产证明、税收材料、重要的技术诀窍等。
5、家用设备类：家电和家具的说明书、保修单、合格证、维修记录、设备图纸、购物发票等。
6、社会交往类：家庭成员之间及与亲朋好友之间的重要往来书信，家庭成员接受社会各界邀请的邀请函、书信、请柬等，家庭成员与社会各界交往的重要名片，校友录、同学录、通讯录等。
7、医疗保健类：家庭成员体检表、病历、化验单、心电图、X光片、免疫记录、常用药说明、保健常识等方面的材料、书籍。
8、旅游考察类：家庭及其成员外出旅游的交通图、旅游图、景点介绍、纪念品等。
9、收藏爱好类：家庭及其成员收藏的各种物品。
10、照片音像类：家庭成员在工作、学习、生活中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带以及计算机磁盘、光盘等。
▲家庭档案的排列
家庭档案分类方案确定后，要按照家庭档案的分类对家庭档案材料进行系统地排列。
家庭档案一般设两级类目，如成员——内容分类法，成员是一级类目，内容是二级类目；内容——成员分类法，内容是一级类目、成员是二级类目；形式——内容分类法，形式是一级类目，内容是二级类目。家庭档案材料一般在二级类目下按时间、按档案材料的重要程度进行系统排列，档案材料数量少的也可在一级类目下排列。
▲家庭档案的编号、编目
家庭档案材料经过分类、排列以后，每件档案材料的位置都固定了，应该进行家庭档案的编号和编目了。家庭档案材料的编号和编目是以“件”为单位进行的。这里的“件”，一般以每份档案材料为一件，档案材料中的正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，名册、图册等一本为一件；一次活动、一个主题、一个事项的照片为一件等等。
●家庭档案的编号
家庭档案的编号主要指每件家庭档案材料的编号。家庭档案数量特别多的还应该给家庭档案盒编号。
在分类方案的二级类目内（家庭档案数量少的在一级类目内），按家庭档案材料的排列顺序从“l”开始编流水号，这就是家庭档案的编号。
●家庭档案的编目
家庭档案的编目，主要包括编制家庭档案材料目录、编页号、填写家庭档案盒脊背标签。
▲家庭档案的装盒
家庭档案的装盒是指：将家庭档案材料按件号顺序装入档案盒、填写档案盒脊背项目等工作。家庭档案装盒应注意：档案材料应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与档案材料目录中相应条目的排列顺序相一致，一盒装满后，顺次装入下一盒，以便于检索查询及利用完毕后归位。
●纸质档案材料的装盒
纸质档案按件号顺序装盒，将家庭档案的类目、起止件号(盒内排列最前和最后的家庭档案件号，其间用“一”连接)、年度等项标注到档案盒的脊背上。
●照片档案的装盒：家庭一般使用影集来保存照片，而影集没有设置照片的摄影者、主要内容、摄影时间等说明项目。所以我们提倡使用专门的照片档案夹。
一、编排方法
照片在整理中要科学地分类编排。
1、按人编排
这是把每个家庭成员的照片作为一类单独整理。按人分类后，每个人的照片再按时间顺序排列。对一些“全家福”、集体照片等可以直接按时间编排。
2、按内容编排
即把同一内容的照片归在一起编排。如一项工作、一次旅游、一次探亲访友照片，都可以单独编排。
编排方法往往是互相结合运用。如先按人员编排再按内容编排，或先按人员编排再按时间编排。
二、文字说明
给照片填写文字说明，这是家庭档案管理的重要内容。主要有以下内容：
事由：照片所反映的人和事的情由；
地点：拍摄照片的具体地点；
时间：照片的拍摄时间或照片反映的人和事的时间；
人物：照片中的主要人物的姓名、身份等；
拍摄者：照片的拍摄个人或单位。
文字说明应简洁、通顺，字数不宜太多。
●音像档案、机读档案的装盒
家庭中的录音带、录像带、计算机软盘，前两项在档案管理术语中称之为音像档案，计算机软盘则可称之为机读档案。在整理录音带、录像带、计算机软盘时，可在原来的盒子上面贴上一个标签，按本家庭档案分类方案填写件号、题名、责任者等事项。
【家庭档案的保管、利用】
家庭档案保管，对家庭档案的科学管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义。
▲家庭档案保管的内容及要求
●家庭档案保管的内容
家庭档案保管，是在家庭档案的日常管理中，创造适合家庭档案保存的条件与环境，妥善保护家庭档案的一项日常的工作。其内容包括：家庭档案的排架和保洁；围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段；在家庭档案流动过程中采取一定的措施，保护其安全与完整，避免档案丢失。
▲家庭档案的保管方法
●纸质家庭档案材料的保管
家庭中纸质档案材料能够装盒的都按家庭档案整理顺序装入档案盒保存。档案盒竖式存放。
●感光材料的保管
照片的保管：装入照片档案册竖式存放。
底片的保管：把底片从整卷中一张张剪下来，装进照片档案册中和底片相同的照片旁。在整理底片时要小心谨慎，防止底片划伤，防止手指直接触摸底片，留下指痕。
●磁性材料的保管
家庭档案中的磁性材料主要有录像带、录音带和计算机软盘、磁带。
磁带在放置之前，要避免快速卷带，不可靠近带有磁场的物体，不可放在高温处，也要避免阳光直射，不可放在潮湿处，朝湿容易使磁粉脱落，磁带都应有盒子，且应放清洁之处，防止灰尘。磁带保存几个月未用，则应走带一次，以免产生复印效应或粘着。磁带不宜堆叠一起。应该在磁带盒上用纸条注明时间、内容，便于查找。
▲家庭档案的排架
家庭档案的排架，就是根据预定的排架方法，将家庭档案盒(册)摆放在相应的柜架上实行定位管理。一般是按不同的类别、不同的保管期限顺序排架。按从上到下、从左到右的顺序，以便于管理。家庭档案排架要保持适宜的饱和度，排架过挤会增加档案盒(册)的摩擦，不利于家庭档案的保护；太松又影响档案架的有效利用。
▲家庭档案的保管期限
家庭档案保存多长时间，应该有一个价值标准。这个价值标准就是对家庭及家庭成员、对社会有长久保存价值的家庭档案材料长久地保存下去；在一定时间内有保存价值的，则实行定期保存，可以建一个家庭档案保管期限表，依据保管期限表对所存的家庭档案材料进行定期审查鉴定，应该销毁的销毁，便于合理利用空间。
▲家庭档案的利用
保存家庭档案的目的是为了利用，让家庭档案服务于家庭，服务于社会，从而体现出家庭档案的价值。
●一般情况下家庭档案主要是家庭成员利用，不对外借阅。家庭成员工作、生活需要时，可随时从档案柜、箱、架中取出家庭档案，既可在家中利用，又可拿到单位乃至社会上去利用。但是千万注意：不论什么情况，不能轻易把家庭档案原件送给别人，一般应提供家庭档案复制件，如果把家庭档案原件交了出去，也一定要抓紧时间及时收回，否则弄丢了家庭挡案原件，会给以后工作、生活带来麻烦。
●家庭档案的利用形式包括：查证利用、回忆欣赏、编写材料、举办展览等。
