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函是国家明文规定的法定公文，也称公函。有严格的成文格式，也要符合规范化写作要求。便函是机关、团体、企事业单位之间商洽一般性事项时所使用的一种非法定公文文种，它不属于正式文件，行文比较简便，可不设版头，也不编制发文字号。因此，在实际生活中，便函的使用非常广泛，如一般公司企业中商务往来的询价、报价、订购、催款、理赔等信函多为便函。
函的定义
办法规定，函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函的分类
商洽函：主要用于不相隶属机关之间商洽工作，讨论问题。
问答函：根据行文的往复，可分为用于向授函方提出询问，要求对方答复使用“问询函”；答复对方来函询问使用“答复函”。答复上级机关询问，不使用“答复函”，而使用“报告”。
请准函：根据“请”、“批”关系，可分为请求不相隶属机关批准事项的是“请示函”；批准不相隶属机关请求事项的是“批准函”。
请准函与请示的区别
行文不同：方向请示是上行文，函是平行文。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
内容范围不同：请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
受文机关复文方式不同：请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。
例文看台
（一）商洽函
例一：
关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函
湖北省人民政府：
现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰1912年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于“中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府来电来函．希望广州市政府主动与贵省联系一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。
为此，我们经过认真研究，提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞、修复、展出的办法和有关问题。 
专此函达，请答复。
广州市人民政府(盖章)
二○○三年十二月三十一日
例二：
索赔函
××皮革公司：
我公司于2002年12月2日订购贵公司的100件（每间内装4个男用公文包）共400个男用公文包今已收到。但验货时，发现其中13件有不同程度的损坏，根据购货协议，我们对此没有任何责任。本公司此次定购的公文包准备在开春旺季作为主要商品销售，因此希望贵公司在接此函后能迅速予以调换，并按照购货合同赔偿由此而出现的延期损失，即对因损坏调换而延误到货日期的货物按原价降低10%付款，并希望今后供货能够确保质量，并按时供货。
13件破损商品，本店将在收到新商品的同时退还给贵公司。
敬请合作，谢谢。
××服装销售有限公司
二○○三年一月三日
例三：
关于请求××研究所给予办公电脑化技术指导与协助的函
××研究所：
最近，我们获悉贵所在办公电脑化的研究与应用方面取得重大进展，我们谨向你们表示祝贺，并提出如下请求
一、我们计划用一年时间基本实现办公电脑化，准备在近期举办办公电脑化学习班希望从贵所聘请一位兼职教师，教授电脑操作知识与技术。
二、我们希望贵所委派一至两名专业技术人员来我部指导与协助完成计算机的安装与调试工程。
以上请求如能同意，即请函复，我们当派人前去具体洽谈。
此致
敬礼
中共××市委组织部
××年××月××日
（二）问答函
例一：
××省体育运动委员会关于询问
举办全省农民运动会有关项目比赛的函
××市体委：
全省农民运动会有关项目的比赛，分散在各地举行，拟让你委承办篮球、田径两项目的比赛。能否承办，希于八月五日前答复。
××省体育运动委员会
××年××月××日
例二：
关于北京航空航天大学等三十五所学校
2004年新建学生公寓收费标准的复函
市教委：
你委《关于北京高校部分学生公寓住宿费收费标准的函》(京教财[2004]43号)及《关于调整北京工商大学良乡校区学生公寓住宿费标准有关情况的函》(京教财[2004]69号)收悉。根据《教育部等七部门印发<关于2004年治理教育乱收费工作的实施意见>的通知》(教监[2004]3号)规定，经研究，对北京航空航天大学等35所学校2004年新建学生公寓收费标准及有关问题复函如下：
一、2004年高校、中专学校新建学生公寓收费标准仍为：校内单元式学生公寓每生每学年不超过1200元，非单元式学生公寓每生每学年不超过900元；社会力量投资建设的校外学生公寓每生每学年不超过1500元。具体学生公寓名单见附件。
二、各有关学校需填报《北京地区学校学生住宿费标准审批表》，经市教委审核，到价格管理部门办理《收费许可证》，并使用财政部门统一印制的行政事业性收费票据，方可收费。收费收入应纳入同级财政专户，实行收支两条线管理。
三、学生公寓收费按学年收取，不得跨期预收。
四、各学校要按照《教育收费公示制度》及我市教育收费公示审核程序的规定，做好教育收费公示工作。
本函自2004年秋季新学年开始执行。
附件：2004年35所高校、中专学校新建学生公寓名单
北京市发展与改革委员会
二○○五九月十四日
例三：
关于商品检验证明问题的复函
××公司：
5月10日来信及第×号订单收到。对订单所载的白蒜的质量应具有商检证明，如发生索赔，以目的港公证行的检验条文为依据的要求，现答复如下：
我方出口交易的一般条款明确规定：由中国进出口商品检验局出具的有关商品品质和质量的证明书作为依据。至于你方需要复验到货，则可由你方决定。如发生异议，要求索赔，则须按我方规定，在货到目的港后30天内提出，并提供经我方同意的公证机构出具的检验报告。
希恰并复。
××进出口公司
2005年5月16日
（三）请准函
某某区人民政府关于请求暂缓
办理××中央商务区范围内开发建设用地手续的函
市国土资源房管局：
为深入贯彻落实省委、市委工作会议精神、加速产业调整、提高产业层次，提高城区核心竞争力，实现经济和社会事业快速发展，我区将对区内规划布局进行大规模重组，拟在山东路（两侧）以东、福州路以西、延吉路(两侧)以北、辽阳西路(两侧)以南，约２．５平方公里的区域内开发建设××中央商务区。
该项目向市委、市政府正式汇报后，市委、市政府主要领导已明确表态，同意我区开发建设中央商务区，同时指示务必认真做好商务区的规划设计和建设，要把中央商务区建设成为××的一颗明珠。为此，我区成立了以区委书记、区长××为总指挥的指挥部，全面开展了前期准备工作。目前，市规划局已对我区提交的中央商务区规划选址申请下达了函复意见书(×规函业字〔２００３〕１１２８号)，我区正在按其要求，组织前期的可行性论证和概念规划设计方案等项工作。与此同时，我区发现该区域内很多企业正在办理用地审批手续，其开发建设意向与中央商务区的功能定位相差较大。
为更好地落实市委、市政府主要领导的指示精神，控制好现有土地资源，特请贵局立即暂缓办理该范围内开发建设项目的用地审批手续，待中央商务区概念规划通过后，再按照其功能定位和要求予以审批。
妥否，请函复
附件：××中央商务区范围示意图
(印章)
二○○三年十二月三十一日
函的结构内容
标题：一般也采用规范完整的公文标题，即“制文机关+事由+文种”。
正文：
发函缘由文种承转语函洽事项结束语
发函缘由：说明发函的背景、情况、目的、根据，或者引据对方来函等。
文种承转语：复函常用“现将…问题函复如下”、“现答复如下”。
函洽事项：商洽、询问、告知或请求审批或回复意见、答复审批事项等。
结束语：去函常用“为盼（盼复）” “希即回复” “特此函达”等，
复函一般使用“特此函复”、“专此函复”、 “此复”等。
写作注意事项
叙事简洁，要求明确。叙述商洽原委要简洁，使收函者能迅速了解行文意图，商洽、询问的事项应清楚明确，便于收函者有针对性地回复。
用语得体，注意分寸。商洽、询问措辞要得体，不能生硬地要求对方按自己的意见办事。复函要有问必答，语气肯定，不能模棱两可。
