爱华网第一节 应用文书语言的基本特征
一、实用性
人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，表面看起来是同一种语言，但它们实际上功能完全不同。实用语言只传达“实用”的内容，而且为了能够最大限度地达到行文的实际效果，利于人们准确理解，有效运用，在表述上也应是清楚、实在和准确的。而文学语言并不限于传达词语的词典意义，文学语言追求讲究审美、意在言外，是经过了作家“扭曲”或“施加暴力”后的语言。
应用文书语言的实用性特征是由应用文体的本质所决定的。
二、无歧义性
应用文书的语言可以说是一种直白而循规蹈矩的语言。在词汇上，应用文书语言严格遵照其词典意义；在造句上，严格遵循语法规则；在修辞上，只适当运用比喻、对偶、排比等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。
应用文书叙述则多用直叙，证明则多是直接证明，以免文章的内容观点，被搞得曲折隐晦、含糊其辞、模棱两可，以保证不同的读者在理解上能够最大程度地趋向一致。
三、模式性
在应用写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见。模式化语言对文学作品来说可能是失败的语言，而对于应用文书来说却是必需的、正常的。
公文的体式便是模式化的。公文的一些专用语更是模式化的。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，不可能如此简练明白。
应用文书语言有相当一部分是沿用旧语、套语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。在我国，这样的套语大家乐意袭用。在公文中，有一些文言词语，已经自然地与现代汉语融为一体。
四、概说性
应用文书不追求文学语言的细密，不追求纤毫毕现的细节展示。应用文书运用的任何一种表述方法，其目的都是为了向忙于事务的读者介绍情况、说明原委、陈述事实、总结规律、指示办法，因而，这些“介绍”、“说明”、“陈述”、“总结”、“指示”，通常只求抓住关键、抓住要点，实行概括述说。因此，叙述多是概叙，说明多是概说。议论，一般也是直接地、明白地提出观点与主张，是“说理”，而不是“论理”。应用文书这种表述方式的概说性，不但使信息更精要，而且更是对读者需求的尊重，更能达到行文的目的。
五、得体性
即根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，做到文实相符，内容和形式相统一，这是由应用文书特有的语体风格所决定的。
应用文书文种丰富，各类文种的风格也有明显的区别。例如指挥性公文的命令、决议、决定注重庄重严肃；法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落；计划性文书必须实在、周密、可行；会议报告应富于鼓动性等等。不同文种的语言，都应有与文体风格相协调的基调。而各类文种的语言，从总的方面看，又大都是比较庄重、通俗的大众化书面语言，而较少用口头语言和方言。这是从把握文体特点上，把准文章语言的得体性。
语言还应随社会的变化发展而有所变化，能与时俱进。陈旧、过时的词语不宜使用；新名词术语要谨慎使用，不以词语的艰深掩饰内容的浅薄。如果忽略了语言的这种变化，也会不得体。
应用文书的语言，应根据不同的受文对象，注意其接受心理，考虑不同的分寸。上行文的语言，应尊重而不阿谀讨好；下行文的语言，应谦和但又不失度；与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量，互相尊重。惩戒坏人坏事的通报，语言应言之凿凿，义正辞严。表彰好人好事的决定，语言则应热情、稳实。对上级的情况报告，不必有过多的宣传议论。对下级布置工作的通知，又不可过于原则、空洞，应实实在在，切实可行，有可操作性。这是从受文对象接受心理的角度做到语言得体。
有选择地使用模糊词语和委婉用语，有时会使应用文书的语言更得体。
应说明的是，应用文书语言的上述五个特点，常常是相辅相成难以分割的。
第二节 应用文书语言的主要表达方式
表达方式，即古人所称的“笔法”，今人称之为表达手法、表现方法。
人们写文章的表达方式通常有五种，即叙述、议论、说明、描写、抒情。由于受应用文书的文体特点和写作目的的制约，应用文书语言的表达方式主要为说明、叙述和议论。
本节介绍应用文书语言的主要表达方式：说明、议论和叙述。
一、说明
所谓说明，是用简明扼要的文字，对客观事物或事理的状态、性质、特点、功能、成因、关系、功用等属性，加以客观的解释和介绍的表达方式。
（一）说明的作用
以说明的方式来介绍背景材料和环境，可以为叙述起好铺垫作用。总结、简报、调查报告、工作报告对某些基本情况的介绍，表彰、处分决定或通报对有关人员或单位的介绍等，常用说明这种表达方式。条例、规定、制度、公约等法规、规章和管理规章文书、介绍信、证明信等专用书信以及启事、经济合同、广告等，也常用说明的表达方式。
用说明方式来介绍背景，交代情况，可以为议论提供必要的依据。
（二）应用文书说明的特征
1. 应用文书的说明常与议论、叙述结合使用。
2. 应用文书常多种说明方式同时使用。
（三）应用文书常用的说明方法
1. 比较说明
即是利用相同事物、事理之间的异同，或不同事物、事理之间的异同来突出说明被说明对象的方法。例如：
世界上最深的淡水湖——俄国的贝加尔湖，由于污染，湖中的水生物至少比50年前灭绝了一半。
用于比较说明的事物之间一定要有可比性，且比较的标准要一致。否则，对客观事物的说明就会出现片面性乃至错误。
2.. 举例说明
即是列举具体的例子以说明事物特征的方法。通常有典型举例和列举性举例两种。前者能使被说明的事物更为具体、清楚；后者能使被说明事物的范围更清楚。
举例说明要求所选例子真实、具体，有代表性，否则不能达到变抽象为具体、变复杂为简明的目的。
3.. 数字说明
即是用数据来说明事物、事理的方法。例如：
在经济快速增长的基础上、城乡居民生活水平显著提高。城镇居民家庭人均生活费收入由1544.3元提高至4377.2元，扣除价格因素，年均实际增长7.2%；农村居民家庭人均纯收入由708.6元提高到1926元，扣除价格因素，平均实际增长5.7%，是建国以来城乡居民收入增长最快的时期之一。
4.. 分类说明
即是对事物或问题，按同一的标准，划分为不同的类别或不同的方面，逐一加以说明的方法。例如：
营业税设置了三档税率。交通运输业、建筑业、邮电通讯业、文化体育业税率为3%；金融保险业、服务业、转让无形资产、销售不动产税率为5%；娱乐业多属于高消费的范围，因此规定了5%至20%的税率，各省、自治区、直辖市人民政府所属税务机关可在税法规定的幅度内实行较高的税率。
5.. 定义说明
即是简要说明事物的概念或本质属性的方法，即讲明事物、事理“是什么”。
例如：《现代汉语词典》给“人”下的定义：“人是能制造工具并使用工具进行劳动的动物。”
定义说明“是”的前面和后面的内容可以互换。
6. 图形说明
即是用图形说明事物、事理的方法。
图3-1 图形—背景交替图
图形说明具有其他说明方法所没有的直观性。
如上面这幅“图形—背景交替图”，说明了人们在感知事物时存在“图形—背景交替”现象。当读者注意图的白色部分时，图形是一个高脚酒杯，黑色部分成了背景；而当注意图的黑色部分时，图形则是双人侧面像，白色部分成了背景。读者通过观看图面经历过如此的感知过程后，他不仅能领会感知事物存在的“图形—背景交替”是怎么一回事，而且还会留下不易忘记的印象。对这一现象如果单用文字来说明，即使说得再详细，读者也不一定能很快理解或完全理解，更不用说能留下形象鲜明而深刻的印象了。
7. 引用说明
即是引用一些有关的论述、文件资料来说明事物或问题的性状、特点、本质和规律的方法。
除上述的说明方法外，应用写作还偶尔使用比喻说明、描写说明等。
二、议论
所谓议论，是作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点、意见的一种表达方式，也就是讲道理的方式。
（一）议论的作用
应用文书对人或事作出自己的评价、判断，阐明 处理某些公务活动或社会事务的立场观点、政策原则、决策主张，都离不开议论。议论在应用文书中是不可缺少的一种重要表达方式。
（二）应用文书议论的特征
1．以正面议论为主，旗帜鲜明地表明观点。
2．多与其他表达方式结合使用，如夹叙夹议。
（三）议论的构成
完整的议论由论点、论据、论证三要素构成。
1. 论点，即是作者提出的观点、看法、主张、见解、态度，通常以判断的形式表现出来，如“革命是解放生产力，改革也是解放生产力。”
2. 论据，即是用以证明论点的材料，论据有事实论据和理论论据。
3. 论证，即是运用论据证明论点的过程和方法。论证有两种方式：一是立论，即用论据直接或间接证明论点的方式；二是驳论，即用论据反驳对方观点或驳斥对方论据的方式。在论证过程中，这两种方式常综合运用，共同完成对论点的证明。
上述三要素中，论点是统帅、核心、灵魂，论据是基础，论证方式是联系论点和论据的桥梁。论点提出“被证明的是什么”，论据回答“用什么证明”，论证解决“怎样证明”。
（四）应用文书常用的论证方法
1. 例证法，即是用事例或统计数据作论据，举例直接证明论点的议论方法。
例如：
米糠和麸皮含有大量维生素。这个问题，我国古代著名的医学家孙思邈早就注意到了。曾经用米糠和麸皮治疗那些患有维生素缺乏症的病人。现代科学也证明了这一问题：经化学分析，米糠和麸皮中含有较高的维生素C、B和E。
用作论据的事实，既要典型，且量要适度。列举的事实过少显得单薄，过多又会淹没、冲淡论点。
2.. 对比法，即将性质相反或有差异的两种或几种事物作比较，做出论断，证明论点的论证方法。有比较才有鉴别，这种方法可使论点更加鲜明突出，文章更有说服力。
例如：
我们党执政以后，特别是在新的历史条件下，能不能成功地解决党内监督问题，尤其是对高中级干部的监督问题，是加强党的建设需要解决的一个重要问题。从党的建设的实践看，这方面既有经验也有教训。哪个地方、部门什么时候党内监督工作抓得比较紧，民主集中制执行得比较好，个人专断、滥用职权和“有令不行、有禁不止”的情况就比较少，消极腐败现象也会受到抑制，出了问题一般也能得到及时解决。反之，监督工作薄弱，民主集中制受到破坏，权力被滥用而又得不到制止，往往就会出问题，甚至出大问题。
3.. 引证法，即是引用经典作家的言论、党和政府的文件、科学的定义、公理、名人名言、格言、谚语来直接证明论点的论证方法。例如：
列宁曾经说过：“忘记过去，就意味着背版。”因此我们不能忘记先烈们为解放全中国的浴血奋战，不能忘记为探索社会主义建设规律所走过的曲折道路，不能忘记改革开放以来的奋斗历程。
引用不能断章取义，更不能随意增删、妄加修改。若是引用原文，语句、标点都要绝对正确。
4. 因果法，即分析事物的前因后果，并以此证明论点的方法。可由因及果，也可由果溯因。例如：
我们系统内的大多数老企业，多年来负担很重，有的厂福利性开支竟占年收入的20％；有些老厂，离退休人员工资占全厂年收入的30％以上，这些企业的亏损是体制造成的。有些企业没有市场意识，产品几年不变，质量低劣，大量库存积压，造成投资无法回收，从根本上说，这些企业的亏损也是体制造成的。因此我们要走出困境，就必须要深化体制的改革。
这里用因果分析的方法，分析了国企亏损的原因，从而证明了“必须深化体制改革”这一论点。
5．喻证法，即通过打比方讲道理来证明论点的方法。例如：
调查就像“十月怀胎”，解决问题就如“一朝分娩”。
6. 归谬法，即将错误的观点进行合乎逻辑的推理，引出荒谬的结论，从而证明该观点错误的证明方法。例如：
阶级斗争不是推动历史的惟一动力，因为如果阶级斗争是推动历史的惟一动力，那么蒸汽机就一定是阶级斗争的产物，科学技术的进步也一定是阶级斗争的产物，而人类的发展史证明，并不是这样。
三、叙述
所谓叙述，是有次序地叙说、介绍人物的经历、言行或事物发展变化过程的表达方式。完整的叙述包括时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素。
（一）叙述的作用
叙述是应用文书的基本表达方式。它可以作为以叙说情况为主的情况报告、表彰或处分通报、市场调查报告等文种的主要表达方式。交待背景、介绍文章涉及的人、单位或事件的基本概况、事物发展变化过程以及相互关系，都离不开叙述；为议论提供事实依据，也要用到叙述。
（二）应用文书叙述的特征
1. 以顺叙为主，讲求平铺直叙，注重叙述事件的过程。
2. 一般采用概括叙述，极少是具体、详细的叙述。
应用文书对叙述的要求是：概括准，粗线条。只注重对事件的整体勾画，不要求细节的具体、内容的详尽。只叙述与表达主旨、说明问题有直接关联的部分，或者只是综合地、概括地叙述若干人或事的共同点。
3. 常与其他表达方式结合运用。如夹叙夹议，叙事论理，叙述说明等。
（三）叙述的方法
1. 顺叙
顺叙是根据人物经历或事件发生、发展的自然时序进行的叙述。
2. 倒叙
倒叙是把事件的结局或事件中最突出的片断提到前面来叙述，然后再以顺叙的方式进行的叙述。
3. 插叙
插叙是在叙述主要事件的过程中，因为需要，暂时中断叙述主线，插入与中心事件有关的内容的叙述。
（四）叙述的人称
人称是指作者叙述的观察点、立足点。选用第一人称的叙述是主观性叙述，能给读者真实、亲切的感受；选用第三人称的叙述是客观性叙述，可不受时空和是否亲身经历限制，因而叙述面较广较自由。使用第二人称叙述，有直接对话的亲临感，让读者感到像面对面在交流。
应用文书写作对人称的使用有特定的要求。如撰写总结、拟定计划，必须采用第一人称，写市场调查报告则主要使用第三人称。而有些文种的写作，三种人称还须同时使用，如涉及第三单位的来函、去函、情况通报，就常出现“我们”、“你们”、“他们”。
