爱华网会议种类及会议组织的一般程序
会议种类：
1、 全体大会
2、 研讨会
3、 论坛
4、 座谈会
5、 专题讨论会
6、 座谈小组
7、 讲座
8、 学术讨论会
9、 玻璃鱼缸式会议
10、 辩论会
11、 角色扮演
12、 网络会议
会议组织的一般程序
会议的组织程序有多种多样，根据会议的规模、形式、所要达到目的采用不同的组织程序。但通常有以下内容：
一、会前的准备工作
（一）制定会议方案
制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。制定会议方案应遵循如下两个原则：
（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应。
（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。
（二）会议经费预算
会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。
（三）会议报批
会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。
（四）组建会议机构
在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。
（五）制定会议筹备方案
会议筹备方案是全面反映会议活动的会前、会间和会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者做出明确规定的文书，属会议事务性文书的一种。会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织的依据。其要求是：（1）全面。（2）明确。（3）有序。会议筹备方案制定出来以后，经会议领导人员或领导机构批准，在会议工作机构和负责人的组织、协调之下，参与会议筹备和组织的各个方面的工作人员都应按会议筹备方案的安排和规定，共同遵照执行。
（六）确定会议议题
会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。
（七）拟定与会人员建议名单
拟定与会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单。
（八）发出会议通知
发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情况、需与会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。按作用可分为预告性通知和正式通知。
1、会议预告性通知
会议预告性通知是会议组织者提前将会议的概况告知通知对象，使其及早了解会议的有关情况和为会议做出必要的准备的通知。
2、会议正式通知
会议正式通知是在会议各项准备工作已基本确定和完成以后，对会议预告性通知的内容予以正式确认的通知。在会议活动中，会议的正式通知还常常被作为与会者报到或入场凭证。
（九）会议报名
会议报名是拟参加会议者在接到会议通知以后，通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程。会议报名的作用是使会议组织者对未来参加会议的人员情况提前了解，以便及早做出相应的准备。会议报名的方式主要有三种形式：（1）口头报名；（2）信函报名；（3）回执报名（即将会议通知回执按照要求逐项填好回寄给会议组织者）。
（十）进行会议编组
会议编组就是将与会人员分作不同的活动单元的做法。在实际的会议活动中，凡需要安排讨论或进行分散活动的大、中型会议，一般都要对与会人员分别编组。进行会议编组的方法通常有三种：（1）按地域编组。这种方法是将处于同一地域的与会人员编入同一组，各级人民代表大会以各区域代表团分别编组即是此种方法的具体体现。（2）按行业编组。即相同或相近行业、职业、专业的人员编入同一组。（3）综合编组。为了便于与会人员之间的交流，便于取长补短，有意打破地域和行业的界限，将不同地域、不同行业和不同社会身份的人员编入同一组。总之，不管是哪一种编组方法，作为会议编组所应遵循的原则主要有两个：第
一，便于会议的活动，便于交流；第二，便于与会人员相互之间的“互补”。
（十一）撰制会议材料
会议材料是会议目的、会议内容和会议成果的直接体现。会议材料的撰制是会议组织当中的一项重点工作。会议材料是指整个会议过程中所需要的有关文字材料，这里所说的会议材料的撰制，主要是指会前所做的材料起草工作。
（十二）安排会议日程
会议日程是会议的各项活动在会期以内的每一天中的具体安排。在会议日程当中，会议组织者将会议的各项活动按上午、下午和晚上逐日列出，使会议期间的所有活动都有准确的时间相对应。有文字形式和表格形式两种，并以表格的形式最为多见。
（十三）会议的宣传工作
在会议计划中应明确安排好有关的宣传报道工作。使会议达到举行一次、影响四方的效果。这也是现代会议的一个特别功能。
（十四）购买会议用品
所谓会议用品，一般是指在会议进行过程中供与会人员和会议工作人员使用的办公用品。如文具、纸张、簿册、记录材料（录音带、录像带、胶卷等）、布置会场用品、纪念用品和接待会议来宾的用品等。会议用品多属于一次性使用的小件物品，一些大件和耐用的办公用品、器具等则不包括在此列。购买会议办公用品所需费用在会议经费预算中专项列出并专款专用。
（十五）预定会议场所
要开会就要有开会的场所。在实际生活当中，由于会议的种类是多种多样的，用于召开会议的场所也是多种多样的。
（十六）会场布置
会场布置就是根据会议的形式和内容及会议领导者的意图，在会场现有条件的基础上，对会场做出必要和适当调整的工作。依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内容也是多种多样的。但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置的内容主要有三大类：
主题性布置就是为了显示会议主题所进行的布置。会场的主题性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场布局等。它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的最主要的部分和重点。在实际的会议活动中，切不可忽略对会场内坐席布局的设计与摆放，若对会场坐席摆放的合理，能够满足与会人员特定的心理需要，可以对会议的成功产生很重要的、很微妙的作用。
附属性布置是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而进行的一些必要的设备、器材的安装。在实际的会议活动中，凡大型会议和一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调试和布置。会场的附属性布置，并不是所有的会议都要做的，这要根据会议的形式、内容和会议组织者的要求和会场内的现有条件确定。
装饰性布置是对会议的场所进行的，装饰性布置并不是会议活动的必要条件，因而也不是每一个会议都要完成的。会场的装饰性布置，仅仅是那些为装饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰性布置，一般是对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会等。
（十七）会场布局
会场布局就是会场内可供与会人员就坐的坐席的摆放形式。会场布局是显示会议的功能和主题的一个很直观、很重要的方面。在会场内，与会人坐席的不同摆放形式，具有着不同的含义和象征。在设计会场的布局时，在从场地的实际情况出发的前提之下，应尽量做到与会议的主题相一致。在安排会议时，会场布局因会议的形式、内容、会议场所的实际条件不同而有各种各样的可供采用的方案，究竟采用哪一种方案，会议工作人员可提出建议，最后由会议领导机构或会议主持人确定。
（十八）会场座区
会场坐区是会议组织者出于特别的需要，在会场内为不同的与会人员划定的不同的就坐区。划分会场就坐区的方式，依据会议的形式、内容和会议场所的条件不同而有多种多样。常见的有以下三种：（1）以参加会议的人员所在的区域、组织、部门及所组成的代表团（组），来划定坐区；（2）按照与会人员在会议中的不同身份来划分坐区，如将不同的坐席分作“正式代表席”、“列席代表席”、“特别代表席”等；（3）将会场分作前区、中区、后区或1区、2区、3区等，甚至还可以根据入场券的颜色来划定坐区，如将会场分作“红票区”、“绿票区”、“黄票区”等。在划定会场坐区时应特别注意：一要便于会议进行工作，二要便于与会人员识别和就坐。
（十九）主席台座次
会议的主席台是会场内与会人员视线投向最集中的地方，在主席台上就坐的大都是本次会议的领导，所以，对主席台就坐人员座次的排列常常成为人们关注的对象。为了保证对主席台就坐人员座次的排列准确无误，就必须遵循一些相应的规则。这些规则是：以台上就坐的最高领导人居中，然后，依先左后右的次序向两边顺延。如果主席台上有多排坐位，后排坐位也是如此排列。如果是报告会或联系会，主席台的坐次一般是采取报告人和主办单位负责人相间排列或联席的各单位负责人相间排列的方法进行安排。
（二十）制作会标
会标是显示会议名称的标志，在会场中布置于与会议主席台处于同一方位的适当位置，属于会议场所的主题性布置项目之一。
（二十一）制作坐签
会议坐签是在会议的各席位上标明就坐人姓名的标签。会议坐签一般是为主席台就坐人员、为一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会标明坐次、引导与会人员就坐时使用。
二、会间的组织和调度工作
（一）会议报到
会议报到是与会人员在规定的时间内向会议工作机构作已到达开会地点的报告。会议报到是会议组织工作和与会人员参加会议活动的一个必要程序。与会人员在办理报到时，应出示会议所规定的身份证明、报到凭证一类的材料（如身份证、工作证、介绍信、会议书面通知等），并按照会议组织者的要求进行相应的登记。会议组织者在证实了报到者的身份之后，即可向其发放会议文件、会议证件和会议所需的票券、用品等。
（二）会议服务
会议服务是指在会议进行期间，在会议住地和场所为与会人员所应提供的各项服务。会议服务主要分以下几种形式。
1、会议生活服务
这主要是指对需驻会人员提供的服务，在实际工作当中，会议生活服务方面很多。作为会议的组织者通常要对以下各项做出计划并协同有关方面做出周密的安排：（1）住宿服务；（2）膳食服务；（3）交通服务；（4）个人卫生及环境卫生服务；（5）医疗保健服务；（6）
邮政通讯服务；（7）文化娱乐服务；（8）购物服务等。
2、会议特别服务。
会议特别服务是在会议进行过程当中，除会议统一向与会人员提供的各项服务以外，对一些具有特别要求的与会人员所提供的特别关照项目。会议的特别服务通常有以下各项：（1）向具有特别需要的与会人员提供特别的接送服务；（2）对在饮食方面有特别要求的与会人员提供特别用餐服务；（3）对具有特别需要的与会人员提供特别购物服务；（4）对特别与会人员的随员和家属提供观光游览服务；（5）对特别与会人员寻亲访友提供查询和接待服务；（6）为与会人员在会间临时商定的洽谈活动提供场地和相关服务；（7）为与会人员提供会议材料邮寄服务；（8）对个别与会人员的会后暂住提供代办服务等。
3、会议现场服务。
会议现场服务是与会人员到达会议场所后，到会议正式开始之前，会议组织者所应向与会人员提供的各项服务。会议现场服务通常有以下各项：（1）对会议车辆进行验证和停放的指挥；（2）对会议领导人员、特邀人员和会议来宾的接待（如在贵宾室、会客室、休息室所提供的迎接、引导、介绍情况、存放衣物、茶水和用车等项服务）；（3）对会议座签的摆放做最后的核对；（4）会场灯光、音响、通讯、录音和其他公用设备的检查和保障；（5）会场茶水服务；（6）引导与会人员入场；（7）办理会议签到；（8）向与会人员提供物品存放和安全保卫服务等。
（三）会议安全保卫
从一种最广泛的意义上讲，既然会议是由多人聚集参加的群体活动，所以，所有的会议活动都存在一个需要安全保卫的问题，都有一些安全保卫方面的工作需要做。
（四）会议入场凭证
会议入场凭证是与会人员进入会议场所和参加会议活动的有效证件。
（五）会议签到
会议签到是与会的特定人员以特定的方式向会议组织者显示自己已进人会场正式参加会议的行为过程。会议签到是准确统计会议到会人数和显示会议是否符合法定人数的必要程序，是一项具有严格规定性的工作，需要一些特定的规则。会议签到的规则是：（1）直接。（2）准确。（3）迅速。
（六）会议记录
会议是人们就共同的议题进行商议的过程，是人们进行复杂的脑力劳动的过程，同时又是一个根据人们的需要即时召开和即时完结的过程。所以，就一般说来，任何会议活动都需要进行记录，都应该把会议的过程和成果利用适当的形式记录下来。
（七）会议简报
会议简报是会议过程中用来反映和传递会议情况的一种工作文书。编制会议简报不是所有的会议活动都要进行的一项工作，而只有在一些比较重要的、会期较长、会议人员分组较多的情况下才被使用。
三、会后的整理服务工作
（一）编写会议纪要
（二）整理有关会议文件
会议召开以后，作为会议的文书工作还有许多的工作要做：（1）向上级领导机关和有关部门写出会议情况的报告；（2）根据与令人员提出修改意见，完成在会议上尚未来得及定稿的会议文件；（3）办理会议特定文件的印刷和分送；（4）将会议文件进行整理、立卷、归档或销毁。
（三）会议善后工作
会议善后是指会议宣布结束以后，会议组织者就本次会议活动所做的收尾工作。（1）安排参加会议的领导人员和会议来宾离会，为外埠与会人员购买返程票和送行；（2）清理清退会场，卸下为布置会场而特意安装的有关设备和器材，以恢复到本次会议使用以前的状态；向会场管理部门做出“使用完毕”的报告，并办理付费的有关事宜等。（3）清退住宿场所，为个别与会人员办理会后暂住事
（四）会后新闻报道工作
一些公开的会议，会议中形成的有关决议和方针，一旦形成文字，经大会秘书长审核把关后，即可通过传播媒介广泛宣传，以推动会议精神的贯彻落实。
（五）会务总结
一次会议能否开好，是否达到了预期的目的，与会议组织和服务工作的水平有着直接的关系，一些重要会 议或大型会议（活动）结束以后，负责会务工作的领导同志，应该及时召集全体会务人员，对整个会议的组织和服务工作进行全面总结，以便积累经验，发现不足，从而明确今后搞好同类型会议组织和服务工作的借鉴之处。
