爱华网论涉外秘书的心理素质和自我调适
摘要：秘书是一个富于挑战性的职位，要成为一名优秀的秘书人员必须拥有很高综合素质。秘书的地位、工作性质及其特征，决定了秘书不仅需要有过硬的工作能力，还要有非凡的心理承受能力。心理素质属于秘书的非智力性因素范畴，是指在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的心理特点的总和。秘书工作从属性、服务性、辅助性的根本性质，决定了秘书工作的一系列特点。在工作中，秘书人员没有良好的心态，容易遭受心理挫折，会对工作产生不良影响，严重会对个人心理造成伤害。而良好的心理素质能促进工作的开展，大大提高工作效率，充分发挥秘书的服务、辅助作用。所以秘书人员必须了解怎样自我调适，以适应工作环境以及时代和社会的要求。
关键词：秘书、心理素质、自我调适
在现代社会的发展中，秘书人员在一个公司中处的位置非常特殊，既不属于上司，也不属于部下，是各种矛盾的汇集点，受到压力非常的大，若不及时调整，就会影响个人身心健康及工作。秘书的心理素质是决定秘书活动行为好坏的重要因素之一。具有政治性、政策性、全面性、复杂性的秘书工作是一个需要非常谨慎对待的工作，因此，秘书人员在不断扩充理论知识，提高各种办事能力的同时，也必须自觉加强心理素质的培养。
一、秘书的角色地位及心理素质
一个优秀的秘书，不仅要具有较高的理论修养，良好的工作作风，高尚的职业道德和广博的知识，还必须了解和善于调节自己的心理状态，努力培养自己完善的性格。
秘书是一种职务名称，也是一种社会职业，处于领导近身，直接为领导服务，从事事务性、信息性、综合性的工作，是辅助领导进行决策和管理的助手。古今中外各行各业都需要秘书，无论是党政机关还是企事业单位秘书都具有重要地位。
（一）秘书的地位及心理素质
秘书在一个公司的地位非常特殊，处于不上不下的中间地带，既要服务于领导，又要与下级各部门打交道，常常夹在中间左右为难，而秘书工作的进行并不是秘书人员个人就能完成的，需要多方配和，所以在夹缝中求生存的境况使得秘书人员在日常工作中常常出现心理挫折和重重压力。
秘书的心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书工作具有指导意义。除此之外还要有坚韧的意志、随和的性格、应变的能力，做到豁达大度、意志坚强、处变不惊、临危不乱、乐观平和等应对工作中的压力。
（二）秘书工作中存在的心理压力
现代社会激烈的竞争，陡然加快的生活节奏，常常使我们焦躁不安，无形之中就有巨大压力，而秘书角色的从属性和辅助性注定了秘书工作中要经历很多挫折。人们对秘书的要求以及秘书的个人意识于群众意识之间的差距构成秘书心理的障碍，影响心理健康，直接干扰了秘书工作，要胜任秘书工作必须要有良好的心理素质，才能抵御各种心理挫折的能力，提高心理素质才能加强工作效率，使秘书工作进行顺利。
心理承受力，是指人的心理对外界情况发生变化时的承受能力。人的心理对外界环境，如自然环境、家庭环境、职能环境及社交环境等社会环境的变化有一种习惯的适应性，通常能够保持情绪的平静和心理的正常与健康。一旦外界环境发生突然变化，心理承受力强的人，能够很快的适应，坦然处之，保持心理上的平静；心理承受力差的人，就会感觉一下子在适应不了，而是变得过分激动，要么是狂喜，盲目乐观，精神失常；要么是焦虑、悲观、沮丧以致影响正常的工作和生活，甚至影响身体健康。因此，一个优秀的秘书要努力增强自己的心理承受力。这就要客观的看待环境，正确的估计自己。既要认识到生活不是平静的湖水，事业不可能一帆风顺，而是时有惊涛骇浪，时有暗礁浊流；又要认识到周围的人是各种各样的，即有胸怀坦荡的君子，又有损人利己的小人；更要正确的认识自己，提高自己的心理素质，培养自信、开朗、乐观、冷静、坚定等良好的心理素质，克服自卑、忧郁、妒忌等多种不良的心理素质。秘书要树立正确的人生观，建立良好的人际关系，创造宽松舒畅的工作和生活环境。工作中要做到“宠辱不惊”，并要善于自我心理调适，克服心理挫折和心理障碍，保持身心健康。
二、秘书的性格要求
（一）开朗：
秘书人员应具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关心、乐于助人。遇到困难不垂头丧气，而是有勇气去战胜它。开朗，还能给人以欢乐，给人以勇气，能团结同志共同奋斗。
（二）敏捷：
秘书人员应具有思想敏捷，对事物敏感，易于接受、善于分析的性格特点。具有动作敏捷、做事干净利落、不拖泥带水，不拖拉，不推诿；具有笔头敏捷，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠玑，无懈可击。
（三）稳健：
秘书人员应遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳妥，不冒失行事，也不敷衍了事。待人稳重，温和尔雅。既不浮滑轻佻，也不冷漠矜持。遇事不慌，泰然自若，从容处理，给人一种可信任感。
（四）坚毅：
秘书人员应具有做事百折不回、坚持不懈的勇气和毅力。坚毅就要求对工作任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去做，甚至受到委曲时也能忍辱负重。坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱。
（五）幽默：
幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的确作弄或嘲笑。幽默可以使自己变得机智、乐观、大度；幽默可以给别人带来愉快；幽默可以使紧张的气氛变得轻松；幽默也能帮助人从尴尬的境况中获得解脱。
（六）自制：
秘书人员应培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前，要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。不因情绪激动而手舞足蹈，饶舌不止；也不因情绪低沉而紧锁双眉，哭丧着脸。任何时候都要防止自己勃然大怒，暴跳如雷。当然，自制不是表面的强作欢乐或硬压怒火，自制力实际上是人的高度的思想道德修养和性格坚强的表现。
三、秘书的心理障碍及其形成原因
秘书人员的心理调节包括两方面的内容，即维护心理健康和消除心理障碍，以达到适应环境变化的目的。
秘书人员的心理障碍是指秘书在辅助领导者进行决策与管理过程中存在的消极的、比较稳定的，影响正常行为的心理因素和心理状态。
一个成熟的秘书工作者，除了应具备较高的政治素质、业务素质外，还应具备健康的心理，能够自觉地使用自己的智慧（智力、非智力、能力）去应付客观环境，达到个体与自然环境、社会环境的平衡。但是，个别的秘书人员在不同的年龄阶段和不同的外部环境下，由于他们看待客观————事物的思想、方法有问题，又不善于及时的调节自己的心理与适应客观环境，因而表现出种种不正常的心理现象。主要有以下几个方面：
（一）自负心理
秘书人员工作在中枢机关，身近领导者，不仅接触机要事项，知悉内部情况，而且经常代领导者传言，被授权处理问题。这种特殊的地位和条件，客观上使一些秘书人员特别是部分青年同志由此滋长自负心理，自视高人一等，出人头地。有的以“二领导”或“二首长”自居，装腔作势，指手划脚，发号施令；有的盛气凌人，态度傲慢，缺乏热情，出现“门难进，脸难看，话难听，事难办”的衙门作风；还有的自以为高明，因此固执己见，强加于人，听不得不同的意见。
有自负心理的人，往往由于缺乏自知之明，过高的估计了自己的知识、才能和前途，没有摆正个人与组织，个人与领导之间的关系。这种不良心理的有害性在于，既妨碍秘书潜能的发挥，又会危害秘书的人际关系，特别是秘书与领导者，秘书同群众及同事之间的关系，造成秘书人际关系的紧张。
（二）自卑心理
秘书人员的工作带有明显的服务性、从属性、辅助性。这种从属地位，使少数同志产生了自卑心理，有人认为，秘书工作人员是领导的附庸，劳动成果是为人作嫁，秘书的“自我价值”无法实现，人格受辱，矮人一等；有人对秘书工作的服务性、从属性不接受，只强调参谋作用，不愿意当助手，对“为领导服务、为人民群众服务”更是讳莫如深，怕被人说讨好领导。这实际上反映出一种自轻自贱的自卑心理；还有的在领导面前，自惭形秽，自感位卑言轻，唯唯诺诺，毫无个人主见。
这种心理一旦产生就会影响秘书工作的积极性、主动性，降低工作效率。
（三）压抑心理（抑郁心理）
秘书工作要严格按领导意图办事，被动性强，要求秘书人员乐于服务、默默奉献的高贵品质。可是对那些不愿意“为他人作嫁衣”而追求闻达和自我实现的秘书，就容易产生压抑感，时时处处觉得“低人一等”，有的认为“紧箍咒”太多，制约因素太多，自己想干的而不能干，想说的不能说，不能随心所欲，个人的潜能得不到充分的发挥；有的谨小慎微，顾虑重重，不敢多说一句话，不敢多走一步路，在此情况下，如遇到逆境，受到批评或挫折，更会助长这种不良情绪，或忧心忡忡，愁肠百结行动迟缓，或牢骚满腹，看谁都不顺眼。
秘书人员的压抑心理，一般表现为情绪低落，行动迟缓，态度冷淡，因而工作缺乏主动和热情。严重者，可能发展为郁郁寡欢、爱发牢骚，萎靡不振等。长此以往，就会使人变得颓废，沮丧和消沉。
（四）紧张心理（焦虑心理）
各级办公室人员少，任务重，时间紧张，经常加班加点，而且秘书工作质量要求高，稍不注意就会出差错，容易使秘书的心理处于紧张状态，而现代社会的发展趋势：如生活节拍加快，社会竞争的加剧等又加重了秘书的紧张心理。一是惊惧，整天提心吊胆，生怕出错，神经绷得很紧，得不到松弛；二是厌战怯战，特别是对时间要求紧，工作量大的实击性任务，心里总有几分怯劲，总想凑合应付，得过且过；三是工作中认不清轻重缓急，手忙脚乱，忙中出错。
这种不良心理，经常使秘书表现为不安、急躁、和忧郁，甚至出现易激动、发脾气等心理反应。心理学家认为，长期处于高焦虑的人，会导致高级神经的失调，会给工作带来失误。
焦虑是一种心理紧张状态，它能引起足够的注意，促进工作的及时完成，因而有积极和可取的一面，即俗话说的“人无远虑，必有近忧”。这里所说的是过度焦虑。
（五）吃亏心理
秘书工作相对稳定性强，政治、经济待遇低，一些同志感到吃了亏。有的看到同等学历、同时参加工作的人因从事其他职业工作很快提拔了职务，而自己则是“多年一贯制”，原地踏步走。认为自己在职务上吃了亏，组织上欠了自己的帐；有的看到这几年社会严重分配不公，不少人已经富起来了，而秘书人员经济收入微薄，生活清苦，认为自己在经济上吃了亏；再加上秘书工作的职称、政治、经济待遇都上不去，一些人认为没有熬头，不如改行搞专业，名利双收。
（六）变态心理
一是曲意逢迎，个别秘书利用自己接近领导的有利条件，为了达到自己的某种目的，千方百计地讨好领导，阿谀奉承，丧失人格；二是逆反心理，个别秘书人员对组织上、领导上有意见，便采取对抗行为，对领导指示置若罔闻，拒不执行，甚至故意与领导作对，影响机关工作。
（七）嫉妒心理
嫉妒是一种意欲破坏他人名誉而心怀怨恨不良心理。嫉妒的对象多是与自己年龄、文化、能力和地位等条件相似，而在某些方面却优于自己的人。产生嫉妒的原因，多半是自己与周围环境失衡，某种个人需求得不到满足而迁怒他人的消极情绪。嫉妒心严重的人，有时甚至造谣诋毁，打击陷害，做出有悖于公德的举动。秘书的嫉妒，大都发生在同事之间，如同事取得成绩，受到表扬，得到提升等，不是见贤思齐，平等竞争，而是把自己的过失与不利归咎于同事，进而产生嫉妒的心理，做出损人害己的事情。
（八）依赖心理
从总体上说，秘书工作属于被动性的工作，这是由秘书活动的性质决定的。但是，从被动中求主动，力争变被动为主动仍然是必须的和可能的。秘书部门要有效地发挥参谋助手的作用，就要积极主动的开展工作。有些秘书人员，由于不能正确的认识和处理被动与主动的关系，习惯于长期形成的“你推我动”的工作方式，因此普遍存在着依赖心理。依赖心理是一种完全依靠他人而不能自主和自立的不良心理。有依赖心理的人，唯上是从，一味地顺从、依从或盲从，即使别人错了，他也不提出异议。这种不良心理，往往使之不思进取，更谈不上创造，因而工作无生机，也无成绩。
秘书人员这些非正常的心理的形成，有客观原因，也有主观原因。
其客观原因：
（1）秘书工作的特殊性。秘书工作属领导机关和领导人的参谋性、助手性工作，接近领导，知密知要。这种特殊性，既能成为秘书人员严格要求自己，自尊、自爱、自强的动力，也能成为个别秘书人员放松改造主观世界、产生非正常心理的温床。
（2）社会环境的影响。前些年，由于资产阶级自由化的影响和破坏，精神文明建设和思想和政治工作的削弱，个人主义，拜金主义、无政府主义、自由主义等错误思想泛滥，加上一定时期社会上的分配严重不公，对秘书人员的心理起了腐蚀作用。
（3）“官本位”现象的刺激。在某些领导机关，等级森严，官大夺人，在秘书人员的心理上投下了“上尊下卑”的阴影。
其主观原因：
（1）个别秘书人员存在个人主义思想，强调自我为核心，过分强调个人价值的实现。当自己的某种需要（如尊重需要，工作需要，权力需要，名誉地位需要等）得不到满足时，容易产生心理落差，造成心理上的不平衡。
（2）对秘书工作性质缺乏全面正确的理解。一是，摆不正机关权威与个人位置的关系，认为机关权威大，个人价值就高，所谓“相府衙役七品官”云云；二是摆不正参谋助手作用与领导决策的关系，认为发挥参谋作用就是参与决策，自觉不自觉地把自己摆到了领导的位置上；三是对“服务性”、“从属性”缺乏正确的理解，认为服务就是低人一等，个人价值就得不到实现，工作没有意义。
（3）适应环境能力差。不善于对错综复杂的社会现象和形形色色的思潮做出正确的分析，对错误的东西缺乏免疫力，心理容易被污染。在遇到挫折的时候，不能及时调节心理以适应客观环境，由此产生一些非正常的心理。
四、秘书心理障碍产生的负面影响
秘书人员这些非正常的心理对秘书工作的消极影响是很明显的。
（一）影响秘书部门与其他部门的关系
一些基层的同志对个别领导机关和秘书人员的衙门作风和盛气凌人的态度表示强烈的不满。
（二）影响秘书个人与其他同志的关系
心理不健康的人往往心灰意冷，只想寻找那片“只属于自己的净土”，把自己围在一个狭小的圈子里，与周围同志“隔离”起来。遇到困难和失败不能冷静对待，认真地剖析原因，寻找解决的办法，而经常迁怒于他人。也不能正确、诚恳的接受领导的批评，误以为领导求全责备，给自己“小鞋”穿，长此以往，必将形成一段“离心力”，损害自己与同事、与领导之间那种真挚的情谊。
（三）降低工作效率、影响服务质量
一般来说，工作效率的高低，服务质量的优劣与心理状态的好坏成正比。良好的心理状态是创造高质量工作的必备条件之一，情绪越好，心情越舒畅，工作劲头就越足，工作也就越出色。而非正常的心理则会影响秘书人员发挥参谋助手作用，比如心境不好，人的思维活动就会凌乱无序，注意力难以集中；或缺乏工作热情，失去内部动力，如此一来，工作起来就会处处被动，工作效率不仅不能出色，令人满意，并且还会造成失误，给党的事业造成损失。
（四）有碍于个人的身心健康
俗话说：“要想身体健康，一定要身心舒畅”。周总理说过：“身体影响精神，精神又反过来影响身体，交替循环的衰退下去，就可能变成革命中落伍的人。”试想，一个人如整天泡在沉闷的忧郁之中，以与过度而不能自拔，会促使各种疾病趁虚而入，吞噬肉体，那就无异于慢性自杀，最后结果必然是未老先衰，越来越不适应于秘书工作。
五、秘书人员怎样自我调适
秘书人员心理障碍的产生，既与环境有关，又于自身有关预防和治除秘书人员的心理障碍，也要从环境和自身两个方面入手。
就秘书自身而言，应掌握以下心理调节的原则和方法：
（一）有正确的自我认识
正确的自我认识自己，是保持心理健康的重要标准，也进行心理调节的有效方法。实践表明，许多不良心理的产生，如自卑、自负、依赖、嫉妒等，都与不能正确的认识自己有关，因此，只有清醒、客观而辩证的评价自己，既不妄自尊大，自命不凡，也不妄自菲薄，自轻自贱，同时又能将自我评价与他人评价相互对照和补充，才能缩小或清除个人与环境的差距，预防和清除各种心理失误。
（二）要有正确的角色认知
正确的角色认知，是进行心理调节的有效途径之一。所谓角色认知，就是秘书人员对秘书工作性质、职责和任务的认识。首先要正确认识秘书工作的辅助性。认清自己的角色位置，摆正秘书与领导者，秘书工作与领导工作的关系，即主与辅的关系。其次要正确认识秘书工作的服务性，认清自己的社会地位和作用，把个人价值与社会价值联系在一起，克服轻视服务的思想。再次要正确认识秘书工作的被动性，认清自己的角色位置：自己只是受领导委托和替领导办事，而不是领导，只是为领导决策服务，而不是决策者。摆正被动与主动的关系，充分发挥自己的主动性和创造性。
（三）超越自我，升华思想
人生活在社会上就会产生物质和精神的需要，需要在一个人的心理活动中占有支配和主导地位。但是需要必须建立在正确的基点上，才能促进人的心理健康发展。秘书人员需要的正确基点是全心全意的为人民服务的奉献精神。只有把秘书工作同为人民服务的思想联系在一起时，秘书人员的需要才能得到实现，其自我价值才能够实现。
（四）要有宽宏大量的胸怀
宽宏大量是一种能够善于理解别人、宽容别人、不计较别人缺点与过错的健康心境。有了这种心境，就可以使人保持愉快、向上和自信的精神状态，就可以正确的对待困难，矛盾和挫折，就可以设身处地的去理解、原谅、宽容别人。同时，也有利于秘书人员建立和谐的人际关系。这样一来，即使产生心理障碍，也能通过自我调节，较快地使自己保持心理平衡，重新获得健康的心态。
（五）较强的抵御能力
培养坚强的意志，增强心理防卫机制，是维持心理健康和清除心理障碍的根本措施。在现实生活中，同样的外部刺激，不同的人有不同的心理反应。究其原因，无不与人的心理防卫机制有关。因此要减少或消除心理障碍，秘书人员必须加强意志的训练，用坚强的意志和毅力去抵御外部环境的干扰。
（六）要有必要的咨询条件
心理咨询作为现代社会的重要课题，已经引起心理学界和卫生界的广泛关注，并日益成为一种社会职业。秘书人员对于某些较为严重的心理障碍，在自我调节无效的情况下，可以而且应该及时求助心理咨询机构，以便借助心理卫生专家恢复心理健康。必要时还应该进行心理治疗。
（七）采用科学方式，调节不良心理
不良心理一旦形成，我们不能消极对待，任其发展，应采取科学的方法加以调控和转化，可采取以下方法：
（1）转移弱化法。即把自己的注意力从令人烦恼和不愉快的心情上分开，转向令人愉快和高兴的心情上来，唤起情趣，从而弱化、淡化不良心情。
（2）娱乐对抗法。不良心理形成之后，且不可自己再来个“火上浇油”“雪上加霜”，进一步激化、恶劣心态，而应千方百计利用一些时间，适当参与一些唱歌、跳舞、看电视等娱乐性活动中来，以求爆发积极的感情冲动，促使不良心境自然消失。
（3）超脱升华法。跳出原有的圈子，以更高、更广、更远的角度对导致不良心理的心情做出新的理解，使自己的精神得以解脱，并利用新的情绪冲动，把它引向积极有益的方向。（因为凡事必有利弊，换一个角度思考问题会得到的是一个让你高兴、满意的答案）。
另外，秘书还可以使用合理宣泄、自我安慰等方法，及时把自己从不利于心理健康的氛围中解脱出来，轻装上阵。
心理影响的社会因素，即对个人心里有影响的社会环境，对调节秘书人员非正常心理有着重要的作用。要努力创造一个有利于秘书人员心理健康发展的社会环境，首先，各级党政领导要关心秘书人员的工作和生活，对秘书人员不但要使用，而且要教育培养；不但要交任务、压担子，还要教思想、教方法；不但要严格要求，而且要平等待人。总之，不但要马儿快快跑，还要让马儿吃好草，帮助他们解决一些实际问题。其二，办公室的领导同志要掌握秘书人员的思想脉搏，注意秘书人员的心理变化，及时做好教育疏导工作。特别是在秘书人员情绪消极、低沉时，要加以正确的引导，使其健康成长。在分配任务时，要注意秘书人员的心理承受能力，因人因时制宜，使秘书人员始终保持热烈而镇定的情绪，紧张而有秩序的工作。其三，社会各界要理解和尊重秘书。秘书工作是一项特殊的择业，工作范围涉及到各个领域，离不开社会各界的支持。社会上少数人对秘书工作或毁或誉，带有一定的偏见。
参考文献
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