应用文写作

主讲刘 琦

第一节通 知

一、通知的含义

发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

二、通知的特点

1.应用的广泛性：通知可以用来指导工作、转发公文、传达有关事项、知照情况及任免人员等，其应用性相当广泛。

2.法定的权威性：通知的精神，往往是国家的政策、法令的具体化，要求下级机关和有关人员贯彻执行和实施，因此有较强的权威性。

3.对象的专制性通知大多是专门针对特定机关和特定人员发的，因此具有专指性特点,不像公告、通告那样具有泛指性。

三、通知的的适用范围

通知适用于：

1.批转下级机关公文

2.转发上级机关和不相隶属机关公文

3.传达要求下级机关办理、周知或执行事项

4.传达需要有关单位周知或执行事项

5.任免人员

通知主要是一种指挥性、知照性下行文。

四、通知的类型

1.转发通知，用于“批转”或“转发”公文的通知。此类通知又分“批转”和“转发”两种。

批转通知，批转下级机关文件，要求有关单位执行或参照执行的通知。如《国务院批转〈编辑干部业务职称暂行规定〉的通知》。

转发通知，将上级机关或不相隶属机关的文件转发给下级机关的通知。《江苏省教育厅转发教育部关于妥善处理高等学校学生退学后有关问题的决定的通知》。

2，印发通知，指将本机关有关规章、会议文件和领导讲话等发给下级机关的通知。如《××学院关于印发〈教职工报到路费、行李费以及探亲路费报销标准的规定〉的通知》。

3.部署通知，即传达要求下级机关办理事项的通知。

4.知照通知，指传达需要有关单位和人员周知或执行事项的通知。

5.任免通知，用于任免和聘用干部的通知。

五、通知的写作格式

通知由标题、主送机关、正文、落款组成。

1.标题：发文机关名称+ 事由 +“通知”

注意：若是多层转发，则可省去中间桥梁单位的转发，直接写本机关转发发文机关的公文。若被转发公文是几个单位（并列性质）联合行文，可保留主办单位名称，后再加“等单位”或“等部门”字样。如“××市旅游事业管理局关于转发《××市财政局、税务局、人事局、总工会关于转发〈劳动部、财政部、全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知〉的通知》的通知”应写成“××市旅游事业管理局关于转发《劳动部等部门关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知》的通知”.又如下面一则通知：

应改为“中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发《北京市纪委等部门关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知》的通知”

2.主送机关：主要受文机关

通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属的单位。

3.正文：缘由和目的、通知事项、执行要求

（1）发文缘由

用简洁的文字说明发通知的根据、意义、目的

（2）通知事项

是通知的主体，可采用分条列项的方式陈述。要着眼于实际，要防止滥用，要一目了然。

（3）执行要求

①用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视，阐述执行事项的要求或希望。

②用惯用语“请遵照（参照、照此、贯彻）执行”、“特此通知”等收尾。但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再用此类惯用语。

③事项结束，意尽言止，全文就自然结尾。

▲通知类别不同，正文写法不尽相同。

（1）批转通知正文写法：

首先对被转公文进行批示，然后交代转 发，再提出执行要求，或作指示，或作政策性的规定。如《国务院批转〈编辑干部业务职称暂行规定〉的通知》正文是：

如“国务院同意国家出版事业管理局、国家人事局制订的《编辑干部业务职称暂行规定》，现转发给你们，请遵照执行。”

（2）转发性通知正文写法：首先指明转发文件的目的、依据，然后交代转发，再向下级提出要求或作出具体执行规定。

（3）印发通知正文写法与转发通知大体相同。部署通知正文写法：首先写部署工作、任务的依据、目的、意义等，再写对具体工作、任务的部署，最后对受文单位提出希望或执行要求。

（4）任免通知正文写法较简单，首先写明任免原因、依据，再写清被任免人员的姓名、职务等，结尾用“特此通知”即可。

（5）事项性通知：传达需下级办理、有关单位周知或执行的事项、

告知会议召开等事宜。

4.落款：发文机关署名、日期

署名：在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。

成文日期：写在文末，年、月、日要写完整。如：2009年8月22日。

六、通知范例分析

七、常用通知

（一）会议通知

会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。

1.会议通知结构

会议通知的标题、主送机关与前面通知一致，会议通知的正文有特定的格式要求。

正文一般由召开会议的背景(目的、意义)和会议注意事项两部分构成。①召开会议的背景：主要写明为什么开会，一般文字比较简短，不要长篇大论。②会议注意事项：写明会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期、食宿地点，有时还要具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。正文格式如下：

(1)发文原由(通常是用“根据”；“为了”等词语开头)

(2)会议议题（主题）

(3)会议时间

(4)会议地点

(5)与会人员

(6)会议要求

(7)赴会所乘车、船、飞机班次等

2.会议通知拟写

3.会议通知范例

（二）活动通知

1.结构

活动通知一般由标题、正文、落款构成。

（1）标题

活动组织单位名称+ 活动内容 + 文种

如：青冈六中关于学生寒假社会实践和社区服务活动的通知

注：有时标题中活动组织单位省略，如“关于开展‘三关爱’万名志愿

者进社区活动的通知”，有时组织单位和活动内容都省略。

（2）正文

①活动缘由：通常是用“根据”“为了”等词语开头。写清楚活动目的依据。

②活动目的

③参与对象

④活动时间

⑤活动形式

⑥活动内容

⑦活动要求

（3）落款组织活动的单位。

2.活动通知范例分析

第二节计 划

一、计划的含义

机关、团体、企事业单位或个人对一定时期的工作预先作出设想、打算和安排。

二、计划的特点

预见性：计划是在开展实践活动之前制定的，在撰写计划时，必须尽可能准确地预测出事物发展的趋势，并对可能出现的问题进行分析，提出切实可行的方案。

指导性：计划的内容是对未来要做的事情的打算和安排。为了保证计划顺利实施，工作的开展和时间的安排等必须严格按计划执行。

可行性:在制订计划时必须十分重视其可行性，要写明完成计划的具体办法、措施、完成任务的具体时间，以保证计划的实施。

三、计划的类型

四、计划的别称

五、计划的写作格式

计划由“标题＋正文＋落款”三部分构成。

1.标题：计划制定者（单位）＋计划期限＋计划内容＋文种。

（1）四要素完整的标题。如《XXXX公司2008年生产计划》。

（2）省略计划时限的标题。如《广东省商业储运公司实行经营责任制计划》。

（3）公文式标题。如《山东省关于二〇〇二年农村工作的部署》，计划单位名称，要用规范的称呼；计划时限要具体写明，一般时限不明显的，可以省略；计划内容要标明计划所针对的问题；计划名称要根据计划的实际，确切地使用名称。

2.正文

3.落款

注意事项

※计划写作格式小结：

标题：计划制订者＋计划期限＋计划内容＋文种。

正文：内容三要素：目标、措施、步骤

1.目的和依据：为什么做、依据什么做、能不能做

2.目标和任务：做什么、做到什么程度

3.措施和步骤：怎样做、什么时候完成

4.结尾：执行要求、希望、号召

落款：单位名称和日期。上报或下达时要加盖公章

六、计划常用结构形式

表格式：在生产计划中运用较多，大多将生产的目的、指标、措施、任务、进度等内容填入表格即可，一目了然，十分清楚。

条文式：分条列项阐述计划的目标、任务、指标、措施等，多采用序数或小标题，往往层次鲜明、眉目清晰。

文件式：用文字依次叙述，把计划的目的、任务、指示、时限等形成文字后再来加以说明。

七、常用计划——方案

一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

（一）方案的具体写法

方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。

1.方案的标题：

写法1：“三要素”写法

发文机关＋计划内容＋文种

如《东北师范大学五年发展规划总体方案》；

写法2：“两要素”写法

省略发文机关，计划内容＋文种。但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。

成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。

2.方案的正文：

写法1：常规写法

即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作。

写法2：变项写法

即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项是必不可少的。

（二）方案范文

社区维稳工作方案

为进一步做好社区重点人责任稳控，按照“四个一”的工作机制，即“一个重点问题，一名责任领导，一套工作班子，一个解决方案”的工作要求，特就加强对重点对象监控，确保社区安全稳定，制订如下工作方案。

一、重点问题

为确保社区安全稳定，要重点加强对重点区域、重点问题、重点对象进行重点监控。

（一）重点区域

XXXX社区

（二）重点问题

因XXX引发的各类问题

（三）重点对象

1.情绪过激的对象.

2.情绪低落、悲观失望、心理自闭、失去生活信心的对象。

二、责任领导

工作组上下要坚持“属地管理、条块结合，重点防范、全面覆盖，严防死守、层层把关”三个原则，健全机制，落实措施，发动社会力量，坚决把上述重点对象纳入重点防控体系，做到早发现、早报告、早处理，坚决阻止因为工作失误造成意外事件的发生。

三、解决方案

一是开展政策宣传，化解思想困难。针对重点对象，对他们不间断地开展政策宣传，同时宣讲十七届三中全会精神，帮助他们树立生活信心。成立政策宣讲对，XXX负总责，各群众工作组组长具体负责，各队员具体分工到社区，要上门一对一宣讲，确保社区上门入户率达到100%、群众知晓率达到100%，政策理解率达到100%。

二是真情帮助困难，解决生活需要。成立“一对一”帮扶领导小组，副科级以上干部每人负责一户贫困户，每户帮扶资金XXX元以上。帮助解决生活困维，能够维持基本生活。

三是真心沟通感情，疏导心理问题。邀请专家对XX社区下岗工人，尤其是重点对象进行心理疏导，社区工作组分片包干负责到人。各工作组要实行谈心宣讲，掌握其思想动态。对重点对象，实行全方位、零距离的监控，要对其社会关系全面清查，要对其老乡、朋友以及亲缘关系进行了解，专题进行心理疏导。

四是实行人盯人稳控，适时掌握动态。对重点对象，实行“日报告”、“零报告”制度。按照属地管理原则，社区小组设立专职报告员，每日将摸底检查情况汇总，统一报XX社区群众工作组办公室。群众工作组办公室根据重点对象的情况采取相应处置措施，并立即向捆绑的责任领导人汇报。适时掌握动态，一天一报，由XX负责上报。

五是建立应急预案，确保社区稳定。为避免广大群众因**问题而导致群体上访、过激行为的事件发生，根据工作需要，为确保一方平安，稳定社会，XXX成立应急领导小组。XXX任工作组组长，XX任副组长，XX、XX和XX为成员。领导小组下设指挥协调组，群众思想工作组、重点地段劝阻劝导组、认领接访组、社区留守接待组、应急分队，一旦发生事件，立即赶往现场进行有效处理。

第三节总 结

一、总结的含义

二、总结的特点

1.内容的回顾性：对过去实践活动的回顾与反思。

2.对象的个性化：以自身的实践活动为对象，是“我写我自己”。而每一个“我”与每一个“他”都是不同的。因此，总结必须写出自身的个性特征，需用“第一人称”行文。

3.认识的规律性：是从自身的实践中归纳出带规律性的东西、从零散的感性材料中概括出正确的观点。它的实质就是在正确理论指导下，经过分析综合，把零散的肤浅的感性认识升华为带规律性的体现本质特征的理性认识。

4.效用的经验性：总结关键是将实践的成功经验概括出来，将失败的教训分析出来，做出正确的评价，得出科学的结论，指导今后的实践。它们既可成为自身的经验积累，又可提供给他人作为经验借鉴。

5.表述的简明性：作为常用事务文书，总结要求用简明扼要的语言表达。它主要用概述，而不用具体描写；用高度概括的具体事实作简要说明，而不旁征博引；作直接议论，而不必多方论证。

三、总结的类型

1.按内容分：有工作总结、生产总结、学习总结、科研总结、教学总结、思想总结等。

2.按时限分：有时间性总结和时段性总结，前者如月度总结、季度总结、年度总结等，后者如阶段性总结等。

3.按对象分：有个人总结、班组总结、单位总结和部门总结等；按功能分，有汇报总结和经验总结。

4.按性质分：有专项（专题）总结与综合总结。

5.按范围分：有单位总结、部门总结、班组总结、个人总结。

四、总结的写作格式

总结，一般由标题、正文和落款组成。

五、总结常用结构形式

1.条目式：就是把材料概括为要点，按一定的次序分为一、二、三等条，一项项地写下去。

2.三段式：即从认识事物的习惯来安排顺序，先对总结的内容作概括性交代，表明基本观点；接着叙述事情经过，同时配合议论，进行初步分析；最后总结出几点体会、经验和存在问题。

3.分项式：即不按事件的发展顺序，而是把做的事情分几个项目，也就是几类，一类一项地写下去，每类问题又按先介绍基本情况，再叙述事情经过，再归纳出经验、问题三个顺序写下来。

4．漫谈式：工作中很少使用，一般用于学习总结中。

六、总结写作注意事项

1.要明确总结目的。不同目的的总结，对内容的选择有不同的侧重。

2.要实事求是。总结必须真实客观。

3.要高度概括，上升为理论。写总结，必须进行归纳概括，上升为带规律性的理论认识。切忌不作概括，写成“流水账”或“一堆散沙”。

4.要写出个性特征。总结是“我写我自己”，而“每一个我又总是不同于每一个他”。即使同一件事，由不同的人来完成，其做法、效果、认识是不会完全相同的。因此，总结须写出个性特点。

七、常用总结——工作总结

（一）工作总结写作格式

（二）工作总结范例

第四节消 息

一、新闻知识简介

1.新闻(的实质特征)是对新近发生的事实的报道。

2.新闻是各种新闻载体的报道形式的总称，包括消息、通讯、特写、报告等。；

3.新闻是专指消息这种体裁，包括简讯、电讯等。

注：社区专职文员所要掌握的即是对消息的撰写。

二、消息的含义

消息是新闻体裁的一种，以简洁的文字，迅速及时地反映现实生活中新近发生的、具有典型意义的事实。它是目前最广泛、最经常应用的一种报道形式。

三、消息的特点

真，即真实性

快，即及时性

新，即新颖性

短，即文字少

活，即生动性

四、消息的类型

(一)动态消息：也称动态新闻，这种消息迅速、及时地报道国内、国际的重大事件，报道社会主义建设中的新人新事、新气象、新成就、新经验。动态消息中有不少是简讯(短讯、简明新闻)，内容更加单一，文字更加精简，常常一事一讯，几行文字。

(二)综合消息：也称综合新闻，指的是综合反映带有全局性情况、动向、成就和问题的消息报道。

(三)典型消息：也称典型新闻，这是对某一部门或某一单位的典型经验或成功做法的集中报道，用以带动全局，指导一般。

(四)述评消息：也称新闻述评，它除具有动态消息的一般特征外，还往往在叙述新闻事实的同时，由作者直接发出一些必要的议论，简明地表示作者的观点。记者述评、时事述评就是其中的两种。

其他分类：

1.简讯。

2.短消息。

3.长消息。

4.特写消息

5.人物消息。

6.述评消息。

7.图片新闻。

8.其他。此外，还有成就消息，也叫经验消息。

五、消息六要素

新闻消息的六要素（5W+H)

时间：When 什么时候？

地点：Where 在哪儿发生的？

5w＋H人物：Who 谁？

事情：What 什么事？

原因：Why 为什么？

结果：How 怎么样？

六、消息的写作格式

1．标题（眼睛）

2．导语（最重要的信息）

3．主体(对导语的补充)

4．背景(次重要）

5．结尾(再次重要）

（二）消息写作格式

1．标题分为：引题：揭示消息的思想意义或交代背景，说明原因，烘托气氛。

正题：概括与说明主要事实和思想内容。

副题：提示报道的事实结果，或作内容提要。

标题内容由“什么人做了什么事，什么事怎么样了”构成。

2．导语：包括前“电头”，如“新华社某月某日电”“某报消息”等，字体加黑，与正文空一格。由“5W”组成，两三个单句组成的一个复句。

①消息导语，即消息的开头部分。

一般指开头部分的头一句或几句话，或第一个自然段。消息导语是消息这一新闻体裁特有的概念。

②消息导语的意义：它要有简明、生动的语言，把新闻中最重要或者最新鲜的事实和内容，概括地展示在开头部分，以唤起读者的注意。

③美国麦尔文·曼切尔说：“写作过程中的第一步，也是最重要的一步，那就是写作导语。” “写好导语相当于写好了消息。”

英国新闻学家赫伯特·里德也说：“导语是新闻的生命所在。”

3．主体：

①增补新的内容，如背景资料，暗示性的情况；解释深化导语。

②扩大信息，提高主题，展开阐述导语。

③先写主要的，再写次要的，以时间顺序或逻辑顺序展开，详尽、充实、丰满，篇幅要比导语长，同时要受新闻导语的制约。

4．事件的历史背景、周围环境。写新闻有时要交代背景，目的在于帮助读者深刻理解新闻的内容和价值，起到衬托、深化主题的作用，也就是回答5个“W”中的Why（为什么）。包括人物背景、地理背景、历史背景、事物背景。

5．结尾，小结式、启发式、号召式、分析式、展望式等等。这些结尾写作与一般记叙文结尾的写作并无大的不同。

结尾如何收束？1.首尾巧妙呼应； 2.稍加议论。

在消息的实际撰写中,有些短消息的背景或结尾有时是可以省写的。

▲课堂练习：

七、常用消息——会议消息

（一）会议消息

1.会议消息格式

标题：什么单位召开什么会议或以会议主题写标题

导语：第1段——写清依据目的，点明与会人员、主持人

主体：第2段——提炼领导讲话、嘉宾发言的主要内容

第3段——理清会议的程序

背景：第4段——介绍会议举办的背景或者

结尾：第4段——举办该会议的意义

2.会议消息注意事项

（1）标题要恰当，符合会议的规格

（2）导语中要体现会议的名称、举办的地点等要素的全称

（3）写清出席的领导姓名、职称，注意领导的排序问题

（4）领导讲话内容的提炼

（5）介绍会议的程序要有主次

（6）描绘会场气氛

（7）简要概括举办会议的意义

3.会议消息范例

（二）活动消息

1.活动消息格式

标题：什么单位举办什么活动或以活动主题为标题

导语：第1段——写清活动目的、主承办单位、参与人员

主体：第2段——主要写活动的过程、活动现场以及现场观众

结尾：第3段——评论开展本次活动的意义

2.活动消息注意事项

（1）活动必须体现主题，参与人员的介绍要有层次感

（2） 写作要紧扣活动主题

（3） 要根据新闻稿投放的媒体，确定新闻事件的主角

（4） 活动程序要分清主次

（5） 描写活动现场，一般采用总分式的段落写法，重点突出活动的特色

（6）活动意义要围绕校园文化建设这一方向

3.活动消息范例分析

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