爱华网此文已在多家管理类杂志发表和被多家网站转载（如：商战名家网等等），未经许可，请勿转载！如还需转载，请及时联系我szzjb99@163.com
公司表格合理化建议
文/周家兵
现在很多企业在进行规范化、标准化作业，其中就涉及到规范表格的问题，表格的规范化是很好的举措，它可以提供给管理者需要的信息和数据，同时可以达成公司上下级之间的沟通和反馈，但是，我走访过一些企业，发现关于公司表格在设计、使用、整理、保存等等方面存在一些问题，下面给企业管理者们有关公司表格方面给予几点建议。
一、公司表格的数量应该根据公司的具体情况和需要而定。表格太多，影响公司的运作效率，弄得公司内表格“满天飞”，员工和管理干部都不知道到底在什么时候填写什么表格。表格太少，基层的情况和一些必要的数据又不能得到上报和传达。
有一A工厂，500人左右的全体员工，却有300多张表格，每天员工和基层管理人员填写表格就占据了大量的时间，那还有时间和心思去搞生产。并且是很多表格的内容是重复的，还有很大部分是为了管理而管理，人为设置的一种障碍，没有考虑到管理的目的和意义在于：公司顺畅的运作，提高生产效率，稳定产品品质，提供优质服务与客户，最终获得好的经济效益和社会--效益。
我仔细将A工厂的表格进行对照发现很多表格可以整合，如：领料单，补料单，退料单等，可以整合成一份表格，（在□领料□补料□退料中选择，然后在备注栏里面进行说明。）还有如：出门放行条就有三种：员工，车辆，物品等放行条，建议整合成一份出门放行条，在每一栏后面增加说明就可以了。当然还有很多类似问题，在此不多举例。
更奇怪的是，同一种表格有几种格式，经同管理干部的沟通得知，原来公司的部门负责人更换比较频繁，来一个主管，就按照自己的经验设计一套自己部门的表格出来使用，换一个主管，新主管就再按照自己的经验设计一套表格，就这样，公司的表格就越来越多，弄得下面的基层干部都不知道到底那张表格是最新版本的。从个人的喜好和审美观点出发，而没有考虑到整个公司的整体行。
表格的设计也要简单化，不要让很大部分员工都不知道如何填写，这样的表格将在使用上值得商榷。
二、公司表格填写的完整性和数据的可靠性。公司内部上下级别的沟通，很大部分是使用表格的传递来完成的，如果表格填写的数据不可靠，甚至是虚假的，就将可带来恶劣后果。这个问题，我从来就不认为是“能力”问题，我认为是“人品”问题。工作做不到位，提交给上司的工作报表数据不理想，只能说明目前、现在没有达成公司或上司的目标，但是同时说明你还有上升空间，如果连这样的心态都没有，都没有勇气面对和承担，而去虚报数据，这样的干部是很可怕的，是不能够重用的，不脚踏实地，不务实的工作作风将给公司带来很不安全的问题。特别涉及到公司的某些方面，如：生产报表，财务报表，物料盘点报表，固定资产报表等等。
填写一份表格，一定要填写完整，有些表格多行填写不完，多出的几行，请将它划一杠，或划成S，或写上“以下空白”字样。特别是有些公司的领料单，待上司批准后，又在下面的空格里自己随意的添加内容。
各位领导干部请注意你在审批文件和报表时应该看清楚仔细，减少这方面由细节问题带来严重后果的事件。
三、公司表格的涂改。很多公司使用“流得滑”牌修改液，这是很不值得推广应用的，是科技发展给人类社会带来不利的因素之一。我们的修改是不正常中的一种正常的工作体现，有错就改，但是没有必要将以前的一概抹掉。我们将以前填写错误的内容，用笔横划掉1-3杠，然后再在旁边写上正确的内容，签署上修改人的名字，写上修改日期（注意填写日期的正确方式，一定请写上年月日，且不可写成3/8，不知道是哪年的3月8号，还是8月3号，弄的别人一头雾水）。说明你在这个时间对它进行了修改，并且对修改的内容负责。
使用修正液，将以前的内容涂抹成黑团，用小贴纸覆盖以前的内容等等做法都是不可取的。
四、公司表格的整理和保存。表格使用完了，应该妥善保存，并且要分门别类进行管理。且不可随意丢弃，可能不经意间泄露了公司的机密都有可能的。同时也不便于对今后出现的问题进行追溯。
表格的分类，根据具体情况进行，可以是月份，季度。也可以是客户类别，地区，产品性质等等。一定要结合自己公司和本部门的实际情况出发，来进行归类整理。对于文件夹也应该进行比较醒目的、全公司统一标识式样的进行标识，对于不是透明玻璃门的文件柜，请在柜门外面，贴上柜子里面储存的文件的清单总表，便于查找和调阅。
五、公司表格的信息利用和统计分析。很多公司将表格整理归档后就没有再往前走多一步，利用表格提供的数据，进行统计分析，在统计分析后，可以寻找到一些规律性和预见性的数据，充分利用这些数据，如：不同年份的同期比较，月份或季度比较，不同类型的设备故障，某个客户的需求，某地区客户的需求，某个产品的标准实际工时，某种产品类型的实际不良率，某种物料的实际储存有效期限，员工的流动率与产品质量之间的关系等等。为公司的管理提供预防性的数据资料。为公司在某些项目或事情方面做出决策提供依据。充分利用表格的信息，是企业管理中比较重要和务实的做法之一，同时也是企业做好持续改善的重要数据资料来源。
有些公司在开始做时，比较困难，或者是问题多多，没有关系，请坚持不懈的做下去，就会发现这是一个将感觉变成真实数据的过程，用数据说话，将是公司进行绩效考核的起步。
一个企业的规范和进步，往往就是从公司的报表中体现，在不断的企业管理过程中，一步一步的去规范和修订，将是公司发展的推动力，不要小看了一个企业内表格的作用，希望每个企业都能够设计、使用、整理、保存好本公司的表格，为公司的发展和改善提供准确的历史记录和为企业未来预见性的问题的判断做出一定的数据依据。
周家兵
2007-1-13中国惠州
