爱华网其实，电子文件从产生就有一个生命周期表与之终身相伴。以高校OA办公系统人事公文处理为例分析：当需要草拟一份人事管理公文时，首先是要在一张空白生命周期表中填入预拟标题，并从OA办公系统程序所设定的工作者（一般管理员）名单中确认权限并输入签名及密码，通过身份验证后方可进行公文草拟，当退出起草程序段时，OA办公系统把草稿存盘的时间自动记载于该程序段的时间项内，保证两者间的一致性。改稿程序段的设计也应很严密，人事处工作者通过权限确认后，可从生命周期表内选择的任一版草稿或由系统提供最新版草稿的复制件作为改稿，OA办公系统在复制文件时会首先检查被复制对象的存盘时间和对应周期表内记载时间的一致性，若有差异，即提示文件被非法修改，由OA总管理员做有关处理。
改稿结束退出程序段时，OA办公系统把改好的文件作为最新版草稿存入，并把文件存盘时间记于该程序段的时间项内。审稿程序段是在校OA管理者通过权限确认后，由OA办公系统提供其所选版本草稿的只读文件进行审稿工作，同样OA办公系统对所提供审稿的文件也要做原始性的检查。OA管理者把审稿结果及意见输入处理意见项后，可退出该程序段工作台，系统将把退出时间记于时间项内，但不再产生新版草稿文件。
定稿程序段是系统把审稿的处理结果及意见定为“拟定稿”的草稿文件送至有关主管人事领导，主管领导接到定稿审阅通知后，调出该公文的生命周期表，经权限确认后就可审阅“拟定稿”版草稿的只读文件，在输入处理意见后退出该程序段工作。
OA办公系统把领导批准的定稿再复制成正式内容并做加密处理，“拟定稿”版和定稿版式正式文件的内容完全一致，只是存盘时间不同，定稿版的存盘时间即为该电子公文的形成时间，记于定稿程序段的时间项。终结程序段由OA管理员承担，按OA办公系统提供的定稿通知调出生命周期表，并按定稿中人事领导的意见发送文件至相关部门；把周期表内的信息转入电子文件登记库，并把处理情况输入相关项后退出终结程序段。
OA办公系统即把终结工作的生命周期表转入只读表，不许再做任何修改，并将生命周期表及与之相连的一组电子文件包括各版本草稿文件和定稿文件转入相关数据库，从而，该电子文件的生命期宣告结束。当需调阅终结生命期限的电子文件时，OA办公系统只提供正式版，除非是特许级别的操作者才能查阅电子文件生命周期表及与之相连的草稿版。
