爱华网第一章 绪论
（一）文书的含义及相关概念
1.识记：(1)文书的概念：文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。
(2)文书的形成条件：①文字的形成是文书产生的必要条件；②社会组织的形成是文书产生的充分条件。
(3)文书发展与进化的表现形式：①文书的制成材料；②文书的用途和格式。
2.领会：文书同公文、文件的区别与联系：①文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备；②公文是文书的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。
（二）文书的特点和作用
1.识记：(1)文书的特点：①文书的记录性；②文书的传递性。
(2)文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的。
(3)文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的。
2.领会：(1)文书的作用：文书的作用是指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能。一方面，文书的作用是由文书的基本特征决定的，它是文书的内在属性的外化形式；另一方面，文书的作用又是一种相对独立的形式，是其他信息载体不可替代的。
①传播信息作用。文书作为一种信息的载体，其首要作用在于传播信息，这是由文书的形成特点决定的。人们制作文书的目的，就是要把一定的信息传递给受文者。如果文书失去了传播这一运动形式和基本功能，文书的“生命”就终止了。但是，文书信息的传播有着自身独特的规则，如行文的方向、行文的程序等。因此，文书传播作用的结果，往往不是形成系统的理论知识，而是一种真实的实践过程。
②凭证依据作用。文书作为一种信息载体，同其他载体的显着区别就在于其记录性和真实性。文书的凭证依据作用，取决于文书的形成主体和文书内容的权威性。就文书的形成主体而言，是社会组织或个人，其身份是真实的、合法的；就文书的内容而言，是人类社会实践的直接记录，其成分是原始的、可靠的。因此，文书成为人们从事现实活动的依据，继而成为人们追溯历史的凭证。
③不同的文书种类，由于其记录信息内容的差异，其传播信息作用和凭证依据作用还会表现在法律、教育、管理等不同的领域，并存在质、量的差别。
（三）文书与文书工作的演化
1.识记：古代历朝文书和文书工作演化发展的历史：
(1)初创期——先秦。①夏朝。早在夏朝，公务文书由太史令负责拟制和管理。②商朝。在商朝，史官分工明确化；文书机构专门化，太史寮成为我国最早的专门化的国家文书机构；文书形式多样化；文种表达复杂化；形成过程制度化。③西周。在西周，出现了新的文书机构和文书人员；文书种类更丰富；初步形成了正副本制度、公文拟制制度等文书制度。④春秋战国。在春秋战国时期，文书种类明显增多；在文书制度方面，拟文制度、用印制度、职官制度、公文传递制度等；文书制成材料上，缣帛文书、石刻文书等陆续出现。
(2)确立期——秦汉。①文书机构。秦朝中央设丞相府，御史大夫主管机要文书；东汉光武帝时，尚书台成为国家核心文书机构。②文书制度。有了严格的文书体式；用印制度；校勘制度；传递制度。③文书种类。下行文，上行文，专用文。④文书材料。出现了郑重、珍贵、便于长久保存的铁质文书。革命性的变化在于西汉初年出现麻纸、絮纸，东汉蔡伦改进造纸术，纸张开始逐步成为主要的文书材料。
(3)文书的发展期——魏晋南北朝。①文书机构的变迁。三公九卿制逐步向三省六部制过渡。②文书理论的成熟。出现了明显的“文”、“笔”之分；出现了一批专门写作公文的人；首次出现了公文写作理论总结。③文种的变化。④书写材料的变化。纸张成为唯一的书写材料。⑤文书制度的演变。卷轴制度得以普及并出现了用印制度、骑缝、押缝制度和连署制度。⑥文体的演变。先秦至两汉，公文多以散文体为主。而发端于两汉的骈体，经魏晋，至南北朝时兴盛，成为公文写作的主流。
(4)成熟期——隋唐。①文书工作与档案工作开始相分离。②文书机构的设置更加健全。③文书种类增多。④文书制度进一步健全。
(5)进一步发展——宋元明清。最大的特点是文书工作制度更加健全。主要有：①文书工作与档案工作的全面分离。②明确提出一文一事制度。③赋予贴黄制度的新含义。④形成了引黄制度。⑤健全了公文的保密制度。⑥元代制定了严格的文书工作官吏选拔制度。⑦首创照刷、磨勘制度。⑧完善公文传递制度。
2.领会：文书工作演化发展的规律：
(1)文书制成材料的改进。文书制成材料的特点以及与不同文书功能相适应的选材要求，不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书的形成及其规律。
(2)文书的种类、用途和制度的变迁。文书用途的变化是其所记录的信息内容变化的反映。随着人们交流形式的增加，产生了私文书和专用文种；随着管理内容的复杂化，文书从较为单一的传递向多种传递方向发展，产生了平行文书及其公布形式；随着管理方式的规范化，文书的格式日趋固定。文书用途的变化结果是产生用以区别其用途的文书名称。
(3)总之，文书与文书工作的发展变化，是同社会发展相联系的。从总体上看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式上看，文书的种类、用途、载体和制度的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要。
（四）文书学的形成
1.识记：(1)文书学的酝酿阶段：①汇集文书的资料；②研究文书的撰制；③制定文书工作规则。
(2)文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末，随着封建社会的解体，新生的政权出于管理国家事务和提高行政效率的需要，多次对文书工作进行改革。这就从主观上促使人们对文书及文书工作进行较为深入的了解和分析，相应地在客观上形成了较为系统的文书工作知识成果，初步形成文书学理论专着，较为系统的文书工作知识成果的出现标志着文书学的形成。
(3)文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始,主要标志：①设立专门的文书学研究机构；②出版大量的文书学学术专着。
（五）文书学的体系及特征
1.识记：文书学的基本特征：①应用性与理论性的统一；②综合性与独立性的统一。
（六）文书学的学习及研究方法
2.领会：学习文书学的意义：①有利于继承优秀的文化遗产；②有利于总结管理活动的经验；③有利于提高公务人员的技能。
第二章公务文书
（一）公务文书的特点
1.识记：(1)公务文书的特点：①是由法定作者制发的；②具有法定的权威性；③具有现行效用；④具有规范的体式；⑤具有特定的处理程序
(2)法定作者的含义：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人。
(3)公文现行效用的含义：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。
2.领会：
(1)三种主要行文名义
(2)公文的特定读者
(3)公文的特定权威
3.简单应用：
(1)公文的生效标志
(2)公文的发文名义
(3)现行公文失效的条件
(4)越权行为的判定
（二）公务文书的功能
1.识记：(1)公文的基本功能：公文在公务活动中所发挥的有利基本作用。
(2)公文基本功能的表现形式：①公文是公务管理的工具；②公文是社会沟通的手段
(3)公文的具体作用：①策令作用；②规范作用；③宣传作用；④联系作用；⑤凭证作用
2.领会：(1)公文功能的最大优势
(2)公文凭证依据作用的体现和价值
（三）公务文书的效用
1.识记：(1)公文的现行效用：又称现实执行效用或时效，是指公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并直接发挥实际效用。具体来说，是指公文在一定的时间、空间、机构和人员范围内，对机构或个人行文产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响。
(2)公文的历史效用：是指其对印证历史事实、反映历史发展过程所产生的权威性影响，是其转化为档案的内在依据。
(3)公文的现行效用生效的条件：
A.公文生效的实质要件：①公文的作者必须依法存在，享有与公文内容相一致的法定权利，能以自己的名义和行为享有、承担、履行同公文产生的实际后果相适应的法定权利、责任和义务。②公文的内容必须合法，不得与宪法、法律和其他效用等级高的公文相抵触，应与相同效用等级的公文协调一致。③公文的内容必须限于作者的法定权限范围内，越权无效。③公文内容必须为作者真实意思的表示。
B.公文生效的形式要件：①公文的形成或处理必须履行法定的程序手续，符合法定的时限规定。②公文的体式应规范、完整、正确，有法定体式的必须按其制作。③公文中必须有能对作者合法性、真实性、权利范围以及对作者意思表示和公文形成过程的真实性提供证据的内容或标记符号。④公文中必须有准确反映公文现行效用时间范围的标记，至少应反映出公文的生效时间。
2.领会：(1)公文现行效用的范围：
①时间范围：
A.公文的生效时间，即公文现行效用时问范围的起点，通常有以下几种情况：a.公文自形成之日起生效。b.公文自通过或批准日起生效。c.公文自公布日起生效。d.以公文自身规定的时间为生效时间。e.以其他公文规定的时间为生效时间。f.以公文送达规定受文者的时间为生效时问。
B.公文的失效时间，即公文现行效用时间范围的终点，通常有如下几种情况：a.公文本身规定了停止生效的日期，到期自行终止。b.由其他合法公文规定公文现行效用的终止It期。c.效力等级高的有效公文生效后，与之相抵触的效力等级低的公文一律即行失效。d.公文被具有法定权利的机关依法定程序明令废止、撤销而失效。e.公文随相应新公文依法生效而全部失效或部分失效。f.公文针对的事物本身具有明确的有效期限，逾期公文自然失效。g.公文针对的社会事实已完全消灭或公文规定的任务已完成，公文自然失效。h.公文制发机关不复存在，又无其他合法机构继承其相应职能的，机关被撤销之日起公文失效。i.不具备反复适用性质的公文所针对的事务已一次性处理完毕，除法律、法规或其他有效公文有专门规定外，公文不再适用于处置同类事务，自行失效。j.不同作者就同一事项前后制发有不同规范性内容的公文，除法律法规有特别规定外，效用等级低的公文全部或部分失效。若公文的效用等级完全相同，一般由双方作者共同的上级机关或司法机关作出裁断，撤销、废止公文或纠正其中不一致的内容。
②空间范围：
A.宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章等和其他由中央国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在全国范围内生效，但另有规定的例外；地方性法规和地方规章和其他由地方国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在本行政区域内生效；民族自治地方的自治条例在本自治区域内生效。B.由公文本身依法明确规定。C.由有关法律、法规和规章予以明确规定。D.由有关法定机构依法予以认定。E.以公文内容针对对象的法定责任、义务、权利所及的范围为准。
③机构范围：
A.宪法、法律对一切国家机构和社会组织产生效办。B.行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。C.公文本身依法予以明确规定。D.以公文本身依法正确标明的主送机关为
准。E.以公文本身依法正确标明的一切受文者为准。F.以法律、法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。G.以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。
④人员范围：
A.宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章效用所及包括全国公民及处于本国境内的外国人和无国籍人。B.地方性法规和规章效用所及只包括该地方的个人。C.各国家机构和社会组织内部制发的基本规范性公文效用所及包括该机构组织的全体组成人员。D.由公文本身依法予以明确规定。(5)由法律、法规和其他效用等级高的公文予以规定。
(2)公文现行效用的等级：
不同作者制发的公文，其现行效用在层次上也是有高低之别的。低等级公文的效用大都源生于高等级公文，因此，无论其内容还是形式均不得与高等级公文抵触。在不同效用等级的公文规范性内容不一致时，除特例外，应适用和执行效用等级高的。
A.在规范性公文中，效用等级最高的是全国人民代表大会制定的宪法，其次是全国人民代表大会及其常委会制定的法律，再次是由国务院制定的行政法规等，再其次是由国务院各部门制定的规章等，接着是省级权力机关制定的地方性法规、自治条例等，然后是省级人民政府制定或批准的规章等。其后依此类推，按统辖权的大小排列公文效用等级。同一辖区内权力机关的规范性公文的效用等级高于同级人民政府的规范性公文。
B.国家机构以外的其他社会组织制定的规范性公文的效用等级一般均低于国家机构制定的规范性公文。在这些社会组织内部，按其法定的组织序列排列的不同级别，组织制定的规范性公文的效用等级是，同级组织中权力机构制定的规范性公文的效用等级高于执行机构制定的。
C.规范性公文之外的其他通用公文，按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的等级。
D.专用公文的效用等级大都由权威性机构以法规规章的形式予以明确规定，有的则需要遵从本领域内公认的习惯、惯例。
E.私文的效用等级有些需依照法律法规的明确规定确认，有些则也需遵从公认的习惯、惯例。
F.在我国由中国共产党各级组织制发的公文在效用等级方面具有一定的特殊性：其所制发的规范性公文分别是全党和党内不同级别的具体组织内部全体党员的行为准则和规范；其所制发的以执政党法定地位为支持的表明其各项方针政策原则的领导指导性公文则不仅对党内，而且对全国各项事业、各项工作有法定的决定性影响。同级党组织在法定范围内制发的此类公文的效用等级要高于同级国家机构和其他社会组织制发的领导指导性公文。中国共产党同样必须在宪法和法律范围内活动。
3.简单应用：判断公文是否具有现行效用。
（四）公务文书的分类方法及主要类别
1.识记：(1)①正式通用公文：根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点。
②内部通用公文：简称内部文书，即在社会组织内部通用的公文，具有复杂性、内部性和灵活性的特点。
③专用公文：亦称专门文书，是某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书，使用范围具有极强的专门性和限制性。
(2)①纸质文书：以纸张为物质载体的文件。纸质文书是目前公文处理工作中使用最为普遍、使用频率最高的。
②感光介质文件：以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。
③磁介质文件：以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。
④电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(3)①规范类文书：由各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为，具有普遍约束力的文件。
②领导指导类文书：由各级领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件。如命令、决定、指示批复等。
③报请类文书：由被领导、指导机关向有关上级机关汇报工作、反映情况、答复询问、提出建议、清求指示或批准时使用的文件。如请示、报告等。
④知照类文书：面向社会或特定范围(各类社会组织之间或在其内部范围内)为公布、通知有关事项、通报情况、联系工作、商洽事宜、交流信息而制发的文件。如通告、公告、通知、通报、公函等。
⑤契约类文书：由双方或数方为实现一定目的、明确双方权利、责任、义务而签订的作为工作依据或法律凭证的文件。如合同、协议书等。
⑥会议文书：是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为、具有普遍约束力的文件。
(4)①绝密件：涉及党和国家最核心的机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特点严重的损害
②机密件：涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害
③秘密件：涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害
(5)①上行文：下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文
②平行文：同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文
③下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文
(6)①急件：要求打破工作常规迅速传递、处理或在规定的时限内输完毕的文书
②特急件：必须在最短时间内以最快的速度优选传递
③平件：按工作常规传递、处理的公文
(7)①发文：本机关制发的公文
②收文：本机关收到的其他机关制发的公文
(8)①阅知件（阅件）：不需要办理或答复的公文。
②阅办件（办件）：需要办理或答复的公文。
(9)①草稿：又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿，是公文撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用。
②定稿：又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。（草稿经领导人签发便成为定稿）
③正本：根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本。
④试行本：指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。
⑤暂行本：指发文机关一时来不及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，暂行期内，具有法定效力。
⑥修订本：指对已发布生效的规范类文书，经实践检验重新予以修改补充后再行发布的文本。
⑦副本：指正本的复份或复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用。
⑧不同文字的稿本：指同一份文书根据需要而采用两种或两种以上语言文字的文稿和文本。
(10)行政规范性文件的狭义概念：是指除行政法规、政府规章外，国家行政机关为执行法律法规和规章，对社会实施管理，在其职权范围内依照法定程序制定、公开发布的具有普遍约束力、可反复适用的决定、命令和行政措施等行政文件。
2.领会：(1)结合实际掌握各类公文的划分方法和实际意义
(2)判定公文密级的标准
(3)特急件、急件、平件的时限要求：特急件3个工作日内办结、急件7个工作日内办结、平件不超过10个工作日。
(4)公文稿本之间的联系与区别
(5)法律法规性文件的概念及组成：即通常所称的“法”，是我国目前具有法律法规效力的文书的总称。由宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章等层次组成。
(6)党内法规和党内制度的区别：
①党内法规是共产党的中央组织、中央各部门、中央军委总政治部和各省、自治区、直辖市党委制定的用以规范党组织的工作、活动和党员的行为的党内各类规章制度的总称。党内法规是成文制度，其制定主体是省级以上党组织。
②党内制度是党的各级组织“制定的用以规范党组织的工作、活动和党员的行为的党内各类规章制度的总称。”
③党内制度的外延要大于党内法规的外延，一是非成文制度不属于党内法规，而在党内制度中有些是“形成”的而不是“制定”的，并无成文的形式；二是省和直辖市以下党组织尤其是基层党组织制定的规章制度因其约束范围较小，也不属于党内法规的范畴；三是党内制度范畴中的体制、机制问题也不属于党内法规的范围。
(7)会议文书的归类：
①会务管理文书，指从会议的筹备到善后的一系列活动中形成和使用的文书。主要包括：全年会议计划；会议安排；会议通知；会议议程；会议程序；会议日程；会议须知；会议指南。此外还有主席团名单、与会人员名单、选举表决办法、签到册（簿）以及各类证件等。
②会议主旨文书，指体现会议主要议题，阐明会议宗旨、任务和要求的文书。主要包括：开幕词；闭幕词；会议工作报告；专题讲话；会议决定、决议；会议纪要；会议公报；会议决定事项摘要、催办登记簿。
③会议提议审批文书，指通常用于提交各种法定会议审议批准的文书的草案或报批稿，需经与会代表讨论、完善结论、充实材料、润色文字，最终将修正草案提交会议通过。主要包括：提案；议案；建议。
④会议动态文书，指如实记录、反映会议过程中的动态信息的文书。分为两类：会议记录；会议简报。
⑤会议参考文书，指会议筹备、召开过程中收集、使用的参考性文书。分为两类：与会议议题有关的参考材料；与会议有关的各种背景材料。
⑥会议宣传礼仪文书，指为保证会议达到预期效果而进行的必要的宣传礼仪活动中形成和使用的文书材料，如贺信(电)、祝词、讲演词，有关会议的消息报道、宣传提纲、会议口号等。
(8)电子文件的三要素及电子文件的主要种类：
①电子文件的三要素：A.内容信息：文件中所包含的表达作者意图的信息。
B.结构信息：文件内容信息的组织表达方式。
C.背景信息：能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。
②电子文件的主要种类：从信息表现形式和存储格式的角度来看：A.文本文件（Text），指使用文字处理软件生成的文件，常用的文件格式有WPS、DOC等。B.图形文件（Graphic），指用计算机辅助设计或绘图软件等获得的图形文件，常用格式为EPS等。C.图像文件（Image），指使用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的图像文件，常用的文件格式有JPG、TIF等。D.影像文件（Video），指使用数码摄像机等视频设备或动画软件等生成的动态影像文件，主要格式有MPEG、AV1等。E.声音文件（Audio），指用数码录音机等音频设备录入或用编曲软件生成的文件，主要格式有WAV、MP3等。F.多媒体文件（Multimedia），指包含文字、图形、图像、影像、声音等两种或两种以上的复合信息记录形式，采用多媒体技术制作的文件。G.超文本文件（Hypertext），指包含信息链接功能、采用Web技术制作的浏览器文件，目前主要采用HTML格式。H.程序文件（Program），指用计算机语言编写的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。I.数据文件，指用计算机系统进行信息处理形成的各种参数、管理数据等。J.数据库文件（data），指用数据库系统制作和存储的文件。
3.简单应用：上行文、下行文和平行文的判断和应用。
（五）文种及其选用规则
1.识记：(1)文种选用规则的具体内容：①根据发文目的选用文种；②根据行文关系选用文种；③根据发文权限选用文种；④根据国家的统一规定选用文种。
(2)条例：用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定。
规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定。
办法：用于对某项工作作具体的规定。
命令：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章。
决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排。
批复：用于答复下级机关的请示事项。
议案：用于各级人民代表按法律程序向同级人民政府或其常务委员会提请审议事项。
报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。
请示：用于向上级机关请求指示、批准。
公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关输和有关单位需要周知或执行的事项，任免人员。
通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
公函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。
意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。
会议纪要：用于记载和传第三章文书工作概述
（一）文书工作的概念及基本内容
1.识记：文书工作的概念：是围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。
2.领会：文书工作的基本内容：撰制、传递、办理和处置、管理。
（二）文书工作的特性和作用
1.识记：(1)文书工作的技术性：是由文书工作的基本内容决定的。
(2)文书工作的时效性：是指文书工作的具体活动过程是有时间界限和要求的。
(3)文书工作的特性：政治性、技术性、服务性、时效性。
2.领会：文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用。
（三）文书工作的基本原则
1.识记：文书工作基本原则的含义：是由党和国家统一规定的文书工作的准则
2.领会：文书工作基本原则的具体内容：①准确：是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线和基础；②及时：是对文书工作的效率要求，是文书工作特性的具体体现；③安全：是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。
（四）行文方向、行文关系与行文方式
1.识记：(1)行文方向：是指公文传递、发送的去向。
(2)行文关系：是根据组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文单位之间的关系。
(3)行文方式：是指文件传递运行的方式。
(4)多级行文的必要条件：
①用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机关根据各自的情况作补充规定的文件
②用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况，制定决策的文件
2.领会：如何选择适宜的行文方式。（74页）
（五）行文规则
1.识记：行文规则：为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高行文效率与效果的有关规定，即各社会组织之间文件往来运行所必须遵循的统一规则。
2.领会：(1)遵守行文规则的意义：①有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷；
②有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转；
③有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文牍主义。
(2)行文规则的具体内容：①根据机关之间的工作关系确立行文方向；
②选择适宜的行文方式，一般不和越级行文；
③正确选择主送机关与抄送机关；
④坚持党政文件分开的原则；
⑤联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协议一致；
⑥严格控制公文数量，简化行文手续。
3.简单应用：根据行文规则，判断行文正误。
4.综合应用：运用行文规则分析公文写作与处理案例。
（六）文书工作的机构类型与组织形式
1.识记：(1)中心机构：指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢纽。
(2)专门机构：指在社会组织内部专门从事文书工作的部门。
(3)分支机构：指社会组织内部的各个职能部门。
(4)集中式：指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构，即办公厅进行。
(5)分散式：指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部门及其专兼职文书人员承担。
(6)复合式：批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式。
2.领会：确定文书工作组织形式的依据：主要取决于中心机构能否直接控制各专门机构和分支机构文书工作的状况。
达会议情况和议定事项。
（七）文书工作人员的层次及素质要求
1.识记：(1)文书工作的控制层：指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人。
(2)文书工作的执行层：指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人。
(3)文书工作的操作层：指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员。
2.领会：文书工作人员的素质要求：①思想品德要求：思想觉悟、职业道德；②知识能力要求：系统的知识、全面的能力（观察分析能力、表达能力、操作能力）
（八）文书工作人员的群体结构优化
1.领会：文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性：只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体的发展创造良好的人文环境。①合理的技能结构；②互补的性格结构。
（九）文书工作标准化的含义和意义
1.识记：文书工作标准化的含义：是指对文书工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳效能的活动过程。
2.领会：文书工作标准化的意义：
①可以简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，是提高机关工作水平和效率的重要措施；
②是科学管理文书、提高文书质量的技术保证；
③是实现人－机结合，机－机交换的基础，是实现办公自动化的必要条件；
④有利于引进国际和国内先进标准以迅速提高我国的文书工作水平；
⑤便于提高文书立卷归档质量，为档案工作奠定良好的基础。
（十）文书工作标准化的特性与原理
1.识记：(1)文书工作标准化的特性及其具体内容：
①管理性：文书工作标准化标志着标准化活动扩展到行政管理领域；
②广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多；
③一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准，但执行中不应各行其是。
(2)文书工作标准化的原理：
①简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在必要的范围之内；
②统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施；
③协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能的最佳效果；
④优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果。
2.领会：(1)文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性：
①管理性：文书工作标准化标志着标准化活动扩展到行政管理领域；
②广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多；
③一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准，但执行中不应各行其是。
(2)标准化原理在文书工作中的应用：（文书工作标准化的原理：①简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在必要的范围之内；②统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施；③协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能的最佳效果；④优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果。）
(3)文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书格式、简化文书处理程序。
(4)文书工作中需要统一的范畴：统一概念、统一文书格式、统一文书数据元的名称及表达规则统一文书管理制度、统一文书的载体材料及设备用具。
(5)文书工作中协调的范畴：标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相差领域标准之间的协调。
(6)运用优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策。
（十一）文书工作现代化的含义与动因
1.识记：(1)文书工作现代化的定义：是指将处于领先地位的科学管理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不断达到先进的科学技术水平。
(2)文件、档案管理一体化的含义：又称全程管理模式，指基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。
2.领会：透过文书工作现代化的动因充分认识实现文书工作现代化的必要性：
①文书工作现代化是信息社会新技术革命的必然产物；
②文书工作现代化是提高文书工作效能的必由之路；
③文书工作现代化是现代办公环境中实现文件、档案一体化管理的必要条件。
（十二）文书工作现代化的相关要素
1.识记：(1)文书工作现代化的相关要素的内容：①管理机制；②技术设备；③人员素质。
（十三）文书工作现代化的管理模式
1.识记：(1)前端控制模式的含义：侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作；
(2)全程管理模式的含义：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理；
(3)信息共享模式的含义：信息资源共享。
2.领会：(1)文书工作现代化的三个相关要素的具体内容及相互关系：
①文书工作现代化的相关要素是：管理机制、技术设备和人员素质管理机制是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相互关系技术设备是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制必须辅以现代化的技术手段与设备人员素质包括具有信息意识、效率意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能。
②文书工作现代化的关系：在实现文书工作现代化的过程中，上述三方面要素相互制约、缺一不可：
A.没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人力资源；
B.没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段；
C.没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化的技术、设备也只能成为“摆设”这三个要素也是实现文书工作现代化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程反之，则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素。
(2)现代办公环境中文书工作的模式与传统的文书工作模式的区别：
①文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大；
②面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色的新型模式。
③主要体现在三个方面：A.前端控制模式：文书工作现代化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作；B.全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理；C.信息共享模式：信息资源共享，达到社会价值的最大化。
第四章公文的体式
（一）公文的体式
1.识记：公文的体式的含义：文体（文章的体裁）和格式（公文的数据项目的构成及其编排规范）
（二）公文文体的特殊属性
1.识记：公文的文体特征：①公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号系统；②兼用说明、叙述、议论三种表达方式。
2.领会：公文的文体不同于一般应用文的特殊属性：①公文是以语体文为原则的应用文体。公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号系统，具有表意直接、通俗易懂、语义明确的优点。加之辅以标点符号，更便于作者明确地表达发文意图，易于受文者准确理解、贯彻执行。
②公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。公文的特殊功用决定了公文在表达上必须事、理结合，同时还需要在此基础上进行科学的分析和评论以表明作者的观点和态度。这就决定了公文区别于其他应用文的特点之一在于兼用叙述、说明、议论三种基本表达方式。
3.综合应用：根据公文文体特征撰拟公文。
（三）公文的基本表达方式及其运用
1.识记：(1)说明（表达方式）：指对人物、事项或客观事物进行介绍、解说的一种表达方式。（定义、举例、比较、分类、引用、数字、图表）
(2)叙述（表达方式）：指以记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式。（通知、通报、请示、报告、会议纪要等）
(3)议论（表达方式）：指运用事实材料和逻辑推理的思维形式反映客观事物，分析其内在联系，揭示本质与规律，直接阐明作者主张的一种表达方式。（嘉奖令、通报、调查报告、会议纪要等）
2.领会：(1)说明（表达方式）在公文中的运用要求与方法：
①在公文中采用说明的手法时，特别强调以下要求：A.用语确切、客观。要求在把握说明对象本质特征的基础上，准确恰当地反映其本来面目，不得掺杂主观因素，对事实不能人为地夸大或缩小。B.表述周全、完整。即将有关事项或内容逐一表述清楚，使受文者对说明的对象有一个完整的了解和清晰的认识。C.文笔朴实、简明。说明的目的是使受文者清晰、准确地获知公文信息，因而要求用质朴平实、简洁明了的语言表述有关内容，忌用浮华婉曲或晦涩难懂的词语以及艰深的专业术语。
②说明的方法有很多，在公文中经常使用以下几种：A.定义法。在公文中介绍有关事物或涉及某一概念时，为使受文者准确地把握其实质，常常采用下定义的办法，以便将被说明对象的内涵与外延清晰地展示在读者面前。B.举例法。对于某些抽象或鲜见的概念与事物，仅仅借助于下定义的方法很难使人在脑海中形成清晰的认识这就需要采用举例的方法使之具体化、形象化。需要注意的是：使用举例法一定要选取具有代表性和说服力的典型事例，切不可以偏概全。C.比较法。为进一步说明事物的特征或状况，在公文中将具有相同或相反属性的事物进行对比，可以帮助受文者进一步全面、深入地了解说明的对象和事物的本质，提高认识。
(2)叙述（表达方式）在公文中的运用要求与方法：
①叙述的运用要求
②叙述的运用方法
(3)议论（表达方式）在公文中的运用特点与论证方法：
①议论的运用特点
②议论的三种论证方法：A.例证法。例证法指以事实为论据证明论点的方法。即通过列举典型事例，从中归纳结论，使论点“站立”起来。运用例证法时必须注意：a.列举事实的目的是为证明论点，因而事实论据的叙述宜采用简洁、概括的方法，不可着墨太多，以免喧宾夺主、本末倒置。b.所引事实论据一要可靠，不能道听途说或随意杜撰；二要典型，具有代表性和普遍意义；三要精选，不可毫无选择地任意罗列事实。否则不仅达不到增强论证力度的目的，反而适得其反。B.对比法。对比法指列举数据等事实材料加以比较，通过对比得出结论，并以此为论据说明论点的方法。在论证过程中，有时单纯摆出事实或数据并不能说明问题，但通过与另一事实或数据作对比，便使结论昭然若揭。Ⅲ.因果法。因果法指通过对事物的剖析，探寻事物发展的前因后果，并以此证明论点的方法。因果法有助于增强论证的科学性与说服力，使议论更加深入透彻。
3.简单应用：(1)说明（表达方式）在公文中的运用
(2)叙述（表达方式）在公文中的运用(3)议论（表达方式）在公文中的运用
4.综合应用：三种表达方式在不同文种写作中的综合运用。
（四）公文格式的概念与特点
1.识记：公文格式的概念：是指公文的文面各项要素的构成及其编排规范。
2.领会：(1)公文格式特点：①规范性：公文广泛应用于各级各类机关、企事业单位和人民团体，在各个管理层面的各项活动中发挥现行效用，为确保公文的准确、完整、有效，必须由国家有关机关和部门以行政法规、规章和国家标准的形式予以统一规范，并为上述机构共同遵照执行；
②相对的固定性：公文格式要素中，一部分要素为所有通用文种所必备，如：发文机关标识、标题、正文、生效标识、成文时间等；另一部分要素则可视每份文件的具体情况选择使用，根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的具体需要进行取舍，如：份数序号、密级标识、紧急程度、签发人、附件说明、注释等。公文的格式具有相对的固定性，还表现在：相同文种的公文，其格式要素的构成大体一致；
③稳定性：公文格式标准一经规范，通常在较长时期内保持稳定，各单位应按有关规定共同遵照执行，及时开发或使用公文格式模板，以便高效快捷地生成符合格式规范的公文。
(2)规范公文格式的意义：①方便公文的撰拟和制作；②便于对公文进行处理、管理；③有利于公文的立卷归档和提供查阅，更重要的是将公文格式纳入标准化的轨道，以适应现代化管理的需要，为计算机等现代办公设备的应用奠定基础。
（五）公文格式要素及其标识规则
1.识记：(1)公文格式眉首的要素组成：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
(2)公文格式主体的要素组成：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、特殊情况说明、附注。
(3)公文格式版记的要素组成：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。
(4)发文机关标识是公文作者的标志，作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。
(5)发文字号：又称发文编号，指发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。
(6)签发人：指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。
(7)秘密等级与保密期限：①秘密等级是表明公文保密等级的标识符号；
②保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。
(8)紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。
(9)公文份数序号：是指将同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号。
(10)公文标题：是指概括表明某一文件主要内容的文件名称。
(11)主送机关：指对公文负办理或答复责任的机关。
(12)公文正文：指公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。
(13)①附件：指附属于公文正件的其他公文或材料；
②附件说明指为附件所作的标记，用以注明附件的序号、标题、份数等，以便查阅和保护附件，防止附件散乱、丢失。
(14)附注：是对文件内容或有关事项、要求的注解与说明。
(15)成文时间：即成文日期，通常指公文生效的时间（某些正文中明确规定具体生效或开始执行日期的规范类文件除外）。
(16)公文生效标识：是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名两种形式。
(17)签署：指签发公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名。
(18)主题词：主题词是揭示公文内容并经规范化处理的词与词组。
(19)抄送机关：指只需了解公文内容而不承担输或答复责任的机关。
(20)印发机关和印发时间：①印发机关：是指公文的印制主管部门；
②印发时间：标识印发时间是为了准确反映公文的生效时效。
2.领会：(1)公文格式各要素的作用及其标识规范
(2)确定成文日期的原则：①联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；②经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准；③电报以发出日期为准。
3.简单应用：(1)拟写或修改公文标题：（①公文标题指概括表明某一文件主要内容的文件名称。②公文标题的拟写要求是：应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。完整的公文标题一般用全称或规范化简称，事由部分应简洁、明了地揭示公文主题，文种的选择要准确、恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，其他文种通常不必标注。）(2)正确编写发文字号。
4.综合应用：遵照公文格式规范撰拟或修改公文。
第五章公务文书撰拟通则
（一）公文撰拟的要求
1.识记：公文撰拟的基本要求：
①公文撰拟的基本要求，是指在公文撰拟过程中必须遵循的基本准则。
②从实践中看，表现为以下内容：
A.内容要求：a.准确无误。即公文撰拟的指导思想、目的、依据必须符合党和国家的政策、法律，符合发文机关的职权范围和整体利益。即公文的观点必须合法、合理和全面。b.讲求实效。即公文撰拟的动机和结果必须切合实际，并且准确把握公文的制发时机。
B.语言要求：a.严谨周密。即用语准确、贴切、不生歧义，主要包括两方面的内容，其一是要求语言本身符合逻辑、语法和修辞规则；其二是要求语言符合公文的特殊表达方式。b.简明精练。简练的公文语言是公文的基本特性所要求的。公文语言的表达要力争做到直接叙述、词约事丰和字斟句酌。c.庄重得体。即公文中的用语必须符合作者的身份、地位和发文目的，并做到通俗、庄严、郑重。
C.文面要求：a.用纸规整划一。b.字迹清晰规范。c.标点符号正确。d.排版格式统一。e.行距、字距适中。f.字体、字号适宜。
2.领会：公文语言的基本要求：严谨周密、简明精练、庄重得体。
3.简单应用：修改有语病的公文。
4.综合应用：将公文撰拟的要求运用于公文写作。
（二）公文撰拟的步骤
1.识记：(1)公文撰拟步骤的环节：公文的撰拟步骤，是指在一般写作活动规律指导下，按照公务活动的客观要求，完成公文撰拟的过程。它是实现公文撰拟要求的顺序和方式。②公文撰拟步骤的环节：①明确要求，就是确立公文主旨的过程。(2)确定文种，就是确立公文的名称。集中反映在公文的标题当中。③撰写提纲，即确定公文的结构。④选择材料，是围绕着公文的主要观点而收集、筛选素材。⑤草拟文稿，是指撰拟者实际写作公文的过程，它是公文撰拟的中心环节。⑥修改润色，是对公文进一步完善的过程。
（三）公文主旨的基本特征及作用
1.识记：①公文的主旨：指公文撰拟主体在文件中所要表达的基本观点或中心思想，它贯穿于文件的全部内容，集中地表现了对客观事物的感受、认识和理解；
②确立要求：是其特点的集中体现。公文的主旨必须正确、集中、鲜明。
2.领会：公文主旨的作用：①公文的主旨决定着公文的价值。一篇公文是否能够在社会实践中发挥自身的价值，最终取决于公文本身的质量；而公文质量的核心内容是看其观点是否正确，剖析问题是否深刻，能否真正解决实际问题。这些内容都是由公文的主旨决定的。从这个意义上讲，公文的主旨是公文的灵魂。②公文的主旨影响着公文的材料。公文材料的详略、取舍必须按照公文主旨的需要来确定。也就是说，只有依据公文主旨的要求，才能赋予公文材料以新的生命力；才能使原本处于相对分散、零乱的材料，围绕着一个鲜明的主题彼此联系起来，形成新的活力。反之，即使再生动、典型的材料，只要有悖于公文的主旨，也要坚决予以舍弃。③公文的主旨制约着公文的表达。一篇公文采用何种篇章结构，运用哪些修辞手法，都要服从和服务于公文的主旨。换句话说，每一种特定的公文的主旨都要有一些相应的表达方式与之适应；公文主旨的变化必然会引起公文结构、语言的变化。
（四）公文主旨的表达
1.识记：(1)公文主旨的确立要求：①公文的主旨必须正确。即公文的主旨必须符合党的路线、方针和政策，符合国家的法律、法规，符合公务活动的实际情况，经得起实践的检验。②公文的主旨必须集中。即公文的主旨应当单一，在一篇公文中只有一个中心思想或基本观点；不要出现两个以上的中心，或塞进与主旨无关的材料及情节。应当坚持“一文一事”的原则，以防主旨分散。③公文的主旨必须鲜明。即公文的主旨应当突出、深刻和新颖。能够抓住问题的实质；提出的措施、方法符合事物的发展规律，有独到之处；态度十分明确，提倡什么，反对什么，应该做什么，不要做什么，直白显露，有一定的针对性。
(2)公文标题的拟写要求：①“显旨”，即公文的标题应反映公文的基本内容，集中表现公文的I基本观点，方便受文者通过标题了解公文内容。②“简洁”，即公文的标题不宜过长，应言简意赅、高度概括。③“得体”，即公文的标题要符合公文体式的要求，符合特定文种的需要。一般情况下，应当包括发文机关名称、事由和文种三部分内容，不得随意发挥和变更，也不宜采用文学作品的标题写作手法。
(3)公文标题的结构：①“标准式”标题；②由发文机关名称和文种构成；③由公文主题（事由）和文种构成；④只标明文种；⑤题注式标题（附加括号式标题）；⑥由发文机关和被批转（转发、印发）文件的标题和文种构成；⑦由会议名称和文种组成；⑧新闻式标题。
2.领会：(1)公文主旨的表达过程：包括从主旨确定后，直到公文撰拟结束的全部工作，如确定公文的标题、谋划公文的结构、选择公文的材料和语言等内容。
(2)公文主旨的表达形式：①一段式。又称单层式，是指公文的全部结构只有主旨的目的，即行文的用意、期望，没有其他构成要素，即全文只有一段，结构单一，这种形式多见于命令(令)、批复及转发性通知等文种。②两段式。又称双层式，是指公文中只有主旨的目的和主张，或者只有说明和主张。③三段式。又称三层式，是指一篇公文结构中包括主旨的目的、说明、主张三要素，即在开头部分说明行文的原由、依据及基本情况，主体部分说明具体事项，结尾部分作出结论或进一步明确要求。实际工作中的多数文种均采用此种形式。
3.简单应用：拟写或修改公文标题。
（五）公文的结构要求与内容
1.识记：(1)①公文开头的主要方式：①概述式。即用叙述的方法，概括地写出事物的基本情况和问题，或写出工作基本过程。②结论式。即先作结论，然后分别加以叙述。③引叙式。即引用上级来文、上级指示精神，或有关情况及法令，以此作为撰拟公文的根据。④说明式。即先说明所论事务、工作的意义或背景情况，再叙述公文主题或其他材料。⑤目的式。即以简明的语言，说明撰拟公文的目的，常用“为了”、“为”等介词开头。⑥提问式。即先提出问题，然后引起下文。
②结尾的主要方式：①总结式。即对全文的主要内容和基本思想作进一步的概括和归纳，以加深受文者对行文意图的整体认识。②强调式。即对全文的主旨进行强调说明，借以引起受文者的重视，有利于贯彻执行。③祈使式。即对受文者提出具体的请求。④号召式。即在公文结尾处，使用一些鼓舞人心的词句，号召受文者为实现文中的任务或目标而积极进取。⑤说明式。即在公文末尾处，交代说明一些与文件内容有关的问题，以提请受文者注意。⑥分析式。即对文件中所论及事物作全面分析，在肯定成绩、经验的同时，也要找出差距和问题。
(2)①安排公文层次的主要方式：A.总分式。即在公文的开头先作总的概括，然后进行分别叙述；分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。采用总分式时，各个分述部分要层次分明，不能互相包容；顺序要合理，避免轻重倒置；详略要匀称，防止畸轻畸重。B.递进式。即公文的各层次内容是层层推进的关系。采用递进式时，各层次前后之间的联系极为重要，各环节之间有着严密的逻辑关系，不能随意变换次序。C.并列式。即公文的各个层次之间是并列的关系。采用并列式时，各层次之间不能存在逻辑交叉，各层次的体例要大体一致。
②段落的主要方式：A.段旨式。即一个段落只能说明一个中心意思。B.条款式。即一个段落对应于公文中的一项条款；一个条款表示一个完整的含意。C.阶段式。即一个段落反映事物发展的一个阶段。
2.领会：公文的结构要求：服从主旨、反映公务活动规律、符合思维逻辑、适合不同文种。
（六）公文专用词语
1.简单应用：运用公文专用词语撰拟或修改公文。
（七）公文常用修辞手法
1.识记：(1)消极修辞：指以说明事物而使人理解为目的的修辞。
(2)积极修辞：指以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞。
2.领会：公文中辞格的运用：比喻、借代、排比、层递、对比。
（八）公文中常用数据的表达方法
1.领会：①在时间表达上，公文用语多要求准确、具体地表示某个确定的时间，如：“公元2007年”、“五一”、“三点十分”等。但在一些情况下，也表示某一时间和经常状况，如“第九个五年计划期间”，“党的十一届三中全会以来”等等。②在空间表达上，公文用语多为处所的表示。表示空间的公文用语大体可分为四种情况：①用于表示地方的专用名词，如：“中国”、“太平洋”等；②指代处所的代词，如：“这里”、“那里”等；③非专指固定地方的处所词，如：“四面八方”、“到处”等；④名词加方位词构成的名词短语，如：“队伍左侧”、“北京以南’等等。③公文的数量表达方式，在国家有关主管部门的法规性文件中有明确的规定的，从其规定。④公文中运用数字时应特别注意以下两点。A.表示减少、降低、缩小等概念时不能使用倍数表达；B.使用概数时，应尽量避免歧义。⑤需要说明的是《国家行政机关公文处理办法》对数字表达的“特殊规定”，是指“成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字”必须使用汉字。而党的公文的成文时间则用阿拉伯数字标注。
第六章公文撰写举要
（一）规范类文书的撰写
1.识记：(1)①条例：适用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定。
②规定：是领导机关或职能部门针对某一方面或某项工作、事项提出的属于管理性质的要求和规范。
③办法：是领导机关或职能部门在办事标准、方法、步骤和措施方面制定的规范化式的具体规定。
(2)①章程：是政党、团体、企业等社会组织对于本组织的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员、活动规则，或对于社会组织的权利、义务、经济性质、业务范围和规模、活动制度以及就某项业务所制定的规范类文书。
②准则：适用于规定党派、团体、机关所属成员特定的行为、道德规范。
③规程：是针对社会组织的某项工作、活动任务的操作过程和规范制定的分解性说明。
④规则：用于规定一定范围内某项工作、活动中大家共同遵守的行为规范。
⑤制度：用于规定有关人员在某项具体工作、具体事项中必须共同遵守的规则和程序，以便使工作规范、有序地进行。
2.领会：(1)规范类文书的特点：
①制定主体具有广泛性与限定性。法律法规性文书的制定主体是法定的。行政规范性文书的制定主体却具有广泛性，但又体现出限定性，只要是国家行政机关就可以成为行政规范性文书的制定主体，但又必须限定在其法定职权范围内形成特定效力层次的规范性文书，否则制定的文件无效。
②效用具有限制性和等级性。A.规范类文书效用所涉及的时间、空间、人员范围取决于制定主体的法定权限与规范的内容。B.规范类文书具有效用等级和适用规则。不同层次的规范类文书具有不同效力等级，针对一定范围内的有关组织和人员，分别在法律、行政、组织、道德方面具有强制性、约束性和执行性的效力，有关组织和人员必须遵照执行，否则会受到法律的处罚或行政、组织纪律盼处分。规范类文书的适用规则包括制发时要注意有关法律、法规、规章的衔接和协调，任何法律、法规都不得同宪法相抵触；下一层次的规范类文书不得与上一层次的规范类文书相抵触；当不同效用等级的规范类文书有不一致规范性内容时，除特例外，应适用和执行效用等级高的。C.除了法律、法规性文件具有法定的效用等级和适用规则外，行政规范性文书以及其他规章制度性文件的效用等级和适用规则按制定主体统辖权的大小排列依次为：省辖市(州、区)、县(旗、市)、乡镇(区)；同一辖区内权力机关规范性文件的效用等级高于同级人民政府的规范性文件；国家机构以外的其他社会组织制定的规范性文件的效用等级一般低于国家机构制定的规范性文件；社会组织内部，按其法定的组织序列排列的不同级别组织制定的规范性文件的效用等级是：同级组织中的权力机构制定的规范性文件的效用等级高于执行机构制定的。D.中国共产党各级组织制发的规范性文件分别是全党和党内不同级别的具体组织内部全体党员的行为准则和规范。
③总体构成具有规范性和严密性。为保证规范类文书的合法效用，它的制定必须以《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》、《中华人民共和国立法法》、《行政法规制定程序条例》和《规章制定程序条例》有关立法技术方面的法律、法规为法定依据，同时近年来中央政府各部门以及各地方政府对于行政规范性文书的制定出台了若干规定，使规范类文书的总体构成具有其特定规范和严格要求。
④生效周期具有相对稳定性。规范类文书中规定的行为规范、职责目标所针对的是普遍性问题而不是个别的、具体问题；涉及的是多数人而不是个别人；适应的是客观实际的发展需要而不是偶发的、局部的、表面的需要，因此它具有相对稳定的生效周期。体现在：A.在一定的范围和一定的时间内反复适用而不是针对一时一事有效，不会转瞬即逝。B.一般实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。
⑤制定具有程序性和特殊性。规范类文书的制定程序严格而规范。与普通行政公文制定程序比较，规范类文书制定程序复杂，周期较长，规定严格，操作规范。
(2)①规范类文书的撰写步骤：A.编制计划和规划。编制规范类文书的计划和规划的目的是把这项工作纳入有计划、按步骤进行的轨道，避免“临时动议，盲目随意”的被动局面。一般需制定年度计划、三年规划或五年规划。B.起草。这是制定规范类文书的关键环节，具体做法是：a.成立由分管领导人参加，由具有较高政策及文字水平和专业知识的人员组成的起草小组负责起草工作。b.明确指导思想和法律依据，广泛进行调查研究，进行可行性论证，着手起草工作。重要的行政规范性文书有的需要通过书面征求、公告征求、座谈会、专家论证会、听证会等多种形式征求意见，后形成草案。c.草案拟成后，应经起草部门领导集体讨论通过，并由部门主要负责人签发；两个或两个以上部门共同起草的，应分别经各部门会商或领导集体讨论通过，并由各自主要负责人会签。C.协调。规范类文书的涉及面较广。为了使规范类文书在制定后能得以顺利实施，取得预期效果，在制定过程中，必须做好协调工作，把分歧意见统一在文书发布之前。D.审查。规范类文书草案(草稿)拟定之后，应由起草部门按照公务文书处理程序，及时按规定报送有关部门审查。审查的作用在于防止和避免规范类文书之间相互出现矛盾抵触，防止部门之间相互推诿扯皮、出现管理的死角和盲区，避免有的部门因经济利益驱动，擅自扩大行政执法范围、越权行文。E.公布。规范类文书的公布(发布)过程本身就是其生效的必要条件和法定程序之一。按照《中华人民共和国立法法》及有关规定，不同类规范类文书公布的形式也不相同。
②规范类文书的撰写要求：A.以法律法规为依据。规范类文书的制定必须按其不同的法定效力层次明确所依据的法律法规。B.体现较强的操作性。一般来说，规范类文书是对比较成熟的管理方式方法经归纳综合后的系统化、条款化，一般要求形成符合法理的、规范化的、程序化的管理监督机制和模式，执行部门依照条文即可作出具体行政行为。C.坚持备案审查制度。即对制发的规范类文书按规定上报有关部门备案，对其合法性、规范性、可行性和可操作性进行审查，这是一条有效的监督途径，对于维护法制与政令的统一，减少违法和不当行为具有重要意义。D.检查监督执行情况。在规范类文书执行一段时间后，应对其执行情况进行检查。检查的主要内容包括：宣传、贯彻、落实情况；执行结果和执行中存在的问题；文件本身是否合法，在实践中是否便于操作；修改的意见、建议等。检查结果应予上报或在有关范围内通报，以起到监督作用。E.及时清理，适时修改，适应发展。长期以来，很多部门的行政规范性文书只注重发布而不注重清理，严重阻碍了规范类文书效用的正常发挥。随着国家和社会的发展，规范类文书也应适时依据法律程序进行明令废止、宣布失效、予以修改。F.高度重视立法技术。立法技术直接影响规范类文书的效力和严肃性，必须高度重视。立法技术包括：从起草过程中来说，主要是凋查研究、提出对策；从形式上来说，主要是文字及篇章结构的表述与组织。
(3)规范类文书的公布形式：
①法律的公布。经全国人民代表大会或全国人大常委会通过后，由国家主席签署主席令予以公布，并及时在全国人大常委会公报和在全国范围内发行的报纸上刊登。在全国人大常委会公报上刊登的法律文本为标准文本。
②行政法规的公布。由国务院总理签署国务院令公布，且由新华社发稿，及时在国务院公报和在全国范围内发行的报纸上刊登。国务院不另行文；有关部门印发少量文本供存档备查。在国务院公报上刊登的行政法规文本为标准文本。
③地方性法规、自治条例和单行条例的公布。经省级人大制定的地方性法规由大会主席团发布公告予以公布。由省级人大常务委员会制定的地方性法规由常务委员会发布公告予以公布。较大的市的人大及其常委会制定的地方性法规报经批准后，由较大的市的人大常委会发布公告予以公布。自治条例和单行条例报经批准后，分别由自治区、自治州、自治县的人大常委会发布公告予以公布。地方性法规、自治条例和单行条例公布后，及时在本级人大常委会公报和在本行政区域范围内发行的报纸上刊登。在常委会公报上刊登的地方性法规、自治条例和单行条例文本为标准文本。
④国务院部门规章的公布。由部门首长签署命令予以公布，并及时在国务院公报或者部门公报和在全国范围内发行的报纸上刊登。
⑤地方政府规章的公布。由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布，并及时在本级政府公报和在本行政区域范围内发行的报纸上刊登。在国务院公报或者部门公报和地方政府公报刊登的规章文本为标准文本。
⑥法规规章之外的其他行政规范性文书的公布。
⑦规章制度性文件的公布。分两种情况。凡属社会组织对外进行社会管理、公共服务之用的，公布方式基本同于行政规范性文书的公布；凡属社会组织内部管理之用的，根据需要，或内部张贴，或直接下发，或用“通知”印发，或汇集成册供一定范围知晓使用。
3.简单应用：分析法律法规性文件的制定主体与行政规范性文件的制定主体的不同之处。
4.综合应用：(1)运用规范类文书总体结构的要求，分析评改有问题的规范类文书：（规范类文书总体结构的组成：文件标题、题注、章（节）标题、正文等）
(2)常用规范类文书（主要是规章制度类文件）的标题、发布标志（题注）、正文的正确写作
（二）领导指导类文书的撰写
1.识记：(1)决定的种类及其用途：①种类：A.部署类决定：用于对某一重大问题作出部署的决定。B.机构设置类决定：用于宣布重要机构的设置与变动的决定。C.处理事故类决定：处理重大事故和其他突发性事件的决定。D.褒奖类决定：用于对重要人物、单位、事件的褒奖。E.变更撤销类决定：用于表彰或处分，命名，撤销有关议案或其他公文，以及赋予、剥夺、免除有关对象的权利义务、能力的决定常采用这种形式。
②用途：A.对某一重大问题做出部署；B.宣布重要机构的设置或变动；C.处理重大事故和其他突发性事件；D.宣布人事安排或对有关人员的表彰、处分或处置；E.变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(2)通报的种类与特点：①种类：A.表扬性通报，旨在表扬先进个人或单位，宣传先进事迹、先进典型，介绍典型经验，以鼓励先进、树立正气、推广经验、推动工作。B.批评性通报，旨在批评有严重错误行为或不良倾向的个人、单位及重大事故、案件等，用以批评错误，揭露问题，训导通报对象，警示有关方面。C.情况通报，专门用于传达上级机关的重要指示精神，传达需周知的重要情况，沟通重要信息，以便做好贯彻、执行或协调、配合工作。
②特点：A.导向性B.典型性C.普发性D.时效性
(3)批复的种类与特点：①种类：A.指示型批复：针对下级机关请求指示或请求解决具体问题的请示而制发的。B.审批型批复：针对下级机关请求批准或批示转发公文的请示而制发的。
②特点：A.被动性。只有收到下级机关报批的请示时，才会据此制发批复。极具针对性。批复的标题与正文内容紧扣请示事项，不涉及该请示内容以外的其他问题；而且批复只主送给提出请示的单位和请示内容所涉及的相关单位。B.指示性。批复中针对请示事项所提出的答复意见，实际上是上级机关的指示精神和决策意见，下级机关必须认真遵照执行。
(4)意见的适用范围与特点：①适用范围：意见既可用于上行文、下行文，也可用于平行文。
②特点：A.在行政系统，意见这一文种不受行文关系的限制，可用于所有行文关系。B.作为上行文，意见具有请示的功能，上级机关应作为请示处理。C.作为下行文，意见具有指导和指示的功能，应当向下级提出明确的要求，以便下级机关遵照执行。D.作为平行文，提出的意见可供对方参考。
2.领会：决定、通报、批复、意见的结构与写作要求。（批复的撰写要点：(1)批复意见应具有权威性。在批复之前应围绕请示的内容进行调查研究。一要核查请示的内容是否真实、可靠，是否确有行文的必要；二要确保批复意见具有权威性与可行性，保证与相关方针政策或前案处理措施协调一致；(2)批复意见应具有针对性。批复应仅就下级请示的问题表明态度，提出具体意见，不能答非所问，不能只做部分回答，也不能过于空泛、流于形式。同意下级的意见，应给予肯定的答复；不同意或不完全同意下级的意见，应讲明理由，阐述修改的意见、完善的措施与有关注意事项等；(3)批复意见应具有鲜明性。无论同意或不同意请示内容，皆应明确表态，不得模棱两可或避而不谈。如对请示中涉及的问题需另外行文批复时，应予说明。）
3.综合应用：撰写奖惩类决定；撰写或修改通报、批复。
（三）报请类文书的撰写
1.识记：(1)请示的种类与特点：①种类：A.请示指示型B.请求批准型
②特点：A.事前行文B.强制回复
(2)报告的特点与种类：①特点：A.使用范畴具有广泛性B.内容表达具有陈述性C.行文方向具有单向性
②种类：A.工作报告B.总结报告C.调查报告
2.领会：(1)请示与报告的异同
(2)请示、报告的结构与写作要求
3.简单应用：(1)请示的格式
(2)请示的用语
(3)请示的行文规则
4.综合应用：(1)撰写、修改请示
(2)撰写、修改报告
（四）知照类文书的撰写
1.识记：(1)请示的种类和特点：①种类:A.请求指示型请示。B.请求批准型请示。②特点：A.事前行文。凡遇本单位无权处理或难以决定处置方法的问题均应预先请示上级机关，待上级做出指示或批准后，按照批复意见行事，不得“先斩后奏”。B.强制回复。请示属于要求上级机关予以回复的公文，无论请示的内容是否得到上级机关的同意都应予以回复。
(2)报告的特点与种类：①特点：A.使用范畴具有广泛性。报告是下级机关下情上达、维系上下级机关工作联系的重要手段和常用方式，可以定期或不定期地就某一问题或若干事项向上级沟通或反馈信息。B.内容表达具有陈述性。报告的作用在于下情上达，故以叙述为主要表达方式。即便有时在叙述事实时辅以说明的手法，在陈述情况的基础上作适当的分析、议论，其基本表达方式仍是叙述为主。C.行文方向具有单向性。报告旨在工作完结或问题解决之后向上级汇报工作、反馈信息，使上级了解有关情况，为上级机关提供决策依据，因此，报告不需上级予以回复，这也是报告与请示的主要区别所在：请示具有强制回复性，请示及其批复构成双向行文；而报告不要求批复，故具有单向性。也正因为如此，不允许在报告中夹带请示事项。
②种类:
(3)简报的特点、格式与种类：①特点②格式③种类
2.领会：公函、通知、简报的结构与写作要求。
3.简单应用：公函的用语特点。
4.综合应用：(1)撰写公函、通知、简报；
(2)修改公函、通知、简报。
（五）会议文书的撰写
1.识记：(1)会议记录的特点。
(2)会议纪要的特点。
2.领会：(1)会议记录与会议纪要的区别。
(2)会议记录、会议纪要的结构与写作要求。
3.综合应用：在会议记录的基础上整理会议纪要。
第七章公文处理
（一）公文处理程序的含义
1.识记：(1)文书处理程序的含义：指按照公务文书的制发、办理和管理的规律，对文书工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排，反映了公务文书在各类社会组织内部有目的运动的全部过程，通常包括收文处理、发文处理和办毕文书处理.
(2)收文处理的含义：指社会组织对收到公文的处理过程。
(3)发文处理的含义：指以本组织名义制发公文的过程。
2.领会：发文处理、收文处理、办毕文书处置的工作内容：①发文处理的一般内容：A.发文定稿的形成：拟稿、会商、审核、签发、复核；B.发文的制作：注发、缮印、校对、用印或签署；C.发文的管理：分装(含发文登记、装封)、发出(传递)、公布、对外催办等。；②收文处理的一般内容：A.收文的接收：签收、收文审核、退文、分办(分发)；B.收文的办理：拟办、批办、承办、注办；C.收文的管理：登记、信息加工、组织传阅、对内催办等。；③办毕文书处理的一般内容：A.归档整理(立卷)；B.清退；C.销毁；D.暂存。
3.简单应用：根据机构公文处理情况设计《××机关公文处理程序示意图》。
（二）公文处理程序的特性
1.领会：公文处理程序化管理的特性及其对实际工作的指导意义：
(1)稳定性。稳定性是设计公文处理程序的基本前提。公文处理程序中各环节的设置具有相对稳定的组合和架构，互为条件，互相制约，形成处理公文的工作系统。尽管不同组织在对某份公文的具体处理操作上可能有所不同，但对于那些能对公文的生成、生效、流速、流向、流量和归宿产生决定性影响的基本环节，其设置和操作方法却需要保持稳定和连续，不能重此轻彼，任意削减或削弱，否则会使整个程序的正常运转失衡，对系统整体功能的有效发挥带来负面影响；更严重的会无法构建程序，使社会组织内部的公文处理陷入混乱。
(2)有序性。有序性符合公文处理程序的客观规律。公文处理的一般程序，包括其中各环节的位置顺序，每个环节内部若干关系密切的具体工作步骤，都呈现出环环相扣，排列有序，紧密衔接的有序性，体现了公文生成、运转和社会组织工作活动的客观规律，为提高公文处理效率、提高办文质量、实现办公自动化奠定基础。同时在实际工作中，尤其应在参与和涉人部门和人员多、具体步骤多的处理环节，建立精细的位置顺序与工作步骤，以满足在公文处理中加强协调、合理控制、协同办公的要求。
(3)适应性。适应性要求公文处理程序不断改进和发展。公文处理是一项很复杂的活动，要求严格按照规定程序行事，但决不是不考虑客观情况变化的机械套用；应具体问题具体分析，注意对程序在不断改进和发展中出现的一些新情况、特殊情况的适应：①适应各级各类社会组织公文处理的特殊情况。②适应不同类型公文的特殊处理要求。③适应改革开放形势下公文处理的新要求。④适应OA平台上公文处理的新特点。
(4)规范性。规范性是实现公文处理现代化、电子政务的前提。为此，公文处理必须实行程序化管理，建立稳定的工作步骤，形成程序规范。①规范化。指公文处理程序的每一具体环节、每道工序都遵循一定的流程和方式，每一操作要领都有具体明确的规范要求和应达到的标准目标。②制度化。指在整个程序中，按照规范的要求建立健全一整套尽可能精细、实用的规章制度、行为准则和标准体系，成为不同部门共同遵循的规范，严格监督施行。应优先和重点考虑建立精细制度的，主要那些涉及面宽且对文件办理的结果具有实质性影响的工作环节。．③科学化。一是指对公文及公文处理实行科学管理。（规范和制度必须建立在科学的基础上，符合公文处理的客观规律。要运用现代管理科学的方法论、认识论去设计、控制公文处理程序，建立标准体系，对公文运转、传递及其质量、数量进行有效控制、规划和把握。）二是指实现办公自动化。（当传统的手工操作的方式和管理方法已不能适应需要时，办公自动化环境下的公文处理程序在观念、制度、操作程序以及技术细节上将有大量实际问题需要解决，以适应国家各项现代化事业发展对于公文处理工作的要求。）
2.简单应用：根据公文处理程序的特性分析案例。
（三）公文处理制度
1.识记：公文处理制度：是指在公文撰制、传递、处理和管理活动中，有关工作人员应当共同遵守的一系列工作规范。
2.领会：(1)公文处理是一种具有特定法律后果的行为：公文作为公务活动的工具和社会沟通的手段，只有按照制度化、法制化要求去组织、规范和管理社会事务，才能提高各社会组织乃至整个国家的管理活动的效能，所以公文处理是一种具有特定法律后果的行为。
(2)加强公文处理制度建设的重要性：①有助于优化公文质量，确保公务信息传递的真实、完整和准确。②有助于公文处理的顺利进行，从而提高行政效率。③有助于提高文书人员的整体素质。④有助于适应社会主义法制建设的客观要求。
(3)公文处理制度的主要内容(公文撰写、审核签发、保密、传递、生效失效、公布、加工利用等制度)：
①公文撰写制度，是公文撰写应遵循的原则、技术规则和操作程序的规定。具体包括：规定文件体式、结构和格式；文件语言运用；文件内容要求；文件撰写程序与方法；文件主题词标注方法；文件分类标准；公文文种的选用规则、适用范围及规范等。
②公文审核签发制度，是为保证公文的质量和效用，在审核签发时应遵循的各种规定。A.审核(含复核)制度。具体包括：规定文稿审核(含复核)的范围、程序、内容及重点；审核(含复核)人的责任及任职资格条件；审核(含复核)修改文稿方式、退文条件及操作。B.签发制度。具体包括：规定文件签发种类；签发权限、签发人责任、签发程序；会商会签程序、范围、形式、手段等(不得越权签发，强调先核后签等)。
③公文保密制度，规定严守公文中涉及的党和国家的秘密、商业秘密、个人信息以及组织管理中的工作秘密。具体包括：划定和标识文件的秘密等级和保密期限的规定；秘密文件携带、传递、复制、利用、保管等方面的规定。
④公文传递制度，规定社会组织之间传递公文的操作规则、发文程序及手续。具体包括：公文发送范围、时间，分发责任与手续；发文字号的编制；行文关系、行文方式的确定，越级、多级、联合行文条件、抄送公文条件的确定；公文邮递方式的种类与适用范围，邮寄、公文交换、专送公文的程序、办法，邮递时限；公务电报、传真的使用范围与要求等。
⑤公文件生效、失效制度，是各类公文生效、失效要件、范围及程序方面的规定，具体包括：公文生效要件规定；公文效力范围规定；公文效力等级的划分及各等级公文关系的确定；公文失效的条件及其确认，失效公文的处置方式如撤销、终止、中止公文的范围、审批手续和具体操作程序；公文不同稿本的效力规定；公文附件的形式和效力规定；电子文件的效力认定等方面的规定。
⑥公文公布制度是公文公布的范围、操作程序和手续方面的规定。具体包括：公文公布的重点和范围；公文公布机关和批准权限；公文公布的法定载体与方式；公文公开效力认证；公文主动公开与依申请公开的程序、手续和救济途径等方面的规定。
⑦公文加工利用制度，是对公文编辑加工和提供利用的规定和要求。具体包括：公文借阅的范围、方式、时间、审批手续与制度；公文编辑加工的方式与技术性要求；公文汇编的技术要求与规范等。
（四）公文处理的领导与业务指导关系
1.领会：(1)领导群体在公文处理中重要责任的具体体现：①对整个公文处理负有总体决策和把关职责。包括其组织形式的选择确定，机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。②对重要文件负有参与起草或亲自撰拟的职责。以保证方针政策的准确性和文件的质量。③对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一枝笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。把好这三道关，才有可能对于公文产生的社会、经济效益以及可能带来的后果承担有关领导责任。
(2)公文处理的领导与业务指导关系：
①全国范围公文处理的统一指导。在全国范围，集中统一体现在由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党政系统的公文处理工作，针对公文处理发布法规、规章或规范性文件，负责召开有关的业务工作会议等。
②各社会组织公文处理的领导指导。在各社会组织，公文处理的管理机构及其负责人承担了公文处理工作的领导责任以及对于所属下级公文处理工作的业务指导职责。具体体现在：A.经常向本组织负责人介绍公文处理工作的法规规章、规章制度、基本程序、标准要求以及汇报本单位公文处理工作情况，争取领导的重视、支持和配合。B.建立健全本单位公文处理的各项规章制度以及相应的工作标准。B.充实配备文件工作人员，实行岗位目标责任制或岗位规范标准，抓好业务培训、考核和检查。D.组织印制公文处理用纸和购置符合规范的设备器材。E.履行在公文处理程序中办公部门及其负责人的具体职责。F.在具有上下级关系的社会组织中，上级机关的办公厅(室)还应负责指导下级机关的公文处理工作。
③档案部门对公文处理的业务指导。在各社会组织内的文件部门与档案部门之间，鉴于我国文件工作与档案工作实行分开管理的体制以及文件与档案的密切关系，按照有关规定和习惯，各单位档案部门历来将对本单位立卷归档管理的指导、监督职责视为己任。按照有关规定，无论是针对传统的纸质公文还是新型的电子文件，档案部门对于公文处理的业务指导范围除了对本单位立卷归档管理一贯的指导、监督外，目前已经扩大到文件制发、处理阶段。
第八章公文处理的要求与方法
（一）收文的接收
1.识记：(1)签收的含义与作用：①含义：即各类机构公文处理工作机构内的专(兼)职文书人员或指定的专门人员在履行规定手续后，通过专门渠道收取外单位发来公文的环节。②作用：签收作为公文进入组织内运转程序的第一道关口，是其能否得到及时处理并生效的基本前提。
(2)收文审核的含义：即由公文处理工作机构对于需要答复办理的收文进行认真检查核实的环节。
(3)分办的含义与原则：①含义：亦称分发，即公文处理工作机构（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关部门或人员阅知办理的环节。②原则：主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。
2.领会：(1)分办环节的工作要求：①确定分办依据。分办应主要依据公文性质、重要程度、涉密程度、紧急程度、内容所涉及的职责范围、各职能部门或领导人的职责分工及其他人员分工、有关办文办事的程序、规定或惯例进行。
②遵循分办原则。公文分办原则是主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。按照这一原则，分办应分类进行。
A.首先，是将收文分类，即分出主件与次件、急件与平件、阅件与办件、密件与非密件，将电报、急件、挂号信或专递公文等置于其他收文前面处理；
B.其次，是将处理者分类，即按不同情况将待办收文优先分给本单位的主要负责人、主管负责人或主管部门阅处，使公文主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。具体做法分为：a.“亲启件”径送负责人本人；b.责任分工明确的业务性公文径送各业务部门；c.综合性公文径送综合办公部门；d.回复性公文径送原承办部门或主办人员；e.已注明具体阅知对象和要求的阅件直接组织传阅；f.不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送。
③形成分办程序。应总结本单位收文的分办规律，使之程序化和规范化，保证分办迅速准确：a.对于符合要求的公文，应先请主管负责人阅示，然后按照职能分工或负责人的批示转请有关部门或处室研究处理。b.属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或经领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关部门或处室研究办理。c.属参阅、知照性质的公文，由公文处理工作机构分送处理。d.公文内容涉及几个部门，可将有关部门列表附于文上，送各部门传阅；或由持有公文原件的主办部门将主要问题转告其他有关部门处理；或复印若干副本分发各有关部门同时处理。e.对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的公文进行加工编辑后再分办。
④制定工作制度。a.分办交接登记制度。b.限时分办制度。c.退文制度。
(2)收文审核的重点：①是否属于本单位职权范围内应处理的公文；②内容是否符合法律法规及其他有关规定，是否与其职权范围相符合；③是否符合国家或专业系统发布的各种行文规则；④涉及其他部门或职权范围的事项是否已协商、会签；⑤文种使用、公文格式、公文内容表达等是否规范。
(3)时限（分办）制度：待办公文应规定分办时间限度，如四川省人民政府规定紧急公文限时分办，一般公文应在文到之日起三日内交承办部门或送至有关领导人。
(4)退文制度：对不符合要求的公文应作退文处理。主要包括公文内容违反法律法规和方针政策；涉及相关部门的职权范围未协商一致；违反请示文种的行文规则；其他按规定需要退文的情况。
3.简单应用：判断接收流程的正误。
（二）收文的办理
1.识记：(1)收文办理的含义：即对收文进行阅处、分析研究、从中获取信息、了解有关情况或做出决策、解决问题的过程。
(2)拟办的含义与作用：①含义：指由综合办公部门、业务部门负责人、秘书及有关承办人员对部分收文的办理提出请示性、建议性处理意见，供领导人决策审批时参考选择的环节。②作用：A.能够充分发挥公文处理工作机构、办公部门或具体承办部门(人员)的主观能动性，提高其通观全局、处理问题的能力；B.拟办意见又称“办文预案”，如切实可行，可为领导人节省时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用。
(3)批办的含义与作用：①含义：即由机构的领导人或部门负责人针对需要办理的公文，给有关承办部门或承办人批示意见，体现对于办文工作的具体指导和集中领导的环节。②作用：A.体现和实现组织领导人对办文工作的具体指导和集中领导；B.保证公文质量。
(4)各类批办制度：①统一负责、合理分工的批办制度。统一负责，即全局性、政策性强的公文务须由组织领导人亲自批办；合理分工，即实行分层负责制，授权组织的副职与办公部门负责人承担其分管范围内业务性公文与行政事务性公文的批办，不得越权批办。
②批办意见的办理和反馈制度。采取措施加强批办公文的催办和查办，了解、监督批办意见的执行情况和结果，发现问题及时予以纠正；有领导人重要批办意见的公文，办毕后要反馈办理结果。
③分类批办制度。对于需要贯彻执行的上级公文要提出贯彻执行的具体措施或思路；对于阅件应批示传达或传阅的范围与时间；对于需要答复的办件以及有具体请示事项的公文，应批示明确意见、承办部门、办理要求和时限；对于会办公文应批明主办单位，协办单位及承办要求。
④一次性批办制度。为简化办文程序，提高工作效率，对于各单位在日常工作中办理的常规公文，可由领导人或领导班子统一规定办理意见，即通过一次性批办，规范常规公文的处理程序，以后照此办理，省去重复性批办。
⑤代行批办制度。领导人因故不能及时批办，应委托或授权其他领导人代批，以免公文积压，贻误工作。
⑥圈阅批办制度。批办意见避免只阅不批，仅画圈不签注意见，或以模棱两可、似是而非的语言表达意图。对于有具体请示事项的公文，主批人应批示明确意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的公文，阅件人圈阅表示已阅知。
(5)注办的含义与作用：①含义：承办人在办理完毕的公文上或收文处理单的“办理结果”栏中简要注明办理经过和办理结果以备忘待查的环节。②作用：A.有利于避免办文的责任不清和结果不明；B.标志着收文程序的结束，注办后收文即归入办毕公文，为日后查考公文承办的过程、方式、结果及责任者提供依据。
(6)承办的含义与范围：①含义：即通过对公文的阅读、贯彻执行与办理(回复)，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的环节。②范围：A.上级针对本单位的指示，有的需要向下传达贯彻，有的在本单位执行；B.上级领导交代布置的工作、事项或需要办复的公文；C.来自下级单位的请示、重要报告、建议和意见；D.平行单位及不相隶属单位要求回复办理的函电、合同；E.人大代表的建议、议案和政协委员的提案。
2.领会：(1)批办范围的确定：①无既定办理方案的业务性公文；②非固定性来源的重要公文；③本机构无处理业务对口机关的公文；④依职权确需领导决策处置的公文。④不属于批办范围的包括：已有既定执行方案的常规性、例行性公文等。
(2)批办的统一负责、合理分工制度：
①统一负责：指各单位应明确规定组织的领导人和各层次、各部门负责人批办的职责与范围，对其中全局性、政策性强的文件务须由组织领导人亲自批办；
②合理分工：指实行分层负责制，授权组织的副职与综合办公部门的负责人按照分工，分别批办其职权范围内的有关业务性文件与行政事务性文件，不可越权批办。
3.综合应用：(1)针对行文的不同情况拟写拟办意见和批办意见：
①拟办意见：A.对于上级机关主送本单位，并需贯彻落实、办理回复、传阅周知的公文，需要由本单位领导做出批示的，应当提出批送批办人或承办单位的具体意见：阅件可写“拟请×××局长阅”或“拟请××、××、××等（领导人姓名或部门）传阅”；办件可写“建议……请××（领导人）批示”或主动提出初步处理意见，如“拟……请××（领导人）阅示”。对于一般办件，通常仅示“请××阅处”、“请××办理”。
B.对下级机关或平行、不相隶属单位需要予以批转、转发或回复的来文，要指定业务对口部门承办，必要时应明确承办时限。对于批准或给予肯定答复的请示性公文，可区别情况写“拟同意，请××（领导人）批示”，“此件较好（在……有价值），建议批转，请××（领导人）阅示”等等；反之则可写“此文不符合×××公文精神，不宜批准（建议缓议）”，“此件……提法不妥，应重作研究（调查）补充……材料后再报”等。报告类阅卷一般不需要提出具体拟办意见，仅是程序性处理意见，如“交×××、×××（领导人）、××部门……传阅”。
C.对需要两个或多个部门会办的公文，应指定牵头或主办单位，以免互相推诿，如“请××部门主办，××部门会同办理”、“请商××办理”、“请××提出意见，并送××会签”、“请××办理，可先请××提出意见”；处理存在争议，在指定牵头单位的同时需一并讲明理由，如“《北京市关于开展第三产业普查工作的通知》要求普查的范围为事业、企业和行政单位的第三产业，在我部原分别由××司、××司和××司主管，由于此次普查涉及面最大的是企业部分，建议由分管企业的××司牵头，××司、××司会同办理。当否，请××（领导人）批示”。
D.对于一般阅件，包括来往函件、抄送件可有选择地送领导人阅知，不提拟办意见；对于由办公（文秘）部门知道即可的阅件，仅拟“此件存查”即可。
②批办意见：A.对需要送他人阅读的公文，通常批示“请××阅”、“请××、××阅”、“请××阅研”；
B.对有时限要求的办件，通常批示“请××于×年×月×日前研复”、“请××于×年×月×日前办结（查复）”。
C.对需要他人共同做出批示的办件，在自己做出批示后，可写“请××核批”。
(2)根据承办范围和根据不同具体情况选择适合的承办方式；
(3)分析某单位收文办理的实际案例，指出并纠正不当之处。
（三）收文的管理
1.识记：(1)收文登记的作用：一方面有利于管理者掌握公文运转处理的原始情况，为查阅、催办、交接、统计公文提供线索和凭证；另一方面有利于明确办文责任。
(2)登记的主要形式
(3)组织传阅的含义
(4)对外催办和对内催办。
2.领会：(1)收文登记的范围
(2)组织传阅的要求及方式：①要求：A.区分办件与阅件。B.以文书人员为中心点组织传阅。C.合理规划传阅顺序。D.采用多种传阅方式。E.优化传阅程序。②方式：
(3)做好催办工作的重要性及工作要求：
①区分催办类型，内外有别。根据工作范围，分为对内催办和对外催办两个方面。对内催办，是对收文的催办，即由文书人员对本单位内部各承办部门(人员)收文办理情况的督促检查；对外催办，是对发文的催办，即由承办部门(人员)对所发公文在对方收文单位的办理情况进行了解、催询和督促检查。
②划分催办范围，突出重点。一般情况下，催办范围主要限于有承办时限(公文本身要求或领导人批示确定)的公文。包括：A.请示性公文；B.上级或本单位领导交办的或需要办复的公文；C.同级或不相隶属机关要求答复或办理的公文；D.需要办理落实的会议决议类公文；E.重要事故、事件、人物等处理专案中的文书材料等。
③选择催办方式，方便有效。应该根据不同的办文情况和对象选择适当的催办方式，主要包括：A.电话催办。通过电话方式提醒承办单位加快办文速度，限期办结上报；催办结果应做好记录。B.文字催办。即发催办单(卡、函)提出限期报送办理结果的要求，具有凭证作用，比电话催办更为郑重。C.登门催办。催办人员登门当面催询。对于急办事项、老大难问题以及涉及对象多、承办部门难以处理的问题，适宜采取此方式催办。D.会议催办。通过会议当面或集中催促核查并即席协商解决具体问题，也是公文催办的有效方式。
④遵循操作程序，认真负责。A.分门别类催办。做到一般公文定时催，紧急公文跟踪催，重要公文重点催。B.催办登记。催办对象和催办时限一经确定，应立即登记交办。C.由催办人员对办理完毕的公文予以注办。
⑤注意工作方法，加强领导。A.加强组织与领导。各单位领导要重视和关心催办工作，而且对于重大或特急公文应该亲自催办，可起到事半功倍作用。B.建立催办报告制度。对需要催办的公文逐件登记，跟踪记录催办情况，及时反馈催办结果；定期进行统计分析、上报有关领导；通过发简报、内部公布等形式监督催办实施情况。
3.综合应用：能够对公文进行加工处理，标出公文“文眼”，编写公文提要，汇编公文信息、公文摘报、公文摘要等。（试述收文信息加工的主要工作内容和要求。答：收文的信息加工即公文处理工作机构(人员)在收文办理之前，对其进行筛选分类、加工编辑，控制呈批数量，提取有效信息，方便领导人阅读与审批的环节。收文的信息加工有以下主要内容和要求：(1)筛选分类。即对收文按照业务性质、重要程度、紧急程度进行选择与分类，便于后续环节的办理。通过筛选分类，对收文进行再次分流，一是控制送批公文数量；二是加强计划性，确保要件、急件的及时办理；三是剔除无价值的文书材料，阻止其进入后续处理环节，降低办文成本。①需送领导人批办的公文。包括：上级组织印发的需要贯彻执行的规范性、指导性公文；下级组织关于重要问题的请示；反映新情况、新问题、需要领导决策的公文，反馈上级组织重要决策执行情况的公文，以及其他需要办理的重要公文。②已有明确分工、需要办理的业务性公文。③本单位行政事务管理方面形成使用的具有规定性、执行性公文。④不需办理的一般阅件。⑤临时性、事务性文书材料。⑥与本单位主管业务无关的文件，不正常的越级行文、乱抄滥发的文书等。(2)加工编辑。即在筛选分类基础上进一步对篇幅过长、眉目不清的收文办件进行删繁就简的技术性处理，以利于领导提高审批公文的效率。主要方式有：①划出公文“文眼”。“文眼”即公文中明显的或不明显的要点和值得注意的内容，醒目地划出“文眼”，便于领导人准确把握公文的处理、执行要求。②撰写公文提要。即对含有政策、措施以及情况反映的长篇公文的内容进行浓缩。突出主要信息、理出分支信息、列出单项措施、点出具体经验、成果，使重点鲜明、要点突出。撰写提要是提高办文效率，加快公文阅批、传阅速度的有效方法。③汇编公文摘报、摘要。注明发文机关、标题、发文字号、分类内容摘要，使领导对有关公文信息一目了然，方便调阅，既能够集中精力批阅主要的、重要的公文，又可顾及全面。④编写综合信息。）
（四）发文的定稿的形成
1.识记：(1)会商的含义：撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机构(部门)职权范围的事项，需要征得其同意和配合时进行协商活动的环节。
(2)审核的含义、作用及审核重点
(3)签发的含义、作用及类型：
①含义：即由机构领导人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，批注核准意见并签署姓名及日期的环节。
②作用：签发是公文法定的生效程序之一，属于发文的决策程序。公文草稿一经签发即成定稿，具备正式效力，成为缮印复制正式公文的标准稿本。
③类型：A.正签：指签发人在自身法定职权范围内签发公文。B.代签：指根据授权代他人签发公文。C.会签：一是指联合行文的各单位或机构负责人共同签发公文；二是指由一个部门起草，内容涉及其他单位部门的公文稿，送到有关部门经会商、会稿后签批发文意见。会签是为了统一公文稿内容涉及的各方意见，避免出现矛盾。D.核签：又称加签，指上级机关领导人对下级机关或部门所制发的重要公文的签发，签发后的文稿可以注明经上级同意。E.草签：指承办部门负责人对公文草案、代拟稿的签发。
(4)“先核后签”原则
2.领会：分层签发制的具体内容。
3.综合应用：运用“协商未果不得行文”、“先核后签”、“分层签发”等原则或规定分析案例。
（五）发文的制作
1.识记：(1)注发的含义及作用：①含义：注发即在公文定稿形成后批注制发要求的环节。②作用：注发使签发意见进一步具体化和技术化，为公文正式文本的制作规定了具体程序与标准，以利操作。
(2)①对校法，适用于公文定稿上改动较多的情况。即将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。②折校法，适用于定稿整洁、改动不多的情况。即定稿置于办公桌上，轻折校样，将其中待校文字对齐定稿的相应文字行下，一一核对。③读校法，适用于公文定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。即二人合作，一人读定稿，一人看校样校对。
(3)用印与签署的含义与效用：
①含义：用印即在公文落款处加盖发文机构印章证实其法定效力的环节。签署即由领导人在公文正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的环节。
②效用
2.领会：(1)注办
(2)用印要求
(3)签署要求
3.简单应用：正确运用校对符号修改文稿。
（六）发文的管理
1.识记：(1)发文的主要传递渠道：①普通邮寄。即通过国家公共邮递系统递送公文。分为平信、挂号信、航空信、特快专递等形式，一般适用于无保密要求的普通公文传递。②机要通信。即通过我国邮政部门为传递机构涉密公文而单独开辟的特种邮递系统递送公文。一般适用于秘密、机密公文的传递。③机要交通。即通过专设的机要交通系统传递重要的涉密公文，主要是为党政领导机关服务。
(2)公文交换的含义：为了减少公文在同一城市内的流转环节，避免公文积压、旅行，在县级以上城市，一般都在党政领导机关或部门设“公文交换站”，集中定时交换公文。
(3)公文公布的含义：即通过各种公开途径和方式，将公文公之于众，使其被周知或普遍遵行的环节，适用于一些特定范围的公文。
(4)查办的含义
2.领会：公文公布的意义、方式及公布中需要注意的问题。
①公文公布的意义：A.有利于实施依法治国方略。B.有利于国家机关转变工作作风，提高办事效率。C.适应了建设社会主义市场经济体制的需求。
②公文公布的方式：A.公报公布。B.报刊公布。C.网上公布。D.广播电视公布。E.定点公布。F.其他公布。
③公文公布需要注意的问题：A.正确处理公文公布与保密的关系。a.公布为原则，保密是例外。二者目的一致，都是为维护国家和广大人民群众的利益，提高工作效率。并非所有的公文都可以或需要公布，公布的范围也并非越宽越好。b.公文公布不能“一刀切”。不同类型的公文的公布在范围、形式、效力及操作程序与办法上存在差异。B.既要维护人民群众的权益，又要提高机构的工作效率。C.贯彻实施有关政务信息公开(含公文公布)的法律法规。
（七）办毕公文的处理
1.识记：(1)整理(立卷)的含义：是指文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动。
(2)归档的含义：是指各类机构将其管理活动中形成的、办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，由文书处理部门或承办部门按照整理(立卷)的原则和方法进行有序化整理，定期向档案室移交，并由档案室集中统一保管的活动。
(3)清退的含义和范围：①含义
②范围：A.上级组织下发的绝密公文。B.在公文草拟、审批过程中形成的，仅供在一定时间、范围和级别的单位内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿和征求意见稿。C.未经本人审阅的领导人的内部讲话稿。D.有重大错情的公文稿本。E.上级或本单位制发的供内部传阅参考并要求予以退还的公文资料。F.规定回收的会议公文。G.其他由发文机关明文规定限期清退的公文。
(4)销毁的含义和范围：①含义：指对办理完毕，业经清理鉴定确认不具备归档和存查价值或留存条件的文件材料，经过文书工作机构负责人批准所实施的毁灭性处置方法。
②范围：A.临时性、事务性公文与机构内部一般抄送件；B.外机构抄送本机构参考的公文；C.机构员工外出参加会议带回的无留存价值的公文；D.一般公文的草稿、校样与其他已经使用过的征求意见稿、会议讨论稿等；E.本机构的重份公文，复印、翻印的一般公文材料副本；F.无保留价值的信封；G.一般的来信来访记录；H.因情况特殊，不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种文件材料和会议文件副本；I.失去保留价值的统计表、登记簿册、简报等；J.其他失去留存价值的文件材料。
2.领会：(1)完整意义上的归档整理（立卷）
(2)归档整理（立卷）的必要性：①归档整理(立卷)是公文处理程序的最后环节，是手工操作条件下的公文处理工作与档案工作的交接点。通过归档整理(立卷)，既完善了日常管理，为有保存价值的办毕公文找到了最后归宿，也使后继的档案管理工作有了一个坚实基础和良好开端。②归档整理(立卷)是日后查考利用文件材料的需要。归档整理(立卷)不仅是本单位工作的需要，同时也为整个国家的社会发展、经济建设、科学研究和历史研究利用档案这一宝贵的历史文化财富提供了条件。③归档整理(立卷)是我国各机构在现有办公条件下整理和保存纸质文件的一种好方法。分散形成的单份公文通过归档整理，既能为利用者提供有效服务，又符合了国家各级档案主管部门的管理要求。而且相对来说，归档整理(立卷)方法简便易行，耗用成本低，在我国大多数机构尤其是基层现有的办公条件下，无论是使用计算机辅助操作，还是手工操作，都适合广泛采用。
(3)办理公文清退的具体方法：①绝密文件，除属于本单位归档范围的由文书工作机构统一归档整理外，一般都应办毕及时收回，由机要人员集中保存，以防泄密。上级要求清退的绝密文件，由下级组织的机要部门负责办理。②存在重大错情的文件，一经发现即由主管单位立即全部收回，下级组织与个人不得以任何理由不退、少退或拖延滞留。③本单位发文的传阅件、征求意见稿和送审稿，由承办单位的承办人员或文书人员直接清退．外单位发文的征求意见稿和其他需要清退的文件材料，由本单位的文书工作机构统一清退。④需清退的会议文件，一般由会议秘书部门或会务组发出清退文目录，在会议结束之前督促持件人退回。⑤人员离退休、调动工作、任满离职，机构撤销、合并、办公地点搬迁等特殊情况下的公文，应按照有关规定，在文书工作机构(人员)的督促和协助下主动清理，或清退、或移交、或销毁，要认真细致，避免出错。
(4)暂存公文的利用方式。答：在暂存阶段，可以通过借阅、汇编和公布等方式充分利用暂存公文的现行效用或查考利用价值。①借阅，即根据工作需要，按照阅文范围提供公文日常借阅服务。鉴于办毕公文的性质，其借阅服务的主要对象是机构内部的部门(工作人员)。内容不具备保密性质的以及符合借阅范围条件的暂存公文亦可供机构之外的其他利用者借阅。因此，需要建立必要的借阅制度，履行借阅手续。②汇编。暂存公文中的规范性文件、领导指导性公文和重要的会议文件，有的现行效用期长、利用频率较高。为便于查找利用，可按既定序列、发文字号、主题(会议、专题)或其他查考线索汇编成册，通过内部印发、公开出版，提供借阅等方式，满足利用需求。具体做法如下：A.涉密公文的汇编。公文汇编本的密级按照入编公文的最高密级标注和管理；汇编上级组织的涉密公文须经发文机关批准或授权。B.汇编公文收录范围。其一，应确定汇编公文的收录标准，并按照标准操作；确定该收录标准包括是否符合汇编目的、公文制发机关的级别和权限、公文内容和性质、公文稿本、公文制发时间和施行生效时间等。其二，汇编公文应该是公开的涉及面较广、时效较长、具有反复适用和指导作用的规范性、执行性公文。其三，汇编时应采用公文原件，不宜直接从报刊转载的公文或简报资料中收集，影响汇编公文的准确性和权威性。C.技术处理要求。汇编公文的选择、编排到校勘、印刷工作，都具有较强的政策性、业务性，应按有关规定或业务标准办理。第一，排列须有序。第二，慎改原内容。第三，改动应协商。第四，收录修订本。第五，准确标时间。第六，按需附材料。
(5)借阅、汇编的要求和具体做法。
3.简单应用：利用界定标准确定办毕公文。
（八）网络环境中公文流转的特点
1.领会：网络环境中公文流转的特点，与传统手工环境的主要区别。
（九）网络环境中公文处理流程重组
1.识记：(1)公文处理流程重组
(2)流程重组的方式:①环节前置。即着眼于超前控制，将一些关键环节提前至文件生成之际。这是文件生成过程控制的非线性最显着的表征。这些关键环节包括：A.提前并实时归档。B.提前鉴定、鉴定与鉴别同步。C.提前着录。②环节后延。即着眼于全程管理，将需持续的环节向后延伸。这是与传统流程线性、“平面”设计的最大不同之处。③环节叠交。即就系统而言，某些环节可能存在功能交叉或包含关系、时间重叠或互相穿插现象，这是电子环境中文件、档案一体化管理的必然结果。
2.领会：公文处理流程重组的必要性：公文处理程序缺乏规划或设计不当，已经成为电子文件难以在网络环境中正常运转的瓶颈，电子系统中的文件、档案一体化管理也就无从实现。因此，必须加强对公文处理程序的科学规划和有效控制，在完善纸质公文处理程序的基础上充分考虑电子文件的形成规律和运转特点，重新考虑电子公文处理程序的重组问题，优化处理流程，以便和电子文件管理系统有效衔接。
第九章文件归档整理概述
（一）文件归档整理的意义
1.领会：文件归档整理的意义：
①归档整理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用。在任何社会组织的各项管理活动中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间又有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档整理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。
②归档整理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管。文书部门应该根据立卷范围的要求，将应该归档的文件收集齐全，保持了文件完整性。同时，将归档整理的同类文件放入卷皮进行管理，使文件不易磨损和丢失，既有利于维护文件的安全，也有利于文件实体的保管。
③归档整理有利于文书部门有意识地收集积累文件，为档案工作奠定良好的基础。文件是机构和国家的“记忆”。通过对文件进行分门别类系统化整理，区分不同的保存价值，有助于使文件自然积累成一个有机整体。没有文书部门的归档整理收集和移交文件材料，档案工作就成为无源之水。因此，归档整理工作关系到国家各级综合档案馆档案藏量的不断增长，是档案工作的基础和前提。文件的归档整理是文书工作的结束，同时又是档案工作的开始。由谁来组织这项工作、采取什么样的组织形式、如何保证归档整理的规范性等问题都直接关系到文件整理的质量的效能。
（二）文件归档整理的组织机构
1.识记：(1)归档整理的组织机构
(2)文书处理部门的归档整理责任
(3)归档整理的业务指导与监督机构
2.领会：(1)文书处理部门负责归档整理工作的优越性：
①有利于充分发挥文件的使用价值。各类社会组织在处理职能活动中形成的文件材料并非在本年度结束时都已完成了现时执行效用，有的文件正在办理，有的文件在今后相当长一段时间内仍需频繁使用，由文书处理(或承办)部门负责立卷，可以使文件形成、处理、系统化整理的全过程都受到严格的控制，保持后续形成的同一事由的文件之间的联系性，便于文书处理部门日常的就近使用，从而最大限度地发挥文件的效用，更好地服务于制作文件的目的。
②有利于提高归档整理工作的质量。文书处理部门是文件工作的责任部门，文书处理部门的文书人员和文件的承办人(或专门文件承办人)是文书归卷、归档整理的具体执行者、实际操作人，他们熟悉文件的收发过程，清楚文件之间的来龙去脉，了解文件在某一项工作活动中的效用和功能。因此，由文书处理部门负责归档整理可以做到收集完整齐全、分类合理明确，更好地维护文件之间的联系，正确区分文件的不同保存价值，科学划分其保管期限，有计划地做好平时归卷，协调处理好平时管理与日常使用的关系，这既能提高文书归档整理的效率，又能提高组织文件管理的规范化和科学化。
③有利于档案部门各项业务的顺利开展。文书处理部门负责归档整理工作能够方便地将文件分类整理工作分解到平时文书处理过程中，不会出现规模过大、集中整理压力大的问题，保证了移交给档案部门的文件保管单位的合理性和联系性，为档案部门的分类，鉴定、编目、保管、统计、编研、提供利用等奠定了良好的基础。
(2)归档整理业务指导的主要工作内容：①负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文件整理的规定、意见和规则等；制定本机关的文件整理归档制度，指导、督促各部门贯彻执行。②会同文书处理部门共同制定本机关文件分类规划，指导督促各部门依照规划合理开展文件的平时分类、归卷等整理工作。③负责对本单位的文书人员进行定期或不定期的业务培训；指导并协助各部门做好文件整理的组织工作。④深入各部门指导立卷。每年上半年集中整理归档文书时，档案人员应该主动深入文书部门，现场指导并具体解决归档文件整理中出现的疑难问题，把问题解决在归档文件移交之前，以免重复，提高归档文件整理的质量和效率。⑤严格检查归档文件整理的质量，把住“质量关”。对文件收集是否齐全、是否有破损、文件分类是否科学、保管期限划分是否科学、文件排列是否合理等方面都应认真检查，及时发现并解决问题，从而为档案工作的顺利展开打下良好的、坚实的基础。
（三）文件归档整理的组织形式
1.识记：(1)文件归档整理组织形式的含义
(2)文件归档整理的组织形式：①集中整理形式，即在机关综合办公室集中整理，各部门或承办人将文件承办完毕后需退回综合办公室，由综合办公室的专职或兼职人员统一整理归档；②分散整理形式，即机关办公室与各组织机构分别承担归档文件整理工作；③复合整理形式，即集中与分散相结合的整理形式。
2.领会：(1)三种归档整理组织形式的适用范围：
①集中整理形式：这种形式主要适用于小型机关，其内部组织机构部门层次少、文件数量小，综合办公室经管整个组织的文件形成、运转、办理工作，因此文件自然集中在此，由综合办公室负责整理。
②分散整理形式：这种方法适用于大中型机关，其内部机构层次较多，并相对稳定，各机构自身形成、处理的文件数量大，机关办公厅(室)与各职能部门均独立负责本部门的职权范围所规定的发文与收文处理工作，因此，采用各组织机构分散整理的形式，实行文书处理与承办部门整理(立卷)制度。
③复合整理形式：这种方适用于大中型机关，内部有两层及两层以上的机构，可以根据驻地、业务分工、文件数量等情况采取集中与分散相结合的归档整理形式。
(2)正确选择归档整理人员
3.简单应用：根据三种归档整理组织形式的适用范围，分析现行机关归档整理方式选择的案例。
（四）文件归档整理的原则
1.识记：归档文件整理的基本原则的含义
2.领会：(1)归档文件整理的联系原则、保管与利用原则之间的关系：①联系原则，是指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。按照联系原则整理，归档既符合文件的形成规律也符合查找利用档案的规律。②便于保管与利用原则，指归档文件整理的结果是，组成文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。A.区分文件的保存价值。B.区分文件的密级和载体。C.把握装具内文件数量的适宜程度。③联系原则和保管与利用原则应彼此兼顾、相互照应，因为坚持联系原则和坚持保管与利用原则从根本上来说是无法截然分开的，二者是相互影响、相互制约的关系。
(2)文件之间的“固有联系”的具体内容：①按机关工作的管理周期，将一项工作或工程、一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文件，完整而系统地组合成有序的文件系统，保持文件的整体性和联系性。②按机关工作的规律和联系，将工作活动中形成的具有密切联系的多种文件，请示与批复、问文与复文、批转(转发)文件的正件与附件、发文的定稿与存本等排列并系统组合在一起，保持它们之间的有机联系。③按内容、载体联系，将内容相同载体不同的文件进行统一整理、编目，分别存放，并可在各种载体文件目录中互注参见号，以保持同一内容文件的有机联系。
(3)保管与利用原则的具体内容
（五）归档文件分类与组合的方法
1.识记：(1)归档文件整理的方法
(2)归档文件分类的主要方法：①年度分类法；②组织机构分类法；③问题分类法；④保管期限分类法。
(3)归档文件组合的主要方法：
①按作者特征组合。即将同一作者制发的文件组合在一起。所谓作者，即发文机关，指制发文件的社会组织及其负责人。按作者特征组合，可以将同一作者工作活动的文件相对集中，便于反映作者工作状况的全貌，使利用者易于了解文件的作者来源，确定文件的重要程度和保存价值。
②按问题特征组合。即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一工作性质的文件集中组合在一起。这时所指的“问题”是文件内容所反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生和解决、某项业务工作活动的开展等内容。按问题特征组合，可以系统地反映出某一问题或某一方面工作的具体情况和全貌，能够反映事物发生发展的过程，体现其自身所固有的联系性和特点，符合利用者按问题检索文件的需求。
③按时间特征组合。即将属于同一年度或同一时期文件组合在～起。所谓时间特征，即文件形成的时间或文件内容所针对的时问。现行各类社会组织中，文件归档整理大多按自然年度(1月1日一12月31日)进行，基本上能体现出文件的“形成时间”与“文件内容针对时间”的一致性。但是，实际工作中也会出现文件的“形成时间”与“内容针对时间”不一致的现象，在文件分类组合时是看文件内容所针对的时间，以便更好地保持文件的联系性。
④按名称特征组合。即将文件名称相同或性质作用相同、相近的文件集中组合在一起。按文件名称特征组合，可以反映出组织中不同职能活动方式，便于区分文件的不同价值。一般情况下，会议记录、计划、报告、总结、命令、指示、决议和合同、统计报表等都可以按名称特征组合。
⑤按通讯者特征组合。即将本单位与某一单位之间就某一个特定问题进行工作协商和联系而形成的来往文书集中归类组合。按通讯者特征组合实质上仍是按作者特征组合，只不过是将作者限定在两个互发文件的单位之间，这种方法有利于将两个单位的问复性质的文件有机地组合在一起，其文件名称也可以使用一个特殊表达形式——“来往文书”。
⑥按地区特征组卷。即将内容涉及同一地区的文件组合在一起，又称地理特征。这种方法一般多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件的组合。按地区特征组合文件便于反映同一地区的工作情况或有关该地区同一问题的处理情况。
2.领会：(1)年度分类、组织机构分类、问题分类、保管期限分类的具体内容：
①年度分类，即根据文件形成和处理的自然年度将其划分成若干类别，每年1月1日至12月31日作为一个自然年度。一个自然年度形成的文件形成一个类别，不同年度的文件分属于不同的类别。按年度分类，可以客观如实地反映出一个组织各年度工作的特点和逐年的变化发展情况，有利于现行机关及其他机关的利用。此外，机关工作除了使用自然年度外，有时还使用专门年度。所谓专门年度，即根据工作和生产的特殊需要规定的一种专门起止日期，以此作为一个工作年度。
②组织机构分类，即将文件按其收文和发文处理部门或承办部门分开进行整理，也就是按照一个单位内部的组织机构进行分类整理。一般按单位内设的第一层组织机构类别设置，需要时也可以分到第二层组织机构。按组织机构分类时，各个类别的次序应根据正式文件或习惯上的顺序排列，通常将领导性、综合性的组织机构排列在前，被领导的专业职能部门排列在后，党委部门排在前，行政管理部门排在后。
③问题分类，即按照文件内容所反映的问题来划分文件类别。习惯上也称“事由分类”。问题分类，可以使内容性质相同的文件相对集中，适当地避免或减少围绕同类问题形成文件的分散现象，并能较好地保持同类问题文件之间某一方面的联系性，鲜明地展现出一个机关主要的职能活动的轮廓，便于利用者从某一问题、某一事件或人物等专题角度查找、利用文件。适宜采用问题分类法的往往是一些内设机构较简单、变化较大或者各机构工作分工不很明确、文件数量较少的机关。
④保管期限分类，即分析文件的保存价值，按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。
(2)文件分类方法结合使用的要求
(3)文件分类过程中需要注意的问题：①遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整理联系出发客观地予以分类。②文件分类体系应严密、简明、符合分类原则。即同一分类层次应该使用同一个分类标准，不允许在同一层次上同时使用几种标准。③交叉性文件的合理归类。在实际工作中经常有一份文件既可归入此类，又可归入彼类，而且归入其中哪一类都有理由。对这种两可性的交叉性文件应该深入地分析其内容和特征，分清其主次及与所属类别之间内在联系的紧密程度，做出合乎实际的归类处理。④文件分类的“跨度”要适当。即分类时文件的横向类目与纵向层次要掌握适度，不宜过宽或过窄。⑤分类方法的结合使用。几种方法的“结合使用”必须是纵向层次之间的结合，必须遵循同一层次的文件分类标准的唯一性要求。
(4)作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等文件组合特征的具体内容
(5)文件分类与文件组合的关系
3.简单应用：(1)对一组文件进行分类
(2)根据一组文件的内容和特点，找出文件组合的共同特征
4.综合应用：运用文件分类方法和组合方法，分析文件整理工作的具体案例。
（六）归档范围
1.识记：(1)文件材料的归档范围：
①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。
②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。主要包括：本机关房屋买卖、土地征用重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。主要包括：上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
(2)文件材料不归档范围：
①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料供工作参考的抄件等。
②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2.领会：(1)划定文件归档范围时需注意的问题：
①将文件置于机关工作整体中考察，从本机关的职权范围、社会地位和作用等角度确定其立卷范围及保存价值。
②加强内部文件的收集，保持应立卷归档文件的完整齐全，尤其是未经过机关文书处理登记的一些“账外”文件。
③区分文件与资料。文件是在机关工作活动中形成的具有法定效用和规范体式的信息记录，具有法定的权威和执行效用；资料是机关为了工作参考而编写或收集的其他机关的材料，据此借鉴、参考别的机关经验，查阅各种重要数据的材料应与文件分开保存，不应划入归档范围之中。
④制定出科学合理的机关文件归档范围，需要机关文书部门与档案部门相互协作共同研究，以发挥文书处理部门了解文件运转过程、档案部门熟悉归档整理技术、要求的优势，确保文件归档范围的实用性和针对性。
⑤在归档范围中应明确，应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档；应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档；机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
(2)一个单位或者组织中文件整理的工作重点：
①归档文件整理工作的重点，应以反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为主，对各类社会组织在自身职能活动过程中形成的这部分文件，如果本机关不对其收集整理归档或归档不齐全完整，往往很难从其他机关中获得补替材料。
②因为每一个社会组织的职能都是相对独立的，在其履行职责实现职能的过程中所形成的文件材料也是相对独立的，只有本单位清楚其形成过程、用途、价值和联系，它们客观真实地展现的也只是本组织的主要工作职能和历史面貌，为本组织的各项工作提供凭证和依据，对本机关是最有价值的，其他不相关的组织不会刻意去保存，这些文件也就以其内容的真实性、凭证性和唯一性成为本组织归档整理的重点。
3.简单应用：根据提供的文件材料，判断文件是否属于归档范围。
（七）归档文件分类方案和文件分类表
1.识记：(1)归档文件分类方案的含义
(2)归档文件分类方案中常用的分类标准
(3)文件分类表的含义
2.领会：(1)归档文件分类方案的编制依据、步骤
(2)制订归档文件分类方案的设计步骤与方法
(3)编制归档文件分类方案的注意事项
（八）文件平时归卷
1.识记：(1)平时归卷的含义：指机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相关卷盒、卷夹等装具进行妥善保管的活动。
(2)平时归卷的作用
(3)年终调整的含义：即文书处理部门在档案部门的指导与帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行全面的检查、调整与加工，最后确定归档整理成果的工作活动。
2.领会：(1)平时归卷的一般程序：第一步，做好归卷的准备工作。第二步，收集文件。第三步，归入卷盒。
(2)平时归卷的重要性：文件的平时归卷是保证文件收集齐全、提高归档整理质量的有效措施，有利于平衡和协调整个机关文书工作，便予文件的平时利用查找和日常保管。文件的平时归卷是巩固和健全文书处理部门立卷归档制度的关键。
(3)年终调整工作的具体内容：
①检查归卷文件是否齐全完整。根据本机关划定的归档范围，检查归卷文件是否完整无缺。如发现问题，应及时做好补齐、修复等工作。对归卷文件中夹杂的一些没有保存价值的文件应坚决剔除，但必须认真对待本机关自身形成的文件，正确运用“弹性鉴定原则”来判定其价值和取舍，因为这部分文件一旦剔除销毁就再也无法补救。
②检查归卷文件的质量。即检查归卷文件是否保持了文件之间的联系，保管期限是否准确恰当。在归卷过程中，文件一份份地积累起来，这种“自然生长”的过程有其内在的有机联系，但有时也会因利用文件或放置时的失误，错放或混放了卷夹，打乱了文件之间的联系；有时也由于初拟的保管期限不准确，需要修改等情况，在调整工作中应注意解决以上问题。
③部门领导复查签字。一般来说，部门领导对本部门的工作统观全局，由他们审阅调整后的案卷，往往可以发现那些未能收集到的重要文件，缺什么，补什么，从而进一步保证应归档文件的齐全完整。签字，以示领导人对案卷质量负责。
（九）归档制度
1.识记：归档制度的含义
2.领会：(1)建立健全归档制度的意义：
①归档表明文书工作流程的结束，同时也意味着档案业务管理流程的开始，归档为文书工作找到了归宿，同时也为档案工作奠定了基础。归档是文件转化为档案的重要标志。没有归档工作，文件积累便失去了依据，档案及档案工作也就成了“无源之水”，失去了赖以存在和发展的物质基础。因此，各级各类组织必须建立健全归档制度，顺利地实现文件到档案的价值转变，从而促进档案工作的健康蓬勃发展。
②归档是积累文件档案财富的重要手段。党和国家各级机关在其工作活动中形成的文件，客观地反映了党和国家真实的历史面貌，通过归档，将这些文件转化成档案，由机关档案部门集中统一地科学管理，便于文件在机关各项工作中的利用。同时，机关的档案部门又是国家综合档案馆的基础，是各级各类国家综合档案馆的馆藏档案的主要来源。如果没有归档，也就没有机关档案的积累和集中，更谈不上国家各级各类综合档案馆的馆藏档案的不断充实和日益丰富。因此，归档是联系文书工作和档案工作的不可缺少的重要环节，更是保存党和国家重要的历史记录的重要手段。
(2)归档制度的具体内容：
①归档范围：归档范围，是指需要转化为档案保存的文件的范围。各级各类社会组织在划定归档范围时，应按照2006年12月28日国家档案局8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求；结合本单位的实际情况制定出符合自身实际的归档范围，以保证应归档文件的齐全完整。此外，国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
②归档时间：归档时间，指文书处理部门向档案部门移交应归档文件的时间。根据《机关档案工作业务建设规范》的规定，文件部门或业务部门一般应在次年6月底以前向档案部门移交案卷。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档时间，按国家有关规定执行。一些单位、个别业务单位、驻地分散的单位可另行规定切合实际的归档时间。
③归档要求：归档要求，根据国家档案局的有关规定，文书处理部门或业务部门向档案部门移交归档文件时必须遵循如下规定：A.归档的文件材料应齐全、完整。B.文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷。C.归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。
④根据以上要求，文书部门在向档案部门移交文件材料时应注意：
A.归档整理的联系性和系统性。凡归档文件必须收集齐全完整，分类准确，排列合理系统；要注意区分文件的不同价值，把具有不同保存价值的文件分开整理；党委与行政文件应单独分开整理；秘密文电与普遍文电在不破坏其固有联系的基础上要分开整理；归档文件整理的成果要正确反映本机关的主要职能和业务活动的情况，便于保管和利用。一般情况下档案部门不接收未经整理的零散文件。对不符合要求者，档案部门有权退回文书部门，要求其重新整理。
B.归档文件要便于保管。卷内文件应除去钉针，编制页(件)号、归档文件目录和备考表；卷内或盒内文件应保持整齐、美观；依据保管期限表准确注明案卷的保管期限；装具封面或背脊各项目的标识要规范、清楚。档案部门在归档整理时，应尽早派人到文书部门对预立的案卷进行审查、指导，指出问题，使不符要求的案卷能及时得到纠正，避免交接检查不合格后的重新返工。
C.已编制完整的移交目录。有的单位还要求在移交目录编好后，编制归档文件情况说明，将当年收集和整理文件的情况及本单位的主要工作、机构、人员变动情况作简要说明，为以后档案部门编写立档单位和全宗历史考证等工作提供依据和基础。
D.应当履行归档手续。归档文件交接检查无误后，即可办理具体移交手续。归档文件移交目录(清单)要一式三份。写明归档文件的总数、移交人、接收人、交接时间等项目。文书部门与档案部门双方交接清点无误后，双方均应在移交目录上履行签字手续。三份清单，一份留存在文书部门或承办部门备查，另两份存档案部门，其中一份可以作为检索工具使用，另一份可以归入全宗卷保存。对于归档文件数量较少的小机关，可由档案部门统一编制案卷目录，移交案卷时由档案部门开据案卷移交凭据，各部门不必再单独编写移交目录。对于文书、档案工作“一肩挑”的机关，不必办理归档手续，但在文书(档案)人员调动工作时，必须依据上述办法办理文件档案的交移手续。
(3)文书部门在向档案部门移交文件材料时应注意的问题：①归档整理的联系性和系统性。②归档文件要便于保管。③已编制完整的移交目录。④应当履行归档手续。
3.简单应用：分析归档案例。
第十章文件归档整理方法
（一）分类组卷
1.识记：案卷的概念：是一组有密切联系的文件组合体，一向被视为保管文件的基本单位。
（二）卷内文件的排列与编目
1.识记：(1)卷内文件目录：是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。
(2)卷内备考表：置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。
2.领会：(1)卷内文件排列的方法：卷内文件系统排列的方法，应根据卷内文件的实际情况来具体确定。通常，文件组合案卷是按照文件的作者、问题、时间、地区、通讯者、名称、重要程度、载体形态等特征进行的，因而文件的排列也应根据这些特征进行排序，常常还同时采用几个特征相结合的方法进行，按文件的成文时间和先后顺序或重要程度排列的方法是卷内文件排列的主要方法。①按文件的成文时间的先后顺序排列。这种方法适用于严格按照作者、地区、名称或某一具体问题等特征进行组合案卷的情况。时间特征必须与其他组卷特征结合使用，一般不单独使用，通常情况下，对已完成分类的一组文件，按照作者、问题、名称等特征分成小类，然后每一小类中再按文件形成时间的先后顺序排列。②按文件的重要程度排列。这种方法适用于按各种特征组成的案卷。重要的文件排在前面，次要的文件排在后面。具体来说，领导指导性文件在前，业务性文件在后；复文在前，问文在后，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿及重要文件的历次修改稿在后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据性、证明性材料在后。排在前面的文件一般是关涉问题的结论性、关键性文件。
(2)卷内文件目录的填写规范：①顺序号：指每件文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号。有多少件文件就编至多少号，编一条流水号。②文号：文件的发文字号。归卷文件有文号的，原文号照录；没有文号者不必填写。切忌生造文号或者为了省事随意改写文号。③责任者：又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。文件的责任者一般标识于文头与落款处。④题名：即文件的标题。一般应照实抄录。没有题名或虽有题名但无实质内容，不能揭示文件的内容与成分的应重新拟写题名。重新撰拟的题名，外加“[]”号。⑤日期：即文件的成文时间。填写时，可以省略“年”、“月”、“日”字样，而用8位阿拉伯数字表示。⑥页号：指卷内文件所在页的编号。一个案卷的卷内文件页号可以简写：前面每件文件只填写第一页所在号码，最后一件写出文件的起止页号。⑦备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。填写卷内文件目录时还应注意：对于一些没有责任者或成文日期的文件材料要设法考证清楚，填写时外加“口”号；凡会议记录应填写每次会议的时间、议题，不能统一拟写为“会议记录，”以免给查找带来困难．
(3)案卷题名的作用、结构、拟写要求：案卷题名，又称案卷标题，用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。拟写案卷题名的具体要求是：①主题明确。拟写案卷题名时，针对的不再是一份文件，而是一组文件，要能够清晰准确地揭示出这一组文件的共同主题精神，反映文件的主要内容和成分，目的在于使案卷的管理者和利用者能从案卷题名中直截了当地抓取到该案卷的主要内容信息。②文字表达准确精练。案卷题名是对卷内诸多文件的概括揭示，应言简意赅，文字应尽量控制在五十字内，最好能用二三十字概括标出；并列成分之间使用顿号，题名后不甩标点符号。不能罗列堆砌文件标题，同时也不能使案卷题名过于抽象、笼统，使人读后无法准确判定卷内文件的具体内容和成分，给查找利用卷内文件带来困难。③基本结构力求完整。案卷题名的基本结构是：作者(责任者)——内容(问题)——名称(文种)。
(4)案卷题名中名称部分的专用术语：
①文件：专指会议活动中形成的一系列文件。
②材料：指正式文件以外的辅助材料，主要是形成某一正式文件时的原始性、参考性材料。
③来往文书：只适用于不同机构之间商洽某项特定工作而形成的问文和复文，这类案卷通常皆按通讯者特征立卷。
④案卷：只适用于围绕某一案件、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料。
3.简单应用：拟写或修改案卷题名。
（三）案卷的排列与编目
1.识记：案卷目录，即案卷和名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。
2.领会：(1)案卷排列方法：排列案卷，是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成一个有机联系的整体。通常情况下，案卷的排列顺序在各单位的分类方案或文件分类表中已经排定，排列案卷时只需按照分类计划中有关本部门或者本类别文件的顺序依次排列案卷即可。
(2)案卷目录的基本结构：案卷号、案卷题名、卷内文件起止时间、页数、保管期限和备注等项目。
（四）“件”的含义与整理方法
1.识记：(1)“件”的含义：是归档文件的整理单位。
(2)归档章
(3)件号、室编件号的含义和编制方法：
①A.件号的含义：即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置、固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。
B.室编件号的含义：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。
②件号、室编件号的编制方法
2.领会：(1)归档文件的分类方法：
文件分类的方法很多，《规则》中明确规定选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的文件分类方法。关于分类方法，《规则》中有以下新变化：
①取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。
②设置了“机构与问题”两种分类方法的选择。在一个单位，组织机构分类法与问题分类法不能在同一层次上同时采用，而应根据各类社会组织归档文件的实际情况选择其中一种。一旦选定一种方法就应固定下来，保持其相对的稳定性。
③明确规定将保管期限直接作为一种必选的分类标准。年度、组织机构、问题和保管期限四种方法中，对分类方法的可选择性作出了规定；年度、保管期限是必选项，机构和问题作为选择项。
(2)归档文件的排列方法：
归档文件应按事由原则、在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
①按“事由原则”排列，即同一事由的相关文件应当排列在一起。此处的“事由”是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件在实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程。
②归档文件应在分类方案的“最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。”这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，在此最低一级类目中再按照事由排列，在每一事由之中再根据文件成文时间的先后顺序或者文件重要、次重要程度进行排列。
③会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
(3)归档文件目录的项目及其填写要求和方法：
①件号，归档文件目录中设置的“件号”项，是指室编件号，应与档案室整理体系相吻合。
②责任者，是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称。
③文号，即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号。发文字号一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时，应照实抄录，机关代字、年度、顺序号都不能省略，也不可颠倒位置，否则将给查找和利用带来困难。
④题名，即文件标题，直接表达文件内容和中心主题，是了解归档文件内容的主要检索点。完整的题名结构由作者、问题、文种三个部分组成。文件题名应按照原榉抄录下来，没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“[]”号。
⑤日期，即发文时间。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，文件上未注明日期的，编目时应根据文件内容加以考证并填写。
⑥页数，页数项要求填写一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时，以文件中有图文的一个页面为一页，空白页不计。大幅纸型的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等多份文件作为一件时，其页数应为构成该“件”的所有文件的页数之和。
⑦备注，备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，可将其具体内容填人备考表中。填写归档文件目录各项目时，应使用符合档案文件保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。已采用档案计算机文档管理系统的单位，可直接使用相关软件自动生成并打印出目录。
(4)装盒的要求与注意事项
3.简单应用：分析归档文件整理的实际案例
（五）电子文件的收集与鉴定
1.领会：(1)电子文件收集的要求：①电子文件的背景信息收集要齐全。②电子文件的元数据收集要全面。③电子文件的暂存收集环境要安全。
(2)电子文件鉴定的内容和要求：
①内容：A.鉴定电子文件的真实性、完整性、有效牲。B.鉴定电子文件是否属于归档范围。C.鉴定电子文件保管期限和密级划分是否正确。
②要求：A.真实性要求，是指确认电子文件的内容、结构和背景信息与其形成时的原始状况一致。B.完整性要求，是指确认电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。C.有效性要求，是指保证有效地表现电子文件所载内容，并使其可供随时调取查用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，随着软硬件升级换代，及时对电子文件进行迁移作业。
2.简单应用：分析电子文件收集与鉴定工作的实际案例
（六）电子文档的归档
1.领会：(1)电子文件归档的要求：①内容信息符合归档要求。②技术条件符合归档要求。③归档交接材料清单清楚。
(2)电子文件归档的方式：电子文件归档方式分为逻辑归档和物理归档两种方式。
(3)电子文件归档移交检验的主要内容：通过网络实施交接的检验项目包括：核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整；采用脱机载体实施交接的检验项目还应包括载体有无划痕，是否清洁；有无病毒感染等等。
(4)电子文件的归档手续：交接双方验收合格后，填写《电子文件交接登记表》相应项目，移交双方人员签字或盖章，以表示对移交行为的确认。电子文件交接登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存，以方便双方日后查阅。
2.简单应用：分析电子文件整理归档的实际案例
2.领会：(1)国家党政军机关关于公文文种的主要规定：
①中国共产党各级机关正式使用的主要公文，在《中国共产党机关公文处理条例》（经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发执行）中规定了14个文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
(2)条例、规定、办法的准确使用
(3)比较公告与通告、请示与报告、请示与请求批准的函等文种的异同
(4)正确选用文种的意义：
①不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确地选择文种，有助于促进公文写作的规范化。
②不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确地选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理。
③不同的文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。
④总之，文种选用是否得当有可能影响该文件的整个生命周期，影响相差的行政管理活动或业务活动的开展，因此，文种的选择不容忽视。
3.综合应用：(1)结合实例正确选择公文文种
(2)结合实例判断文种使用正误
