爱华网内容一
现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的
2．标题要简短，不宜冗长，要不阅读的时候显示不完整
3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要在标题里直接填写信件内容，这个平时遇到好多这样的情况，但是总体而言，和不书写标题的来比，还是好的。但是两者都不提倡
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串
关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，
中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。转发邮件时候，如果涉及到较多人的邮件地址，一定记得删除原始发件人信息。这个问题在腾讯邮箱中问题尤为突出，遇到过好几位朋友有过类似情形。我可以告诉你，通过这些信息。我可以很容易的推断出你的一系列信息，也可以轻易的获得你好有的真实姓名
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
关于附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。你可以假设你是邮件接收人，如果你接收到的邮件都是新建文档，你在后期数据汇总的时候，有什么麻烦么？
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
6. 主动控制邮件的来往（ 点击“回复全部”前，要三思而行！）
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2． 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
内容二
电子邮件在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关电子邮件的礼节，别让电子邮件出笑话。电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工，信奉顾客至上，着重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节，一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。
1) 标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题，例如：“嘿！”或是“收着！”
添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。尤其是回复的信件，要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自**公司的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。
2)电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼!”这样的格式。
3)内容简明扼要，针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。
4)一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC) 方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要(memo to)部分之主题、地址及日期等。
注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。
5)合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名，同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人，打开邮件箱你可能发现有一半的邮件是与你无关的，删除它们费时费力，所以在转发前要做一下整理，把邮件的数量控制在最小。条件允许的话要每天检查自己的邮箱，及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外，重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件，因为它不能保证严守机密。
6)切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。
内容三（商业贸易行业）
发现客户的邮件格式，规范方面(非邮件内容和正文)有如下问题，总体感觉比较随意.提醒一下.
1/ 发邮件无subject主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下.
后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关.导致买家一头雾水，无法快速辨认.
2/ 邮件下方无签名(包括人名，公司名字，联系方式等)或者只有中文名字.
后果：导致买家不知道你是谁?要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁?来自什么国家的什么公司?
3/ 邮件的发件人不要用中文.如 联想公司张三,“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文.
4/ 买家如果已经CC，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上(可能是买家的同事或者主管)，你回复的时候要按"replyall”，而不要只回复发件的那个人.买家发邮件CC的目的
是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人.
5/ 回复买家邮件的时候要”reply with allhistory”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容.也不要随意改变邮件的主题.一件事情，一个产品的邮件要
保持一个邮件主题.
6/ 不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报. 如hv: have等.以免产生误解.也不要用俚语.
7/ 重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写.
8/ 不要全部用大写字母写邮件正文.如THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATEDNOV17,2006
9/ 如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1234 注明.表达要简洁，直接，明确.不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性.如果不了解可以上"多美丽买卖搜索"看看.
10/ 不要用过多的感叹号.你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的.
11/ 每一段中间要空一行，方便别人阅读.
12/ 如果你是初学者，学习模仿以 英语 为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法.
内容四
修辞部分，每个人都有自己的文字风格，但在工作性质的电邮中，需要适当约束自己的码字习惯。
1.标点
这部分是最容易忽视的，不少工作N年的老同事在书写电邮时要么不加符号，要么乱加符号。比如每句话都用问号结尾、到处乱跑的感叹号、翻译腔的破折号等等。我自己有一个电邮标点的心里底线，就是“可以不规范，但一定要规律”。比如有时因为输入法等问题没办法使用标准的中文句号，我索性就直接用英文句号、甚至减号，但一定会有规律地用，比如所有减号都是句号的意思，避免对方看不明白符号的意义，另外日常聊天时我习惯以三个句号结尾，但在电邮中尽量避免这些个人习惯，就算不能规范地使用标点，但也至少不要成为潜在的阅读障碍。
2.字体
默认字体
如果公司有规范，严格执行，如果没有规范，就保持默认字体，因为在不知道对方视力、阅读场合、阅读仪器的时候，默认字体是最安全的选择。
粗体
仅限于刻意强调的文字，一般情况下在一段话内只出现一个粗体词组时，强调效果是最好的，而出现了三四个甚至更多的粗体时，效果反而降低，“都强调等于没强调”，所以，找到自己最需要的那个点，然后再考虑是否值得加粗。
斜体
另外，无论如何都要谨慎对待“斜体”，尽量避免使用，目前win平台的斜体是粗暴的。参考这个问题（http://www.zhihu.com/question/20120243）
3.颜色
安全色：红色、绿色
除了红色（代表强调或者危险）和绿色（代表通过和安全）可以适度使用外，其他颜色尽量避免使用。多种颜色时，给出标注如果一定要用多种颜色，必须在显眼的地方给出颜色的标注，否则邮件几经转手后，阅读者会不理解颜色的意义而错失、误解信息。
4.对齐
段首对齐
我见过不少同事在写一个新段落的时候前面加了两个空格，甚至一些程序员会加四个空格（因为一个英文空格是1/4个汉字长度），但是在电邮中，段落开始时应该避免加空格，这属于“web时代新文字排版问题”，不在这里铺开讨论。（这里不太懂，不知道原作者的意图是不是说现在的邮件会自动给每个段落缩进文字）
段末对齐
不要用回车控制换行，因为在自己的客户端设置下看起来美观的回车换行，到了别人的设备上将可能是一种视觉灾难，参考这个图片（左为原始屏幕，右为较小屏幕下的显示效果）。
5.换行与行间距
手工空行
在表述完一个完整段落后，尽量手工空一行，因为在不同的阅读设备中，没有这个空行的话会导致密密麻麻的文字墙，这种视觉压力会直接影响阅读者的理解能力，留白能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙。
适当的间距
行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距，取决于篇幅多长，更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视觉疲劳。
6.标题
电邮标题也是经常被忽视的一点，但这一点至关重要，可以说保证了自己和对方在今后查找相关信息时的准确性。
恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。
最全面的概括
《有关XX项目在XX客户现场的部署故障及现场情况说明》
最开始的引子
《XX市XX客户现场部署故障》
最点睛的描述
《XX客户现场部署故障将可能导致延期上线》这些都是可行的例子，根据实际情况作权衡。
8.其他
其他电邮的写作内容还包括签名档、邮件重要度、邮件格式、阅读者的环境预估等。
签名档
签名档主要用于让对方获取自己的其他联系方式，公司有统一要求的，需要严格执行，如果没有统一要求的，需要设置一个固定的格式，包括个人姓名英文名、公司正式注册名称、部门项目组、手机、座机、MSN等必要信息。
重要度
除非是火烧屁股的事，千万不要使用重要度这个设置，以免重写狼来了的故事，《狼来了之现代电邮版》。
邮件格式
通常设置为html格式，如果有特殊要求也可以考虑txt纯文本，但后者将没有视觉格式可言，一般不推荐。
阅读者的环境预估
这部分其实有一点投机，也可以看做是“电邮沟通中的用户体验”，例如对方经常使用12寸小本，就尽量把表格设置得紧凑一些，对方如果是出差在酒店里，发邮件时就尽量避免发送大附件，而使用其他方式传递等等。
补充：
关于邮箱的选择问题
这里介绍下电子邮箱的选择问题与优缺点介绍：
163邮箱（用的比较多的，网易的特色产品，稳定性好，很多人使用，缺点是偶尔接不到邮件，屏蔽广告比较强，国内用比较不错，经常与国外用户交流请不要使用）
QQ邮箱（据说是腾讯收购了foxmail而出的产品，如果你有qq，一旦有信息直接就给出提示了，比较方便，我一般也用这个与163的一样，国内不错，国外交流偶尔收不到信息）工人不推荐在正式场合使用这个，觉得太不正规。总有点娱乐氛围掺杂在其中的感觉
gmail邮箱（google的产品，稳定性都不错，但因为国内环境问题，登录偶尔会比较慢，但与国外交流很好，毕竟它就是国外的产品）
yahoo邮箱（国内一停止服务，yahoo.com还可以使用，但是最近登录yahoo.com的不太号登陆。和gmail一样的问题）
关于邮箱投递简历的问题
可怕的照片
简历看多了，什么照片都有，不经意间就会被雷一下。有个男生穿着篮球衫;还有一个给了侧脸，并且把领子竖了起来;有几个女生在照片上的表情不是很纯洁，还有浓妆，非常像“低俗
网站”上的小广告。
这里奉劝同学们，简历中不要放生活照。如果一定要放照片，就拍一张西装革履的职业照放上去。但是也有人的职业照令人不敢恭维，要么PS得不像真人，要么画面阴暗得让人不放心。
邮件正文的混乱格式。
曾经有一封邮件摆在我的面前，让我痛心疾首，每一次打开它，OutLook就会自动关闭。我当时以为Office坏掉了，心想这下糟了，还有那么多工作要处理。后来在IT的帮助下，才弄明白
原来都是格式惹的祸。一个求职者在邮件正文里使用了大量的格式，这些格式跟我的邮件系统不相兼容。
以上是一个比较极端的例子。更多的邮件正文(也就是求职信的所在)格式乱七八糟，每读一遍，眼睛就会遭一遍罪。还有人把自己的简历填在一张表中，但是这张表格被艺术字、照片和
链接糟蹋成十分别扭的样子。人家说“字如其人”，其实简历也如其人啊
以上文章均源自网络版权属于原作者
欢迎就更多相关信息参与交流
网址：http://hdhe.tk/index.html
