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客户临门，你自然会欢迎他，邀请他进入你的办公室，让他舒舒服服地坐下。有人来电话，实质上也是访客，理应获得相同的礼遇。你欢迎电话访客的方式，就是先清清楚楚地提供自己和公司，让对方明白他这通电话没打错地方。下面会更清楚地介绍公文电话礼仪有哪些。
公文电话礼仪：邀请电话
邀请电话访客进入你氛围的方式，就是仔细聆听他所要陈述的事情。
让电话访客舒舒服服坐下的方式，就是向他证明你如何能协助他，或将电话访客转接到能够提供协助的人员。在你确保他获得服务之前，都不能匆匆退场，将他弃而不顾。
这些也就是公务电话致候入门要领。听起来全是最基本的要求，可是在今日复杂的企业界里，区区目标却极难掌握得当。如果你真想精擅商业礼仪，立刻去查查你们公司的现行电话程序。有人打电话进公司，你可知道? 他会经历到什么?
欢迎电话访客的，是类似下述的多项菜单选择吗?
如果您知道对方分机号码，请输入分机号码。如果您需要订单或索取账户资料，请按9，再按*号键，请准备好您22位数的账户号码。如果您需要本公司透过布朗并购公司提供的新产昂资讯，请拔(020)123456。如果您需要重听这段录音，请按8，再按#字键。如果您使用的不是按键式电话，请等待录音重复5次之后，本公司人员会自动协助您。我们重视您的来电，但是由于线路繁忙，服务人员都在讲话中，请您别挂断电话，服务人员会依照来电顺序接听您的电话。
公文电话礼仪：服务电话
当有人打电话给您，或想与公司某职员联系时，他听到的，是不是这一类的欢迎辞?或者，也许是一名忙昏头的接线生在接收电话，说：“你等一下?”她问都还没问完，根本不知道你是不是能等，就又忙着去接另一条线。经过一番折腾，她终于把你转接到你想通话的分机上头，你却发现你抵达的竟是那人的语音信箱。它告诉你，你得留言，或按数字7，或按某某分机，会有助理人员协助你。你乖乖地一步一步遵从指示，到头来，发现面对的仍是助理的语音信箱。
请问，这种经验是不是会让你气愤?即使说得再好听，那无论如何也是一种无礼的待遇。对于你自己的电话访客，你当然不希望他们遭受相同的经历。
即使你一本初衷，致力改善电话沟通品质，可是倘若不时时监听所属单位的电话致候礼仪，情况还是会“进化”到以上例证的某一型“变奏”。你坚守这些基本原则，你的电话访客就可以免于尖叫的冲动，将那些尖叫留待观看恐怖电影时再尽情发泄出来吧!
公文电话礼仪：接电话注意事项
接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。
及时接
一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。
确认对方
对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂!哪位?”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗?我一定转告!”
讲究艺术
接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。
最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。
调整心态
当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。
打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。
