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公文的拟写步骤与方法大体同一般文章的写作方式差不多，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上的不同，拟写时需要一些特别注意的问题。一般而言有这么五个方面：
“台阶1”：明确发文主旨。任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，稍微解析一下，它包括这么几个方面的内容：
1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善，主要是提出目前情况怎样?存在问题在哪个地方，解决方式、需要协调的事项在哪里;再如请求事项，拟请上级机关答复和解决问题等等。文件的中心内容，分析现状的目的是发现背后的问题，发现了问题要找到解决的办法，需要上级领导怎么协调都要写出来。要请示解决的事项就要让上级机关有什么方式需要解决什么问题。
2、根据文件的内容采取什么样的文种?比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况的简报;是针对下级的来文所反映的问题，写一个指示或复函，还是带一些规性的通知等都要把文种先定清楚，就选文种，中心不明确文种选了也没用，但是光有中心内容文种错了也不行。
3、要明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导和有关部门人员阅读，还是向全体人员传达都是不一样的。因此发送的范围要非常的清晰而具体，阅读的对象也是要明确的。
明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、还是研究参考、还是征求意见呢。坚决地贯彻，研究参考、征求意见强度不同，要求的层次不同，在拟公文的时候要使人非常清晰地了解发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。心中无数不，这个“台阶”上不去，文章没办法起草，所以这是公文写作的第一个“台阶”，它包括四个要点。
“台阶2”，有了第一个“台阶”以后，第二个“台阶”就显得非常重要了，就是收集有关资料，进行调查研究。
当我们发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题搜集积料进行一些调查研究。当然了，这也要根据具体的情况，并不是每一份公文都要进行这一步工作。例如我们写一份简短的通知、公告，一般来说就不需要专门做搜集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨以后，稍稍地考虑一下就可以提笔写作了。
但是对于问题较为复杂，还要进行具体分析归纳;或者是拟订一篇幅较长的文件，工作的计划、工作总结、起草规章、条例、工作指示等，往往都搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。实际上就是讲的只要知道了情况，掌握一手的资料，才能心中有数、才能写出有实用价值、有意义的东西。
那么怎么拟写公文搜集材料和调查研究呢？一是收集有关书面的的文字材料，过去别人怎么做的，历史上有什么经验一定要收集出来；二是到实际当中搜集材料。例如说，要写本部门的年度工作计划，首先要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进同类企业、政府机关工作的计划，还要研究本部门所面临的形势、中心任务以及上级的要求等等。
总之，收集材料和调查研究，它是一个酝酿的过程，酝酿的过程是为了掌握全面的、大量的、现实的和深深的素材，了解问题的各个方面，为下一步的经过分析和思考认识的飞跃提供重要的准备。明确了主旨、精心调查研究这种基本功对公文写作者至关重要。有了上述两条就好象搞建筑的设计一样先有了建筑的材料、心中有了建筑的蓝图还要符合规划的要求，这个时候一位建筑师就要在他的思维当中，他的大脑中对所要建设的蓝图进行一个架构、一个规划。搞出来是什么样的试样有什么特色、有什么风格，要表达什么都是在这个阶段不断地酝酿、提炼、提升。
“台阶3”：有了第一个第二个坚实的基础之后，第三个“台阶”就是拟出提纲，安排结构。这个就是要画草图、搞设计的时候要有草图、要有一个架构、要有一个基本风格的选择，也就是基本格式的选择，是医院、是别墅、是幼儿园还是一个学校，还是个商店，先要找到它对应的体现功能的形式、格式。
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。而拟写提纲确是一个很重要的构思过程，文件的基本观点的形成就在这个阶段，这个时候可以召集相关的人员进行集体讨论和修改，使这个提纲日趋完善。因此资料全不全、方向明不明是写好提纲的关键。你写提纲的时候主笔人一定要静下心来找到最关键的因素，沉思考，沉思，沉下心来静静地思考里头的来龙去脉，要点、难点、节点，这个时候抓住要点，攻克了难点，就能够把提纲写好，进而实现了初步的观点。
召集有关人员的讨论，积极讨论的意义在于不同的角度、不同的层次上、在不同经验背景和知识背景下，加以丰富和完善、修改和提炼。这里面最重要的提炼在于抛弃那些没用的材料。没用的材料再好、这个材料再形象、再生动，但是在针对性不强的时候也是要放弃掉，为以后所用。这个第三个“台阶”就是提纲日益完善，完善的提纲已经是一个很好的架构，这个骨架的好归日后，为日后重选新的血液、新的材料提供了条件。
“台阶4”：落笔起草、拟写正文。这里有几个简单的要点。第一个观点要鲜明，用材要得当。观点鲜明就是说什么，清晰明白地表达出来，所用的材料支撑它的材料要得当。第二个要点是语句要简练，要交代清楚。
“台阶5”，反复检查，认真修改。这个修改实际上就是一篇好的公文磨出来，这个磨的过程有这么5点，第一个主题的修改。看你主题是否明确，主题的论述是否集中，主题的挖掘是否深刻。明确集中深刻是修改的基本尺度。我记得以前讲过，看一篇文章的好坏，好文章有5个层次，这个层次叫明、新、深、通、化也是一个道理，就是要明白，明白了有新意、有深度，深度体现在主题论述的集中度上，深度在主题挖掘的深刻中体现，但是光有明新深还是不够的，还是需要通，通就是把各种素材融会贯通，划者创新也，就是要形成有创新思想的观点。
所以主题的修改下头就是观点的修改，修改公文要考虑到关键是不是正确，符合不符合党和国家的政策。符合不符合法律合规，考虑的似乎正确、观点的似乎正确，这种正确的观点似乎正确地表达出来。
福
利
来
啦
