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档案工作现代化和信息化
关键词：档案工作现代化档案信息化
内容要点：
1．档案工作现代化的概念与标志
2．档案工作现代化的意义
3．档案工作信息化的概念与含义
4．档案工作信息化的建设与发展
档案工作现代化和信息化涉及的范围很广、内容较多。本章主要阐述档案工作现代化的概念与标志、档案工作现代化的意义、档案工作现代化的状况、实现档案工作现代化的对策、档案工作信息化概念与建设等理论问题。
第一节档案工作现代化的概念与标志
档案工作现代化是一个动态的概念，在各个时期对它的认识是不一样的，是不断发展变化的。一般来说，档案工作现代化是指档案工作中具有现代化知识与技能的档案工作人员，应用现代化的技术设备和科学的管理方法，对档案工作实行全面、有效的管理，使档案工作具有现代先进技术和先进管理水平，以适应现代化社会对档案工作要求的活动。档案工作现代化的主要标志是：档案工作技术与设备的现代化、档案工作组织管理的现代化、档案工作人员的现代化。
一、档案工作技术与设备的现代化
先进的档案工作技术与设备，是档案工作现代化中很重要的内容，也是实现档案工作现代化的主要标志之一。它以电子计算机技术与设备为核心和主体，包括现代通信技术、光学技术、声像技术、网络技术与设备在档案工作中的应用。
1．电子计算机技术与设备在档案工作中的应用，使档案工作实现自动化
电子计算机不仅能进行数字计算，而且具有高效率的信息处理功能、逻辑推理和判第 1 页 共 21 页
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断功能，快速输入、存储和输出数据等功能。由于它所具有的功能很适合档案工作的需要，所以实现档案工作现代化，很重要的内容之一就是将电子计算机技术与设备应用到档案工作中。
根据计算机所具备的功能，以及档案部门应用计算机进行档案文献处理的实践，电子计算机在档案工作中的应用范围主要有以下几个方面：
(1)进行自动编目与检索。
档案编目与检索是档案工作中很重要，工作量很大的工作环节。应用计算机进行编目，就是将档案文件的形式特征和内容特征按照固定的格式输入计算机后，计算机便可根据事先编制的程序将输入内容按一定顺序编成文档，这些文档的总和便构成了计算机数据库，将数据库中的各种数据编制成各种形式的目录、索引，用于报导、查考、交换等各个方面。计算机编目与检索的最大特点是一次输入，多样输出。将档案内容与形式特征等信息输进计算机后，利用者查阅档案时，可以根据需要很方便地输出各种目录以及所需档案的档号、存放地点，排除了手工编目与检索的多次重复，提高了编目与检索的效率与质量；同时，应用计算机进行编目与检索的速度快、准确性高。
(2)进行档案信息处理。
计算机可用来处理档案的登记、自动标引和统计，办理档案的借阅和归还手续，辨认到期应销毁的档案和鉴定保管期限，建立各种档案信息库。应用计算机网络技术与通信技术结合，建立档案目录中心和实现档案信息传递网络化，提供各种统计数字。
(3)进行库房管理。
计算机可进行档案的库房提取和标引工作，随时报告每个库房中存在哪些档案、占用多少空间，哪个库房还有剩余空间等库房库存情况；还可以用来对库房进行温湿度自动监测控制，记录分析库房空气清洁度，自动控制防火、警卫、档案传输等管理环节。
(4)可进行档案文献的编研出版，以及缩微档案、声像档案、机读档案的管理和提供利用。
(5)可用于档案部门的工资计算、财务管理、人事资料统计等一般日常管理工作。
(6)计算机技术和设备可与其他先进技术结合运用，扩大其功能。铡如：计算机网络与光盘技术结合，可以实现一次辅助文献的联机检索和辅助文献字迹增强与恢复处理；计算机技术与人工智能技术的结合运用，使语言处理人工智能化，有助于对档案材料中的信息进行筛选、提炼，使之精练有序，易于用户利用。
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总之，计算机在档案工作中具有广泛的用途和明显的效果。可以大大提高档案存储、处理、控制、利用等方面的功能，推动档案工作的全面改革和发展；可以节省利用者大量查阅档案资料的时间，减轻档案工作人员的劳动；可以扩大检索途径和提高检索效率，满足利用者快速、准确以及多途径检索的要求。
2．现代通信技术在档案工作中的应用，以实现档案工作组织机构和档案信息传递网络化
现代通信技术，包括数字、光纤、卫星等技术，可用于档案工作组织机构之间的通信连接和档案联网检索中，使档案管理机构实现网络化，使档案信息传递由成批检索、联机检索发展为联网检索。按照应用范围，档案信息系统网络有内部网、外部网、局域网、区域网，国际互联网之分。
联网检索是指用通信线路通过数据传递把广泛分布在不同地区、不同档案机构的电子计算机终端设备、数据库、各种输入输出装置等互相连接，使之形成一个网络系统，使利用者在网络内的任何一台计算机终端上都可以检索到其他任何计算机存储的档案信息。联网检索的优点是利于开发计算机资源和档案信息资源，实现资源共享；同时，计算机检索网的建立，可以实现远距离检索，为利用者节省时间，提高检索速度和计算机的使用效率。特别是因特网的使用，使档案信息传播与利用更方便、更快捷。
3．声像技术在档案工作中的应用，可使档案资料视听化、档案传播声像化
声像技术是指利用录音、录像、电影、电视、幻灯片、唱片等直接记录声音和图像，来表达和传播知识、信息。用这些方式方法形成的文献资料一般被称为视听资料。档案视听资料是其中的一种，常被称为声像档案。
声像技术可直接收集与传递档案信息，可利用声像档案宣传档案馆藏以及档案学研究成果。其优点是具有能闻其声、能观其形的特殊效果，给人以直接的感性认识，既准确生动，又形象深刻，具有传统的纸质印刷品所没有的优越性。但是它往往不能直接阅读和观看，必须借助于特殊设备、器材才能利用，或者说它本身就包括设备和器材。
4．光学技术在档案工作中的应用，使档案资料缩微化
档案缩微化是指利用专门的光电摄录装置和摄录方法，把以纸张为载体的档案资料或机读文件按照一定的缩小比例，摄录在感光材料上，制成缩微复制品，进行存储、传递和使用。
档案缩微化的优点较多，主要有五个方面：
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(1)能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，便于管理。一般缩微率为20:l到40:l，超缩微为150:1，特超缩微可以缩小到万分之一甚至几万分之一。
(2)查找迅速，传递方便。不管档案原件体积是大或小，都可以缩摄在同一种尺寸的胶卷或平片上，规格统一、排列整齐，便于管理和查找，传递也十分方便。
(3)复制性能好，成本低廉，保存期长。
(4)有利于保护档案原件。档案缩微后，可以用缩微胶卷直接提供利用，并根据利用者的需要，随时复制或者放大复制成若干份。这样可以减少档案原件的磨损，延长档案的寿命。
(5)缩微复制技术与计算机技术结合使用，即运用缩微技术全文存储档案文件，将缩微影像终端与计算机检索系统相连接，就可以通过计算机的快速检索，以档案缩微品的全文读出、还原复印或远距离传输等方式提供利用，从而将档案的目录检索提高到全文检索，更好地满足利用者的需要。
档案工作技术与设备的现代化除上述内容以外，还包括档案保护技术与设备，如防火除尘装置、温湿度计以及档案传输等技术与设备等也应实现机械化和自动化。
二、档案工作组织管理的现代化
档案工作组织管理的现代化是指采用科学的方法和手段组织管理档案工作，即对档案工作进行计划、组织、指挥、控制、协调，应用行政、法律、经济以及信息论、系统论、控制论等现代管理理论与方法管理档案工作。
档案工作计划的制订，是开展档案工作组织管理的第一步，对其他各项内容具有重要的作用。有了计划，可以避免各项工作的盲目性和随意性；使档案工作按计划进行，有条不紊地围绕档案工作计划去开展活动。档案工作组织，是指为实现档案工作计划，建立各种组织机构和规章制度，配备适当的人员，制定各机构和人员的工作内容及相应的职责，即对机构、人员、物资等进行合理安排和使用，使之发挥其应有作用时所进行的一系列组织活动。只有组织实施得力，．才可能使档案工作计划以及组织工作中出现的具体情况，连续不断地做出各种决策，并通过各种形式将决策通知下属，并使之执行。档案工作协调，是指对档案工作各要素、各环节及其与外部的各种关系加以统一和调节，使之配合适当、协调运转。控制，是指随机地处理档案工作中出现的问题，并随时纠正偏差。
档案工作组织管理科学化除了正确发挥上述管理功能外，还有一个重要内容就是采第 4 页 共 21 页
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用科学的管理方法，包括行政方法、经济方法、法律方法的结合应用，不能仅凭经验管理方法和行政管理手段，还应包括以系统科学为基础的系统管理原则和方法。充分认识和重视科学管理方法与手段是出效率、出速度，提高档案工作水平的重要内容。只有学会应用先进的管理方法，才能适应档案工作现代化建设的要求。
二、档案工作人员的现代化
档案工作人员的现代化，是指档案工作人员应具备现代化的思想观念，掌握现代化的知识与技能。
现代科学技术的日新月异，使档案信息的载体形态、馆藏结构、利用者需求等方面都在发生巨大变化。档案工作组织与管理的科学化；现代科学技术与设备在档案工作中的应用，都要求有一批现代化管理思想和知识技能的人才。
首先是人员思想观念的现代化。要能够正确全面地认识档案工作现代化的重要意义，积极地、自觉地接受现代化的思想，破除陈旧落后的、自我封闭的思想观念和思维定式。其次是努力学习和掌握现代管理科学和先进的技术方法，并将这些方法运用于档案工作中，成为既懂档案专业又懂现代化技术知识的人才。档案工作现代化的三项内容是互有联系的，档案工作技术与设备的现代化是最基础的内容，没有技术设备的现代化，就不可能使其他方面实现现代化，单纯依靠传统的手工管理方法是不能适应现代化档案工作发展要求的。档案业务工作、档案工作组织管理中都需要应用先进的技术设备与手段，有了现代化的技术与设备，方能进行科学的组织与管理；而实现档案工作现代化的关键又在于人员的现代化，即档案工作人员具有现代化的思想、素质、工作方式，能熟练地运用现代化的技术、设备与方法开展档案业务工作和组织管理工作。
第二节档案工作现代化的意义与条件
一、档案工作现代化的意义
档案工作现代化的意义在于：它是现代社会发展的需要，可以解决档案工作面临的各种复杂问题，提高档案工作效率与质量，有利于档案信息资源的开发利用，以更好地适应现代化社会对档案工作的要求。
1．档案工作现代化是现代社会发展的需要
现代社会，信息是一种重要的资源，作为社会发展的要素，已经引起各方面的密切关注和重视。社会要求信息部门能以较高的存储、处理、控制、传递能力为社会提供服第 5 页 共 21 页
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务。同时，现代科学技术的发展，推动和迫使信息部门进行改革和发展。档案部门作为信息部门的重要组成部分，同样面临着挑战，必须采取相应的对策，才能适应其发展。传统的、手工的贮存、处理与传递档案信息的方式已不能适应现代社会发展的要求。当今社会，人们对获取档案信息的要求是快速、全面、系统、准确，而手工式的贮存、处理与传递档案信息的方式，使查寻和提供档案信息的速度慢且准确性低，许多有价值的档案信息被长期埋没在馆库中，难以发挥作用。只有采用现代化的技术、设备和方法，才能提高贮存、处理与传递档案信息的能力，及时、准确地为社会提供服务。
现代科学技术日益渗透到人类社会的各个领域，使社会生产力发生了巨大变化，社会对档案工作领域的要求也愈来愈高，落后的档案管理思想和方法与社会需求的矛盾日益尖锐，广大档案工作者面临着尽快提高档案管理水平，不断适应满足利用者利用档案的巨大压力。同时，现代科学技术的发展使档案的载体、记录方式出现了多样化趋势，如缩微型、声像型、机读型等新型载体以及文字记录式、图像记录式、声像记录式的出现，推动和迫使着档案工作从传统的手工管理与服务方式向机械化、自动化方向发展。新型档案载体与多种记录方式的档案需要特定的管理技术、设备与方法，这些是传统方式难以替代的。
2．档案工作现代化可以解决档案工作面临的各种复杂问题
档案数量越来越多，与库房容量的矛盾日渐突出。近些年来，我国保管档案的数量已经有大幅度的增长，今后还会不断增长，仅靠修建库房是不能解决问题的，必须运用现代缩微复制等技术设备来解决。档案数量大，查找困难，必须运用以电子计算机为主的现代技术手段去解决。
随着社会的发展，历史上形成的档案逐渐老化或处于“自毁”之中，必须采用现代化的技术方法与设备来解决纸张霉烂、脆变、虫蛀、字迹退色等问题，尽量延长档案寿命。
3．档案工作现代化能提高档案工作效率与质量，有利于档案信息资源的开发利用，更好地适应现代化社会对档案工作的要求
由于传统的管理方法和手段落后，档案信息的加工、存储、传递缓慢，使许多档案长期沉睡在库房中，档案信息资源没有得到充分的开发与利用。而实现档案工作现代化，可以提高档案信息加工、存储、传递的速度和效率，科学地组织与管理档案工作，更好地为社会提供服务。
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二、实现档案工作现代化的条件
档案工作现代化的实现，对于推动档案工作的发展，更好地为社会服务具有重要意义。但是，实现档案工作现代化，必须具备一定的条件，包括内部条件和外部条件。这些条件和因素影响和制约着档案工作现代化的实现，只有充分认识到这些条件并积极创造好的条件，才能更快更好地开展档案工作现代化。
1．内部条件
内部条件是指档案工作本身的条件，包括档案机构的建立与健全、档案基础工作质量、档案工作标准化管理、必不可少的资金投入、具有现代化思想观念并掌握现代化技能的档案工作人员。
档案基础工作质量，主要是指现代化管理的前处理工作质量，包括档案著录、标引质量以及与此有关的案卷质量、整理质量等。立卷归档时就应与缩微复制、微机录入的前处理工作结合进行，使进馆案卷不再返工重做；档案著录与标引应严格按照现代化档案工作的要求，以规范化的语言、格式进行著录与标引。另外，档案的鉴定、统计、检索工具的编制都应与现代化技术手段结合起来，按照档案工作现代化建设的要求做好这些基础工作。
档案工作没有实行标准化，就不可能实现现代化。做好各种标准的制定、颁布与实施，是实现现代化的前提条件。没有统一的标准就难以实现计算机联网和文献资源共享，档案工作标准化的迟缓则会影响现代化建设的步伐。因此，必须做好标准的配套工作。 实现档案工作现代化必然少不了资金投入。资金有保证，才能购置现代化必需的设备，引进先进的技术。一方面应将档案工作现代化建设项目列入国民经济和社会发展规划，使国家财政拨款得到落实，国家和社会对档案工作的投资有一定的规定，投资多少还取决于档案工作对当地国民经济和社会发展所做的贡献，档案部门若能积极开发档案信息资源，使档案产生的社会效益和经济效益增大，则投资相应增多，产生良性循环；另一方面，档案部门可以广辟财源，为档案工作现代化建设积累资金。
档案工作现代化的实现，关键靠人。邓小平同志曾说过：“靠空讲不能实现现代化，必须有知识，有人才。”①人才既是现代化的内容，也是实现现代化的重要条件。因此，必须培养一批既懂档案专业又懂现代化的人才。
2．外部条件
外部条件是指档案工作以外的条件，即社会条件。它对档案工作现代化的实现具有第 7 页 共 21 页
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一定的影响和制约，认识这一条件，是为了把握有利或不利因素，不失时机地推进档案工作现代化的进程。
安定的、和谐的社会环境对档案工作现代化的实现影响较大。人民安居乐业，政治民主、开放，利用档案的人员多，档案为广大民众所共享，供与求的矛盾随之增大，迫切要求采用现代化的技术与手段来解决这一矛盾；同时，社会安定、政治民主，档案工作人员也才有时间和精力去研究实施现代化的方法与手段。
档案工作现代化的实现，需要有一定的经济条件。整个国家经济基础雄厚，对档案工作现代化所需设备与技术的投资会相应增多；而整个国家贫穷落后，对档案工作现代化的要求不迫切，则投资也不会多。对于一个地区来说也是如此。应正确认识本国、本地区的经济条件，开展与此相适应的档案工作现代化建设。
国家科学技术发展整体水平对档案工作现代化具有很大影响。计算机、缩微复印机、现代通信线路、光学仪器等设备必须功能好，价格低廉，这样才能较快地引进到档案工作中，并结合档案工作特点进行软件开发技术、档案缩微复制技术以及档案检索网络技术等的研制与利用。
文化教育程度、社会档案意识等也与档案工作现代化的实现有一定关系，有时甚至成为推动或阻碍档案工作现代化的动因。
第三节 现代信息技术与设备应用于档案工作的回顾
档案工作现代化是世界各国档案工作的共同发展目标，许多国家已经取得了一些成就。我国档案工作正朝着现代化方向迈进，现代信息化技术与设备应用于档案工作中，已取得了一定进展。
一、计算机技术与设备在档案工作中的应用情况
1．国外档案工作中的应用简况
1946年美国研制的世界上第一台数字电子计算机，以电子管为元件制成，主要用于数学计算。经过几十年的发展，逐步发展成体积小、功耗低、可靠性高的微型机。不仅能进行数学计算，而且可以用于信息处理；不仅用于计算部门，而且广泛应用于工业、经济、医疗、机关、学校、家庭等方面。
文献信息部门是计算机应用的一个重要领域。现代科技和生产的发展导致文献信息猛增，对这些信息的加工处理十分烦琐，即使投入大量的人力、物力也很难跟上“信息第 8 页 共 21 页
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爆炸”。因此，国外图书情报部门在20世纪50年代初，就开始将先进的电子计算机技术运用到文献管理中，世界上第一个把计算机用于情报、图书部门的单位是美国海军兵器中心(NOTs)图书馆，该馆于1954年使用IBM一70l型计算机，实现了单元词组配检索。进入六七十年代以后，图书情报部门运用计算机技术管理文献已经较普遍。
计算机在档案工作中应用得最早的机构，是美国国会图书馆手稿部，该部于20世纪60年代中期研制了两个比较复杂的档案管理自动化系统：MRMC(Master Recoi。ds Of Manuserip Collec!ions)和SPINDEX。后来几经改进，特别是1967年美国国家档案及文件服务署完善和改进SPINDEX，1973年后正式发展成SPINDEX．一Ⅱ及SPIN DEX一Ⅲ系统，这一系统成为美国使用最广泛的档案管理自动化系统。在美国国会图书馆手稿部的带动下，美国其他一些档案机构也发展了一批自动化系统。
英、法等国档案部门70年代也开始设立专门机构或由专人研究电子计算机在档案管理和检索等方面的应用。法国国家档案馆从1971年就开始研究档案管理自动化问题，目前已在巴黎建立了几个档案数据库。法国的档案库房也应用计算机管理，可随时把库房情况打印成表输出。英国在应用计算机进行档案文件管理、档案编目、档案检索以及档案馆管理等方面都取得了较大的成绩。加拿大、罗马尼亚等国的档案部门应用计算机管理档案、检索档案也有较大发展。总之，国外不少先进国家已普遍将计算机技术应用于档案工作中，使档案工作水平得到迅速提高。
2．国内档案工作中的应用现状
我国档案部门研究计算机技术在档案工作中的应用，是20世纪70年代末80年代初开始的。
中央档案馆从1979年底率先开始了计算机应用的调查研究工作，他们根据本馆实际，选择了档案自动编目课题，1983年在微型计算机上开始了文书档案自动编目、自动检索以及档案馆事务处理等方面的应用试验，1985年完成了档案自动编目检索系统——zDBJ，1986年底从国外引进了较先进的日立M220k中型计算机系统，建立了一个综合性档案自动化系统。中国第一历史档案馆与原子能科学研究院电子部合作开发研制了中国第一历史档案馆历史档案编目检索系统——LSDA。中国人民解放军档案馆在PDP—ll／24小型计算机上实现了多终端、多用户、多功能的档案计算机管理系统，并与缩微机、传真机结合使用，构成了一个功能较齐全的系统。
国家档案局档案科学技术研究所与不少单位联合研制了计算机档案管理软件。与中第 9 页 共 21 页
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国通达电子网络系统公司合作开发了微机光盘档案管理系统，与北京市档案馆合作开发了通用型动态档案数据库微机管理系统，与江苏省档案馆合作开发了档案馆小型计算机档案管理系统。
许多省、市级档案馆，高等院校及企业、机关档案部门也对计算机档案管理系统进行了研制与试用。档案自动化管理所使用的软件，从引用、借鉴外界现成的程序系统，到联合开发或自行开发，产生了一批适应本部门、本专业系统以及通用的档案自动化管理程序软件。现在，计算机在档案工作中的应用已非常普通。
档案部门应用计算机技术，也还存在不足，如缺乏明确的目标、各自为政、软件不成熟、软件成果的实际应用面不宽、现代化技术人员少等。
二、缩微复制技术与设备的应用情况
缩微复制技术的起源可以上溯100多年。在早期应用阶段，主要用于军事文件传递、金融票证副本制作、珍贵文献复制等，设备较简单，处理量不大。20世纪30年代进入发展阶段，60年代进入成熟期，设备性能和胶片质量有了较大的提高，在文献保护、存储、传递等方面显示出极大的优越性，因此，各国档案界普遍重视并采用。1981年，国际档案理事会设立了档案复制专业委员会，研究各种现代复制技术在档案工作中的应用。
世界各国档案部门已普遍应用缩微复制技术。美国国家档案馆每年都要复制几十万米的缩微胶片出售，还建设了现代化的缩微胶片库；日本国家档案馆在1973年6月制订了一个计划，要在五年内把第二次世界大战前日本内阁和首相府的文件(1868～1945)全部拍摄成缩微胶片，用以保证原件安全、提供利用和进行交换。现在，世界各国档案工作中应用复制技术相当普遍。
我国档案部门于20世纪50年代末60年代初就开始试用缩微复制技术，以后由于十年动乱被迫中断。20世纪80年代以来，缩微复制技术在我国档案部门得到普遍应用。1990年底全国几乎每个省级档案馆都有了缩微设备，部分条件好的省有多套质量高的设备，许多档案部门拍摄了档案缩微胶片，为保护和抢救档案做出了一定贡献；通过培训和实践，培养了一批档案缩微技术专业人才，总结和探索出一些经验，取得了一批缩微技术研究成果。缩微复制技术目前在我国档案界的应用已经相当普及了。
三、光盘技术的应用情况
光盘技术产生于20世纪70年代，经过多年的摸索、实验、试用、批量投入商品生第 10 页 共 21 页
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产，到80年代中期，才在国际范围内推广应用，并趋向普及。我国档案界科研人员，在20世纪80年代初开始注意到这一现代化科学技术，翻译、介绍过这方面的情况，并开始思索光盘在我国档案工作中的应用问题。1987年、1988年已有档案部门宣传并选择档案管理作为光盘技术应用的对象。
1990年11月，中国档案学会在北京举办了第一次“光盘在档案工作中应用技术交流与设备展示会”，介绍光盘知识和有关设备在档案部门使用的情况，并提出对光盘技术要积极开展研究，投入使用。
1992年10月下旬，中国档案学会在厦门市召开了第二次光盘在档案工作中应用技术交流会。光盘技术应用较好的单位，已经分别扫描输入l万～7万多页全文档案信息，摸索研制出科学的批量输入、存储与检索、增强字迹图像的清晰度、密级控制、与计算机联网等技术。
我国档案界目前已有许多单位购买了不同种类和型号的光盘设备，已有不少光盘档案管理系统有了阶段性科研和实践成果并通过了技术鉴定。
四、网络技术的应用情况
不少档案机构建立了局域网、内部网，特别是随着因特网的产生和发展，世界各国的各级各类档案馆纷纷在因特网上建立网站。我国有许多档案机构建立网站，从事档案信息服务活动方面的内容较多，将在本章第五节重点阐述。
第四节 实现我国档案工作现代化的对策
我国档案工作在对现代技术与设备的运用等方面已经取得了一定进展，已经具备了实现档案工作现代化的基本条件和基础，但离真正实现较高层次的现代化还有一段距离，还存在不少困难和问题，如思想观念、标准化配套、应用目标、技术人才与资金等方面都还需要采取相应的对策。
一、明确认识、加强研究
思想认识正确，是实现档案工作现代化的思想基础。关于实现档案工作现代化方面仍存在一些片面认识：认为档案工作现代化就是买一些先进设备就可以了；或者认为档案工作搞不搞现代化无所谓；还有一些则认为要搞档案工作现代化就可以完全抛弃传统技术。这些认识都有待转变。应全面正确地认识档案工作现代化的内容，认识到信心不足、消极等待和不讲实际、急于求成的思想对档案工作现代化的实现是不利的，现在不第 11 页 共 21 页
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是要不要实现现代化的问题，档案工作现代化是一定要实现的，必须端正认识，加强对现代技术的研究，并将研究成果推广与应用到实际档案工作中，尽快提高档案工作的水平。
二、统筹规划、分工协调
档案工作现代化是一项系统工程，需要统一规划、分工协调，绝不可各自为政。这就要求国家统一制定档案工作现代化发展的长远目标和近期任务，根据目标和任务的要求，统一安排研究项目，制定统一的标准和规范化模式，一方面尽可能避免因管理方式不同而造成的各单位档案信息无法通过计算机及网络进行交流的问题；另一方面，应注意减少因盲目性而造成的人力、物力、资金的浪费，力争获得较好的效益，解决无统一规划造成的顾此失彼、各行其是的问题。
三、集中优势，组织攻关
档案工作现代化建设中有些重大科研课题和深层次的开发工作，不是一个地区、一个单位或某一个人所能完成的，须组织科研力量(包括人力、物力、财力)，集中优势，组织攻关。对于一个国家或一个地区的档案工作，其现代技术与设备的应用都应如此，这样才能尽快开发出实用性强、通用性好、管理水平高的成果。
四、掌握动态、拓宽领域
掌握动态即掌握现代技术发展动态；拓宽领域是指拓宽现代技术在档案工作中的应用领域。档案工作现代化的目标是阶段性的，也是不断变化的。在应用现代技术设备的初期，领域较窄、项目不多，随着环境条件的改善，档案工作现代化技术也相应得到发展和提高，因此，应根据情况的变化，调整实现档案工作现代化目标的工作进程，拓宽现代技术在档案工作中的应用领域。
五、奠定基础、培养人才
档案基础工作质量的好坏直接影响档案工作现代化建设进程，必须大力加强档案基础工作建设，为实现档案工作现代化奠定良好的基础。有计划地、积极地培养出大批适应档案工作现代化需要的合格人才，是实现档案工作现代化的主要措施。
第五节档案信息化建设
档案信息化与档案工作现代化密切相关，但又不完全相同，它是从另一个层面来研究的。有的学者认为：档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作现代化水平和确立第 12 页 共 21 页
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网络环境中档案管理与服务的基本框架。这一认识很有道理，也是将档案信息化与档案工作现代化从不同的角度与层面来研究的。
一、档案信息化的概念及含义
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大公民服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
国家档案局在2000年全国档案工作会议上正式提出档案信息化的概念之后，这一课题成为我国档案界学者的热门研究课题，全国档案部门都开始重视档案信息化建设，使其在全国各级各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。关于档案信息化的概念有多种表述，一般来说，是指在国家档案行政管理部门统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用，实现档案信息的社会化和网络化服务的活动。这就要求必须是以信息技术广泛应用于档案管理活动为主导，同时还需要信息网络作为基础，以信息人才为依托，以档案信息法规、标准为保漳，。对档案信息资源进行数字化建设与服务。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
二、档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设主要包括基础设施建设，应用系统建设，档案信息化资源建设，标准、规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1．基础设施建设
基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。具体来讲，是指网络环境建设、硬件环境建设和系统软件建设。根据三种不同的服务对象和范围，网络环境建设分为三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。硬件基础设施建设主要关系到电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模用户访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服第 13 页 共 21 页
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务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、可靠的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等。计算机软件分为系统软件和应用软件两大类。系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。系统软件包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。计算机操作系统是系统软件的核心，它独立于计算机，是控制和组织计算机活动的一组程序，是用户和管理机器的接口，是整个系统运行的基础。目前世界上流行的操作系统有：DOS、windows、UNIX、Linux等。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序，如人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
总之，基础设施建设是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络和档案数字化设备，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2．应用系统建设
主要包括两个层面的应用系统：一是数字档案馆的应用系统；二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。数字档案馆的应用系统，是一个可扩展的网络应用系统。其功能应能涵盖对档案的数字化加工，数字档案的信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字管理全过程，具有可扩展和实用的特性。现有档案馆(室)的应用系统，是指文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、转交接收、编研、统计、数据管理、系统维护等功能模块。应用系统建设关系到档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
3．档案信息化资源建设
这是档案信息化管理中最基本也是最重要的内容，包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。数字信息数据的构成形式主要有：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件。数字信息数据的来源和采集范围包括现有档案馆(室)藏各种档案的数字化。
一是通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将现存各种载体档案进行数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包第 14 页 共 21 页
档案工作现代化和信息化
括：扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。
二是收集和接收各种形式的电子文件。有两种方式：网络在线移交接收，即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输到档案馆(室)，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆本地载体的过程。介质移交接收。网络移交既可实时进行，也可与介质移交一样，按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性，为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用，数字档案馆可以实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件、档案。
三是各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库，也是数字档案馆资源建设的重要采集内容。主要途径是：通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库的信息，如国土信息资源库、人口统计数据库等；根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设的不足，如《中国科技文献数据库》等。
四是互联网上其他具有档案价值的信息。为充分发挥数字档案馆作为知识库群的作用，互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是数字档案馆采集的对象，例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等。把有档案价值的网络信息下载到本地，经过一定的整理、组织、加工，成为本地的现实资源。除了下载各种档案信息之外，数字档案馆还将根据用户的需求，对网络上的数据或网络信息建立指引库或导航站。首先要从成千上万的网站中挑选出具有价值的网站，然后对这些网站进行分类，建立起指引库，使用户能方便地通过指引库获取自己需要的信息。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
4．标准、规范建设
标准、规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标示、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。
(1)管理性标准，，是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。目前，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如《中华人民共和国计算机信息系统安第 15 页 共 21 页
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全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，《计算机病毒防治的办法》等。
(2)业务性标准规范，是对电子文件，档案业务处理的规范，其范围包含电子文件、档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标示、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。
(3)技术性标准规范，包括电子文件、档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件技术标准等。其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准，如《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》等。档案信息化的标准、规范对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
5．人才队伍建设
档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它既需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术和网络技术方面的复合型人才。
三、我国档案信息化建设现状分析
(一)我国档案信息化建设取得的成绩
自从党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策以来，国家信息化建设迅速发展，国家在连续的几个五年计划中，信息化方面的投入力度不断加大。档案部门也开始重视档案信息化建设，并力求与国家信息化建设同步，因此国家档案局提出了档案信息化的概念，将档案信息化建设列入国家档案事业“十五”规划和“十一五”规划之中，使得全国档案信息化建设逐步进入一个良性发展的轨道。经过几年的发展，我国档案信息化建设主要在以下几个方面取得实质性进展。
1．各地档案信息化建设普遍开展
20世纪90年代主要是集中在档案信息处理标准体系的建立、传统档案的原文信息数字化转换、档案信息网站的建立等方面。从2l世纪开始，计算机信息网络在档案管理工作中的应用已相当普及，几乎可以覆盖档案工作的各个工作环节。主要应用为数字档案馆的建设，电子政务中的电子文件与电子档案的一体化管理、档案信息资源的整合与面向社会的应用。
近几年来，各地档案行政管理部门相继对档案信息化建设进行了部署，取得了一定的实效。2002年，国家档案局网站开通，目前，全国已有41个省级档案部门按计划开第 16 页 共 21 页
档案工作现代化和信息化
通了档案信息网站，全国各级档案信息网站公布开放的档案目录已有3000多万条，现行文件网上查询利用工作开展较为普遍。许多市和区县档案局(馆)以及大部分专门、部门档案馆，高校档案馆已建立了局域网和档案信息网站，计算机辅助档案管理全面推行，档案数字化工作有了较快进展，有些市、区档案馆也在建设档案目录中心。
在档案目录数据库方面，各级各地档案部门也都取得了一定的成果和经验。我国许多档案馆都已经具备了建设目录数据库的现实基础，即各种馆藏目录。有的馆建立了档案全文数据库和多媒体数据库，如海南省档案馆已经率先完成全部档案目录数据库建设任务。此外明清档案、民国档案、革命历史档案目录中心已经建立，各地还建立了区域性目录中心。中央档案馆已建机读目录数据库160余万条。
2．全国档案信息化环境得到改善
全国档案信息化环境包括硬件、软件环境，档案信息资源以及人才等方面。从硬件方面来说，全国不少档案馆(室)内部建立了局域网络，许多档案馆设立了档案信息网站，有的还构建了基于宽带通信专线的高速档案局域网；从软件环境来说，档案界的档案信息化意识大大增强，政策法规环境有较大改善；档案信息资源内容较为丰富，结构有所改善；档案信息化人才有所增加，素质有所提高。
3．数字档案馆示范工程进展顺利
1999年，国家档案局科研所和深圳市档案馆提出了建立数字档案馆的设想，并于2000年将数字档案馆列入国家档案局科研项目计划，之后许多档案馆陆续提出了进行数字档案馆建设的规划，目前，深圳、青岛、杭州、大连等数字档案馆建设都取得了一定成就。如深圳市档案馆已制定出数字档案管理的规范标准，应用系统的研制开发工作逐步完善，由其开发的数字档案馆应用系统正式投入使用，档案数字化生产日益优化，为其他档案部门建设数字档案馆提供了宝贵经验。
4．档案信息化建设对政务信息公开的推进起到了一定作用
档案信息化建设为政务信息公开服务，对档案部门来说是一项历史性的突破，各地档案部门积极参与当地电子政务建设，力争把信息化建设纳入当地国民经济和社会发展计划，一批重大档案信息化建设工程项目相继启动和实施，档案信息化建设逐步实现，各地信息化建设同步发展。2002年，湖北省档案局被确定为全省首批信息化试点单位。目前，各地政府一次性投入百万元以上，已经完成或正在建设的档案信息化专项工程有青岛市数字档案馆工程、福建省分布式档案基础数据库工程、长春市档案信息网络工程、第 17 页 共 21 页
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中国第一历史档案馆网络工程等10余个。
5．陆续出台了一系列相关标准
主要包括信息管理共用的标准，电子文件与纸质文件、档案管理共用的标准，电子文件管理专用的标准和规范。
(二)我国档案信息化建设中存在的问题
1．档案信息化建设中缺少规划
从全国档案系统来看，信息化各自为政，各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面，许多档案局(馆)的信息化建设缺乏长远规划或近期目标不够明确，存在着“头痛医头、脚痛医脚”的现象；档案信息化建设中未能及时研究统一标准和规范，各馆使用的数据格式和标准缺乏统一性和规范性；方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来，因而造成现在档案信息管理上各搞一套的局面，并给档案信息的传输、接收带来较大麻烦。
2．数字档案资源短缺且结构不合理
我国档案馆藏资源大多限于纸质档案，数字档案资源不够丰富，且结构较单一，这是档案信息化建设中存在的一个重要问题，这个问题不解决，必然影响档案信息化的进程与质量。
3．档案信息化在电子政务中的重要地位与作用还未充分显示出来
有关专家认为，通行于网络上的80％的有效信息掌握在政府手中，而政府的信息绝大部分存在于档案馆中。因此，档案信息化建设的意义，不仅在于对档案管理现代化的推动，而且是对政务信息公开的推进。档案部门大力推进信息化建设，为政务信息公开服务是职责所在。但是，对这方面还存在一些认识上的问题，在全国范围内还未形成将政府信息资源开发利用的态势，缺乏行之有效的组织和办法，档案信息化在电子政务中的作用不够突出。
4．档案信息化人才匮乏
我国档案界中虽然有一些档案信息化方面的专门人才，‘但总体来说还比较缺乏。同时，地区和系统差异较大，有的地区和系统档案信息化人才较多，有些地区和系统这方面人才相当少，使得档案数字化方面的工作无法开展。
5．档案信息化立法和规范化管理体系不够健全
我国在档案信息化立法与规范化建设方面与较发达的国家相比还存在一些差距，立第 18 页 共 21 页
档案工作现代化和信息化
法工作相对滞后，直接采用相关标准还存在一些困难，已经制定出来的规范标准之间有些不够协调。
四、我国档案信息化建设应采取的对策
针对上述现状，我们应有清醒的认识，既要看到我国在信息化建设中形成的基础和成果，增强搞好档案信息化建设的信心；同时也要看到当前存在的问题，不能自满，要自我加压。，加倍努力，使档案信息化建设上一个新台
阶。今后主要应采取以下对策：
1．对全国档案信息化建设进行统一规划
档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大公民服务。为此，档案信息化建设在当前新一轮深入发展的关键时刻，必须统一规划、统一标准、统一规范，克服各自为政的局面。
2．档案信息化建设中应掌握一定的原则
把握适合档案工作规律和特点的基本原则，才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。要应坚持以档案信息开发利用为中心，文档管理一体化、双轨制、确保网络安全等原则。
3．抓紧档案信息化法制与标准建设
(1)加快推进档案信息化法制建设。按照《中华人民共和国档案法》及《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)的要求，加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。
(2)完善档案信息化标准体系。学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善地方性标准规范和实施办法，是档案信息化建设中要解决的一些重要问题。根据《电子文件归档与管理规范》，制定本地区、本系统以及全国电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准，如《电子文件归档与管理细则》、《各类档案数据库结构交换格式标准》、《网站资源归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音录像档案数字化技术规范》、《数字档案馆设计与建设规范》、《档案管理网络安全标准》、《档案文件开放控制办法》、《数字化声像档案著录规则》、《多媒体信息采集操作规程》等。形成档案信息化标准体第 19 页 共 21 页
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系，还需要尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。
4．档案信息化建设必须与电子政务建设结合起来
实施电子政务是全社会发展的大势所趋，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动j是中国人世后政府工作的重要步骤。档案信息资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源。应把档案信息化建设放在国家电子政务建设的大环境中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。应参与电子政务的建设，研究和落实电子政务与档案信息化的相互要求，形成一体化的管理模式。
必须充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉地把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来，与电子政务建设结合起来，积极争取领导的重视和信息部门的支持。档案部门要加强与电子政务建设部门的联系、沟通，统筹安排信息化建设，积极争取将档案信息管理纳入电子政务建设中，依托电子政务内网，建设部门网，建立网站，发布档案政务信息和档案资料；同时，档案局应配备相应的软硬件设备，积极开展档案网站建设，在网上开展现行文件服务中心查询和馆藏档案目录查询工作，为电子政务建设、政务信息公开和便民服务。
5．调整馆藏结构，加快数字档案馆建设
目前，各级档案馆保存的主要是传统载体档案，数字档案信息很少。为此，需要大力丰富数字档案馆藏，调整馆藏档案结构，加快传统载体档案信息资源数字化进程，扩大数字信息资源总量，发挥各级综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所。
数字档案馆可以通过馆藏档案数字化和电子文件的接收，整合各种档案信息资源，建立各级档案数据库，构筑一个多层次、分布式、规范化的档案数据库群，并通过多种信息网络平台实现档案信息资源共享。数字档案馆具有许多传统档案馆所不具备的功能，从而使数字档案馆在服务手段、服务质量，提供信息的广度和深度等方面都有质的提高，档案利用者可以不受时间、空间、数量的限制，迅速、准确地从网络上查阅各种档案信息资源。数字档案馆的档案信息资源不仅只是自身档案的馆藏信息，还可以将互联网上的有关信息经过整理后作为本馆的虚拟馆藏。因此，数字档案馆的馆藏档案信息应更为丰富，利用更加方便。
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目前，如果将各馆档案全部数字化是不可能的，因此，有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化是非常必要的。主要是对馆藏珍贵档案，对经济、文化和科技发展具有长远使用价值的档案，对具有地方特色的档案，对利用率高、需求量大的档案，对可以开放的档案，对与广大公民生产生活息息相关的档案进行数字化。
6．加强档案信息化技术人才的培养工作
档案信息化建设是一项技术性很强的工作，要想做好这项工作，除了掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。可以采取引进和培养并重的措施。第一，要认真做好现职人员的培训工作，特别是领导干部和业务骨干必须接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术、现代管理技术等知识的培训；第二，要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习新技术、新知识的良好环境；第三，要积极引进人才，要下大气力引进一批既懂档案专业，又懂计算机技术和网络技术的复合型人才，为他们创造一个良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。
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