爱华网对于很多职场人来说，频繁参加各种各样的会议几乎占据了一个月上班的大部分时间，虽然给人看起来一股很忙的感觉，可是到底有多少是有价值的，有多少是形同鸡肋的呢?其实，如果能做好会议管理的话，那么不但能开出高品质的会议，而且还能提高自己的工作效率，赶快一起来看一下吧。
陈杨
安吉斯媒体集团中国区策略资源总监
开会频率：每天至少一次;
参会类别：公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等;
参会装备：笔记本电脑或者iPad;
开会场所：大部分在公司开，一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊;
创意会议形式推荐：内容大于形式，开会是为了解决问题;
会议管理经验：开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标，第二是在会上不能分心，对于讨论不出结果或者说不清楚的事情，可以考虑放一放。
如何跟客户开会
第一、明确跟客户开会要达成什么目的。
开会之前要明确会议的重点是什么，需要准备哪些东西，会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情，他们自己都不知道要说什么，这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题，不然就是浪费时间。
第二、明确自己在会议上扮演的角色。
分类来讲，如果是跟客户分享我们的服务或者产品，我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务，就要多听少说话。我们的角色是出主意的人，还是了解信息的人，还是帮助客户去说服其他人等，都要搞清楚。aIhUaU.com/zl/转载请保留
需要注意的是，有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司，还会有参与项目会议的其他公司，比如研究公司、创意公司等。这种情况下，有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧，我们就需要注意自己的参会角色，斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分，一般来说不会特别去强调或反对，但同时也不能一味地让步，这就需要权衡。切记不能喧宾夺主，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。
第三、要符合客户口味。
开会前要做好充分的准备，要明确自己跟客户的关系，要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格， 有的客户喜欢看图片，有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输，需要把握好方式。
第四、会议结束一定要总结。
这是会议结束后必须做的一件事情，总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西，客户一转头就忘了，日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责，另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。
郑国强
圣元国际营销公司市场总监
开会频率：每周6次以上;
参会类别：部门内部沟通会、跨部门业务协调会;公司月度会议、季度会议、年度会议、经营会议;产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等;
参会装备：笔记本电脑;笔记本;
开会场所：总部;张家界、庐山、马尔代夫等;欧洲;
创意会议形式推荐：视频会议、电话会议、网络会议;
会议管理经验： 第一，会议前，要做好充分的计划和准备。会议的组织者，要明确会议的主题、通过会议要解决的问题，提前准备好会议讨论的基本要点、草案等，提高会议效率，否则容易跑题;第二，会议中，要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较好、逻辑性强、认真仔细的人做好会议记录，及时将会议讨论的结果、意见、决议等，在会后形成会议纪要，发给相关人员;第三，会议后，要有明确的跟进和落实。对于会议形成的决议和意见，形成纸面的要求，明确完成时间、责任人，以及相关支持人等，并明确跟进人，及时监督、跟进，通报进度，确保会议研究的事项按时落地、执行到位。
周例会这样开
第一、固化时间和内容，形成惯例和习惯，提高会议效率。
要固定时间点，比如每周一上午10点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲，总结上周做了什么， 各项重点工作的进度，现在是什么状况，下一步主要的工作，还需要什么支持，最终再统一强调，明确下一步的工作重点。关键是形成惯例，开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅，才会提高效率。
第二、会议组织者做好会前梳理和会中引导，充分发挥主导作用。
作为部门例会的组织者，直接关系到整个会议的效率和效果。所以，要在会议之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么动态， 下一步有什么策略和活动规划等，对需要明确的重点内容，要首先列一个大概的会议提纲， 以免遗漏。在人员汇报工作的过程中，哪些事情需要明确、哪些事情需要调整、哪些事情需要强调、哪些事情需要重点跟进等，组织者都要非常清楚，适时强调和引导，以确保会议的顺畅和明确会议的要点。
第三、群策群力、充分沟通，更好地发现机会、找出问题，并解决问题。
做市场，需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合，需要团队合作的精神。比如一个好的推广活动，不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力，设计出更吸引眼球的海报和助销工具，需要产品人员就品牌定位、企业形象等有个长期的规划和建设，提出合理化的建议意见，还需要推广人员跟一线人员充分沟通、发现问题进而拿出更简单、可行的策略和措施，一个推广活动涉及的环节、部门、人员、细节很多，需要相互之间充分的沟通，从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略，从而找到更好的方案和方法。
葛承志
奇艺网销售部运营中心高级总监
开会频率：至少两天一次;
参会类别：公司内部会议、对外营销会、客户培训会;
参会装备：笔记本、笔记本电脑、笔和会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页器等;
开会场所：除公司、酒店外，还有咖啡厅;
创意会议形式推荐：曾经在上海出差时，需要上海和北京的同事共同开会，于是两地同时打开PPT，当时用电话会议系统，将我在上海演讲的声音同时传达给北京那边。但我认为不见面的会议解决问题的效率不如见面的会议高，有时候也表达不清楚;
会议时间管理：利用Outlook的会议通知，或者要求会议组织方提前发短信。
客户培训会怎么开
第一、明确开会的目的和对象。
我面对的是奇艺网的广告主、正在开发的客户、广告公司的人，他们来自市场部或采购部，是涉及广告投放和营销合作的部门。
开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容，一般会要一个提纲，然后准备相关的素材、做PPT.如果对方是较高级别的人，就不会讲过于细节的东西。一般会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。
第二、当听众三心二意怎么办?
如果开会地点允许的话，我不会坐着讲。因为开会的人也坐着，各自对着各自的电脑，如果双方没有目光交流，听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲，我会站在投影仪的边上讲PPT，让听众在看到PPT的同时也看到我，通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引听众的注意。
在开会过程中加上一些互动，比如讲到发展历史、社会热点现象时，可以顺势提几个小问题，使听的人不至于睡着或者走神。
当培训会的人数比较多的时候，演讲时不可能照顾到每一个人的表情，就要下意识地增加一些互动环节，比如有奖提问，给回答正确的人分发小礼品;也可以做一些比较风趣幽默的阐释，利用社会的热点问题做一些类比等，以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意的问题。
一般我会尽量控制时间，预留10～20分钟时间给到QA环节，看大家有什么问题、意见和建议提出来。有的企业比较喜欢提问，而且问题也很尖锐，这些都能应付。最可怕的是讲完之后大家发愣，没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的，或者他们不感兴趣， 或者我讲得不好。
这时候我会跟相关同事沟通，看下一步还需要讲些什么，需不需要会后发书面资料给他们，或者将来准备内容的时候有什么需要注意的，为下次的培训积累经验。
