爱华网出口单证是指出口地的企业及有关部门涉及的单证，包括贸易合同、出口许可证、出口报关单、包装单据、出口货运单据、商业发票、保险单、汇票、检验检疫证书、产地证等。以下是爱华网小编为大家整理的关于出口单证流程，给大家作为参考，欢迎阅读!
出口单证流程一. 客户询盘
一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解, 这就是我们平常说的前期开发。
二. 报价
开发结束，客人对样品进行考核评估，觉得样品OK，正常会开始询价，有些客户会在开发前就开始询价，以免超出自己的目标定位。此时，业务部就要制作本公司固定格式的报价单给客人，报价单应包含货物品名，型号，起订量，报价有效期，报价条款，包装等，正式报价。每一份报价，都要经过领导审批后，方可报出，以免错报或者少报。
三. 确认订单
经过洽谈，客人确认价格OK,会收到客户正式的订单(Purchase Order,简称PO,比较正规的公司，每个订单过来都有他们指定的PO Number)。收到PO后，及时拟定形式发票(Performa Invoice,简称PI)给客人确认，PI正常包含货物名称、型号、规格、单价、订单数量、付款方式、报价条款、交货期、包装等。
通常，跟客人确认PI前，要先跟工厂确认好交货期等相关事宜，以免因无法准时交货而造成索赔。
四. 下生产订单
得到客人的订单确认并收到定金后(针对T/T付款方式)，给工厂下正式订单(购销合同和生产指令单等)，安排生产计划。
备注：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审查，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
T/T和L/C是外贸中比较常用的付款方式，还有一些贸易公司针对新客户会有30% T/T+70% L/C的付款方式。
五. 验货(以下针对鞋类)
我们公司的订单正常都有QC全程跟踪，包括：大货材料核对、生产监督和出货等。但是，在出货前要出中期验货报告和末期验货报告。中期验货，在工厂备好大货材料后，上线成型生产时，就要进行一次系统验货，以规避大货生产中可能出现的各种工艺问题。末期验货，工厂大货生产即将结束时，要提前通知QC安排好时间进行末期验货，末期验货通过后，方可出货。
如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知我司QC和工厂。
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
六.订舱
1.海运费到付
通常，客人会有自己的指定货代。因此，需在交货期前两周找客人要货代联系方式，并将订舱通知(Shipping Order)发给货代,等货代跟目的港确认好后，会发订舱确认通知给我们。订舱确认的信息包含：船期、船名航次、货物信息、柜型、柜量、目的港、截港、截单和截关期限等，如果是散货还有进仓图(即货代指定仓库的具体位置)。
2.海运费预付
应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司 ，并告知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
七. 出货单证
单证，分国内清关文件和国外清关文件，这些资料正常会根据货物信息在出货前1-2个礼拜提前做好。
1.国内单证 包括合同、清单、发票和委托书等，每个公司都有自己固定的格式，作为商检和报关用。
报检资料：合同、发票、清单正本加盖公章、报检委托协议 ，正常由工厂报检员在大货完成前1-2天安排申报，如果工厂无法申报需有专门的报检代理公司代理报检。检验检疫局申报成功后，会出报检凭条或者通关单(每个地区要求不一样，也要看商品的检验检疫类别)，需以传真或者扫描件形式转交给报关行。目前，鞋类无需报检。
报关资料：合同、发票、清单正本加盖公章、报关单(有些地区要，有些地区不要，报关前先问清楚)、报关委托书、通关单或者报检凭条寄给货代或者报关行(订舱时，了解清楚截关时间，最迟在截关前一天把资料提供给报关行)，现在，中国各大沿海港口均已实行无纸化通关，只要贸易公司有在电子口岸跟各港口的海关签约，并且与当地的指定报关行签订代理报关委托，只需将所需报关资料扫描给报关行即可。我司目前有签约的海关如下：上海、宁波、厦门、福州、天津、深圳、杭州、广州，有需要其他港口可以上中国电子口岸添加， 网址：
2.国外单证
a.发票、清单：正本一式三份签章，正常贸易公司都有自己的格式，如果客人有特别要求自己的格式，需按客人要求提供。有些客人，只需发电子版的文件，无需正本，可以先向客人了解情况。如果是T/T付款方式，一般出货前会先把这两份资料提前发给客人，告知其预排款。
b.提单：一式三份，一正两付，由货代提供并带签章，提单需在货代提供的截单时间前，及时确认给他们，否则会产生费用。提单上的信息一定要核对清楚，因我们的缘故造成改单的费用是RMB400-600. c.产地证：看客人所在地区的要求，是否需要产地证?需要何种类型的产地证?
注：产地证的类型主要有一般原产地证(CO)、普惠制原产地证(Form A)、《亚太贸易协定》优惠原产地证、《中国-东盟自贸区》优惠原产地证(Form E)、《中国-智利自贸区》原产地证(Form F)、《中国-巴基斯坦自贸区》优惠原产地证、《中国-新西兰自贸区》优惠原产地证、《中国-新加坡自贸区》优惠原产地证，以上是比较普通的产地证，还有一些专用原产地证，如蘑菇证、罐头证、烟草证等
d.产品测试报告，如果客人有要求的话
e.客人要求的其他相关文件
八、出货
外贸中的这个环节(针对整柜)，跟单员/业务员成为工厂、货代、拖车公司、报关行等各公司之前的沟通纽带，业务跟单员要保持清晰的思路，才能将各个环节有条不紊的安排妥当，整个过程差不多持续一个礼拜左右。处理过程中，首先需明确以下几个时间点：
1. 准确交货时间：了解工厂准确交货时间并将出货通知(包括柜量、柜型、装柜时间、货物明细等)提前发给工厂，才能及时通知拖车公司提柜装货，也避免因柜子抵达工厂，货物未完成生产而产生甩柜费和待时费，甩柜的费用看工厂距离港区的距离而定，待时费正常是RMB200/时。
2. 截关时间：即截止报关时间。这里需要注意一个很重要的问题，即报关和货物进港的先后顺序，有些港区要先报关后进港，如上海的洋山港，因此，出货前要先找货代了解清楚报关和进港的先后顺序，以免出现货物抵达港口，因海关未放行无法进港而产生落箱费;有些港区要先进港后报关，如上海外港、宁波、福州、厦门等的港区，这样，货物就要在截关前，提前进港，并给报关行留足时间报关。
3. 开港时间：当货好时间比预计提前时，如果要提前进港，
需先了解开港时间，否则，如果柜子无法马上进港，也会产生落箱费。
4. 截港时间：柜子一定要在港区截港前进港，否则，只能等下一班船，港口会产生堆存费、改舱费……甚至因延误交期产生的罚款。
5. 截单时间：就是船东截止提交提单的时间，因此，业务跟单需在船东规定的时间内确认准确的提单信息给货代，否则，货代会直接按照草单去出提单正本，一旦发现有问题需改单，就会有改单费。如果提单需客人确认的，要先传真或者邮件提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
其次，将货代提供的订舱确认单，发给拖车公司并告知装柜时间，他们去港区提柜要用到。要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，要求工厂装柜后一定要记住上封条，并将柜号和铅封拍照给我司作为提单的资料。
再次，通知报关行截关时间和报关的具体货物信息，并及时跟进清关状态。
最后，提前提供装箱清单给货代，以便及时刷排载送到报关行。注意：给货代的装箱清单的数据一定要跟我们报关的数据和实际进港的数据一致。
以上说的是整柜，如果是散货，只需将货代的进仓图、核放单和出货通知等文件发给工厂，并告知工厂最迟的入仓时间，准时入仓即可。关于报关，同整柜操作方法。空运跟散货的操作方式一样，唯一不同的一点是国外的清关文件要随机。
如果拖车和报关都给货代做，那要简单的多，只要将报关资料和装柜时间地点提供给货代就OK了。一般，货代的报关费和拖车费都会比较贵，如果跟我们固定合作的报关行和拖车公司费用差不多的话，就直接让货代安排，可以节省很多时间和精力。
九、关于提单
货物准时入仓、进港，海关放行，上面这些环节都操作完毕后，就等开船了。船开航后，马上找货代获取港杂费用清单，核对无误后，及时通知本司财务排款。排款后，通知货代签提单。
提单的签单方式主要有以下几种：
1、正本提单
正本提单为签发方出具的有签单章和签字的，有ORIGINAL标识的提单。一般是一式三份。由发货方寄往收货方，收货方凭该正本提单提货。 正本提单一般用于信用证贸易。 付款方式为电汇时，为降低收款风险，正常先将提单正本扫描或者传真给客人，等客人付清尾款后再将提单及相关文件寄给客人，否则，有可能财物两空。
2、电放提单
电放提单为应发货方要求(电放保函)，提单签发方在提单上加盖电放章(SURRENDERED 或 TELEX RELEASED)，发货方将该提单传真或者扫描至收货方，收货方仅凭提单复印件即可提货。此时，由提单签发方向其目的港代理电报、传真或EMAIL通知该票货物仅凭出示收货方身份即可放货。电放提单以其方便快捷，已经成为目前
海运业务的主要单据形式，尤其成为近洋航线(海运时间比较短，寄交正本提单时间非常紧张)常见的形式。 同样需要注意，要等到货款进账后才能将电放保函签给货代。
3、海运运单
海运运单(SEA WAYBILL)是由船公司签发的货物承运单据，一般只签一份正本。不需要做电放，收货人凭身分证明即可提货。因风险较大，很少使用。在某些航线某些船公司提供此种运单。
4、目放提单
之前有客户要求，但是没有实际操作过。
十、交单
1. T/T付款方式
如果客人需要正本清关资料(第七点有提及需要哪些文件)，收到货款后，将正本提单、发票、清单等快件寄给客人。如果客人清关不需要正本文件，可将发票、清单等电子版发给客人，要求货代电放提单给目的港并通知客人相关信息。
2. L/C收汇
收到提单后，备齐全部单证，确保无误，在规定的时间内向信用证上指定的第二通知行(即受益人的开户行)交单议付，并由通知行统一寄给开证行，交单文件和交单期限，信用证都有明确规定。L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，
小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果是即期信用证，为了尽早收到货款，也可以直接向通知行(第二通知行的上级银行)交单。交单后，要与银行保持沟通，以便上交的单证有误时得到及时改正。国外开证行，确认单证无误时，就等着收款了。
十一、退税资料
退税资料包括以下部分：
1. 进项发票：确认货物信息和报关品名后，需尽快将开票合同和开票资料发给工厂开票，工厂的开票时间直接关系到贸易公司收到退税的时间。不仅开票要及时，收到发票后，马上交给财务部门进行网上认证。
2. 退税关单：货物报关出口后，海关会出一份退税关单，作为申报退税不可缺少的文件之一。出单时间根据不同区域有所不同，厦门正常一个礼拜左右出关单，宁波一个月左右，上海要一个月以上。要及时催货代或者报关寄出，这种文件，正常他们不会主动并及时寄给发货人。
3. 出口发票：根据海关预录入单或者关单正本，由贸易公司开具，空白发票从国税局购买。
4. 合同：报关时用的合同。
以上资料，统一交给公司财务部门申请退税。
十二、文件存档
所有的文件必须留存一整套以备查用。
主要包括：1.报关合同 2.报关清单 3.报关发票 4.退税关单复印件 5.开票合同 6.报关委托书红联 7.出口发票付联或者发票联 8.出货单(工厂提供) 9.提单复印件 10.进项发票复印件 11.产地证复印件
出口单证的概念出口单证，即单据证书，英文称“export documents".有时简称为“单据”，是指在出口业务中使用的单据与证书，凭此来处理货物的支付、运输、保险、商检、结汇、报关等工作。贸易合同签订后，合同履行过程中的每一环节都需要有相应的单证编制、交换、传达，以满足商业运输、保险、商检、海关、政府等有关部门多方面的需要。外贸结算使用的单据的证书以及与信用证有关的所有单据包括：汇票(Draft)、发票(CommercialInvoice)、提单(BillofLading)、保单或保险凭证(Insurance Policy / Cerificate)、检验证(Inspection Certificate)等。
广义上的单据，既包括了说明当事人债权债务的关系或资金转移关系的资金单据——汇票(Draft)，也包括了说明商品情况的商业单据(Commercial Document)。它们代表了所售商品的品名、数量、价值、包装、产地、运输、保险等方面的情况。另外通过附属单据(Additional Documents)，如船籍证明，海关发票，商检单证，又反映了不同国家的法规和政策。
与单证有关的工作包括了审证、制单、审单、交单、考核、归档等一系列的业务活动。
