知识系统化 系统化知识管理(2)

  3、知识也是有类型的:显性知识和隐性知识

  做好笔记最重要的一点是,有一个清晰而有逻辑的框架,在做笔记时遵循一个好的框架标准,就会让人一目了然。把事情整理成三点,更容易让人重视、记住和接受,会锻炼下面的几个能力:

  1. 论点分解或总结--逻辑推理能力

  2. 区分优先性--时间管理能力

  3. 加强说服力--交流能力

  东大录取生的笔记本、麦肯锡公司的“麦肯锡笔记本”、埃森哲管理咨询公司使用的“PointSheet”(重点表单)、全美知名大学及科研机构使用的“康奈尔笔记本”,这些笔记本都有一个通用的“框架”,那就是“黄金三分法”。

  1. 东京大学学生笔记本

  东大录取生笔记本的特征为“右侧留有空白区域”,大多数东大录取生都会将左右两页作为一页使用。“右侧的一页”会先空下,用左侧页记录老师的板书,用右侧页的左半部分记录老师的点评、自己的疑点和注意要点。

  用来记录为解决这些疑点而采取的行动及相关总结。“写下来会觉得很满足”,他们笔记本的特征就是“留有空白区域”,这里的“空白区域”指的是思考区域。在学校学习时,笔记本的重要性不在话下。但在商务领域,笔记本的重要性也是不可小觑的,而这一块空白区域更是在日后起着举足轻重的作用。

  右侧的空白区域与咨询顾问爱用的方格笔记本的特点是相通的。商用笔记本的框架通常是这样的,先从左侧开始梳理实情,然后在右侧汇总要点,最后导出得到理想结果应采取的行动。

  2. 康奈尔大学笔记本

  由美国常春藤联盟大学之一、世界排名前十的美国著名学府康奈尔大学心理学系研发的笔记本为“康奈尔笔记本”。康奈尔笔记本已经预先分好了“板书”区域、左侧的“发现点”区域以及最下面的“总结”区域三部分。这种笔记本可以自然而然地帮你养成按照“板书→发现点→总结”的顺序记笔记的习惯。

  3. 埃森哲公司的PointSheet

  左侧的部分用来记录重点,右侧的部分则用来书写基于重点应采取的行动,即“谁、在什么时间之前、需要做完什么事”。因为“重点→行动”的顺序可以按照由左到右的顺序自然得到书写整理,所以,“为何要采取这样的行动”,任何人看了都能一目了然,马上就能采取相应的行动。

  4. 麦肯锡公司的“空·雨·伞”

  麦肯锡公司的咨询顾问们都会使用一个框架,这个框架就是“空•雨•伞”。正如《从麦肯锡到企业家》一书的作者、Locondo公司总经理田中裕辅所说的那样,“在麦肯锡,所有思考都需严格按照‘空•雨•伞’三步执行”。

  所谓“空•雨•伞”,其实就是判断何为“空=现在的情况”,何为“雨=对此情况的解释”,何为“伞=根据此解释而采取的行动”。抬头看天,发现天空中的云朵有些异样,解释为“好像要下雨了”。根据这一解释,判断应该采取“带伞出门”的行动。这就是“空•雨•伞”。

  在有道云笔记里做一个黄金三分法的模板,给大家演示一个信息处理的流程:

  前几天看到一篇袁岳写的文章:《如何经营自己的独立人脉》,用“黄金三分法”把文章处理一下

  把文章中无用的部分丢弃,重新归纳,然后根据文章中的建议,总结文章对自己有哪些帮助,有什么可以去行动和尝试的方法。

  写完之后可以在具体的建议后面插入一个提醒项,提醒自己要去完成的事情。

  通过这样的方式去定期处理已经收集的信息,信息才会真正变得有用,对自己有帮助。

  收集信息只是第一步,如果你只停留在收集阶段,收集的信息不会对你有任何的作用。大家可以尝试使用“黄金三分法” 来处理以前收集过的文章,让知识为你所用。

  4、复盘:怎么把经验转化成能力

  “复盘”是围棋术语,本来是下完一盘棋之后,重新在棋盘上把对弈过程摆一遍,看看哪些地方下得好,哪些地方可以有不同甚至是更好的方法。成人学习最重要的来源是在岗工作实践,约占70%,与他人的交流20%,正式的培训和教育只占10%左右,而复盘作为一种从工作经验中学习的方法,能把每一段工作经历、每一项任务和每一项挑战都变成学习机会,并且可以随时随地进行。

  工作总结与复盘的区别

  我们常说的工作总结,跟复盘并不一样,主要区别在三个方面:

  1、复盘是结构化的学习方法

  2、复盘是以学习为导向

  3、复盘通常是以团队的形式进行

  做复盘的理由

  1、做事情无论成败,要通过复盘、搞清楚成败的原因,从中学到经验教训

  2、通过复盘来传承经验,提高能力

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  3、不再犯同样的错误

  4、总结规律、固定流程

  如何操作

  (1)回顾目标:

  行动前需要撰写清晰的目标(SMART),并达成共识,就如何实现目标进行群策群力,制订计划,做出预案。

  (2)评估结果:

  进行回顾实际上发生了什么事情。针对个人的话,对事情过程的各种记录进行统一汇总,包括每天的日记、总结,或者通过手环、APP的相关记录。

  我试着把这种方法应用到100天行动上,每天记录当天坚持的习惯,包括今天做的比昨天好的地方,不足的地方,需要改进的地方,遇到的问题,尽量记录所有相关的信息。

  (3)分析原因——回答几个问题:

  实际状况跟预期有什么差异?

  如果有,为什么会发生?是哪些因素导致的?失败的根本原因是什么?

  如果没有,成功的关键因素是什么?

  只有真正理解了问题是什么、根本原因在哪里,才能想到行之有效的解决文案。可以使用头脑风暴、五个为什么、鱼骨图、因果回路图、世界咖啡等方法进行系统和全面思考。

  (4)总结经验

  复盘的核心目的在于从行动中学到经验教训,并将其付诸后续的改进,问自己:

  从过程中学到了什么新东西?

  如果有人进行同样的行动,你会给出什么建议?

  接下来做什么?哪些是可以直接行动的?哪些是需要相关的条件或资源才行进行?

  行动

  必须落实到具体的行动计划,考虑三个建议:

  有哪些事情可以现在开始做?

  有哪些事情需要继续重复做?

  应该停止或以后不做哪些事情?

  自我反思

  根据事情本身的大小、重要性和复杂程度,复盘操作起来也可能差异很大:对于一些重要而复杂的大事、难题可以花较长时间来梳理,甚至按复盘的结构一步一步地进行,并总结成书面材料;而对一些相对简单的事情,可能只是像曾文正公一样,做完一件之后,点一柱香,默默地心里把整个过程回想一遍。

  在进行自我反思时,把握四个点:

  1、把握重点

  只针对重要问题、例外情况或者按规范、惯例处置不大奏效的事情,要特别留意,有选择地进行取舍。

  2、先僵化、后优化

  在没有形成习惯之前,最好先按复盘的四个步骤,按步就班地进行。当你已经对复盘非常熟悉,在根据自己的情况进行调整和取舍。

  3、记录要点并定期回顾、提醒自己

  对复盘一定要做记录、回顾、梳理,把相同或相关联的事件联系起来看,发现共性的问题以及深层次的问题,从而让自己获得更大的成长。

  4、习惯成自然

  尽量每天或每周的工作进行快速复盘,形成习惯,才能对自己有帮助。小事及时复盘、大事阶段性复盘、事后全面复盘。


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