爱华网一些企业等机构为了提升自身形象既节约资金支出，在一些繁华大城市虚拟设立的办公室，在一些大城市的繁华地段设立办公室，在高档的商务中心行政人员的工资，再加上配备办公桌、电脑等办公设备的成本,总成本至少翻一番。一种名为提供商务服务的“虚拟办公室”在国内多个城市悄然推出，很快，这种新型的行业模式便受到了商家的热捧。
虚拟办公室_虚拟办公室 -简介
虚拟办公室
虚拟办公室最早起源于日本，俗称为“办公室合租”。合租者共享由“虚拟办公室”提供的商务配套的办公设施，前台服务等。英文是VirtualOffice，而英文Virtual是“实际上的”意思，那么如果将VirtualOffice直译的话就是“实际上的办公室”，而非我们在大陆叫做的“虚拟办公室”。
一般来说，创业者首要面临的就是昂贵的办公费用。我们都知道，合适的办公场所对创业者的帮助无法取代，一是维持公司形象，二是有一个很好的工作氛围。但传统的办公室出租都是以房间为单位，符合条件的写字楼价格昂贵，一般的房间价格不菲也无法给客户一个良好的印象，而且一般来说自己置办传真、电话、办公家具等各类办公用品的价格也是新创业者一个很大的财务压力。虚拟办公室就能够克服这个困难，在大幅降低费用的同时，还能够业者享受到各种便利的服务、提升形象，把更多的精力投放到最能创造财富的事务上去？
虚拟办公室服务的基本模式主要是提供以办公桌出租为核心的服务包，具体包括：商业地址、办公桌椅、文件柜、会客室、代收信件、传真、代接电话、饮用水、保洁等，并且根据企业实际提供各类衍生适用的增值服务包。
虚拟办公室由美国捷迪广告公司率先发起。该公司撤消了包括行政总监在内的所有办公室，职员只需要在公共办公室设一保管箱存放个人物品。在必要到公共办公室办公时，他们先在管理员处登记，由其分配电话、电脑并给每个人指定工作场地。对于很多企业来说，虚拟化背后的商业动机十分明确：要减少房地产开支、提高生产率、增加利润、参与国际竞争及改善顾客服务。当信息成为商品，当技术的发展使信息能通过笔记本电脑、传真机和电话线快速传送的时候，虚拟办公室就应运而生了。
虚拟办公室_虚拟办公室 -基本类型
虚拟办公室
第一类：全球性跨国集团操作的虚拟办公室
他们在上海顶级的写字楼拥有或者租用全层或者几个楼面，面积庞大，设备新颖，管理专业，他们的客户群体全部是财富500强的公司。通常一个工作桌每个月就要人民币一万元以上。这是大陆初期创业的人们可望而不可及的。
第二类：就是几乎是从业主或者发展商那租赁
就是几乎全部是从业主或者发展商那里短期租赁来的几十个平方或者一百多平方的“虚拟办公室”和“合租办公室”，都是刚刚开业不久，装修都非常简陋。工作区域非常狭窄压抑。但是价格便宜。往往他们都不能够处理涉外的业务和客户。他们的办公写字楼也都是处于第三类或者第四类商业地区。个别的处于较好的第二类地区。
第三类：就是公司自己全资拥有办公物业
就是公司自己全资拥有办公物业的“虚拟办公室”服务公司，这在成都为数不多，从他们豪华的办公设备，至尊的办公地点，专业的美籍管理经理和资深的香港管理总监所提供高端的服务，使得客户无论从事国内贸易或是国际贸易都是如鱼得水的方便。而他们的收费标准在目前成都市场上是非常有竞争性的。
虚拟办公室_虚拟办公室 -主要功用
1、城市中心商务办公地址，可以印制在租用者名片和宣传资料上。
2、在工作时间内提供商务电话接听，作详细记录并且及时转告租用者。
3、遵照租用者的指示收发商务文件及快件，传真文件。
4、遵照租用者的指示，用其公司的名义接待租用者的客户。
5、提供临时会议室服务。
虚拟办公室_虚拟办公室 -如何选择
虚拟办公室
第一，既然使用“虚拟办公室”就是为了提升自己公司的形象，那么选择“虚拟办公室”当然要选择至尊的黄金地段的甲级写字楼。而淮海中路（茂名路口）是上海的黄金地段，甲级写字楼永新大厦就是那个区域的标志性建筑。如果名片上面成都天府大道的甲级写字楼地址，那绝对会让客户刮目相看的。绝对不要为了节省一点小钱而影响自己公司的形象。
第二，为了方便今后和客户见面和自己随时随地去“虚拟办公室”上班，或者会见客户等，当然要交通方便。如果能够找到地铁出口边上的甲级写字楼就是首选之中的首选了。
第三，“虚拟办公室”所在的写字楼一定要有知名度，必须要是名副其实的甲级写字楼，而不是自己所吹嘘的所谓“甲级”写字楼。写字楼不但外立面要有气派，里面大厅，电梯区域，楼面走廊和“虚拟办公室”内部都要豪华精致，而且要整洁干净，一尘不染，保安人员要训练有素。只有这样，才会让自己的客户来拜访自己的时候会留下深刻的印象。
第四，“虚拟办公室”的写字楼的物业管理公司也要有知名度，这样才能够保证写字楼的安全整洁和有序，提供优质的客户服务。
第五，最重要的是提供“虚拟办公室”的公司一定要有诚信和实力，办公物业最好是公司物业，这样才能够保证自己没有后顾之忧。如果是个二房东和你签合同，你会觉得有保障吗？会踏实吗？
第六，要看看这个公司有没有专业的网站，如果一家公司连个像样的网站都没有，你说他们是准备做长期的生意吗？还有如果网站上面连自己真实的现场照片都不敢放上去，那么也要小心了。因为如今大部分的所谓虚拟办公室的办公室都拥挤不堪，紧迫压抑。
第七，多问问，多看看，多比较。如果多花一两百块钱，能够将自己公司的形象大大提升，让客户刮目相看，那就完全值得，因为性价比是最重要的。
虚拟办公室_虚拟办公室 -其发展优势
虚拟办公室里保安、前台等一应俱全
节省资金，降低成本
“完美办公”可以解决中、小企业由于资金不足，难以在北京设立办事处的难题。这些企业不再自己租用昂贵的办公场所，也不用聘用专职的秘书、行政人员，更不用购置各种办公设备、办公用品等，这些将为企业节省了大量的开销，只要投入较少的费用，就能拥有一个交通非常便利的办公场所，一个专业的电话秘书，一个配备现代化办公设备，并拥有众多员工的大公司形象。
节省时间，提高效率
“完美办公”更有效的为企业节省了大量宝贵的时间，让企业腾出更多的时间和精力处理其核心业务。如：不用接听众多的电话，让电话秘书去处理，处理不了的问题再接过来；不用再劳神去管理众多的员工，不用再操心购置办公设施等等。
不会放过每一个商业机会
错失潜在客户的一个电话可能损失的代价是非常昂贵的。让客户看到名片上只有一个邮政信箱造成的不信任感也是很昂贵的。名片上只有一个移动电话让人家知道这只是一个一人公司所付出的代价也可能是很昂贵的。最重要的，错失了一个来电的成交机会更是一个很大的损失！记住，“完美办公”所提供的服务，不仅仅是节省了资金和时间，更重要的是不会放过每一个商业机会。
马上拥有高素质的团队及良好的公司形象
许多人认为，电话秘书及客服人员，只是接听电话或应付来电。如果是这样，那就错了，其实这是一个非常重要的环节，是企业的“窗口”及“形象”。一个好的电话秘书应该含盖了协助她的客户（企业主），与企业的客户进行良好的沟通，并非常礼貌及专业的解答各种问题，当解答不了或处理不了时，再将电话转接到相关人员。这样，不但为企业节省了大量的时间，同时，更能通过电话的转接，层层深入并圆满的解答了客户的问题，让来电的客户感受和看到一个训练有素的团队。如此一来，即使是一个人的公司，也可以拥有大公司的资源，拥有高素质的团队，创造出大公司一样的形象。让企业与客户之间更容易奠定信心。让成功来得更加精彩！
有助于业务的高速拓展
内地企业或个体若在首都北京，一个政治、经济、文化交流中心的大都市设有办事处，非常有利于提升自身的形象和地位，更能增强在国内及国际上快速拓展业务的竞争力。
虚拟办公室_虚拟办公室 -调查发现
虚拟办公室
记者调查发现，所谓“虚拟办公”，简单原理是：租下一处面积，划分为一个个更小面积的公位出租给客户，仅仅只是为其设置一部电话，安排接线员以客户的名义接听来电，或者直接将来电绑定到客户自己的电话上。客户不需要提供任何证明，“虚拟办公”提供者也不会出具任何文件，整个交易异常简单：签合同，同时交钱。
这种虚拟办公室正在上海逐渐流行起来，主要客户是一些服务性的中小企业和创业者，也不乏SOHO族，平时一般都在家办公，只有在必要的时候，才出现在虚拟办公室内。有的租客原本在郊区有自己的办公地点，其租用虚拟办公室，只是为了把“总部”设在城市的中心地段，将这一地址印在公司名片上，显得非常有“派头”。
虚拟办公室的租金都不高，根据提供服务的质量和办公室所在的地段，大约在几百元左右，最多不超过2000元，这笔费用通常只有实体办公室租金的2成左右。提供虚拟办公室的公司一般都承诺“为租用者提供商业地址、处理邮件包裹和提供独立电话号码并有专人以贵公司名义接听或转接电话”,并提供“客户接待场所、会议场所及服务,提供临时办公场所”。
虚拟办公室_虚拟办公室 -各方反应
虚拟办公室
市民：地方体面却受干扰
叶锋开一家公司,创业之初资金紧张，大家都在家里办公。公司成立3个月后，他们接了第一笔业务，对方提出面谈。叶锋担心客户发现他们连个办公室都没有，会产生不信任感，从而流失了这笔业务。就在为难之际，叶锋突然看到了一则“虚拟办公室”的广告。
办公室环境让叶锋第一眼就觉得满意。签约那天，叶锋把客户约到了新“办公室”里，双方谈得很投机，合约很顺利。然而，在开心之余，叶锋也有些不快。因为虚拟办公室同时会租借给多家公司，又是在一个相对较小的范围内，互相之间难免会干扰。同为创业者的封小姐也有疑惑，她在信箱里看到了一则“虚拟办公室出租”的广告，优厚的条件让她心动，但对于这个行业的不了解却又让她止步。
记者拿着封小姐提供的广告传单，找到了这家位于真南路商业中心的虚拟办公室。办公室在一栋6层商务楼里，总面积约有300平方米。透明的玻璃门旁站着一名保安，一进门便有前台小姐接待。
公司老板将房屋分成6个房间，其中包括4个独立办公室，1个会议室及一个开放式的屏风位集中间。老板喻先生说，“您可以租一个房间，也可以租一个屏风位，所有的办公位我们都提供电脑、电话、3M宽带及办公设备，会议室也可以免费使用。”
有2个办公室已经租出去了，喻先生打开了另外2个房间的房门，1间大一点的房间，约有18平方米左右，月租金为2000元，另一间小一点的，15个平方米左右的房间，月租金为1500元。喻先生说，“这套房子原本是我朋友的，我承包下来，投资了十几万元，有需要的人只要背个包就可以随时上班。”
至于签订租约的手续，喻先生表示，如果是公司租借，需要提供营业执照，如果是个人，则只需要提供身份证，“就跟在外面租房子住一样”。而至于该虚拟办公室租来是派什么用场，喻先生表示自己不会多过问，“我只要收到钱就可以了”。
律师：虚拟办公暗藏风险
上海君莅律师事务所时军莉律师指出，虚拟办公室的确可以给一些资金不丰厚及初期创业者提供很多颇具吸引力的机会，但其本身因为剑走偏锋，依然存在着很多风险。
“首先，利用虚拟办公室申报企业登记注册，属于违法行为。”时军莉说，“根据中国公司法和公司登记管理的相关条例，如果公司没有固定的办公地址，一般是无法取得企业登记注册的，即使蒙混过关，一经发现，也会受到严厉的处罚。”
此外，从租赁双方来看：对于租借的企业而言，很多虚拟办公室的“房东”实际上也只是承租这套房屋的“二房东”而已，如果其本身缺乏诚信和实力，在骗取了租金后携带私逃，租客很难获得赔偿；而对于“房东”本身来说，由于租客在租房的时候不一定需要提供企业的营业执照，如果租客经营的业务存在违法或者超范围经营，房东很有可能受到牵连。在此情况下，房东有举报的义务。
第三，做生意讲究的是诚信，虚拟办公室在短期内能够给企业“扎扎台型”，可一旦被客户察觉，则很有可能使客户丧失信心，从而失去了做生意的基础。
虚拟办公室_虚拟办公室 -评价
虚拟办公室
从体力到脑力
专家们一致认为，亚太地区经济的重心正从制造业转向服务和信息产业，职员们不再象早先那样必须集中去某个办公地才能开展工作，这种转变是虚拟办公室数量不断增多的原因之一。华盛顿特区一家非盈利组织ElectronicFrontierFoundation（编者译：电子前沿基金会）的EricTachibana（艾力克）在接受《亚洲新闻》。
（Asiaweek）的采访时说道：“在一些亚洲城市，半工业化时代和后工业及信息化时代有一个很大的跨度。你可能会看到稻田和虚拟办公室相映成趣的现象。”
“无边界组织”这一概念对于理解当今时代完成工作的方式至关重要。惠普公司新加坡及东南亚销售区域的执行董事CheahKeanhuat（蔡建华）说：“例如，负责销售可移动实物商品的人员实际销售的远远不止产品本身，他们很可能也在销售配套服务和技术知识。当信息成为产品，当技术的发展使信息能通过笔记本电脑、传真机和电话线快速传送的时候，虚拟办公室自然应运而生。”
这样更有助于进行平行式的或合作型的工作，而不是垂直式的序列工作。“由于虚拟办公室的工作任务是根据提取电子信息的情况，而不依照序列流程设计的，人们能够看到工作进展情况，在适当时候对它进行处理，”RayGrenier（雷格尼）和GeorgeMetes（米佐治）在GoingVirtual（虚拟化）一书中写道。
在西方国家，虚拟办公室是技术发展的产物；而在亚太地区，节节攀升的地价则为虚拟办公室创造了自然的成长环境。举个例子来说，据路透社报道，香港和新加坡是世界上使用移动电话人均比例最高的地区。马来西亚和韩国的普及率也已非常接近许多欧洲发达国家的水平。
加之，办公科技产品的功能日益强大，价格不断下降，也促使了虚拟办公室数量的增加。比如，桌面电脑的售价在90年代初下降了约40%，而今天的个人电脑运行速度比最初的IBM个人机快大约80倍。最新款的笔记本电脑存贮容量达到1000兆字节。许多高性能的膝上型电脑现在能连续工作10小时以上。持续不断的技术进步，如国际互联网、电视会议、群件（groupware）、数字电话技术的广泛应用将使虚拟办公室更普及。
虚拟办公室_虚拟办公室 -案例介绍
虚拟办公室
2005年8月的一天，诺和诺德（中国）制药公司济南区域的医药代表王颖正在家中忙着写工作报告，她花了差不多一个上午，眼看着报告就要完成，就在还没来得及保存文档之际，电脑突然断电了。当时，她沮丧之极，郁闷地打电话告诉她的主管今天的工作白做了，并请求主管再给她一些时间，来完成这份重要的工作报告。然而，让她惊喜的是，当她再次接通电源、联通互联网、登录到公司的系统后，她发现自己所写的工作报告都在，甚至光标还停留在停电前的状态。原来，王颖是在公司新近推广的虚拟办公系统上工作，她所写的文档实际都在公司远程的服务器上，并没有保存在她家里的电脑上，即使自己的电脑出现故障，也不会影响此前在服务器中的任何操作。这件事对她的触动很大，后来她做很多工作，包括写报告、发电子邮件都愿意在公司提供的虚拟办公系统上完成。
虚拟办公系统是2005年诺和诺德（中国）的IT部门给公司没有配备笔记本电脑用户的一个创新性IT应用。说它创新，是因为还没有任何一家制药公司在中国通过虚拟计算机的方式，为超过400名分布在全国各地的员工提供企业信息和应用，并通过共享计算机桌面的方式，使每位使用虚拟办公系统的员工，无论在什么地方就如同在办公室一样，可以方便安全地使用所有符合权限的信息资源。
2006年10月初，当诺和诺德中国公司高级IT经理曹光正在丹麦总部对着来自全球各分支机构的CIO讲解中国广泛使用的“虚拟办公室－VirtualOffice”对业务的改变和影响时，包括美国、英国、德国在内的同事对这个创新都很感兴趣，“你们居然可以做得这么好，应用得这么好！能帮助数百名员工在没有公司配备的笔记本电脑、不经常坐办公室的情况下，与公司保持紧密联动，实现了‘虚拟办公室’的目标。”
创新的动力
如今，当诺和诺德的员工在家中通过互联网登录公司的虚拟办公系统时，自己的电脑仿佛正在重新启动，原有电脑桌面上的所有内容会被新的内容代替，所能看到的我的文档、浏览器、邮件系统、网上邻居及其他应用系统图标其实已经是虚拟的，它们真实地存储位置都在公司远程的服务器端。他们随即可以访问公司的内部网，使用内部邮件系统、在线培训、在线调查以及所有被授权的应用系统，如机票预定、会议室预定、医学检索、VAT支付管理、电子合同管理、电子报销系统等，他们甚至可以方便地下载网上邻居里的各种安装盘。
现在，诺和诺德在中国超过500名员工，他们和王颖一样坚持使用公司的虚拟办公系统。每天，访问虚拟办公系统的人数超过300名。按照诺和诺德中国公司的计算，因采用虚拟办公系统而节省了至少500万元人民币的软硬件投入；同时还使得其内部系统的应用更加广泛和深入，一线员工和办公室员工一样能分享公司的信息和资源。预计在未来3年内，虚拟办公室至少还会给其节省至少1000万元人民币的IT投入。此外，从长远看，这也加强了诺和诺德IT部署的灵活性，在信息安全性方面的贡献也将更大。
对于这一创新应用，曹光正颇为满意，“像虚拟办公系统这样的IT创新应用我们有很多，关键是如何结合业务需要进行应用创新，并坚持将创新应用通过变革管理，在企业中真正应用起来。”诺和诺德是世界糖尿病治疗领域的领先者，但他们在中国的管理受到本地环境的很多限制。对此，已在诺和诺德工作了6年多的曹光正深有感触。他所领导的IT团队近几年主持开发了很多IT应用系统，比如内部网（企业内部信息门户）、医学检索、电子合同管理等系统。这些IT系统对于提高工作效率、降低成本都有很大好处，但是和其他制药企业一样，诺和诺德的雇员中比例最大的是医药代表（占半数以上），而医药代表80％以上习惯于在家办公，这就意味着医药代表无法方便地使用公司的众多IT资源和应用。
在使用“虚拟办公系统”之前，出于信息安全的考虑，诺和诺德中国公司除了拥有公司电脑的销售主管和经理之外，那些没有公司电脑的医药代表居然无法使用公司统一的电子邮箱。为了沟通和交流方便，他们不得不在名片上印上五花八门的email地址。
梁兵是诺和诺德中国公司济南区域的销售经理。在虚拟办公系统之前，她给下属转发公司的重要通知邮件时，经常要逐一写上每位医药代表的邮件地址。另外，有些重要邮件，由于附件大或其他原因，总是出现邮件未送达的现象，她不得不再给每人打电话确认邮件是否收到，十分麻烦。医药代表也只有去办公室时，借用销售主管的电脑才能够看看公司内部网发布了什么重要信息。以前，诺和诺德总部发的网上调查问卷，中国公司只有北京办公室的员工可以通过网络填写，外地员工由于不能接入公司内网，人力资源部只能打印出数百份问卷，分别寄给每位销售区域主管，然后再由他们将问卷下发、回收、寄回，最后人力资源部再组织大量人员进行录入、统计。原本一个简单的调查工作变得非常繁琐不堪。在这种情况下，诺和诺德的很多政策没有办法及时上传下达，医药代表手中大量的一线信息也无法及时上传总部，总部大量可供销售员使用的资源也荒废了。
诺和诺德也一直希望解决这些困扰他们已久的问题，如给每位医药代表配备笔记本电脑，这样至少可以统一邮件系统。但是在中国医药代表流动率每年高达25％的现状下，给医药代表配备笔记本电脑，意味着巨大的成本风险。虽然诺和诺德给每位医药代表都配备了掌上电脑，用于客户关系管理，但掌上电脑存储空间有限，网速也十分有限。
为什么不建立“虚拟办公室”，让所有互联网终端都能在安全的前提下，成为企业的应用终端？这一直是曹光正心中的理想。2004年11月，曹光正在欧洲和总部的同事讨论起在家办公的可能性和安全性时，总部同事向他展示了在微软的架构中，使用基于互联网的桌面共享和虚拟办公技术。这立即引起了曹光正极大的兴趣，他在最短时间里，说服诺和诺德中国公司管理层投资这一项目，彻底解决了在家办公的员工的应用瓶颈。
更彻底的应用
现在，梁兵给下属转发重要邮件变得非常简单，只要统一发给济南组的医药代表就可以了。诺和诺德的IT团队在虚拟办公室中为所有员工创建了统一的电子信箱，同时按照组织关系建立了相应的邮件组。“我们现在至少每两天会使用一次虚拟办公系统，不仅因为方便，更重要的是我觉得跟公司所有的部门都很近。”梁兵说。
由于实现了全部员工真正的网上办公，诺和诺德大量的企业办公流程得到简化或优化。目前，员工申请休假均通过网上提交、审批，纸质申请单已被取消；大量的内部培训开始转移至网上。过去，由于诺和诺德每个员工必须参加的商业道德培训，公司只好把所有人召集到培训室，发材料学习、考试；现在，网上培训不仅完全可以达到效果，由于它不受时间、地域的限制，还可以快速得到考试分数，上司可以很快就得知员工的培训结果。诺和诺德的医学信息组主要是给销售人员提供专业信息（医疗领域最前沿的信息、最新的研究报告）的部门，原来销售员们是打电话要资料，医学信息组经常忙得一团乱，这已经一去不复返。如今，销售员通过网络提交查询请求，只要注明信息种类，就可以按权限共享医学信息组提供的专业信息。
此外，各个事业部纷纷在网上推出了市场信息介绍、销售数据查询、项目介绍等资讯，极大地方便了一线员工获取信息。诺和诺德的每个业务部门还可以根据本部门想法，设计网上调查问卷。便捷的调查方式不仅能够得到绝大多数员工的反馈，而且几乎在调查的同时统计结果就可以得出，大大提高了管理和支持部门的运作效率。
同所有IT项目的推广一样，虚拟办公室这一创新性应用在推广中也遭遇到了阻力。为了提高项目可行性、规避风险，曹光正在推广策略上下足了功夫。
在2005年项目启动之初，曹光正就做了周密的考虑。他先在5月做了一个非常详细的调研报告，确认了医药代表中有多少人没有家用电脑、多少人没有宽带。结果他得到一个惊喜的结果――95％~98％的员工都有电脑，85％以上都能在家宽带上网，甚至是拉萨区域的销售代表。这给了曹光正很大的信心。
此后，曹光正在销售团队选了50位一线员工，做了2个月的试运行，再收集反馈和意见。7月，他开始组织一线员工和在家办公的员工进行培训；8月，系统正式运行。最初，虚拟办公室的使用量并不高，大家对工作习惯的改变并不适应。此外，由于销售团队之间的竞争很激烈，每位主管更愿意看新的客户信息、实际销售额，利用虚拟办公的热情并不高。随后，诺和诺德的IT团队在曹光正的带领下，又进行了大量推动工作，如从经常使用虚拟办公室的员工中选出一部分人，让他们在销售季度会上给所有的医药代表宣讲使用心得。
在诺和诺德中国，每有新的IT项目推出，曹光正都会带领团队主动发现使用中的问题，并在第一时间解决，还会持续督促和监控系统的使用情况，并及时与用户保持沟通，从而使得系统能够尽快在全公司用起来。“如果大家不用已搭好的应用系统，IT投资将不能得到回报，这也是一种投资浪费。”
随着各方面条件的成熟，诺和诺德中国的一线经理和员工逐渐发现，公司很多新出台的政策通过网络能及时了解到，销售信息也能够在网上查询到，于是，使用虚拟办公室的人逐渐多起来。“我们做过统计，每天晚上七八点后到10点，是虚拟办公系统使用的高峰时间，这说明大部分销售员都已经养成晚上回家后利用公司信息资源的习惯。”对此，曹光正非常欣慰。
虚拟办公室_虚拟办公室 -合同范本
甲方：地址：
