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修辞是运用语言的技巧。它有两种基本手段：一是积极修辞，即固定的修辞格。如比喻、借代、夸张、排比、双关、仿词等。二是消极修辞，即把整篇文章的撰写过程作为修辞的贯穿过程，通过对语言、词汇、语法和逻辑乃至标点符号等因素的调动，以求语言完美的一种修辞手法，如词语的锤炼、句式的选择等。
公文是管理政务的工具，公文的语体表现为明确、简洁、通俗、规范和庄重的风格。由于积极修辞更注重形象、具体和心灵感应，具有较强的感情色彩，因此，公文对积极修辞的运用有严格的选择和适当的限制。而消极修辞所共同遵循的是：朴素实用、完整准确、简洁易懂的题旨情境的顺应，因此，消极修辞应当是公文修辞的主要面貌，对公文的写作有着广泛的适应性。
公文中对消极修辞的运用主要体现在以下几个方面：
一、词语的选择和锤炼
(一)词语的选择
词语的选择对写好公文十分重要。汉语是世界上最发达的语言之一，词汇浩如烟海，同义词极为丰富，这为公文意图的表述创造了极好的条件。但是，要把公文内容表达得明白、准确、简练、深刻，就要在大量的词语中，特别是同义词中象沙里淘金那样选择一个最准确、最有效、最贴切的词语，恰当地组织到句子里来为表达意图服务。如果我们不能找出这个唯一的最恰当不过的词语来，我们就不能把公文的有关内容表述得最合本意，就有可能在实际工作中产生不良影响。
公文选择词语的标准是准确、鲜明、生动，并且这种准确、生动应具有简洁、质朴、庄重的风格。选择适应公文语言风格且准确、鲜明、生动的词语，可考虑以下几种基本方法：
l、词义的辨析。汉语中，存在着许多意义相同或相近，但又存在着细微差别的词语。例如，表达笑容的词语有“微笑、含笑、大笑、冷笑、苦笑、嘲笑”等三十几个。虽然这些词都是表示笑的，但每个词的“笑意”却不尽相同。即使是词义完全相同的两个词，例如父亲和爸爸，在具体使用上也有差别，“父亲”比较庄重，而“爸爸”则比较亲切。因此，我们必须根据公文的内容语言环境，仔细地辨别词义以选择最满意的词语。词语的意义比较复杂，辨析的方法也很多，从公文写作的角度出发，一般是从以下几个方面入手。
一是辨别词义的侧重。主要是指以一个共同词素加上其他词素发展而成的同义词。例如，“连续”和“继续”，中心意思是“续”，也就是“接连”的意思。但“连续”是“连而不断”，“继续”是“断而后续”。类似差别的同义词，在公文撰写中，如不加斟酌，就难以准确无误地表达原意，还有可能产生误解，甚至不良后果。
二是辨别词义的含量。虽然表示同一事物，但一些词表示个体，另一些词表示集合体。例如，“词”与“词汇”，“书”与“书籍”，“树”与“树木”等。表示个体的词可以加数词修饰，如“一本书”、“三个词”、“两棵树”。表示集合体的词不能再用数词修饰，因为“书籍”就是指所有的书，“一本书籍”就是“一本所有的书”，当然就不成话了。在公文的写作中，这样的问题屡见不鲜，例如，“纪委根据收到的一封信件”、“他用津贴购买了三本科技书籍”等等。
三是辨别词义的轻重。有的词含义较重，有的词含义较轻，有的词表示程度较深，有的词表示程度较浅。例如，“损坏”和“毁坏”。“毁坏”的程度就深于“损坏”。“损坏物品”，是指物品有坏的地方，还有可能修补，而“毁坏物品”则是使物品彻底破坏，根本没有可能再修复，而且带有主观有意性。在撰写公文时，一定要精心选用，才能与所述内容完全符合。
四是辨别词义的范围。有的词范围较大，有的词范围较小。例如，“场面”与“局面”。“局面”指整体情形，“场面”指具体情形。公文撰写中，对这样的同义词要尽量选准，以免扩大范围。
2、色彩的辨析。词语的色彩这里主要是指感情色彩。词语所表示的思想感情大体有三类：一类是表示喜爱、赞美、颂扬的，我们称之为褒义词；一类是表示厌恶、憎恨、贬斥的，我们称之贬义词；还有一类既无赞许也无贬斥，不带任何感情色彩，我们称之为中性词。例如，“成果”、“后果”和“结果”。由于他们的感情色彩很不同，在公文拟制中要特别加以注意。凡是给以肯定的时候，应使用褒义的词，而给以否定的时候，应使用含贬义的词。一般情况下要使用中性词。例如，“他做事太果断．民主作风差”，做事果断是应该肯定的，不是民主作风差的表现。如果他真是民主作风差，应该是“做事太武断”。
3、风格的辨析。词语的风格主要是指词语在表达中所带有语体特点。主要有三种情况：一是有的词比较庄重，有的词比较随便；二是有的词比较文雅，有的词比较粗俗；三是有的词适用于书面语，有的词适用于口语。例如，“诞辰”比较庄重，“生日”比较随便；“妻子”比较文雅，“老婆”比较粗俗；“大家”适合书面语，“大伙儿”适合口语。在公文写作中，一般应选用庄重、文雅，适用书面语的词．否则，不仅有关内容的表达受到影响，而且也会损害公文特有的风格和庄重美。例如，将“纪念孙中山先生诞辰一百周年”写成“纪念孙中山先生过一百岁生日”，作为正式文件发出去，其影响和后果是可想而知的。
(二)词语的锤炼
公文写作，不仅要选择最贴切的词语，而且要在这个基础上把词用好、用巧，这就叫词语的锤炼，古人叫“炼字”，这是对词语选用的深化、纯化和美化。要把公文写好，我们不能仅仅满足于对词语的正确选择，因为词语所固有的含义、感情和风格，在不同的语境中将有所变化，就是说在具体使用中由于方法巧妙，与前言后语配合独特，就会产生好的表意效果。著名的“推敲”故事，就是一个锤炼词语的典型例子。所以，我们还必须注意词语的锤炼。公文语言的锤炼一般从以下几方面入手：
1、寓繁于简。所谓寓繁于简就是造成一种词语虽然简练，但内涵却非常丰富并能发人深思的表现形式。例如，“国民党反人民集团抄袭袁世凯的老路，追求专制的统一，打了整整十年的内战，结果把一个日本侵略者打了进来，自己也缩上了峨眉山”。这是毛泽东同志在《论联合政府》中的一段话。其中“把一个日本侵略者打了进来”的“打”字就非常发人深思，日本侵略者侵略中国，不仅是帝国主义本性决定的，而且也是国民党反共反人民的恶果．因为它打内战，倒行逆施，才使国家陷于灾难，给了日本侵略者以可乘之机。所以“打”字用在这里是非常精当的。同时，“缩”字在这时代替了“躲”、“跑”等词，也含有丰富的内涵，是国民党不抵抗政策的真实写照，也是他打内战自食其果的可耻嘴脸的生动反映。
2、寓深刻于浅易。所谓寓深刻于浅易就是通过对某些简单词语的锤炼，使其思想内容不断深化。例如，“敌对势力的和平演变策略可称上‘捣鬼有术，也有效，然而有限，’在中国人民面前失败了”这是借用鲁迅杂文《捣鬼心传》中一句话来分析敌对势力和平演变策略的一段公文。虽然只寥寥数语，而且“有术”、“有效”、“有限”三个词也非深奥，但提示的问题却很深广。“有术”表明了敌对势力阴险狡猾的伎俩，“有效”反映了这一策略的危害程度，使人联想到东欧、苏联演变的深刻教训，而“有限”则提示了总的趋势的不可逆转。社会主义事业暂时的挫折并不是彻底的失败，敌对势力得势也不是最终的成功。
3、寓单调于多彩。所谓寓单调于多彩就是在不损害准确表达的前提下，注意同义词的换用，可以使公文生动活泼，避免呆板、重复。例如，“洋八股必须废止，空洞抽象的调头必须少唱，教条主义必须休息，而代之以新鲜活泼的，为中国老百姓所喜闻乐见的中国作风和中国气派”。这是毛泽东同志《反对党八股》中的一段话。“废止”、“少唱’’、“休息”在这里是三个近义动词的换用。同时，在这种消极手法中还附有积极修辞的手法：比喻(洋八股)，拟物(……调头少唱)，拟人(．．．教条主义……休息)。如果三句的述语都用“必须废止”,意思并未变化，但效果却差多了。不仅会产生一种音调重复的感觉，而且失去了积极修辞的手法所带来的生动形象的表达效果。
4、寓时境于新语。所谓寓时境于新语就是要注意使用新概念新词语以反映出社会的进步和时代气息，这一点对公文写作来说甚为重要。随着改革开放的深入，科学技术的飞速发展，大量新词语涌入我们的政治经济生活中来，例如“定向反馈”、“软件系统”、“智力投资”等。只有积极而恰当地使用这些新词语，才能准确地反映出党的路线方针政策及其发展变化，提高公文的表达效果。而且由于这些词语本身是社会发展新时期的产物，因而，不需另费笔墨便可充分反映出时代的特色。
5、寓此义于彼义。所谓寓此义于彼义就是活用词义。有些词意义并不相同，但在一定的语言环境中却可以互相代替，灵活地选用这些有修辞作用的临时同义词，就叫活用词义。活用词义往往能产生原词义所无法包容的意境。例如，“在这种情况下，一切污蔑和谩骂，都从国民党反动分子的嘴里喷出来了”。这是毛泽东《论联合政府》中的一段话。这时的“喷”字取义为“说”，但比“说”更生动形象，从中可以显示出国民党反动派对共产党、八路军、新四军和解放区进行诽谤时，那种肆无忌惮的丑态。
6、寓此类于彼类。所谓寓此类于彼类就是活用词类。一个词一般都属于一个固定的词类，例如，“祖国”、“工人”、“房屋”等都是名词，“跑”、“推动”、“开展”等都是动词，“好”、“伟大”、“红彤彤”等都是形容词。在一定语句中，将属于这一类的词语用为另一类词，就是活用词类。保留了此类词的意义，又增加了彼类词的意义，由于一个词能够表示两个词的意义，所以把它看作是一种修辞手段。活用词类跟误用词类性质不同，它不但合乎语言规范，而且有修辞作用，可以使语言表达生动、新颖、含义深刻。但在公文撰写中应慎重使用，以免产生歧义。常用的：一是名词活用为动词、形容词等。如，“这种对待战士的连长，不是太‘军阀’了吗?”“军阀”是名词，一般不受程度副词修辞，在这里是形容词化了。其意是“军阀作风太严重了”，这种用法，显得洗炼，适用于讲话稿等公文中。二是动词活用为名词。例如，“有了吃、有了穿。农民自然对改革从心里赞成和支持”，“吃”“穿”都是动词，在这里活用为名词，表示“吃的东西”、“穿的衣服”。一个词起了几个词的作用，言简意明。
7、寓今于古。所谓寓今于古就是选用有生命力的古词语，主要是一些成语、缄言。这些古词语特别是成语，大部分来源于古代寓言、历史故事或重要文献，如“愚公移山”，是从《列子?汤问》中老愚公决心搬走太行、王屋两座大山的故事里概括出来的。“四面楚歌”来源于《史记?项羽本记》。这些成语含义非常丰富深刻，既约定俗成，又言简意赅，每个成语都有一定的修辞作用，在公文的撰写中可以适当选用。在这方面毛泽东同志表现得尤为出色，在他的著作里使用了大量成语，而且每个成语都用得十分恰当。例如，《改造我们的学习》一文中，“无实事求是之意，有哗众取宠之心。华而不实，脆而不坚。自以为是，老子天下第一，‘钦差大臣’满天飞”一段，用了“实事求是”、“哗众取宠”、“华而不实，”、“自以为是”、“钦差大臣”五个成语，对主观主义进行了淋漓尽致地分析批判。短短数语，不仅道出了主观主义多方面的表现，而且生动深刻又易于接受。
8、寓节奏于音韵。所谓寓节奏于音韵就是注意词语的音韵美，通过对音韵的调理，以产生和谐的、有节奏感的阅读效果。这种修辞手法除了诗歌充分讲究外，在公文写作中也常有使用。例如“周恩来同志的一生，高瞻远瞩，深明大义，处处以大局为重，事事从大局出发。他文能治国，武能安邦，功盖中华，誉满天下，从不居功。”这里一系列的词语，音节整齐匀称，声调平仄相间，形成了和谐的音节，增强了语言的节奏感，读起琅琅上口，听来和谐悦耳，平地产生一种波澜起伏的气势和抑扬顿挫的表达效果，确实达到了热情歌颂周总理崇高品质的目的。
对词语音韵进行锤炼的修辞手法更适于文学作品。因此，在公文写作中要慎重使用，一定要从公文内容表达的需要出发，防止背离公文语体风格的错误和追求形式主义的倾向。
二、句式的选择
同一个思想内容，可以用不同的句式来表示。但句式不同，强调的重点、表达的语气和风格不同，修辞效果也就不同一样。选择最能恰如其分地表达思想内容，最能提高语言表达效果的句式，是公文写作中常用的修辞方法。句式可以分为长句与短句；单句与复句；整句与散句；紧张句与舒缓句等。长句严密细致，短句简洁活泼；单句集中清晰，复句层次显明；整句整齐匀称，语气贯通；散句参差错落，灵活机动；紧张句一气呵成，舒缓句从容有力。
公文中对句式的选择有以下几种情况：
1、判断、揭示一个事物的性质特征时，宜用长句、紧张句。例如，“鲁迅是在文化战线上，代表全民族的大多数，向着敌人冲锋陷阵的最正确、最勇敢、最坚决、最忠实、最热忱的空前的民族英雄”，这是毛泽东《新民主主义论》中的一段话。在“民族英雄”之前，用了很长一段定语，但却十分必要，它从几个方面周密而准确地说明了鲁迅是什么样的民族英雄，并且一句紧似一句，融通连贯，一气呵成。
2、用于宣讲的公文宜用短句、散句、舒缓句。例如，“同志们，我们的前途无限光明。我们的责任十分重大。我们任务异常艰巨。我们必须解放思想，大胆实践。我们的目的一定要达到。我们的目的一定能够达到”。这段讲话几乎全是短句、散句、舒缓句，一句一个意思。简洁活泼，又从容坚定。讲起方便，听来明白，这种句式适用于各种场合的宣读式讲话稿。
3、公文在议论时宜用长短结合、整散并用的句式。例如，“为了健全民主集中制，以担负起在世界上人口最多的国家执政的历史重任，必须加强党的纪律。现在，不少组织中，纪律松弛，是非不分、赏罚不明，该批评的不敢批评，该处分的不敢处分。如果听任这种现象滋长，党还能有什么战斗力!”这段话，先用一个目的的关系复句，提出了“必须加强党的纪律”的论点。接着用一组短句和整句，提出了纪律方面存在的问题。最后用一个假论关系复句和反问句，提出了加强党的纪律的必要性。这种长短结合、整散并用的句群，在公文议论中能产生较好的效果。
4、公文在阐述说明时宜用长句、复句、整句。例如，“这样做了，我们党和政府的面貌就将为之一新，人民的精神面貌和社会风气将为之一变，我们的队伍将更加坚强有力，社会主义现代化建设的事业将会得到更大的发展”。这是一个较长的复句和整句，设因推果，逻辑严密，有利于把道理说透彻，修辞效果很好。
5、命令、号召类公文宜用短句、单句。例如，“总队党委号召，学习“秘书工作”同志，就要做一个‘四有’新人，努力学习，勤恳工作，团结同志，遵守纪律，在本职岗位上多作贡献”。这段话，全是短句单句，显得短而有力，干净利落。
