爱华网简报编写在党政机关、社会团体和各类企事业单位日常办公事务中的应用十分普遍。但是由于简报与国家行政机关和文书档案部门严格规定的文书不同,没有在法规上对其概念、用途和编写方法进行界定,这使得在对简报概念的理解、简报的应用以及简报的教学上存在着不少谬误和混乱。
一、对简报概念的理解
简报的概念,一般都将简报的属类归于“文书”或“文体”,表述为“简报是国家机关、社会团体、企事业单位汇报工作反映情况、沟通信息、交流经验时使用的一种文书(文体)”。在这里“文书”与“文体”只是一对近义词,“文书”的外延较大,除某个单一文体如“公文”外还可以包括诸如合同、书信、规章制度等事务性的文体,而文体的外延较小。
二、简报的编排
简报的编排存在着一般简报编排和新型简报编排两种方式。
(一)一般简报编排一般简报即比较传统的简报,它大都应用于政府机关、社会团体和传统计划及计划经济下形成的企事业单位。这种简报由少数几页构成,单面印刷,版面平实简单朴素。这种简报可以分为报头、报体、报尾三部分,类似于公文的形式。首页上方三分之一位置为报头,居中用较大字号印制简报名称,可套红。简报名称各机关不同,可叫做“××简报”,也可叫做“××信息”“××动态”“××情况交流”“××情况反映”“××参考资料”等,专用于上行的也可叫“送阅件”。简报名称下居中是简报的期数,标为“第×期”。期数下方左侧是编制简报的单位的名称,一般应使用全称;右侧是简报编制的年月日。如果简报有机密性质,还要在简报名称的左上方,即整个首页的左上方标出机密字样,如“机密文件,严禁外传”、“内部资料,注意保存”等。报头与报体用一条横线隔开。报尾在最后一页,同样用横线与报体隔开。报尾可以紧接报体正文结束处,但为了页面的大方,也可以在最后一页下方。报尾部分有抄报、抄送单位的名称,编辑校对人员的名字以及印刷的份数。
报体部分单栏排版,正文字体一般用宋体,每一则简报标题的字号与正文的字号大小一致,仅以黑体与正文字体相区别即可。正文结束行的右侧或正文下面一行的右侧,是作者署名的位置,作者署名的外边要加上圆括号。作者系部门的,署部门名,作者为个人的,在名字前加上所在部门的名称。近年来,许多单位的简报在首页部分也发生了一些变化。上方三分之一位置仍为报头,但余下三分之二并不直接编排正文,而是编排目录。简报的目录一般不打印“目录”二字,仅将每篇简报的名称依次排版即可,名称的后面也无须加所在页码。对一些不十分重要的小信息,可能总归于“简讯”之下。
工作简报的编写_简报标题
(二)新型简报编排新型简报一般适用于一些社团、企业,与一般简报的行政职能不同,这类简报主要在社团、企业开展内部公共关系时使用。新型简报大多双面印刷,有文有图,形式较灵活。某些甚至彩色印刷,版面精美,编排方式已接近社会上公开发行的杂志,如西安杨森制药有限公司的简报。新型简报最显著的一个特点是注重推广社团、企业的CIS,在其封面或首页多印制有醒目的企业标识。这类简报如果增加副刊文字及广告的话,应当将其归为企业内部杂志,如中国西北民航公司的《西北民航》。
三、简报的文体
由于已往的应用写作教材错误地将简报当作一种文体,在论述简报时便只能隔靴搔痒,将简报的文体等同于消息,简单地说简报是由标题、导语、主体、背景、结尾构成的。实际上,在我们明白简报是一种载体后,很显然它就不会只有一种文体。简单地看,简报起码有以下三种文体:
(一)消息简报被称为机关内部的新闻报刊,消息就自然成为简报最主要的最常见的文体。消息的一般写法不属于本文论述范围,我在此主要想强调简报中的信息与一般大众报刊消息的不同。在文体风格上,由于简报主要的阅读对象是机关和企业内部人员,主要的职能是行政管理和内部公关协调,所以简报中的消息的文风较一般消息简洁朴素。可以说简报中的消息的文风介于行政公文和一般消息之间,即使上述那些新型简报也应注意这一点,否则就不能称其为简报而应称其为报刊了。简报的文体风格决定了简报的具体写作。在标题上,一般消息为了刺激受众的注意力,大量使用各种修辞手法,形式千变万化,两行标题三行标题屡见不鲜,有的竟多达四行以上;而简报中的消息的标题就不能这样,它必须准确简洁,一般只能使用单行标题,信息价值特别大时才使用两行标题,三行标题在简报中最好不要使用另外一个注意点是,一般消息喜欢使用背景,但简报中的消息要少使用背景,这主要是因为简报的传播面狭小,读者作为机关和企业的内部人员,对相关情况和业务比较熟悉,通常没有必要再浪费篇幅去介绍背景。所以简报中的消息最接近一般新闻文体的简明消息或简讯,简短明快是其主要特色。在简报写作中目前大有会议消息泛滥的现象,而且越写约长,这种弊端值得编写者从简短的要求上去改进。
(二)公文摘编机关和企业在日常公务中有大量公文、文件上传下达,但是并不是每个工作人员都有资格和必要看到公文原文,特别是一些涉及机密内容的公文。而通过简报将某些一般人员应当知晓的公文摘编,可以加强单位内部的沟通交流,增加集体生活的民主性和凝聚力。公文摘编不同于消息,它基本上只对公文原文进行删节、压缩和组织。公文摘编要注意对全文的理解,一方面避免照抄原文,另一方面避免摘编走样,与原文意思不符。摘编的长短应取决于公文本身的重要程度,不要把一些无关紧要的公文长篇累牍地编写在简报上,即便是那些重要的公文也要抓住主要内容进行摘编。
工作简报的编写_简报标题
(三)工作研究工作研究主要是针对工作中存在的一些问题进行分析,研究提出自己的看法和意见,以推动工作的发展。这种文体有一定的理论性,但更大的用途是在实际工作中的运用,它讲求写得实实在在,有的放矢,有感而发,文字量比较小。由于涉及的问题均是本单位内部的事物,不宜在大众报刊上刊发,在理论性较强的学术性刊物上也没有存在的空间,简报就成为工作研究经常出现的地方。简报上的工作研究在写作上切忌学术味太浓,也不能写成一般的调查报告,要多写自己对工作的看法,多提一些操作性强的可行的办法和措施。
