一般书信由六个部分构成。这六个部分分别是：称呼、问候、正文、祝福语、署名、日期。下面分别说说它们在格式上的要求。
书信的格式说明――方法/步骤称呼
写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在书信第一行，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。
问候语
问候语要写在称呼的下一行，左起空两格。它可以独立成为一段。
正文
正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。
祝福语
祝福语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写。
署名
写完信之后，在信的右下角写上写信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“朋友”、“兄弟”，“学生”“下属”等。
日期
写信的日期可写在署名的后边，也可以另起一行。
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