爱华网张剑悦 现任北京吉瑞天德IT教育部首席培训师。从事办公软件教学15年，先后出版过《IE& FrontPage实用教程》、《Word & PowerPoint实用教程》、《办公软件操作技巧》、《新电脑课堂——Access数据库应用》、《新电脑课堂——Office 2003在企业中的应用》和《新电脑课堂——PowerPoint 在企业中的应用》等著作。
HR的数据信息表有一个特点，就是表单中各行的信息非常雷同，而且在填写时往往还是由多部门不同的人员协作进行，所以若不进行合理设置，就会经常出现填写的数据格式不统一或者由于手误等原因导致的输入错误。 为了避免输入过程中的这些常见错误，HR的管理者在设置表单时可以为不同的字段设置“数据有效性”来进行限制和约束。“数据有效性”就相当于数据信息的规则和条件，只有输入的数据满足这些条件时才能填写成功，否则会立即提示错误（见图表1），无法完成表单填写。 “数据有效性”的应用面很广，可设置的条件非常多。限于篇幅，本期先让我们来看看如何利用“数据有效性”的功能对HR信息表中的“分类文本”字段进行设置。 所谓“分类文本”字段就是数据表中的分类信息，也可以简单地理解为在表单中可能出现相同信息的字段，如：部门、地区、省份、职务、产品型号、获奖等级、性别等字段。由于这类字段的表单信息是较为固定的某些分类，所以在管理时就可方便地用“数据有效性”来进行设置。 对于“分类文本”字段，通常可以分为“一级分类”和“多级分类”。“一级分类”文本就是指这个字段的内容是独立的，在图表2所示的HR表单中，左侧表的“性别”和“民族”字段就可称为“一级分类”；而“多级分类”则是指某个分类文本的内容取决于另一个字段，在图表2右侧表的“姓名”字段就是“部门”字段的二级分类，因为填写什么“姓名”要看前面选择了哪个“部门”。 对于这两种不同的情况，下面就分别来看看他们的设置方法。 “一级分类文本”的有效性设置
