爱华网二是商会的会议要符合程序，会务内容要公开。协商性是商会的基本特性，也是商会的魅力和活力所在。商会的协商性主要体现在各种会务和会议的举行，但是如何保证会务和会议的规范化呢？就我们商会而言，每年召开什么会，会议上讨论什么问题，都是严格按照北京社团办的指导文件和章程的规定进行的，并且形成了自身制度性和规定性的做法。我们商会每年的会议主要有三个层面：一是会长办公会，主要有商会副会长、常务副会长以及会长参加（通常也邀请监事长和业务指导单位领导出席），主要讨论商会发展面临的一些重大问题和研究制订一些商会管理制度，原则上每季度召开一次。二是理事会，全体理事会和监事会成员参加，同时邀请业务指导单位领导出席，理事会原则上每年召开一到两次，会议内容主要包括审议通过会长关于前一年度的工作报告和新一年工作计划，审议通过秘书长关于前一年度的财务报告和新一年财务预算，监事长代表监事会宣读对商会工作和财务的监督报告，审议通过增补拟担任理事、常务理事、副会长等提名，审议通过拟制定的各种商会管理制度，业务主管部门领导发表指导性讲话等。三是会员（代表）大会，全体商会成员参加，主要是分别听取会长和秘书长年度的工作和财务报告，表决通过商会如修改章程等非常重大事宜，举行新增补商会职务成员授牌和年度优秀会员颁奖仪式等。三个不同层面的会议，职责和功能各不相同，但又形成互相补充，有效地保证了商会的稳定健康持续的发展。 同时，我们商会召开会长办公会一般都提前一星期发通知，理事会和会员大会都至少提前半月发通知和公告，并通过商会网站和邮箱将会议的内容提前公示和发送，进行广泛动员和充分准备，保证会议的有效性。会议举行后，我们也通过网站、邮箱以及商会的刊物将会议讨论的内容和成果进行对外公布和公示，切实做到会务内容公开。 三是商会财务要公开透明。商会的财务特别是会费的收取和支出，由于涉及到每个会员的切身利益，是商会行为规范的核心内容之一，关系到商会的公平公正，收支情况一定要做到公开透明。中国有句老话“不患寡而患不均”，意思是说钱物数量多少不是最重要的，关键是要做到均衡和公平。商会由于大小规模不一，会费收入从几十万到几百万不等，只有做到公开、公正，合乎规范，才能获得会员的信任和支持，才能稳定持续地发展下去。我们商会目前的情况是，大概每年收取会费约八九十万，在每年我们都跟据商会的发展状况做出详细的财务预算，并在年度理事会上进行审议通过；在每年工作中，我们也都严格按照财务预算去执行，需要费用支出都是由我负责做出方案并提出申请报告，经秘书长和会长签字同意方能实施；年度收支财务报告和支出明细我们都将在年度理事会上公开审议通过，切实做到名目有实，保证大家心中有数。
四是商会成员的增补和秘书处工作人员的聘任要规范化。商会成员的增补，主要包括普通会员、理事、常务理事、副会长和常务副会长的增补，其中包括担任各种职务的条件、程序以及所享受的权利和应该履行的义务等。很多商会在这方面都有很大的随意性和盲目性，只要会员提出申请和愿意交取费用，就随时能担任各种职务，这样看似能解决一些商会费用短缺等问题，但这样急功近利的行为，让商会很容易沦为“售卖职务的机构”，久而久之就会失去公信力和吸引力，这对商会来说无疑是自残，或者说是饮鸩止渴。我们商会刚成立不久的时候，由于没有规范和完善，也曾犯过类似的错误，导致大家意见很大，矛盾徒然增加，负面事情不断出现。在第二年理事会上，当时就通过了《商会会员职务申请和变更管理办法》，对什么样的企业和企业家在什么条件下能担任商会常务副会长、副会长、常务理事和理事等做了明确规定，逐步走向规范化发展。 另一方面是秘书处工作人员聘任要公开公平，精挑细选。秘书处是商会的执行机构、服务主体和策划运营中心，关系到商会是否正常运转，是否不断开拓创新，是否充满活力和生机。商会和企业发展一样，特别要讲究效益和效率，秘书处人员不在于多，但一定要精干、能干和善干，要能做事和出活。具有一个执行力强、服务水平高、策划运营能力强且公平公正的秘书处往往会让商会发展如日中天，芝麻开花节节高，商会领导也将倍感轻松和愉悦。反之，商会秘书处的平庸、敷衍和不做为，或者是裙带关系严重，人浮于事，经常沉迷于各种应酬与活动中，很多本职工作事情却没有落实和执行，容易导致商会进入混乱和瘫痪，甚至矛盾纷争，动荡不安，最后被相关部门整顿处理。事实上，综观很多商会的成败盛衰也明证了一点。 目前，我们商会秘书处专职工作人员设置是四名，我本人是大学本科读的是中文系，毕业都先后在几家著名的新闻出版机构工作过，应该说是具备了比较专业的文字语言功底和宣传报道的能力；加上求学阶段就一直参与各种社团，经常组织各种活动，在北京和上海工作这几年也积累了丰富的人际沟通能力和国内外大型活动组织经验，因此从事商会秘书处工作对我来说是比较得心应手的；我们秘书处办公室副主任是一名女士，来秘书处工作前曾在担任过中央部委各种会议活动的主管和总监，后来还自己创办过公司，带领十几人的公司团队从事项目开发，因此也积累了丰富的公司管理经验，具备很高的活动组织能力；宣传部长是中央财经大学计算机信息专业毕业的，精通网络计算机知识，擅长网站制作、图文设计，同时还是摄影摄像的好手；行政助理是酒店管理专业毕业，在联系联络和接待安排方面十分出色，而且英语水平和活动主持都很强。我们四个人在聘任时，都是经商会领导严格把关，多次考核录用的；在专业和阅历也都各有所长，而且能形成互补，在各种工作和活动中都能发挥出各自的特长；我们四个人都年纪不算大，四人平均年龄27岁，我是79年出生的，是其中年龄最大的，年龄最小的才是87年出生的，保证了秘书处的生机与活力；而且我们这四人都很敬业，只要有重大活动，我们都是全力以赴，同心同德，群策群力，通力合作，为了赶工作经常是彻夜加班我们商会的各种大小活动组织和为会员服务层出不穷，有声有色。正因为如此，我们出版的《京桂商情》内刊、《北京新桂商》报纸、《京桂商》画册和光盘以及商会网站，都是内容丰富，精美绝伦；各种研究机构和媒体对我们高度关注，各种商业机构也纷沓而来与我们展开合作；特别是让商会领导很赞赏和欣慰的是，我们在工作上费用开支都十分节俭，而且经常为商会创造除会费以外的大量额外收入，像我们出版的内刊几乎每期都能争取到赞助，不花商会的一分钱，每次大型活动都能争取到近10家企业赞助，像今年非常盛大的年会活动通过我们秘书处争取到的赞助物品额度就超过100万，现金约10万，商会费用支出最后也只用了10万元左右……所有这些与我们秘书处工作人员服务意识和水平强，紧密团结，精诚合作，不断开拓进取，是密不可分的。 五是商会举办各种活动要做到有据可依。商会的活力和生机源于不断举办各种活动，通过活动不断满足不同层次的会员企业和企业家的需求，不断提升和增强商会的吸引力、凝聚力和影响力。但是，活动的举办也不是随意而为，盲目的活动不但会没有达到相应的效果，反而会浪费和消耗大量精力和各种资源。所以，商会举办各种活动一定是要做到是会员和企业所需要的，同时也是符合商会发展规律的。 我们商会在三年的发展过程中，经过不断的摸索和实践，也逐步走出了一套具有自身特色的商会活动体系，并逐步走向规范化和制度化。首先，商会每年经常举办各种层次的联谊交流活动，满足会员和企业交往和信息交流的需求。在每一年度，我们商会都会举办三次大型的联谊宴会：每年3月12日举行的广西在京企业家联谊宴会（或者是商会的周年庆典）、国庆中秋联谊宴会、新年新春团拜会。这三大宴会中，每年3月12日举行的广西在京企业家联谊宴会由于出席领导众多、嘉宾云集、隆重精彩的文艺演出而成为商会年度的盛会，国庆中秋联谊宴会和新年新春团拜会则更多体现的是浓浓的乡情。每年的春夏和秋冬之际，商会还会举行一两次户外联谊活动，统一组织几十辆商会车队，统一服装，自驾车到京城郊外风景区和度假村，尽管游玩，晚上举行篝火晚会，第二天还举行讲座培训，既能放松游玩又能充分交流，学到企业管理知识。平时，根据需要商会还定期或不定期举行各种小型沙龙交流活动，往往是根据行业或者某方面需要组织十家左右会员进行主题交流，由于这种沙龙形式多样，自由灵活，交流充分，操作简单，深得会员和企业家的喜爱。其次，商会组织企业家到广西甚至海内外进行商务投资考察，满足商会企业和企业家项目投资与合作的需要。至今商会已组织了两次大规模回广西投资考察活动，受到了广西各地党政领导的热情接待和安排，也寻找了不少投资合作项目。今年商会还计划组团到东盟国家或者台湾地区进行商务考察，往后还可以考虑到欧美国家进行考察，积极寻求海外投资与合作的机会。第三，商会积极搭建与企业发展密切相关的各种部门和机构服务平台，推动企业进行投融资以及自身的发展。为推动企业更好地与地方政府的项目合作与对接，商会先后与广西南宁、柳州、桂林、北海等地投资促进局以及北京石景山区、密云经济开发区等签订项目招商与推介协议，举行各种项目介绍与园区推介活动；商会先后与中国工商银行、北京银行、民生银行、兴业银行等多家金融机构签订协议，也先后与多家培训机构、法律事务所以及各大媒体建立合作互动关系，并经常举办各种对接活动，为企业提供贴身的个性化服务。第四，商会积极举行各种横向和纵向的联系交流活动。商会先后与北京二十多个省商会结成友好联盟关系，并积极发起并组织秘书长和会长联谊活动，商会在北京还发起并组织了全国广西商会首届新桂商联谊活动，推动了商会之间的交流，从而实现了信息与资源的共享，为会员企业发展壮大提供各种可能。目前，商会正加紧与东盟各国以及欧美国家在京商会的联系与交流，从而为会员企业到海外投资合作奠定坚实基础。
