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奥克斯的制度文化与一般企业有很大的不同。 与所有大企业一样，奥克斯的制度几乎覆盖了每一位员工的每一项活动，大到公司章程，小到员工着装，堪称应有尽有。这家创立于1986年的浙籍民企，到2001年年底，已经制定各类文件2183条、9000多款，共计近75万字；如果全部装订起来，厚度超过一本大部头的字典。但在董事长郑坚江看来，“制度也是负担”———数量过多过滥、内容艰涩费解的制度文件，是一种形式隐秘却同样可能引致危机的“大企业病”。 因此，这位奥克斯的掌门人决计实施变革。到今天，他施行的“手术”已完全显现成效：据最新统计显示，奥克斯的制度文字已被“瘦身”至7万余字，且大部分为必需之质量体系和财务方面的制度。最近，郑坚江又下达指令，“明年（制度）仅保留3万字，其中行政类不得超过5000字！” 如今，郑坚江董事长自称最令他感到满意的是：在其企业内部，没有不执行的制度、没有一成不变的制度、没有执行不了的制度。 郑坚江认为，水止而不流，渐成死水；制度立而不用，遂为废纸。而为了做到这一点，郑坚江有两大利器：一为“信息化”，一为“表单化”。 现在，该公司每位员工的计算机终端里，都有一个“奥克斯集团办公自动化系统（OA）”，涉及到该企业所有日常工作事项和业务流程的规章制度，均被融入和反映在OA系统中，举凡文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务审批等共20余大类80多个模块，完全是根据奥克斯的企业文化和规章制度来加以设计与开发的，每一个模块都对应着一部制度；而从2002年起，奥克斯就已作出规定，要求其员工在处理上述20余大类的工作事务时，不再走传统的书面流程、全部改为直接在OA系统的相应模块中完成。由于“搭载”了信息化平台，奥克斯相关规章制度的覆盖面和执行力都得到加强。 制度的“表单化”设计，是促成奥克斯的规章制度文字量逐年“消肿”的一大主因。像这样表单式的操作流程，直觉明瞭、易于执行，大大提高了员工的办事效率，并显著减少了在信息传播和命令执行过程中的损耗和误差，使管理成本得以降低。 当然，世界上没有一成不变的制度。回顾奥克斯的制度变迁之路，就会发现，它实际上是在不间歇地实践着“创新－调整－固化－再创新”的故事。其强劲的革新动力，源自以下两方面：一是员工的综合素质、职业道德以及他们对人本管理的需求都在不断提高；二是企业自身的经济增长方式也在转变，知识型、科技型企业成为其发展方向。因此，一些粗放式及阶段性强的管理制度，在过去可能非常管用，拿到今天就可能变得不合时宜，甚至更多地显现它的负面效应。当其时，奥克斯就选择将它们丢弃在制度的故纸堆。 没有执行不了的制度 执行不了的计划是一项失败的计划，执行不了的制度就是没有制度。因此，几乎所有的企业都希望全体员工都能真正认同、拥护制度；但事实证明，这只是制度制订者的一己之愿。解决这一管理难题的秘诀，对于郑坚江董事长来说，只有三个字———“得人心”。 很具代表性的一个例子是，在一部分新制度出台之前，奥克斯会将其发布在公司内部的员工论坛（BBS）上，交由员工们自由讨论、评议，畅所欲言。这些不同意见和建议，就成为起草部门对制度作出进一步完善和修正的依据。 在解释此举的深意时，该企业的一位高管人员说，对于员工而言，由于制度的规定无不直接关系到他们的切身利益，因此他们就会从不同角度进行仔细考量，从而提出一些真知灼见。 这样做的另外一个好处在于，一旦当员工也参与了部分制度的修订及完善过程，就非常有助于缓和并消除在他们潜意识中对制度及管理者的抵触、逆反情绪，而且因最终成型的制度更趋合理，在实际推行中也就不会遭遇较大的阻力。奥克斯以它的许多实践证明，只要充分尊重民意，管理者的思想，就不难赢得被管理者的认同和接受。 为使制度在执行中不打折扣，奥克斯还有其他的诀窍，如绝对的公平与公正。在这一点上，现代化的科技手段再次帮了大忙：如奥克斯有一系列效率考核制度，规定了所有包括工作任务、上级指令以及会议纪要中给责任人下达的任务，都对具体的工作完成时间作出明确；不独如此，下属报给上级的报告，上级也必须在规定的时间里完成批复。如若延误，按一天20元的标准，由OA系统自动生成罚单。 一位内部人士这样评述道：“如果是手工开具罚单，可能会因碍于情面或害怕得罪人而无法执行下去；但机器开单就完全地解决了这个问题，它最大的优点是铁面无私、任对谁都不予通融。” 记者在采访中，的确了解到这样的情况：在郑坚江董事长的效率考核记录里，近日也出现了1笔罚款，原因是其拖延一天才完成对某事业部总经理出差报告的审批。在向记者介绍时，他面带愧疚地表示，“我的所有罚款记录，每一位员工都能在‘奖罚平台’上看到，要再被罚几次，我的脸就丢大了。” 但他的员工却显然不会那样认为。由于制度在执行中一视同仁，企业的领导干部“打铁身先硬”，连老板也概莫能外。因此，当基层员工们在同样被效率考核时，就不会有谁抱怨、叫屈和觉得不甘心；也因如此，“没有执行不了的制度”这句话，在奥克斯真正落到了实处。
