爱华网酒店服务意识培训教材
五,酒店电话接听服务
从某中意义上说,电话服务的重要程度并不亚于面客服务.由于电话交往是在通话双方不露面,看不见表情,看不见手势的情况下进行的,在通话过程中,双方受着环境,线路及人的情绪,文化素质,礼貌修养等诸方面因素的影响,如果在说话的语气,速度,声调等方面稍不注意,就会给对方造成误解或留下心理"创伤".基于这种特殊性,酒店要求员工在接听电话的服务中要加倍注意,要通过"电话语言"传播酒店温馨,给客人留下良好的印象.
1,接听电话程序.---- 电话铃响,立即去接,铃响3声之内接起,如铃响4次以上应首先向对方道歉:"对不起,让您久等了"---- 致以简单问候.如:"早上好"或"您好",语气柔和亲切,并自报单位(部门)名称或个人姓名(外线电话报酒店名称,内线电话报部门或岗位名称).---- 认真倾听对方的电话事由.如需传呼他人,应请对方稍侯,然后轻轻放下电话,去传呼他人.如是对方通知或询问某事,应按对方要求1,2,3,……逐条记下, 并复述或回答对方.---- 记下或问清对方通知或留言的事由,时间,地点和姓名.并简单复述.---- 对对方打来电话表示感谢.---- 等对方放下电话后,自己再轻轻放下.2,从酒店打出电话的程序---- 预先将电话内容整理好(以免临时记忆而浪费时间).---- 向对方拨出电话后,致以简单问候.---- 做自我介绍---- 使用敬语,说明要通话人的姓名或委托对方传呼要找的人.---- 确定对方为要找的人致以简单的问候---- 按事先的准备1,2,3,……逐条简述电话内容.---- 确认对方是否明白或是记录清楚.---- 致谢语,再见语.---- 等对方放下电话后,自己在轻轻放下.六,处理顾客投诉1, 处理投诉的基本原则酒店员工应正确认识投诉,客人对酒店投诉是正常现象,也是客人对酒店信任的表现.正确处理投诉是提高服务质量的必要保证.因而服务员在处理客人投诉时,应注意遵守下列三项基本原则:(1) 真心诚意地帮助客人解决问题客人投诉,说明酒店的管理及服务工作有漏洞,说明客人的某些需求尚未被重视.服务员应理解客人的心情,同情客人的处境,努力识别及满足他们的真正需求,满怀诚意地帮助客人解决问题.只有这样,才能赢得客人的信任与好感,才能有助于问题的解决.(2) 绝不与客人争辩当客人怒气冲冲前来投诉时,首先应适当地选择处理投诉的地点,避免在公共场合接受投诉;其次应该让客人把话讲完,然后对客人的遭遇表示歉意,还应感谢客人对酒店的关心.当客人情绪激动时,服务人员更应注意礼貌,绝不能与客人争辩.如果不给客人一个投诉的机会,与客人逞强好胜,表面上看来服务员似乎得胜了,但实际上却输了,因为,当客人被证明犯了错误时,他下次再也不会光临我们的酒店了.因此,服务员应设法平息客人的怒气,请管理人员前来接待客人,解决问题.(3) 不损害酒店的利益服务员对客人的投诉进行解答时,必须注意合乎逻辑,不能推卸责任,随意贬低他人或其他部门.因为采取这种做法,实际上会使服务员处于一个相互矛盾的地位,一方面,希望酒店的过失能得到客人的谅解,另一方面却在指责酒店的某个部门.其次,除了客人的物品被遗失或损坏外,退款及减少收费不是解决问题的最有效的方法.对于大部分客人投诉,酒店是通过提供面对面的额外服务,以及对客人的关心,体谅,照顾来得到解决的.2, 投诉的类型客人的投诉可以归纳为下列四类:(1) 对设备的投诉客人对酒店设备的投诉主要包括:空调,照明,供水,供电,家具,电梯,电话等等.即使酒店建立了一个对各种设备的检查,维修,保养制度,也只能减少此类问题的发生,而不能保证消除所有设备潜在的问题.服务人员在受理客人有关设备的投诉时,最好的方法是立即去实地观察,然后根据情况, 采取措施.事后,服务人员应再次与客人电话联系,以确认客人的要求已得到了满足.(2) 对服务态度的投诉客人对服务人员服务态度的投诉主要包括:粗鲁的语言,不负责任的答复或行为,冷冰冰的态度,若无其事,爱理不理的接待方式,过分的热情等等.由于服务人员与客人都由不同特点的人组成, 所以在任何时候,此类投诉都很容易发生.(3) 对服务质量的投诉对服务质量的投诉主要指对服务的速度(即服务效率)和准确度方面的投诉,如服务人员没有按照先来先服务的原则提供服务,开房员分错了房间,邮件未能及时送给客人,行李无人帮助搬运,总机转接电话速度很慢,叫醒服务不准时等等,都属于对酒店服务的投诉.此类投诉,在酒店接待任务繁忙时,尤其容易发生.减少客人对服务态度与服务质量投诉的最好方法是加强对服务人员的培训.大多数服务人员不是有意对客人无礼,有些服务员甚至是好心办坏事,他们往往事先未曾预料到自己的接待服务方式会使客人不满.因此,对他们进行有关对客人服务的态度,知识,技能的培训是非常重要的.(4) 对异常事件的投诉无法买到机票,车票,因天气的原因飞机不能准时起飞,酒店的客房已经订完等都属于异常事件的投诉.酒店很难控制此类问题,但客人希望酒店能够帮助解决.服务人员应尽量在力所能及的范围予以帮助解决.如实在无能为力,应尽早告诉客人.只要服务人员的态度同情达理,大部分客人是能谅解的.3, 处理宾客投诉的程序(1) 认真听取意见.可以通过提问的方式来弄清问题,集中注意力听取对方的意见能节约对话的时间.(2) 保持冷静.在投诉时,客人总是有理的.不要反驳客人的意见.不要与客人争辩.为了不影响其他客人,可将客人请到办公室内,最好个别地听取客人的投诉,私下交谈容易使客人平静.(3) 表示同情.应设身处地考虑分析问题,对客人的感受要表示理解,用适当的语言给客人以安慰,如"谢谢您告诉我这件事","对于发生这类事件,我感到很遗憾","我完全理解您的心情"等等.因为此时尚未核对客人的投诉,所以只能对客人表示理解与同情,不能肯定是酒店的过错.(4) 给予关心.不应该对客人的投诉采取"大事化小,小事化了"的态度.应该用"这件事情发生在您身上,我感到十分抱歉"诸如此类的语言来表示对投诉客人的关心.在与客人交谈的过程中, 注意用姓名来称呼客人.(5) 不转移目标.把注意力集中在客人提出的问题上,不随便引申,不嫁罪于人,不推卸责任,绝不能怪罪客人.(6) 记录要点.把客人投诉的要点记录下来,这样不但可以使客人讲话的速度放慢,缓和客人的情绪,还可以使客人确信,酒店对他反映的问题是重视的.此外,记录的资料可以作为解决问题的根据.(7) 把将要采取的措施告诉客人并征得客人的同意.如有可能,要请客人选择解决问题的方案或补救措施.绝对不能对客人表示,由于权力有限,无能为力,但千万不要向客人作不切实际的许诺.(8) 把解决问题所需要的时间告诉客人.要充分估计解决问题所需要的时间.最好能告诉客人具体的时间,不含糊其辞,切忌低估解决问题的时间.
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七,做一个合格的酒店员工的基本要求
1, 酒店员工必须严格要求自己,努力做好服务工作作为酒店员工,必须明确:岗位上的我,是酒店的一分子,在自己的岗位上,"我"不仅仅是代表自己,更重要的是代表酒店,代表酒店的质量,形象.酒店形象的好坏,效益高低,与我门的工作息息相关.酒店的兴衰,员工负有不可推卸的责任.在自己的岗位上,要有这样的认识;不能因为我而使酒店形象受损,而要通过我的工作,优质的服务,让客人赞美我们的酒店,酒店的员工应有强烈的责任感.作为酒店的员工, 必须明确酒店的服务程序,规范和标准,按酒店的要求提供服务.热情,主动,高效地为客服务.灵活处理发生的问题,自己不能处理的,要上报上一级处理.要认识到,服务没小事,一些看来不重要的事,可能对客人十分重要,可能会影响客人对我们酒店的评价.因此,对待服务工作必须持十分认真的态度,把每一件事都做好,就会提高酒店服务的质量.作为酒店的员工,必须知道,酒店的服务工作,是在分工与协作的前提下进行的,任何一个人离开了别的部门,别的员工, 都无法独立完成服务工作.因此,员工必须加强协作,不要事不关己,高高挂起.客人要求服务时,更不能因不属于自己岗位的职责而把客人推来推去.为了优质的服务,为了和谐的工作环境,员工应严以律己,宽以待人,热诚相助,同事之间应相互尊重,友好相处,相互帮助,相互配合,团结协作.作为酒店员工, 必须自觉维护酒店形象,须知树誉千日,毁誉一时,要知道酒店服务产品"100-1=0"的道理(即一个环节,一个人的身上出现了劣质服务,所有好的服务, 其他员工辛勤劳动将白白地付之东流,良好的酒店形象将在宾客印象中不复存在).因此,作为酒店员工必须从我做起,自觉维护好酒店形象,要通过自己的一言一行,一举一动,去树立和传播酒店的良好形象,做到有损酒店形象的话不说,有损酒店形象的事不做,即使对酒店或某位管理人员有意见,也应主动向上级反映,切不可在客人面前讲酒店或其他部门的坏话,而应时时刻刻树立和维护酒店形象,这是为宾客服务的基本准则.2,酒店员工应具备良好的观察力,以便把握服务时机,主动地,有针对性地搞好服务服务员最令宾客佩服的本领,就是能把宾客最感兴趣的某种需要一眼看穿,并根据实际情况提供相应的服务,而达到这一良好效果的前提,就是服务员能透过宾客的外部表现去了解其心理活动,这种能力就是服务员的观察力.一个观察力较强的服务员,在日常接待中能够通过对宾客眼神,表情,言谈,举止的观察发现宾客某些不很明显又很特殊的心理动机,从而运用各种服务心理策略和灵活的接待方式来满足宾客的消费需要,把服务工作做在客人开口之前.具体来说,要注意观察以下几个方面:(1)留心观察宾客的体态表情,不失时机地提供有效服务.宾客的行为举止和面部表情往往是一种无声语言,他们的心理活动,无一不在这方面流露出来.如客人进了餐厅,服务员就站在旁边等候客人点菜,这非但不能使客人在不知不觉中得到享受,反而会感不便,以至紧张.因为如果是会餐,他们还要大家商量商量,如果是宴请,主人还要征求客人的意见,此时,服务人员站立一旁就显得不够得体.餐饮服务的实践表明:服务员恭恭敬敬地递上菜单后,应稍退一旁,让他们自行商量一会儿,但又不能置之不管,仍应不时关注他们,就在主人抬起头时,服务员立即出现在他们面前,或回答他们的问题,或自然地介绍,推销特色菜肴,或听他们点菜.总之,此时出现,恰到火候.(2)注意分析宾客的交谈语言或自言自语,掌握宾客的需求趋向.服务员从宾客的相互对话中,能观察到宾客的心理状态,宾客之间的关系,宾客的爱好及所期求的某些服务等等,从宾客的自言自语中,也能悟出他的心事.一次,有位宾客在吃辣酱面时,自言自语地讲了一句"不够辣",被细心的服务员听到,随即送上辣油,宾客很感动,欣然提笔写道:"贵酒店处处为宾客着想,时时为宾客提供方便,这种精神令人倾佩,真是辣在嘴里,暖在心里."有一次,某餐厅来了几位宾客,从他们的谈话中,服务员了解到,是一个宾客要请宾朋,既要品尝某个名菜,又想尝尝其他特色菜点.服务员就主动介绍本店的各种风味小吃,从烹制方法说到口味特点,营养价值,说得宾客们馋涎欲滴,食欲大增,接连点了好几个菜点,个个吃得津津有味,高兴异常.(3)正确辨认宾客的身份,注意宾客所处的场合.宾客的职业,身份不同,对服务工作就有了不同的需求.另外,宾客在不同的场合,对服务的需求心理也是不一样的,这就要求服务员根据宾客的不同年龄,性别,文化,职业,情趣,爱好,从接待招呼用语,到商品介绍,礼貌服务,要各有侧重.概括起来,就是通过举止看需求,考虑环境场合,观察心境,把心境和需求结合起来定时机,只有这样,才能准确掌握与宾客搭话,讲解与介绍的时机,为宾客送茶倒水的"火候",为宾客添酒加菜的最佳时刻和提供其他具体服务的良机,提供有针对性的服务.3, 要有妥善处理各种矛盾的应变能力.在服务过程中由于服务员与宾客分别代表着不同的利益,因此,双方之间的矛盾是时有发生的.在这种情况下,应变能力强的服务员,就能正确处理各种矛盾.在既不损坏酒店声誉,又能维护宾客情面的情况下,妥善把问题处理好.所以,为了不断增强在复杂服务环境下的个人应变能力,服务员应明确三个问题:(1)服务员是酒店的代表,但也要设身处地地站在宾客的立场上来考虑问题,即应常想一想"假如我是一个宾客";(2)服务员个人的面子好挽回,但酒店失去的信誉是谁也找不回来的,要以维护酒店的信誉为第一;(3)除个别情况下,宾客对服务员的态度,往往是服务员对宾客态度的一面镜子.在上述指导思想下,在处理与宾客发生的一般性矛盾时,服务员就要坚持做到:(1)客观考虑宾客的利益,适当做些必要的让步;(2)弄清宾客的动机,善意地加以疏导;(3)服务员的克制与礼貌,是扑灭宾客怨忿之情的"灭火剂".4,坚持自觉性没有自觉性的人,则不能确定自己的目的,目标,工作要等别人指出,任务要有人督促才去完成,往往要"推一推,转一转",甚至对工作能推就推,能拖就拖,怕麻烦,怕辛苦,能不做就不做,能让别人做就让别人做,缺乏主动性,或在工作中忽东忽西,学习无刻苦,工作不专心.在服务工作中坚持自觉性就是要加强主动服务.主动服务不仅是宾客在本酒店的受欢迎程度的体现,也是一名服务员专业水平高低及个人能力,素质的综合表现.所以在服务行业中加强主动服务是非常有必要的.何谓主动服务呢 主动服务是服务员要掌握服务工作的一般规律,善于观察分析客人的心理和特点,懂得从客人的神情和举止上了解其需要,服务于客人开口之前,至少在宾客开口之后要马上服务以满足宾客的需求.主动服务要求服务员有"主动找事做"的意识,对职责范围内的工作,不用上级督促,不需宾客提出便主动服务,在一般情况下, 可做可不做的事情要主动热心去做,不怕麻烦,任劳任怨,从自身做起,带动他人.主动服务关键是要有高涨的工作热情与强烈的服务意识,没有这些正确观念的支持,就没有了推动力.所以,培养工作热情与服务意识是根本,而且还必须加强记忆能力,观察能力,思维理解能力以及反应能力,团体意识与合作精神的培养.须知员工是酒店的主人,要站在主人的位置上,主动开口,主动服务,给客人以"热情好客的主人"的良好印象,使服务效果超乎宾客期望之上.5,保持自制力自制力是一种对个人感情,行为的约束控制力.自制力较强的服务员善于控制自己的情绪,约束自己的情感,克制自己的举动,使之符合自觉的目的. 不论与何一种类型的宾客接触,无论发生什么问题,都能做到镇定自若,善于掌握自己的语言分寸,不失礼于人.在日常服务过程中,由于服务员的心理受到各种主客观因素的影响,不愉快的事情是经常发生的.在这种情况下,是稍有不快就把心中的怨气发泄到客人身上还是发挥意志的作用,有意识控制调节以至转化自己的情绪,就取决于服务员自制力的强弱.有了良好的自制力,就能做到"有理让三分",加深宾客对服务员的谅解.加强自制力,克服冲动性应注意以下几个方面:(1)当自己心情欠佳时,不应把情绪发泄到客人身上.诚然,每个服务员都是一个实实在在的,有血有肉有感情的人,都会遇到不顺心或伤心的事,甚至会在表情,动作,语言中表现出来.但是在服务工作过程中,我们能将喜怒哀乐都"形之于色"吗 不能.因为客人是花钱来买享受的,是酒店的"皇帝",而非"受气桶",所以服务员要善于驾驭情感,作好自我调节,不要把情绪发泄在客人身上,不要把不满或怨恨发泄在工作中,如大力地端送上菜或收拾碗筷,这些都容易让宾客发现和不满.再者,就是要注意如果面部表情生硬或木无表情,以至对宾客的询问不理不睬, 这样也极易引起客人的误会,客人会认为你不情愿为他服务,在服务工作中,我们必须避免类似这些情况的出现.要经常反问自己在服务中是否做到面带笑容,控制自己不要把不愉快带给宾客(有条件的话可先照镜子检查一下自己的笑容,或深呼吸几次,以便控制自己的情绪),礼貌地为宾客作好服务.(2)当宾客对我们的工作提出批评,会使我们难堪时,我们应冷静地对待.要相信,客人对酒店提出批评,大多数是处于对酒店的爱护和信任,是善意的,我们应虚心接受,切不可针锋相对,使矛盾激化,不可收拾.如属客人无理取闹,则交由领导处理.(3)当宾客对我们不礼貌时,我们不能以牙还牙,而是要有礼,有利,有节地解决问题.(4)当接待客人较多,工作量较大时,应注意服务态度和工作效率.客人多时我们的工作量较大,这时我们应注意:A.要对客人将礼貌,不要感到客人多是有求于我们而对客人冷淡,无礼,不耐烦,须知酒店兴旺,宾客多是宾客对我们的信任,是我们树立良好形象的好时机,不能以客人"有求于我们时我们不热情",我们"有求于客人"时才热情.B.要提高工作效率,作到镇定自如,忙而不乱,有条不紊地接待客人,做到"接一答二招呼三",接待好每位客人.(5)当接待的客人较少,工作量较少时,应注意加强自律.淡季或空闲时客人较少时,服务员紧张的神经往往会松弛下来,感到疲劳,且空闲时感到时间特别长,甚至会产生挨时间的感觉,这时,服务员往往会放松对自己的要求,产生工作紧张时没有的毛病,如聚堆闲聊,不注意行为举止,甚至发牢骚,讲怪话等.因此,空闲期间往往更容易检验服务员的意志.作为服务员,此时更应注意严格要求自己,要做到有无客人一个样,做好营业高峰到来时的准备工作,如小整一下工作场所,工作柜台,熟悉一下当天供应的食品,饮料,客人状态等情况,以备客人到来时把服务工作做得更好.(6)控制私欲的过分膨胀,不做一失足成千古恨的事.人有私欲是正常的,但必须在合情,合理,合法的范围内追求.在服务岗位上,服务员接触的人多,社会上各个层次的无所不有,也经常会见到某些所谓的"大款"动掷千金,与自己的工作报酬形成了强烈的反差,对此,服务员必须时常提醒自己,不可过分追求私欲,失去理智,不可利用工作之便贪污或去偷,去骗,甚至出卖灵魂和肉体,落得可耻的下场,当处在犯罪与法律,道德的天平上左右时,不能心存侥幸,一时冲动而自己失去控制,走上犯罪道路.(7) 在与同事,上级的交往中,应心平气和,遇有矛盾或争议,应忍让冷静.员工在与同事,上级的交往中,发生矛盾是在所难免的,遇到这种情况,员工应冷静地对待.因工作与上级发生争议,如上级正确,应当服从,如上级不正确,即使有意见或情绪,也不能在同事或宾客面前顶撞上级,与上级争吵,而应事后以适当的方式提出.如与同事因工作,性格,言语等发生争执,也应以理服人,得理让人,不能蛮不讲理,争吵嘲讽谩骂,甚至一时冲动打架斗殴,造成严重后果.如有争执最好请上级处理.(8)在日常工作和生活中,要讲究礼貌,遵守纪律.要以礼貌规范和纪律条例来规范自己的行为,要以良好的自制力克服日常生活中的不良习惯,如着装仪表不整,不雅的口头语,行坐不端庄,随地乱仍乱吐等.同时,也要以纪律作为行为的准则,不做违反纪律的事,如利用工作之便开客房给亲友住, 拿餐厅的东西吃,以为没人知道而心存侥幸,放松自制,一时冲动出现违章记录.
