沟通是信息的传递和交流的过程。沟通是咨询技能的重要一环,无论是谈单时达成目标的努力,还是方案讲解时达成的效果,都与沟通质量密切相关。
从社会心理学的角度来看,沟通过程由七个要素构成。第一信息源,是发起沟通的个体。个体对沟通的准备过程,实际上是整理思路,对自己的身心状态更明确化的过程。第二信息,是沟通者试图传达给他人的观念和情感。第三通道,是沟通的载体,在人际沟通中主要以视听通道为主。第四信息接受者,是沟通的另一方,信息接受者接受到信息后会进行转译,而沟通的质量取决于接受者对信息转译差异的大小。第五反馈,即沟通双方不断把信息会送给对方,这其中既有对方反馈也有自身反馈。第六障碍,是指信息不充分、编码不正确、误用载体和方式、误解、信息的自然增强与衰减。沟通双方缺乏共同经验也会导致沟通障碍的产生。第七背景,是沟通发生时的情景。包括心理、物理、社会和文化情景。沟通中,许多意义是背景提供的,词语和表情的意义会随背景的不同而改变。
了解了沟通的要素,在沟通时就可以有针对性地进行准备,以取得最好的沟通的效果。以项目报告汇报沟通为例:
首先,在沟通之前,顾问应做好充分的准备工作。这个准备工作不仅仅是报告的撰写,更重要的是对沟通各种情况的了解。沟通的目的是什么,是要讨论还是要决策还是要贯彻?沟通的参加人是谁,中层干部还是高层管理人员?参加人对项目都是什么看法,支持还是反对?沟通会召开的时候客户的时间安排紧张还是宽裕?这些都决定了在沟通时选择的手法不同。其次,在沟通时要注意身体语言的运用,更要注意用恰当的语言表达内容。咨询顾问往往有一个误区,认为写好报告就可以了,但实际上研究表明,在沟通过程中,内容占7%,视觉占58%,听觉占35%。这就说明,在沟通时的姿态使用不同的语调、音高和语速,对于信息接受者会有截然不同的效果。顾问不应该象是在念流水账,而要注意抑扬顿挫,该强调的地方要加强,并且放缓语气。还要非常注意身体语言的运用,这包括个人仪容仪表和精神面貌,还包括沟通时的面部表情、眼神交流。第三,在沟通时要注意反馈的发生。从上面的介绍,我们也了解了,反馈是双方面的。顾问不能只顾自己的报告陈述,而要随时读取信息接受方的面部表情、眼神,并根据这些信息及时调整自己的陈述速度和陈述方式。