爱华网一,每日库存信息共享: 为了更好地建立共享机制,除了日常的交流会共享信息外,还要建立一个信息共享的平台.针对公司内部同事:将配送仓,店铺,在途库存信息以量化的形式在共享夹上进行公布,以利于各位同事的了解,方便工作的开展.针对直营店铺和加盟店铺:以每个规格"有""无"的信息向他们进行传递,通过数据管理员下传给各店,以便与大家及时了解仓库的库存,下有效订货单.
二,加盟店货品运作分析:
每周一,周四分别对加盟店的配发销售进行分析.(周一分析的目的是将上周的销售进行总结分析;周四的目的是因为周末降至,从货品组织的角度提醒代理商需要进行货源的组织) 周一一周分析内容: 主要内容包括从整体销售,配发,库存的角度分析加盟市场本周配发的合理性,和上周的对比情况,并且可以明细到每家店铺.从单款货品的配发,销售,库存进行分析,分析货品2周或者2周以上的销售走势,对代理商的配发进行引导;从单款动销角度,将加盟市场销售10大排名信息进行共享,同样引导货源不足的店铺进行货源补充,没有配发这些商品的店铺进行动销商品的配发.并从销售,库存角度说明店铺(可以是整个市场,单个店铺)货源是否充足. 周四加盟店货品组织分析:主要从单店的销存对比的角度进行分析.新品上市加盟店的配发跟进.加盟店是否配发到位(区分大型市场,中型市场,小型市场,因为市场,店铺面积的差异决定了货品组织的不同).主款,畅销款商品的覆盖率.如果加盟店铺配发不到位,将信息传递给所属AD负责同事,并跟进落实情况. 调拨分析:从货品分布合理性的角度,提出加盟店的调拨建议. 三,重点加盟市场单店分析 针对分析中出现的问题对加盟市场引导,使其的经营状况能有提高并与公司的方针,政策保持一致.目前开展分析的重点市场是绵阳市场,内江市场,南充市场和乐山市场.对这四个市场,每周提供一份《加盟市场分析周报》,同时与AD进行沟通,对周报中出现的问题提出建议,引导加盟商改进.同时,也让加盟店对《加盟市场分析周报》的落实情况进行落实反馈. 现今重心在于做好这四个重点店铺的分析周报,在此基础上,逐步扩展分析范围,将一些有影响力的B类店铺也纳入进来,而且也要将分析周期从一周扩展到一月,一季度,形成一个完善而全面的单店分析体系. 《加盟市场分析周报》具体内容见附表. 流程如下: 制作《加盟市场分析周报》===〉〉交所属AD同事并进行讨论===〉〉传真给代理商===〉〉代理商反馈信息. 四,货源组织监督分析: 货源如果不能及时供应加盟店,除了不能获取更好的经济效益外,还会时加盟店对公司的货品运作失去信息.所以要从加盟配发的角度,根据仓库的货源情况是否能够满足往后1-2周的周转期,发现不合理的地方,及时将信息向组织货源的同事进行意见反馈,并要求他将落实的情况进行回馈,以便于对加盟督导,代理商货源组织的建议. 五,每日配发销售分析: 每日配发分析的制作目的是及时地了解前一天的配发和销售动态,做好快速反应.具体内容见附表.五,对新店开业加盟店的首期设置进行审核.新店开业货源组织是否合理直接影响店铺开业时的销售,影响消费者对我品牌的看法.如果发现AD科给店铺的首期设直不合理,将调整信息传递AD,并进行跟进. 六,加盟店退货的核算: 1,每季度根据总公司的规定,对特定货品进行退货核算.根据每家加盟店铺的退货率,进行单款退货量的测算,计算出可退货量;再根据加盟商的实际退货量对其进行补差核算,将补差额返还给加盟商;同时还要根据"不退货奖励政策"对不退货的店铺进行资金核算. 2,日常加盟店的次品补差核算,调价后的补差核算等.数据管理工作流程 日直营门店和加盟店铺销售数据,订货单的导入和处理:
订货单和销售报表的导入:进入ERP管理系统---EDI数据交换平台---新老系统数据交换---并轨导入单据程序---选中要导入的单据---开始导入;此项操作必须是有"新老系统数据交换"权限的数据员才能执行,如整个分公司系统内全部使用的是新系统,不需执行此项操作. 订货单导入完毕后,需对各店订货单进行处理:进入ERP管理系统---市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商订货单管理---下级代理商订货单查询管理---查询条件为:x年x月x日至查询当日,订货单进度为"已确认"的单据.查询出来以后,点开该订货单的明细,查看一下该订货单所订货品的款号和规格是否有误.如订货单有误,立即通知负责该店的销售部AD员对这张订单进行修改;如无误,直接对订货单进行"审批"处理.直营门店订货单可由订货门店和直营督导自行审批. 订单审批后,要进行计划分配管理,再处理给仓库配货:进入ERP管理系统---仓储配送管理---计划分配---填制计划分配单---找到要分配单据开始分配(可按计划分配或按商品分配)---生成计划分配单;订货单的分配一般是按需配发,辅料和货品分开配发. 出库处理:进入ERP管理系统---仓储配送管理---出库---填制出库单---新增一张,条件:出库仓库为"配送仓(辅料仓)",再根据订货单选择出库方式,引用原始单据编号(计划分配单的编号);单据引用过来后再对该单据进行"保存","确认"处理,并"开始分拣装箱";打印出分拣单,由仓库配货员拿去配货,再经过"扫描","封箱",最后"出库". 出库单撤单和冲单处理:找到要冲或要撤的单据,点开明细直接在"功能"里面点击"冲单"或"撤单";然后再在计划分配里面找到那张原始分配单,同样"撤单",最后再把该订货单撤掉.如果该出库单的订货方已入库,则应先冲或先撤对应的入库单,再冲或撤出库单. 仓出入库的办理: 总仓入库:仓库收到总部发来货品或辅料,并清点完毕,确认无误后,才能办理仓库入库.进入ERP管理系统---仓储配送管理---入库---填制入库单---新增一张,入库条件:入库仓库为"配送仓(辅料仓)",入库方式为"代理商订货入库",引用原始单据(总部出库装箱单);单据引用过来后再对该单据进行"保存","确认","入库"处理. 总仓出库:出库货品给总部的情况有正品,次品和辅料,出库方式有调拨出库和退回出库.进入ERP管理系统---仓储配送管理---出库---填制出库单---新增一张,出库仓库为配送仓,辅料仓或次品仓,再根据所出货品选择出库方式,引用原始单据(总部计划调配单或计划退货单);单据引用过来后再对该单据进行"保存","确认","出库"处理. 总仓出入库单据的冲单和撤单处理:如总仓的出入库单据有误,我们只对该入库单和出库单进行冲单和撤单处理,不需找到原始单据撤单.冲单和撤单步骤同上. 铺间调拨和退仓货品处理: 直营店铺间的内部调拨:店铺间的内部调拨由发货方开据"内部调拨单",一式三联单,收货方收货签字确认后,由发货方拿相应的底单来办理调拨手续. 进入ERP管理系统---仓储配送管理---仓库计划调拨---填制计划调拨单---新增一张调拨单---输入发货仓和收货仓,调拨商品明细,要求发货时间等内容,"保存","确认""审批"完毕.再进入仓储配送管理---出库---填制出库单---办理调出仓库的出库;出库完成后,再进行入库,填制入库单---办理接收仓库的入库.调拨单的办理顺序为先出后入,注意调出和调入仓库的选择. 直营店调加盟货品的手续办理:所调货品可以由直营店发给加盟店,但单据处理先由调出的直营店铺将货品退配送中心,再填制调入的加盟店铺的订货单,最后再由配送中心出库给调入的加盟店.填制计划调拨单的步骤和店铺间的内部调拨一样,只是在接收仓库选择时是"配送仓".最后还要填写一张加盟店的订货单,备注里注明是某直营店调入,再计划分配,正常出库. 直营店铺的退仓货品处理:退仓货品先由配送中心收货验收后才能办理.直营店的退仓货品一律是按调拨回仓库处理.填写计划调拨单的方法同上,只是在接收仓库的选择上有所不同,出入库方法一样. 加盟店铺间的调配处理:加盟店的调配单据流程同直营店一样,也要先退回仓库再发给调入加盟店.进入ERP管理系统---市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商退货(调配)管理---填制下级代理商退货单(调配单)---输入发货仓和接收仓等内容,"保存","确认","审批";出库单由加盟店铺自行填制,当调出加盟店办理了出库后,配送仓就可以办理入库了,进入---仓储配送管理----入库---填制入库单;入库完毕后,还要办理调入加盟店的入库.进入市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商订货管理---填制订货单,再计划分配,出库. 加盟店铺的次品退货处理:退次品时,次品仓负责人在收到次品后处理.进入ERP管理系统----市场销售管理----下级代理商管理----下级代理商退货管理----填制一张代理商的计划退货单,然后再进行退货处理.仓储配送管理---退货处理---填制退货商品暂收单---输入实收待处理次品数量---退货商品处理---输入实际次品数量;再办理该店的退货单,进入仓储配送管理---入库----填制入库单----入库方式为"下级代理商退货入库",接收仓库为"次品仓","保存","确认","审批"入库. 加盟店铺的正品退货处理:加盟店除了平时退次品外,只有季末才有正品退货.正品退货的处理必须要先核算该店的退货率才能办理.进入ERP管理系统---市场销售管理---下级代理商管理---下级代理商退货管理---核算下级代理商可退货量---选择核算日期,商品和加盟店,核算完成后可以对该店的可退货量进行查询;退货量核算了以后才可以填制"下级代理商计划退货单",退货品种为正品.然后配送仓负责人在收到该店所退货品并验收完毕后,办理退货手续.进入仓储配送管理---退货处理---退货商品暂收---退货商品处理,输入实际到货数量,进入仓储配送管理---入库---填制入库单---方式为"下级代理商退货入库",接收仓库为配送仓,"保存","确认",再"收货". 注意:所有的调拨和退货方式都是调出方先出库,调入方才入库; 仓库货位搬移: 如配送仓实行货位管理,在直接办理了配送仓的出入库或办理了有关配送仓的调拨单据时,应对出入库或调拨商品进行货位搬移.成都公司配送仓现货位分配为:001:男装区,002:女装区,003:配件区,888:发货区,999:收货区. 货位搬移不一定在处理完一张单据时进行,可以处理一大批入库或出库后进行,但必须保证仓库库存的准确性和及时性,一天一次.具体处理方式如下:进入仓储配送管理----货位搬移管理----货位存放商品明细查询,把不在正常货位上的商品查询出来,也就是在888发货区和999收货区上的商品然后在根据货位填制货位搬移单,填制货位搬移单----新增一张----选择移出货位和移入货位---保存---确认----执行. 888发货区货位上的商品一般为负数,应由001,002或003货位上商品移入,999收货区货位上的商品一般为正数,应由收货区货位上移出到001,002或003货位上.每天必须保证888发货区和999收货区货位上商品数量为0. 仓库月末盘存调整:盘存前首先要确定仓库当月的盘点日期,办理完仓库当月截止到盘点日期前的出入库手续;直营店铺盘存要保证盘点当天的销售报表已经汇总完毕,并上传.进入ERP管理系统---仓储配送管理---盘点账务管理---生成盘点表,选择盘存仓库或店铺,生成的盘点表日期就是盘存日期. 实物盘点完毕后进入仓储配送管理---盘点账务管理---填制盘存清单---新增一张---引用生成的盘点表---输入实盘数量,保存,确认; 输入完毕后进入仓储配送管理---盘点账务管理---盘点账务调整管理---把输入的盘点表查询出来,汇总,确认表上显示的实盘数量,账面数量和差额数量.如生成盘点表后仓库还有盘存前的出入库,可"重新计算应存数",再汇总.如差额确认无误后可对该盘点表进行"确认","审批过账".审批过账后该盘点表不能再做修改,同时所调整的盘点仓库库存也被调整为实盘数量,整个盘存操作完毕. 如盘点表审批过账后发现实盘数量有误,可再生成一张盘点表,重新输入正确的盘存数量,再做调整.财务成本维护: 月中成本核算:月中的成本核算一般是有新款到货或退仓货品时才进行的,一般是临时核算.进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本核算---选择成本组,起始日期,商品码和核算类型"临时核算";成本核算完毕后可以对单位成本进行查询,出入库单据和商品进出存报表的成本不会发生变化. 月末成本核算:月末成本核算是在本月盘存调整过后进行的正式成本核算.月末确定本月出入库手续和盘存调整已做后才能进行.进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本核算---选择成本组,起始日期,商品码和核算类型"正式核算"; 成本结转:月末正式核算成本后要进行成本结转.进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本结转---确定成本结转日期,开始结转.成本结转成功后系统自动封账,也就是结转当月不能再有进出发生.成本结转完毕后可在商品进出存报表中查询当月期初成本和结存成本. 成本结转撤消:如成本结转后还要办理结转当月的出入库,可以成本结转撤消后再办理.进入ERP管理系统---财务管理---商品成本管理---成本结转撤消---确定成本结转撤消日期,开始撤消.出入库办理完毕后,再重新核算成本,重新结转. 注意:成本核算时无论是正式核算还是临时核算,选择的核算精度为:货品"1"是款号,辅料"9"是规格.商品零售价和结算价格维护: 直营门店和加盟店铺零售价格维护:进入ERP管理系统---价格管理---市场零售价格管理---下级代理商市场零售价格管理---填制下级代理商市场零售价格单---选择公布日期,执行日期,价格范围和商品明细,"保存","确认","审批","执行",直营店和加盟店的零售价都是"指定价格",除非有特殊说明. 加盟店铺结算价格维护:进入ERP管理系统---价格管理---标准结算价格管理---下级代理商标准结算价格管理---填制下级代理商标准结算价格单---选择公布日期,执行日期,价格范围和商品明细,"保存","确认","审批","执行",加盟店的结算价一般都是"合同折率",除非有特殊说明. 新店开业和各店铺档案维护: 新店开业:接到新店开业通知单后,上传一份给总公司数据科,由他们把开业店铺的基本要素设好,如:店号,合同折率,退货率,开业时间等. 基本设置完毕后,要导入店铺的初始价格套.进入ERP管理系统---价格管理---市场零售价格管理---下级代理商市场零售价格管理---填制下级代理商市场零售价格单,商品明细和价格由其他加盟店导入即可.结算价格操作同样如此. 有关加盟店或直营店铺的基本信息的变化,在ERP系统里面也要作相应的修改.加盟店基本信息的修改:进入ERP管理系统---客户关系管理---下级代理商关系管理---找到要修改的加盟店,修改完成后"保存"退出.直营店基本信息的修改:进入ERP管理系统---市场销售管理---下属直营门店管理---下属直营门店档案管理---找到要修改的门店,修改完毕后"保存"退出. 配送中心工作流程 组织与职能 1,组织图 2,职能描述 2.1配送中心职能描述 配送中心:负责成都公司所辖区域服饰商品,辅料商品验收,配发,保管过程的运作与管理,负责中心内部日常的人事,行政管理. 配送中心副主管:上对经理负责,下辖开单,扫描,仓储,总核,托运,处理,车队.各组.组长. 配送中心副主管:上对经理负责.下辖开单,扫描,仓储,总核,托运,处理,车队.各组.组长. 开单组职能描述 2.2开单组:负责计划开单,打印(计划单),出入库登帐(出/入库单由数据科开)及相关工作记录. 开单组组长:上对物流中心主管负责,下辖本组各开单员 2.3仓储组职能描述 仓储组:负责服饰商品上架,配发,库区整理,摆设与日常管理. 仓储组组长:上对物流中心主管负责,下辖本组各开单员 2.4扫描组职能描述 扫描组:负责商品出库扫描,装箱开单,找印(装箱单). 扫描组组长:上对物流中心主管负责,下辖本组各扫描员 2.5总核组职能描述 总核组:负责出入库商品的复核(点数),装箱,抄写反馈表,封箱及包装(缝包,打包,抄写店名). 总核组组长:上对配送中心副主管负责,下辖本组各总核员. 2.6托运组职能描述 托运组:负责出库(配发出席库,调拨出库,退回总仓出席库)商品的托运,送货,入库(订货入库,调拨入库,专卖店退回入库)商品的提货,收货. 托运组组长:上对配送中心副主管负责,下辖本组各托运员 2.7处理组:负责商品收发,整理与日常管理;退货商品的办理,(清洗),检验;记录. 处理组组长:上对配送中心副主管负责,下辖本组各处理员 2.8车队职能描述 车队:负责商品运送与行政用车 车队队长:上对中心主管负责,下辖本队各司机 配送中心工作流程 一,接单员 1,接单:分拣单应做好记录或登记,并及时进行凭证号的核对;送单要到位且做好指示牌的划分(兼托运反馈表的核对) 2,保持口令的唯一,接收分拣单------将分拣单的凭证号记录在分拣单登记表上------分拣单送至对应的配送组------按分拣单配发的店分配指示牌------定时核对所接收的分拣单. 3,接托运反馈总表与致各店信息反馈表------两表核对店名,件数------差异的由托运员核准;无差异的装订后分别传递销售部AD员存档保管------仍未核准的报上级处理. 二,分拣员 接分拣单并准确配发,规范填单(配一规格填一项,每行有小计,每页有合计,分拣人要签字)同时库区与货区的清理和库区整理与调整维护------区分配发各店(出库单号,店名写在箱盖内侧),及时将配完的店发送至扫描区并根据指示牌所示整齐摆好所配的各箱货品.库区整理及摆设标准 ①库区摆设:箱箱叠放要正立,每箱外条码要一致,坚排规格要一致,箱内数量要一致,两款之间要注名. ②上架:散装品种及不统一装箱量应优先上架,配发后的补货上架应从库区外面依次往里来取货,如竖排一规格已空,应及时把整排货作出整理,以利于合理利用库容 三,扫描 1,配送人员按指示的店名整齐摆放货品;将到齐的店的计划单收集后交开单员才按实物进行扫描装箱(装箱不能超出箱高);装箱要保持箱内货品款,色的次序即色色集中;如发生装箱出现差错作出调整时应在取回装箱单后速大该箱注名相应的标识并及时将此处理妥善;每家店应集中由一人单独扫描如配量较大的店可按配发楼层分批独立进行扫描. 2,扫描与上指示牌并督促配送员整齐摆放------收齐计划单交开单员后进行实物扫描,保证每色每规格需经扫描器扫描------分款分色分规格装箱并打印装单粘贴在箱盖内侧------完成一家店后通知开单员核对,如有差错应在被调整的箱盖外侧注名△以进一步核准并将属配送员差错记录在〈差错登记表〉上,将准确出库货品调整到位------被确认无误后更换指示牌开始下一家扫描. 四,总核组复核与装箱: 1,总核与装箱:根据装箱单的量进行货量清点,核对准确(实物量与装箱量相符,如有注名标识的应重新核准)后于装箱单上签名连装箱单一起封在箱外;当扫描人员将货扫出来,总核人员必须把已扫出来的货立即按次序整齐地排列;装箱应分款,分色,分规格,每箱货物要装紧(如箱过大应选择相应大小的箱子,如不足量的应把箱子折叠紧后再封箱),破损的箱子一律不得用于装货 2,反馈表:据出库单的总量与各箱的总量的一致后将出库单装在箱内(黑联留底,红联交托运人员:托运时根据反馈表的件数将货物托运出库,并将有关托运内容写在反馈表相应的格式里)才进行下一步操作(反馈表的抄写应按照其规定要求填:随货发时有辅料及不能发退的货和宣传品及细小的如名片,员工牌,帐卡等应在反馈表上注明,同时辅料出库单粘贴在反馈表上;反馈表填写字迹清晰,工整,注名复核时间,列清箱数与件数);辅料还应将实物量与出库单加以核对 3,封箱:要:"紧"胶带要粘紧,竖着封三道(两边各一道,中间一道),横着封一道 4,包装:套纺织袋应用相应的规格套紧(写上店名),如两箱套一袋时应选用一箱子要一致;辅料之易碎品须用木箱包装 5,写店名:字迹要清晰,端正(保持地址本的整洁与保管,不得在地址本上乱涂,乱画,如接有地址修改通知应及时上报指定人员进行修改入册) 6,接扫描后附有装箱单的货品------清点实物与装箱单量核对------无误封箱中间一道并将装箱单签字后粘贴在箱外------抄写〈致各店发货信息表〉与接出库单核准------信息表须注名复核时间与各类详细物品及量------出现表单不符或注有△须将数量重新加以确认与反馈(开单与扫描)------无误后将装箱单放入箱内并封箱与套编织袋,注名店名------缝包与打包,抄写地址并整齐将各件货品堆放托运存放区------将〈致各店发货信息表〉存用与交送托运员. 五,出库 1,接扫描员通知引用装箱单并进行款,色,规格的逐一核准,确认才打印出库单,同时做好出库单凭证的登记与传递;如核对出现差异应待扫描员调整完毕后才打印出库单,但已发出库的应及时反馈到相应部门并落实解决方法;每家店应集中办理出库如配量较大的店可按配发楼层分批独立办理出库 2,接扫描员递交的计划单------接通知引用装箱单进行核对:款,色,规格------核对出现差错------计划单与实物不符属配送员差错,装箱单与实物不符属扫描员差错------协作调整到位与差错记录------核对确信无误后打印出库单------在〈结算单登记表〉上记录凭证号并按票据的规定要求传递. 六,入库 加盟店入库: 1,加盟店正次入品库:接整理仓退货单按先到先退的原则------填制下级代理商退货单------待退货方出货后(进度为已发货)再进行退货处理①填制正,次品退货暂收数量(退货商品暂收数量不能大于退货单数量)②填制正次品处理接收数量------入库(下级代理商退货入库) 2,;辅料入库:接整理仓退货单按先到先退的原则------填制下级代理商调配单(辅料)------待退货方出货后(进度为已发货)入库(下级代理商调回入库) 公司要求加盟商退货入库:接整理仓退货单按先到先退的原则-----填制下级代理商调配单(正品)------待退货方出货后(进度为已发货)入库(下级代理商调回入库) 4,直营店入库: 填制仓库计划调拨单------为退货方出库到成都仓库(正,次品仓)------入库(调拨入库
