爱华网系列专题：《创业者必读圣经：山木方法》
建立《工作日志本》 山木为每个部门和每名员工配发工作日志本。要求他们做到： 工作中每件事项必须记录，避免遗漏，利于沟通。 日志记录一日一页，不可多日一项或多页一日。 每事一记，注明时间、地点、人物、内容、前因后果。所记录事项需要解决的及早安排，交待任务时遵循HWWC原则。 需多日完成的事项需在每日日志内记录完成情况和进度，直到事项完成为止。 部门日志每个成员每日下班前进行阅读，检查所记录事项是否已经完成，交待他人的事情督问结果，并在当页注明“阅”及本人姓名。 建立《每周工作计划表》 山木每个部门和每名员工必须为自己的一周做出详尽规划，制定《每周工作计划表》，要求： 按照本周要做的事情的时间顺序或事情的轻重缓急，制定具体计划； 一个团队按照本周的任务分配一起制定新计划； 每周对团队计划做总结，检验本周计划效果是否达到，对计划进行重新安排。 凡事预则立，不预则废。设立《每周工作计划表》，一则可以增强员工“凡事做计划”的意识；二则可以培养员工的计划能力和前瞻能力；三则可以将大目标细化为小目标，将长流程分解为小步骤，最终提高工作效率。 下面是《每周工作计划表》的示例： 《山木每周工作计划表》 部门：姓名： 优先级 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期日 紧急而又重要的事情 紧急但不重要的事情 不紧急但重要的事情 不紧急又不重要的事情 山木还有一个“好记性不如烂笔头”的措施：就是在员工工作证的背面特别制作了一个小笔记本，同时工作证上附带一支笔。由于员工工作证是员工在工作时间必须佩戴的，因此，这个小笔记本也就随身携带了。在工作中，不论员工遇到什么需要记录的事情，都可以第一时间拿起笔来，记在小笔记本上。小笔记本再配合《山木工作日志本》和《每周工作计划表》，工作也就可以做到万无一失了。
经典案例 一个叫醒值百万 吴先生是成都客商，为了谈一笔生意来到重庆，在入住重庆某四星级大酒店时，向总台服务员预约了“叫醒服务”，时间定在第二日早上9点整。可是，直到第二天10点，吴先生自然醒来，房间内的“叫醒服务”也未启动。为此，吴先生大发雷霆，将饭店告上法庭，要求饭店赔偿其近百万元的损失。 原来，吴先生此行的目的就是与生意伙伴签订合同，时间定在第二日的9点30分。但是，由于酒店负责“叫醒服务”的员工当天早上事情太多十分忙乱，忘记了吴先生的“叫醒服务”，导致吴先生未能如约到场，不仅使他错失了这次合作机会，而且还严重失信于自己的客户。 其实，人的记性是有限的，如果这位服务员将她每天早上要做的事情记录下来，依次去做，大概就不会造成这么严重的损失了。 一时疏忽酿成大错 高经理也在遗忘曲线的左右下吃到了苦头。他公司的一批商品出口美国，结算方式为信用证。按道理他发了货，也提交了相关单据，就可以拿到钱了，然而，美方却拒绝付款。原因是该公司没有按信用证规定送一份许可证正本、两份许可证副本，只送了一份许可证正本。而如果把两份许可证副本再邮寄过去最快也需要三天时间，这时银行信用证已经到期了。 高经理十分苦恼，尽力与美方进行协商，最后，美方要求高经理出6000美元现金抵押文件差错，才付款结汇，否则，便退订此批货，违约责任还在中方。迫于无奈，只好答应了对方的要求。 后来，高经理下令查究责任，结果令人扼腕——文员在办理快邮时一时疏忽，忘了将副本也塞进邮包。很小的错误，却造成了无法挽回的损失。 山木运用 “烂笔头”定律在山木发挥了巨大的作用，《工作日志本》制度和《每周工作计划表》制度不仅让员工的工作更有效率了，工作中的失误大大减少了，而且，让山木的管理水平随之上了一个台阶。山木的《工作日志本》不仅可以充当备忘录，帮助员工记下所做之事和将做之事，减少疏漏和错误，还有利于增加员工之间工作衔接的紧密性，让各个部门间通过相互查阅部门日志了解各自所处理的事宜，增强了工作交流和协作。 在推出《工作日志本》以前，曾经发生过这样一个事情：2004年，山木培训（中国·北京）的一所分校新开了一门韩语课程，该分校课程顾问在开课前三天集中打电话给该班学员，提醒他们准时来上课，但当电话打给一名赵姓学员时，却发现手机关机，这名课程顾问又在当天的下午、晚上和第二天的上午又各打了一遍电话，仍然是关机。本来这名课程顾问打算再找时间给学生打电话，却因为家中有事临时请假走得匆忙，忘记把这件事交待给校内其他工作人员。等到该课开课点名时，老师才发现赵姓学员未到校，于是打电话给这名学员。赵姓学员很生气，责问老师为什么没有提前通知他，进而对山木信誉产生怀疑，决然提出退学要求。虽然后来经过调解，他还是把课上完了。可是毕竟给这名学员制造了不愉快，留下了不好的印象。事后反思，我们发现，这是由于分校员工之间没有做好工作的衔接造成的。为此，我们特别推行了《工作日志本》，每一个工作团队都拥有一本《工作日志本》，凡团队内应做之事、未做之事、将做之事、做而未完之事，都记录在内，这样，不论是谁的工作，如果有未完的，其他人都可以看到，也就可以帮助弥补。自从我们推行了《工作日志本》后，这种因为工作衔接不够造成的工作失误，就几乎没有了。 《每周工作计划表》的设置，对集团的帮助也十分明显，以外出宣传计划为例，分校要扩张业务，让更多人了解山木，“走出去”是一个必然的途径，但是在此之前，9：03分上班，为了外出，员工们往往需要准备一个多小时，再加上交通时间，等赶到宣传地点布置好已经到了午饭时间，一天的宣传工作日最后发挥作用的只有半天，造成了极大的浪费。
