爱华网第三章原则一：设定情境
所有的思考和学习都发生于一种情境中。思维总是在寻找情境以创造内涵。
——艾德·克拉克
（博士、教育家、《设计与执行一个整体课程》（Designing and Implementing an Integrated Curriculum）的作者）【案例】
从正式会议到汇谈：墨西哥国家社会事业基金会卡洛斯·莫特·马盖卡洛斯·莫特·马盖是我共事很久的一位同事，他曾经把“世界咖啡”的方法引入墨西哥许多公司、非营利性组织以及大学、政府等组织的活动中，探讨过多种多样的问题，包括情境设计、愿景勾勒、青少年发展、不同利益群体博弈等。营造一种符合“世界咖啡”目的和流程的情境有助于参与者在一个共同的框架下畅所欲言。本文讲述的是卡洛斯帮助一个重要的政府社会经济发展论坛营造情境的经历。我很乐意在此和你们分享组织这次论坛的经历，因为这次活动起初看来很有难度，结果却令人非常满意。一天，国家社会事业基金会（以下简称FONAES）的规划司主任罗拉和我联系，让我来组织这次论坛。国家社会事业基金会是隶属墨西哥经济部的，在帮助创建墨西哥新兴“社会经济”中起着关键的作用。这种经济在考虑单纯经济因素的同时，还考虑了社会和社区团体的需求，旨在改善人们特别是弱势群体的生活。这些需求因素包括小企业、合作型组织，以及其他地方发展举措等方面。
罗拉计划组织一次官方的正式汇谈，这是一次重要的会议，来探讨新兴的社会型经济。举办这次会议原本的目的是把世界各地主要的研究社会型经济的专家们聚集到一起，让他们与政府的官员们分享一下他们在这方面的研究成果和经验，这些官员主要来自经济部和社会发展部。我在墨西哥参加过许多次这样的会议，这种会议大多是非常正式和高度结构化的官方活动，有主题发言人或专家组。有时候，也有一些提问的机会，但都是单向的信息分享，发言人和观众之间、参与者之间很少有真正的交流。
我和罗拉讨论，在墨西哥历史上这样一个关键的时刻，我们怎样做才能深刻理解墨西哥社会型经济的机遇。我们想出了一个方法——为什么不把以演讲为主的活动转变成以讨论为主呢？为什么不把这样一种正式的会议转变成一种互动性更强的论坛，大家可以在交谈中相互学习呢？是的，国际上的专家能够提供一些新的观点，但是之后我们还可以用这300个参与者所提供的智慧和经验来思考墨西哥独特的现实和环境。每个人都可以设想，哪些方面的创新能够开创一种可以带来社会和经济利益双赢的新经济。
在我心中，我想把这次活动办成一次真正活跃的盛会，而不仅仅是把少数人的观点和知识传达给其他人。当然在做之前，我们还必须征得国家社会事业基金会主要领导的同意。令我们高兴的是，他们欣然同意我们这样做。然而，我认为他们还是有许多顾虑的，因为以前从来没有这样做过。我们要设法让那些主要领导在一起体验一下这种“世界咖啡”的新方法。所以我建议罗勒先举办一个由12个国家社会事业基金会高层领导参加的小型世界咖啡会议。在共有3轮的小型世界咖啡式汇谈中，通过这种互动性极强的谈话方式，我们把注意力集中在国家社会事业基金会未来最佳的发展前途上。在这次小型的世界咖啡式汇谈中，产生了许多有趣的观点。我们把这些观点写下来，并给与会的12个高层领导每人分发了一份，这让他们对“世界咖啡”这种互动性极强的谈话方式产生了浓厚兴趣。这样，我们就与这些高层领导之间建立了良好的工作关系。可是，我们仍然还有许多细节性的工作要做。
我们发现需要周密计划并且要花费大量的时间，来应对因改变传统做事方式而带来的挑战。我们核心策划团队的成员在这4个月中每两周碰一次面。然而，我们并不介意这样努力地工作。在官方会议中尝试这种新的方式使我们感到非常有趣和兴奋。
要做的第一件事情是构思出要邀请的人的名单。一旦我们要改变以前那种专家们单向的信息分享方式，我们选择参与者的标准也要改变。为了保证高质量和充满创造性思维的汇谈，我们不仅需要邀请一些政府要员，也要邀请一些商界人士、农民、NGO的代表、研究人员、教育工作者——可谓是整个社会的缩影！这样做是非常重要的，因为我们意识到，任何一个单独的利益集团不可能对复杂的社会问题给出创新的解决方案。
我们还要设计一个独特的邀请函，来表明这是一次与众不同的特别的会议，与会的每个人都将对墨西哥社会经济的发展前途发表自己独特的观点。我们给每一位将来参加会议的嘉宾都发了一封非常个性化和充满热情的邀请函。在邀请函中，我们分享了这次论坛的目的：“为与会者创造一个反省的空间，进行国家和国际间经验交流的空间，以及产生一些将促进墨西哥以及全世界社会经济发展的知识见解的空间。”
我们也为这次活动设计了一个特殊的会徽（见图31），它的图案代表着我们要在会议上进行的不同类型的流程。它向人们表明我们可以通过许多途径获取知识，但是创新和智慧的火花只能产生在整个汇谈的过程中。
我们惊奇地发现，人们的反应非常迅速。在墨西哥，通常情况下这样的会议是需要投递邀请函的。但是我们这种非常个性化和充满热情的邀请方式图31 代表知识汇集的会徽（即使是通过电子邮件的方式）还是吸引了许多人，包括来自世界银行的代表们、西班牙蒙特拉贡合作社的代表们和法国沛丰公司的代表们等重要与会者。另一个我们感到惊奇的事情是我们事先为专家们营造了一种独特的情境，他们一进门就会明白他们来这里不仅要发表演讲，还要作为一个学习者和自由发表言论者参与到整个会议中。我认为这种别具匠心的做法让许多人感到惊喜。
接下来我们需要对这件事的要点进行协商。我建议我们应在世界咖啡的形式下运行整个论坛。FONAES的领导认为这太违背事情的通常做法，折中的办法是让上午的主题演讲按照原有的模式进行。然后，我们安排上午这些演讲者与主持人形成一个对话圈，让他们在观众面前互相学习、分享。这些专家间的对话圈将会成为所有人参与下午世界咖啡式汇谈的桥梁。午饭后我们会移到附近一个房间，在上午的基础上所有与会者一起探讨关键问题。
我们在“世界咖啡”所提出的问题是十分重要的，这对帮助人们理解我们在一起探讨的情况很有好处。我们曾经就核心策划团队如何提出有力问题举办了一个短期的研讨会。这在FONAES的内部是很重要的，因为会议情境从传统的专家宣讲模式转变为以讨论问题为主的模式，提供一个问题需要让所有的参与者贡献他们的知识和经验。例如，有个问题是，“除了理论上的定义，对你来说，社会型经济的真正含义是什么？”我们事先把这些问题交给了演讲者和主持人。这能够帮助清晰框架，在这个框架下他们在上午的主题报告和下午“世界咖啡”之前演讲者和主持人的对话圈中分享他们的见解主张。
为了使外界环境适合这样的汇谈，我们遇到了一些现实的挑战。首先我们得改变饭店陈设，因为我们需要弹性较大的环境，从而可以进行世界咖啡式汇谈和陈列各种经济社会项目的学习展品，这些是用于促进思考、刺激对话的源泉。第二，墨西哥的宾馆只有供坐下10人的宴会桌，所以我们还要租借特殊的小桌子。还有其他的小细节，比如准备彩色标记笔、小花瓶和花等。这些看起来是小事情，但是你要知道，我们是在与一个墨西哥政府机构打交道。FONAES的财政部门从来没听过一个会议要用小桌子、小花瓶，用特殊白纸作桌布，还有装着几百人用的标记笔的杯子！这是一个需要我们不断去协商的事情，他们都很开通，并且到最后，大部分的事情都解决了。
活动这一天终于到来了。我想，我们所说的开办“世界咖啡”在设置情境方面与之前的准备工作是一样的重要。我们认为有必要帮助人们了解适合在一起学习的“世界咖啡方式”是什么，不然，每个人都会恢复到他们传统的做事方式。我提醒他们，收到邀请是要去参加一个汇谈，而不仅仅是去听演讲。我还告诉他们，在世界咖啡式汇谈中每个人都是平等的，没有身份高低之分，每一个思想都是有用的贡献，每个人分享他或者她的经历都有价值——即使是一个乡下的农民坐在一个知名政府官员和重要经理人旁边。在我解释了我们将怎样一起工作后，我请每个人都移动到新的桌子旁，以便我们能确定每张桌子旁的人们都能很好地交流不同的生活经历和观点。FONAES的代表作为会议的主人为大家服务，欢迎人们来到他们的桌子，让每个人都感觉到很舒服。
我想人们在一开始时都会觉得有一点紧张。“世界咖啡”第一轮开始时有点缓慢，人们还比较犹豫，但仅仅是几分钟。很快人们开始无拘无束地谈论，活跃的思想交流开始了。当进行到第二轮时，你可以感受到人们对接下来发生的事情感到很好奇。他们喜欢从一个桌子移动到另一个桌子，见到新的人们。
在三轮汇谈之后，我们召开了一个全体会议，邀请所有成员分享他们的发现和感受——汇谈对他们个人意味着什么。很多人诚挚地表达了自己的想法，特别是一些农村来的人对他们能如此容易地与高层官员聊天而感到惊讶。还有更多的政府高级官员和商界人士说，在这样的汇谈中，他们从那些平时没有机会接触的人身上学到了很多。情境的改变使得每个人都是平等的，没有权威的大小或者阶层的高低之分。
在第二天的“世界咖啡”结束时，就好像是我们在一个大花园里耕作，参与者和专家所带来的思想就是我们放入土壤的养料和播种的种子。到了第三天下午，小组中似乎有了变化，人们比以前更加具有反省能力。这种不寻常的感觉，充满了活力、气势和深度。比如，当人们聆听小组的一个人讲话时，整个房间会变得很安静。情绪从仅仅是“喔，哇，这真有趣，真让人激动”转变为对每个人所说的真正内涵及其昭示未来可能性的深思熟虑。这是让我感到神奇的时刻。
放弃了传统的方式，冒险转变会议情境的后果是什么？首先，它创造了一种与其他大部分的会议里不同的气氛，我深深地感受到，人们感谢有这样的机会来提出自己的想法和见解，从而通过汇谈改进自己的工作，并为墨西哥的共同利益合作。我能想象，300个人在他们自己的关系网或者是机构中，即使每个人只汲取一个有关新兴社会经济的关键发现，其影响亦是深远有力的。
从实际成果来看，FONAES的负责人告诉与会者，这次汇谈的成果将在接下来的一年帮助建立议程并且确定组织努力的重点。此外，第二个国际论坛已被安排来研究我们在此次会议中得出的观点。一个与会的专家，西班牙经济社会同盟的主席桑斯·马克德·卡斯特罗，说这是一种与众不同并且有效的学习方式，他很乐意将这样的世界咖啡形式带给他的西班牙同事，可以让这种多部门思考和汇谈的形式用于别的关键问题的探讨中。
我的这次“世界咖啡”经历的关键发现是什么呢？当你为各种利益相关者设定情境、提供简单互动的形式，形成一个在一起的、真正的、跨越传统界限的平等谈话，接下来发生的事情是令人吃惊的。一开始会感觉到这是一个很大的挑战，但冒风险是值得的！看到不同社会和经济背景的人们一起来为墨西哥的未来出谋划策对我而言就是最大的回报。
【视角与观察】
埃里克·弗格是开发网上学习社区的一位先驱者，他第一次向戴维和我展示了情境对于提供个人和团体富有意义的深入学习框架的重要性。
图32 情境的角色埃里克在不久前写了一篇名为“从情境中学习”的关于组织学习的文章。文章中包含了一个非常简单但特别重要的观点（见图32），启发戴维和我用可视化的方式描绘了情境的作用：在一次好的汇谈中，情境支撑、围绕并传达着汇谈的内容和过程。
一、情境的职能
情境就是环境、参考框架和周围的因素，这些综合在一起，有助于我们给自己的经历体验赋予内涵意义。我们大多数人都不习惯去有意识地考虑情境，即使情境的存在对于我们创造理解模式至关重要。当大的情境与我们探索的内容或正在运用的过程没有清晰的关系时，我们就变得非常困惑和不知所措。
图33 情境要素设定情境包括有意识地创造灵活的界限，使群体的合作性学习得以呈现。我常喜欢将情境比作河岸，它有助于汇聚而不是控制观念与思想的河流。在计划一次重要汇谈时，“世界咖啡”主持人和策划团队扮演着设定情境的关键角色，他们帮助集中（但不是控制）汇谈内容，并在会议前和会议期间为塑造汇谈过程提供支持。
图33的嵌套碗图有助于我们理解情境的设定要素，这些要素都包含于有效的世界咖啡式汇谈的塑造当中。我们发现为世界咖啡式汇谈设定合适的情境需要注意三个关键要素：目的、参与者和外在因素。乍一看，这些要素似乎很简单。然而，每一个要素都互为基础、彼此相关，创造了一个围绕并传递汇谈的整体系统。它们是令汇谈体验变得“连贯而无须控制”的基本要素。
“世界咖啡”主持人为情境要素所付出的时间和精力通常与会议的规模和复杂度成比例。卡洛斯的墨西哥论坛是一个需要事先精心策划的活动，而且活动当中也需要设定情境。对于一个小型世界咖啡会议，所有这三项要素则可以在一次策划性汇谈中就设计好。但主持人发现，在策划咖啡式汇谈时，需要分开考虑每个要素，即使只是简单地分别考虑，也是有帮助的。然后，这些要素的各个方面可以作为情境框架的一部分，在活动当中进行介绍。
一旦你主持过一定数量的世界咖啡式或其他合作性汇谈后，这些设定情境的每个方面就变得更加来源于直觉，因为你会回想起以前聚会中所学到的经验。此外，在之后的两个章节，“营造友好的空间”（第四章）和“探索真正重要的问题”（第五章），介绍了两个补充性的“世界咖啡”原则，它们建立在最初情境架构的基础上，并扩展了情境架构的有效性。
由于情境是一个无定形的概念，我们在本章中采用了卡洛斯的墨西哥论坛作为例子来探讨设定情境的基础。在接下来的适当的地方，我在小表格中对最初的专业会议概念和卡洛斯及其同事实际采用的世界咖啡式论坛进行了比较。卡洛斯和另外一个叫阿里安·沃德的“世界咖啡”同事，都帮助开发了简单但实用的方式来塑造世界咖啡式交谈的情境，从而增加了获得鲜活知识和开创性思想的可能性。戴维和我非常感谢他们的意见、投入与合作。
二、厘清目的
厘清目的包括以下几个要素。
（一）理解当前环境
界定世界咖啡式汇谈整体目标的第一步是认清你所主持的学习性汇谈所处的宏观环境，包括社会、经济、政治、组织、社群甚至人际方面的因素。试问自己，是怎样的实际生活环境或需要令这种汇谈有作用，为什么如此重要？对于卡洛斯和论坛策划小组，墨西哥当前社会经济形势的复杂现实，以及为国家社会经济寻找最大范围创造性新思维的需求，有助于引导这次活动的设计。当他们评价墨西哥当前现实和需求时，他们发现不仅运用传统专家的知识和经验，而且借鉴不同部门利益相关者所提供的丰富视角，这样具有很大的价值。这种从基于汇报的专业会议到谈话性论坛的转变，反映了这种对于当前现实和更大范围需求的理解，从而使得这次活动更加重要。
（二）探索自身的设计前提
除了要厘清你对于当前形势的认识，探索人们如何共同创造知识也非常重要。这对于你明确活动的目的、确定“世界咖啡”是否是合适的方法以及给参与者设计合适的邀请函都有很大作用。例如，在墨西哥论坛的案例中，尽管所有人都同意墨西哥正经历的复杂社会经济挑战需要作出深思熟虑的反应，策划小组仍然勇于质疑“只能依靠专家帮助”这种传统认识。会议组织者开始将知识创造视为一种社会和群体努力，将汇谈作为一项核心过程，而不仅是专家的职责，因而这次活动便将这一前提放在核心位置。相关的比较可以在表31中体现出来。
“世界咖啡”根植于越来越多的关于学习的社会性的研究。作为策划小组的设计伙伴，卡洛斯帮助小组抓住眼前机遇，反思他们的早期观念，以确定世界咖啡式汇谈方法对于获得整个会议参与者的集体智慧是否合适。第十章提供了关于何时选择世界咖啡式方法的信息。
表31 设计前提
设计前提 专业会议
墨西哥正面临着复杂的社会经济挑战
墨西哥及国际专家对于政府官员所作的形势分析正式报告可以提供对于有效计划和决策制订最相关的数据
不作报告的参与者的作用就是通过听报告获得本领域最理性的信息 论坛
墨西哥正面临着复杂的社会经济挑战
不同的声音创造了更加丰富的形势分析，为计划和决策复杂问题带来了新思路
人们希望贡献他们的知识、共同学习，并改变现状
谈话中的每位参与者都有专长，能够作出独特贡献（三）明确“大问题”
明确的目的就像北斗星一样指引行动方向——深刻的意图指导着世界咖啡式汇谈的设计。它是衡量你是否成功的标准。明确世界咖啡式汇明确的目的就像北斗星一样指引行动方向——深刻的意图指导着世界咖啡式汇谈的设计。谈目的的一种方式就是简单地问这个问题：“我们为什么要把人们聚在一起？这次汇谈要满足什么要求？”为你的世界咖啡式汇谈起一个特别的名字往往会有助于昭示其目的——如“领导力咖啡”、“战略咖啡”、“产品开发咖啡”或“发现咖啡”。在卡洛斯的案例故事中，之前的目的是提供专家对于墨西哥社会经济的看法，之后演变成为交流国内国际经验，以及为集中于墨西哥及其相关地域社会经济方面的大规模努力而创造合作性空间。（四）厘清可能性结果
世界咖啡式汇谈是有意识地设计而避免预设的结果。然而，如果能事先描述最令人振奋的结果以及设定对于实现目的最为关键的成功标准，都可能是举办一次成功的世界咖啡式汇谈的重要方面。例如，有形的结果可能包括：确定新战略方向、考虑创新方案或政策选择、阐明某个产品的新业务机遇。
但是，世界咖啡式汇谈通常不局限于，至少最初不限于找到一个直接的答案或解决方法。最有效的世界咖啡式汇谈结果往往在于发现解决问题所需提出的正确问题，或只是创造机遇来与他人共同思考探索你的形势。这些及其他的无形结果——像建立新的关系、共享知识、为那些传统决策过程中不能作出的贡献提供机遇等——在创建长期价值方面有重大作用。
传统会议和世界咖啡式汇谈所可能导致的不同结果可在表32中得到体现。
表32 可能的结果
可能的结果 正式会议
FONAES被定位于墨西哥新社会经济全球交流的关键角色
国际专家将最新的知识带入墨西哥
政府代表获得了未来规划所需的相关数据 论坛
FONAES被定位于全球召集者和主持者，为观点反应、思想探索、经验交流和知识创造营造空间，从而促进并集中有关墨西哥及其相关地域的努力措施
专家知识被用来激发多重利益相关者的对话，并获得有助未来决策的集体智慧
所有参与者成为相互合作的学习者和贡献者三、确定合适的参与者
思想和体验的多样性或许是获取新思想和集体智慧唯一最重要的标准。基于这个原因，你所邀请的参与者是决定能否展现创新成果的最关键的一部分。在设计世界咖啡式汇谈中，参与者群体往往已经由外界决定好了。然而，提出下面的问题会很有帮助：我们还希望其他什么人加入到汇谈中以帮助我们实现目标？还有其他什么角度可能会启发有价值的思路？谁会由于参与汇谈而获得真正的收益？我们往往忽略了邀请那些可能会被汇谈结果所影响的参与者以及会提出独特视角的参与者。这些是应参与到任何世界咖啡式汇谈中的关键声音，因而考虑谁应被邀请是非常重要的。例如，在主持一次关于一个地方社区未来教育的世界咖啡式汇谈时，世界咖啡设计小组决定不仅邀请教师、父母和学校管理者，还邀请会受到其决策影响的各个年龄段的学生。关于两种不同类型会议参与者的比较可参见表33。
表33 利益相关者和参与者
利益相关者和参与者 正式会议
报告者和专家小组成员：国际专家
听众：墨西哥政府核心部门的政府官员 论坛
每个人都是参与者：国际专家是汇谈催化剂和学习伙伴
墨西哥社会各界代表，包括政府官员、非政府组织成员、社会合作企业成员、不同规模的企业（乡村和城市）成员、立法者、教育者、研究人员和学生四、创造性地运用外在因素
最后，外在因素是设定情境的第三个要素。
（一）明确学习方法
传统的会议方式强调幻灯片（PowerPoint）演示和演讲，但这往往并不适合于帮助人们共同发挥才智、思考那些复杂的挑战性问题。正如卡洛斯发现的一样，有了勇气和创造性，就更有可能跳出传统的束缚，设计出更有效的新学习氛围。世界咖啡式汇谈模式就更具有适应性，它还可以整合于更传统的汇谈模式和环境中。但考虑如何运用这些设计因素非常重要。在卡洛斯的例子中，策划小组对于改变传统会议模式的意愿导致了完全不同的创新性框架，从而有利于激发个人和集体的价值。同时，它还仍然保持着许多传统的会议结构，比如早晨的主题报告。确定整体的学习和汇谈方法，并厘清世界咖啡式汇谈所能作出的贡献，有助于你设定情境氛围，厘清你所主持的汇谈的主要设计要素。传统会议和世界咖啡式汇谈关于学习方法的比较可参见表34。
表34 学习方法
学习方法 正式会议
大礼堂式风格
正式主题报告
专家小组讨论
听众书面提问，报告者或专家小组成员口头作答 论坛
大礼堂式风格的正式报告
围绕报告者的对话圈，并有主持人的协调
世界咖啡式汇谈集中于核心问题，激发每个人的贡献，其中专家作为参与者，FONAES执行人员作为圆桌主持者
每天世界咖啡式汇谈产生的思想意见，当晚与经济部代表共享并加以汇总，第二天汇谈对此深入讨论
每天的世界咖啡式汇谈创造了围绕关键主题不断演进深化的合作性对话（二）确定汇谈前的活动
虽然FONAES大会包括了非常具体的事前计划，但即使只是主持两三个小时的世界咖啡式汇谈，注意关键性的细节对于活动的成功也很重要。例如，设计和印制邀请函，无论是通过邮件、电话、电子邮件，还是传真，都是设定合适的汇谈前情境氛围的关键因素。这会有助于提前确定汇谈期望，展示这是一次与众不同的汇谈，每个人都会有机会作出自己的贡献。卡洛斯的案例具体说明了一些汇谈的事前活动，证明营造情境氛围在论坛运作中是非常必要的，其中包括向每位客人递送个性化邀请函以解释论坛目的，设计特别标志代表他们在汇谈中所采用的程序，以及向专家说明期望他们在汇谈中所扮演的角色。作为主持人，发挥你的想象力确定组织者、报告者（如果需要作报告）和参与者都需要哪些事前活动，才能带着对汇谈目标和过程的共同期望来参加。两种类型的会议在准备时所做的活动内容相差是很大的，具体参见表35。
表35 事前活动
事前活动 正式会议
定期计划性会议
正式邀请并安排报告者日程
保证正式会议空间是安全的
听众书面提问，报告者或专家小组成员口头作答 论坛
组成核心计划小组作出具体设计——如何反映出多样化视角并如何以互动为基础
与FONAES执行人员进行微型世界咖啡式汇谈，探讨各种可行方案
将个性化的邀请函发给每位参与者，解释汇谈情境
及早关注并协商资源、场所，设施布置，“咖啡”安排和餐饮供给
预先告知演讲者世界咖啡式汇谈问题和过程，告诉他们如何扮演学习伙伴的角色（三）考虑事后的跟踪活动
通常“世界咖啡”都会有事后跟踪活动，事先思考如何跟踪的问题是设定情境的一个非常重要的因素。因为它会影响到你在汇谈过程中对邀请函的设计和情境的设置。比如，如果你知道参与者的洞察力势必成为一个长期发展过程的一部分，在最初的邀请中，就很有必要将此明示于邀请函中。跟踪活动的需求或计划还确定了如何记录世界咖啡式汇谈的方式。在墨西哥论坛的案例中，尽管一些关键性的后续步骤出现在世界咖啡式汇谈进行的时候，但也需事先分配资源用于出版一个关于会后的政府刊物，详细介绍汇谈中的报告和成果。两种类型的会议在事后跟踪上相差是很大的，具体见表36
表36 事后跟踪
事后跟踪 正式会议
政府公布发言记录文件
可能考虑后续会议 论坛
政府公布发言记录、从专业对话中学到的东西以及对世界咖啡所产生见地的总结
下一个步骤产生于世界咖啡的汇谈中，包括可能的区域咖啡汇谈
阶段性发现被安排入后续的论坛中
FONAES为专家间的虚拟学习互动提供支持（四）找到合适的场所
关于营造友好的空间以激发真诚的汇谈在下一章我们有更深入的讨论。我们发现这是早期工作的一个重要因素，因为大多数会议和休养场馆以及组织内部的会议室，没有足够的设备来举行基于汇谈的会议交流，只有进行基本谈话的条件。在卡洛斯的案例中，只找到一个酒店的宴会厅是不够的。他需要酒店既有一间大型礼堂可作报告，也有足够进行世界咖啡式汇谈和参与者展示的灵活的活动空间，从而激发新的思路和突破。
（五）保证所需的资源和设备
优先考虑的重要的资源和设备包括时间、预算、设备、家具和用品，这些看起来简单，但往往需要额外的协商才能实现，从而建立一种便于人们可以共同思考的汇谈氛围。如表37所示，卡洛斯的论坛所需的是完全不同的一整套资源，与正式会议最初的考虑完全不同。
表37 资源和设备
资源和设备 正式会议
正式礼堂演讲和讲座所需的设备
座位排成行
听众提问时间根据全体出席会议的观众人数确定 论坛
正式礼堂演讲、对话和世界咖啡会议所需的设备
预算要考虑租借小桌子、每张桌子上的桌布纸张、彩笔和花
每天下午安排适当的世界咖啡汇谈时间（六）设定活动情境
我们将在第十章更深入讨论关于“世界咖啡”主持人的职责及具体的“世界咖啡”礼仪。但我们已经发现，因为世界咖啡式汇谈与传统的会议形式完全不同，所以在活动期间往往是在各活动项目间隙，再次设定情境非常重要。这不仅包括设定将各小组集聚到一起的背景和问题——世界咖啡式汇谈的最重要的原因是什么，还要强调这种方式的汇谈可以带来互动学习。从卡洛斯的故事中可以看到，在活动最初对“世界咖啡”过程的介绍，很大程度地影响了随后的谈话方式，对于谈话方式的塑造则关系到个人和集体智慧的出现。
通常，除了像卡洛斯那样运作“世界咖啡”之外，“世界咖啡”的主持人还可以用一个简短的桌式汇谈开场，并和整个与会者群体分享讨论以下问题：回想你曾经有过的一次不错的汇谈，其中产生了新知识或新观点，是什么使之发生的？通过这种方式，成员们有机会共同参与设定情境和框架，进行创新性的思考。
情境的设置，无论在规划阶段、在活动期间以及事后跟踪活动中，都会对合作性的学习产生好或坏的作用。设计和执行每个阶段的谈话，成为“情境设计师”是一门艺术，这不仅仅是对“世界咖啡”的主持人而言，对于每个设法创造有效条件进行真诚对话的人亦是如此。两种类型的会议在情境设定的差别，见表38。
表38 情境设定
活动中的情境设定 正式会议
目标是明确的，但是总体过程的情境并不被强调
在正式的演说之后，参与者可写问题向演讲者提问 论坛
目标和过程在整个活动过程中被反复强调
提醒参与者是在参加一场真正、积极的对话，而不仅仅是做被动的听众
专业人士的分析被视为可帮助思考的源泉
请与会者用不同的方法交谈，聆听别人的谈话
每个人的经验和思想都被视为对总体有用的贡献
解释世界咖啡礼仪以及每个人应该如何合作
由FONAES的代表担任各桌主持人，欢迎来自不同领域的参与者
设定世界咖啡的问题从而每个人都可以参与讨论【思考题】
1.思考一下你参加的组织得不错的会议、汇谈和聚会。这些会议的情境设置，或是事先布置或是在活动期间布置，是如何提升其有效性的？
2.考虑你正在筹划的一个聚会。根据本章我们已经探讨过的有关情境布置的三个关键要素，你更有可能关注哪个要素，从而有助于设定汇谈的基调，并可激发产生多样性的视角，以达到期望目标？
3.如何在活动期间布置情境，从而帮助人们更轻松愉快地进入一种互动、交流、共同学习的状态？
