爱华网摘 要:近年来,越来越多的民营企业开始编制岗位说明书,然而其在编制岗位说明书的过程 中往往陷入一些误区。民营企业只有解决这些问题才能充分发挥岗位说明书的作用,从而提 升其管理水平。
中图分类号:F276.5 文献标识码:A 文章编号:1672-4755(2008)01-0083-03 一、编制岗位说明书对民营企业的意义 岗位说明书是用书面形式对企业中的各类岗位的工作性质、工作职责和任务、工作环境、任 职资格等所做的统一要求。它是整个人力资源管理的基础,企业中存在的工作效率不高、工 作效果差和管理水平低下等问题都可以从岗位说明书层面找到答案。 第一,岗位说明书有助于发现岗位职责交叉、空白或模糊不清的现象。通常,民营企业都是 白手起家的。在创业初期,为了在激烈的市场竞争中生存下来,民营企业主一般把注意力放 在了业务的拓展上,对规章制度的建立无力也无心投入太多的精力,从而导致民营企业中职 责交叉、空白或模糊不清的现象屡见不鲜。这种现象常常是阻碍民营企业进一步发展壮大的 主要因素之一。在编制岗位说明书的过程中,民营企业能够通过以下三种途径发现职责不清 的现象:一是编制岗位说明书之前,企业首先需要对各部门的职责进行界定。如果发现相 同的职责出现在不同的部门,那么企业可以将该职责调整导一个部门,或者在部门层级就明 确划分该职责。二是通常,企业在编制岗位说明书时会成立编制小组,各部门的领导是编 制小组的成员。在进行岗位说明书的讨论时,他们应该能够发现职责不清的现象,三是企 业中从事人力资源管理的部门负责对所有岗位说明书进行最终的审核。除了格式、表述等方 面的审查外,最重要的就是对职责交叉、空白或模糊不清的现象进行审查,从而保证企业所 有的职责都落实到相应的岗位,同一职责不被重复分配,或者虽然重复,但其界定得很清楚 。 第二,岗位任职资格要求有助于民营企业的招聘、培训和员工能力提高等工作的开展。一个 岗位所要完成的工作决定了其任职资格要求,任职者素质低于任职资格要求会影响工作有效 的完成,但民营企业员工的素质并不是越高越好,因为民营企业的各种资源有限,把有限的 资源无限制地花费在人力资源上是不明智的。另外,任职者的任职资格过分高于岗位要求通 常会导致较低的工作满意度和较高的离职率。目前,许多民营企业没有岗位说明书,任职资 格要求十分模糊,从而带来以下问题:一是在招聘过程中随意性大,所招人员的资格基本 由民营企业主或招聘负责人想当然的决定,无法保证被录用者的资格既符合岗位的要求又能 够有效的控制薪酬成本。而且企业不同部门中的相同岗位任职资格也会出现参差不齐的现象 。二是一般来说,民营企业中人员素质整体偏低,没有明确岗位任职资格要求不能对在岗 人员形成压力,无法实现企业人员整体素质的不断提高。三是对岗位任职者缺乏明确的能力 素质要求,使企业的培训工作不具有针对性。民营企业只能根据其主观判断来对任职者采取 培训、轮岗等提高员工能力素质的方式,无法有效地提高员工的素质。当民营企业编制了规 范的岗位说明书,对各岗位任职资格要求进行了统一平衡之后,以上问题的解决就有了依据 。 第三,岗位说明书有助于各级管理者更好地了解员工的工作,认清自己的管理职责和权限, 从而实行更有效的管理。它对各级管理者都是很有用的管理工具,其作用主要体现在三个方 面:一是通过岗位说明书可以清楚地知道自己所负责的部门或小组的主要职责是什么,有 助于更有效地安排工作。二是通过岗位说明书可以明确本岗位拥有哪些管理职责和权限。 许多管理者没有切实履行自己作为一个管理人员的管理职责,主要原因是意识不到位,没有 认识到自己被赋予了哪些管理职责。岗位说明书对此做了清晰的说明,使各级管理者能够且 必须依照权限履行管理职责。三是通过参与对下属员工岗位说明书的编制、审核和研究, 管理者可以清楚地知道每一位下属的工作范围与内容,并根据具体情况的变化进行及时的调 整,从而在工作中更好地分配下属的工作。 第四,岗位说明书有助于新员工较迅速、全面地熟悉岗位工作,避免岗位职责因人而异的情 况。对于人员流动率较高的民营企业来说,“铁打的营盘,流水的兵”是其真实的写照。在 员工交替过程中如果没有规范的岗位说明书进行有效地衔接,就会出现一些问题,影响民营 企业的顺利运转。一是规范的岗位说明书能够把岗位的各种有用信息集合起来,并通过任 职者进行不断完善。如果没有岗位说明书,前任的经验就无法通过书面和固化的方式表现出 来,不利于岗位经验的总结。二是规范的岗位说明书可以保持岗位工作的稳定性,不会 出 现职责随任职者变化而变化的现象。三是规范的岗位说明书可以帮助新员工在短时间内全 面地了解岗位的相关信息,迅速进入工作状态。 二、民营企业编制岗位说明书中存在的误区 虽然岗位说明书对民营企业管理水平的提升有着莫大的帮助,但是民营企业在编制岗位说明 书中常常会陷入一些误区。这些问题会导致岗位说明书编制后未达到民营企业所预期改善民 营企业的绩效、提升人力资源管理工作效率的作用,岗位说明书的规范和制约作用也无法体 现。 第一,没有根据企业具体情况设计合适的岗位说明书模板。岗位说明书的形式有很多种,有 非常简单不超过半页纸的,也有洋洋洒洒十几页纸的。岗位说明书的内容更是五花八门,可 以说一个企业一个样。民营企业在设计岗位说明书模板时往往贪大求全,错误地认为岗位说 明书越详细越好。设计岗位说明书模板是构建岗位说明书体系中关键的工作之一。模板一旦 被确定,所有的岗位说明书编制工作就要围绕模板来进行。模板过于简单,可能导致岗位说 明书体系不能够发挥应有的作用;模板过于复杂,可能给后期的岗位说明书编制工作的实施 带来巨大的困难。在一定程度上说,设计岗位说明书模板的工作直接影响着岗位说明书编制 工作的成败。
第二,没有采取合适的工作分析方法来获得岗位说明书所需信息。岗位说明书是对一个岗位 相关信息的详细说明,是基于对岗位信息的深入了解和认识。民营企业为了获得岗位说明书 所需信息,通常叫员工本人或是员工直接上级填写岗位说明书。对于员工个人来说,有四个 方面的原因可能导致其对所在岗位了解得不透彻:一是员工只清楚目前在岗位上实际做哪 些工作,他们并不一定清楚这些工作是否就是该岗位应该做的全部工作。二是对于某些很 重要但开展周期较长的工作,员工有可能因为近期没有机会接触而发生遗漏。三是如果各 岗位之间本来就存在职责交叉或空白的情况,员工就不能对这些情况做出正确的判断。四是 由于员工对编制岗位说明书的目的和意义理解不深,可能会采取应付的态度,或者以有利 于自己的方式来填写。对于员工的直接上级,也存在几方面的原因可能导致其对下级岗位的 工作了解不够透彻:一是对下级岗位的了解在很大程度上取决于管理者的水平、担任该职 位的时间。二是管理者对下级的每一项职责所包含的具体工作任务不一定非常清楚。三是 管理者在填写岗位说明书时,会考虑下级的实际情况和部门工作的稳定性,有时会按照现状 而不是企业发展的要求进行填写。
第三,岗位职责和权限的描述常常不符合规范的岗位说明书的要求。一份完整的岗位说明书 中,对岗位职责和权限的描述是最重要的部分,是否能够准确地描述岗位的职责和权限,是 衡量岗位说明书质量的一个最重要的指标。民营企业在编制岗位说明书的实践中,岗位职责 与权限的描述往往不能够达到要求。其原因主要有三个:一是企业本身对某些职责和权限在 各部门、各岗位间的分配没有做好;二是岗位说明书的编制人员没有能够清晰地了解该岗位 到底有哪些工作,拥有哪些权限;三是在岗位说明书编制过程中缺乏相应的经验、技巧和统 一的要求。 第四,没有合理地确定各岗位的任职资格要求。不同的岗位需要由不同能力和素质的人担任 。一方面,任职者的能力素质应该可以满足岗位的要求,从而保证各项工作顺利完成;另一 方面,任职者的能力素质又不能过于高出岗位的要求,否则也会给企业带来员工队伍不稳定 、人员成本上升等问题。大部分民营企业中许多人和民营企业主是亲戚、朋友或同学关系, 再加上民营企业对高素质人才缺乏吸引力,造成大部分任职者的能力素质低于岗位所要求具 备的能力素质。而民营企业常常是根据当前任职者的能力素质而不是根据岗位所需能力素质 来确定任职资格要求,或者是笼统的规定各岗位的任职资格要求,从而导致岗位任职资格要 求的确定对企业的发展毫无意义。 三、民营企业在编制岗位说明书中应采取的对策 编制岗位说明书是一项技术性很强的工作,不仅需要民营企业主对其高度重视,更需要有人 力资源管理方面的专业人才。为了避免出现上述问题,民营企业在编制岗位说明书中应做到 : 第一,确定岗位说明书模板要系统规划,按需设计。随着网络技术的发展,企业能够轻易地 获得各种各样的岗位说明书模板,这些模板对于岗位说明书编制工作无疑具有很大的参考价 值。面对着十几个甚至几十个风格、内容各异的岗位说明书模板,民营企业应该怎么办呢? 首先,民营企业要知道岗位说明书模板中每一项内容到底有啥用,其中的信息该怎样收集; 其次,民营企业要根据实际需要来选取对其真正有用的项目来设计自己的岗位说明书模板, 既不要贪大求全,也不要过分简单化,应该在充分考虑到后期应用扩展的前提下尽可能的简 洁。例如岗位说明书中岗位编号这一项,在民营企业中一般就不需要。因为在规模较大、层 级或岗位类别较多或是按集团化管理模式管理的企业中,岗位体系往往比较复杂,岗位名称 可能已经不能作为区分岗位的惟一标志了,此时就需要引入岗位编号的概念。而大部分民营 企业都是中小型企业,岗位说明书模板中增加岗位编号这一项对大部分民营企业来说是画蛇 添足。另外,如果民营企业打算在三四年内进行薪酬制度改革,那么直接(间接)下属人数 、工作时间、工作条件和工作强度这些项目是必不可少的。因为管理幅度从一定程度上来说 是决定该岗位工作难度、强度和岗位价值的重要因素,工作时间间接决定该岗位工作的辛苦 程度,工作条件项目包括工作场地、噪音影响、高温影响、尘毒影响和班制形式等要素,这 些要素都会影响到对岗位价值的评价。在编制岗位说明书时把这些项目添加进去并搞清楚, 会给日后的岗位评估工作省去不少工作量。 唐果等:民营企业在编制岗位说明书中存在问题探析第二,根据具体情况选择合适的工作分析方法来获取岗位说明书所需信息。工作分析是企业 编制岗位说明书过程中必须要做的工作,民营企业应根据企业自身的实际情况、当前的管理 水平、员工素质和岗位工作性质等的差别决定采取哪种工作分析方法。对于脑力劳动者、管 理者等工作不确定性较大的岗位,民营企业可以采用问卷法进行工作分析;对于事务性较强 的基础岗位,如行政后勤类岗位、销售类岗位、生产操作类岗位等,可以采用工作日志法进 行工作分析;当某岗位涉及大量工作人员,且任职者整体素质较低时,可以用观察法进行工 作分析;对于新建岗位,可以采用专家访谈法进行工作分析。通过科学的工作分析,民营企 业还可以理顺各部门的职责和权限,避免因各部门职责不清导致的扯皮和推卸责任的现象再 度发生。此外,民营企业还应该认识到,任何个人或部门都很难完成获取岗位说明书所需信 息这项工作,必须通过科学的方法并发动民营企业全员参与。 第三,努力掌握科学、规范的岗位说明书的描述方法和要求。岗位说明书中的职责描述一般 可以分为三个部分:职责、任务和衡量标准。职责是对岗位所需要完成的工作的概括性描述 ,任务是对职责的细分,是比较具体的直接可以用来指导行动的职责,衡量标准是对每一项 工作任务应该达到的程度的要求,主要从“时间、数量、质量”等方面来阐述。职责描述的 通用格式是“表述权限和参与方式的动词”+“需要完成的工作或动词所指向的对象+职责 目标(可选项)”。在实际描述岗位职责时,由于不同岗位的职责变化多样,非常复杂,因 此在形式上并不必完全拘泥于这种表现方式,但不论如何描述,“表述权限和参与方式的动 词”和“需要完成的工作或动词所指向的对象”这两部分内容是必不可少的。另外,在岗位 说明书中,职责描述应达到准确、全面、无重复的标准。岗位的权限与职责是密不可分的, 只有当负有某种职责时,为了使任职者顺利开展工作,才需要确定相应的权限。企业基层员 工岗位在明确了岗位职责的同时就是赋予了该岗位相应的开展工作的权力,因此在岗位说明 书中不必特别注明拥有哪些权力。但对于中高层管理者,权力范围的界定就显得很重要。因 为各项管理权力是可以分级的,只说明某岗位拥有某一项权力而不说明具体的级别和范围, 会使管理者在开展工作时无所适从。第四,要科学地、有针对性地确定各岗位任职资格要求。任职资格要求是岗位说明书的重要 组成部分,是履行岗位职责的保证,在企业的招聘、培训、职业生涯规划和薪酬管理等各方 面都具有非常重要的作用。民营企业要根据岗位所需能力素质来确定任职资格要求,不应因 为任职者是民营企业主的亲戚、朋友或同学而降低任职资格要求。另外,根据任职资格要求 的不同特性分析,可以把任职资格分为显性、半显性和隐性。显性的任职资格要求包括年龄 、身体条件、受教育程度、工作经验和职业资格等几个方面。半显性的任职资格要求包括专 业知识、专业技能等方面。隐性任职资格要求则包含了各种技能、能力的水平和个性特征等 。对于不同层级、不同专业领域的人来说,在这三类任职资格方面要求的重点也是不同的。 越是基层的岗位,其显性任职资格要求就越重要,而隐性任职资格的要求越低。而越到高层 ,对隐性任职资格的要求就越高。越是较为机械性的、与设备和数据等接触多的岗位,对显 性任职资格的要求就越多,对隐性任职资格的要求就越少。越是灵活性高的、更多的与人接 触和沟通的岗位,对隐性任职资格的要求就越高。
市场竞争是无情的,它迫使民营企业不断改善其管理水平,尤其是人力资源管理水平。作为 人力资源管理基础的岗位说明书对广大中国民营企业来说是一个相对新鲜的事物,编制岗位 说明书的工作对其更是一种挑战。通过在实践中不断摸索,我们相信民营企业最终能够编制 出科学、规范、有效的岗位说明书。
