《问题解决力》上篇2本书的教材布局和学习方法(6)



然而,企业总是把3年前的事业计划中的数字稍稍替换一下就制定出第二年的事业计划,那是与问题解决的流程完全相背离的。明确目标→明确目标后考虑达成目标所需的对策→有了对策之后实行它→实行对策后检查进度情况并修正,本来应该是这样的流程。

明确目标后,当然达成目标时的阻碍因素就会出现,充分理解它之后,才能建立方案。本质问题的出现,在考虑达成目标所需方案的过程中作为流程的第一步出现,第二步设立问题解决的方案。第三步,需要有把它传递给别人看的演示(说服)技巧。这三个步骤构成了“考虑达成目标所需的方案”这个流程。

另外,本质问题的发现又由信息的收集、分析、整理归纳3步构成,这中间最难的就是“整理、综合归纳”了。就是说,收集、分析信息后就会明白很多东西,然后用一句话说出来,能做到这一点,就是一大进步。

3个基本技巧

想让大家理解: “在发现问题上,我们在三重痛苦中挣扎考虑会比较好”。①不知道收集什么样的信息好;②不知道怎么整理、理解收集到的信息好;③即使能够整理,却不知道要点是什么,这就是三重痛苦。

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那么,要逃离这三重痛苦怎么做好呢?实际上,知道这点就是问题解决的基本技巧。第一是“辨别必要的信息”。大家平时收集的信息和发现问题所必需的信息之间,是有很大的区别的。希望大家能想一下,平时自己收集信息是用的什么方法,向相关部门问“有这样的数据吗”,人家回答“不巧,没有这样的数据”,然后你可能会说“那有了的话,请告诉我”这样的话吧?我想会有很多这样的情况,公司内部的数据或信息成为工作、作业或考虑事情的基本。

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可是这样就能解决问题吗?就能发现本质问题,找到解决问题的关键吗?不可能吧,到现在大家进行得不顺利的原因就在于此,也就是说没有明白什么是必要的信息。

为什么发现问题所必需的信息是变形的呢?那是因为我们对于问题的理解,不是一定要看所有重要信息才能明白的,只要看得深一些,看得广一些就可以对问题加深了解了。如果大家通宵收集信息的话,那是因为想要收集规则的信息。但是,要是能知道重要的信息或必要的信息“就是这个”的话,应该能更有效地收集信息。

第二是“理解收集来的信息的意思”。即使信息收集得再怎么顺利,如果零零落落地分析也不会明白这些信息有什么意义。大家没有这样吧?如果是这样的话,恐怕是没有按一贯的脉络,一贯的流程作业。

另一方面,问题解决者在分析上一定有流程,一定整齐地构成金字塔形。一件事情不仅在纵深上要进行挖掘,相关的横向联系也要看看。记住这种做法的话,分析就不会像现在这样痛苦,就会很快结束了。

第三就是“要点是什么?”信息分析的结果,有时会成功地找出问题原因或者重点,可是令人头痛的是有时候面对大量信息,却无从整理,难于统筹驾驭。信息分析后不仅会明白这一点,也会明白那一点,固然是取得了很大进步,可是把它们摆在一起看的话却“不知道真正的要点究竟是什么”了。

这种时候,到底怎么做才好呢?千万不要说“不太了解要点是什么”,而要说“要点就是这个”,这样才比较好。也就是说,把从发现中成功抽取出来的理由用共通点进行概括,就会明白“要点是这样的”。必须按这样的归纳方法做。

解决问题的4步计划

目前为止,我们学习了在问题解决上一定要抓住“本质问题是什么”这项内容。另外,本质问题可以依靠“辨别必要的信息→理解其意思→理解要点是什么”这样的流程进行思考。

第2章以后,我们会通过“理解所处环境”、“有效的信息收集法”、“把数据图表化”、“用框架来考虑”这4个步骤,具体且实践性的学习发现本质问题所需要的流程,掌握解决问题的技巧。

以后的学习中,我们要说明一个重点:自己作为问题解决者,如何迈出为组织作贡献的第一步。

刚才我们说过解决问题要按流程来思考。这里想再重复让大家理解一下,对今后的发展方向作一下具体的说明。

接下来说一下刚才的4大步骤。像刚才说的那样,本质问题的发现,按照“辨别必要的信息→理解(分析)其意思→理解要点是什么”这样的流程来思考可以实现。把这些规范化,就分成了4个步骤。

第一步是“理解所处的环境”。大家理解自己公司所处的环境后,首先要辨别必要的信息,然后把其中的数字部分以怎样的形式怎么分析,进而明白什么,我们要学的就是这个。第二步是“有效的信息收集法”。就像我说过的那样,大家平时使用的信息收集法有局限性,因此,希望大家能知道“达成目标所必需的信息是什么、收集那些信息应该怎么做好”。用流程来说的话,这就是“辨别必要的信息”的一部分。

第三步是“把数据图表化”。这就是指,要学会通过把数据图表化来进行分析。用流程来说的话,这就是“理解(分析)其意思”那一步。一听到“把数据图表化”,可能大家都会把它看成是“用图表说服他人的演示”那一步,这里只是想让大家学会用图表进行分析的方法。  

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