沟通策略分析 管理沟通策略分析与应用



 在最近的多次《360度管理沟通》内训及公开课过程中,发现了一个非常有意思的现象。企业及经理人们对管理沟通的重视程度有了大程度的提高,但缺乏管理沟通策略意识和分析应用能力。

    在培训过程中我经常会虚拟这样一个案例:“假如你是一个销售部门经理,因业务需要拟增加3个人和50万业务经费。你将如何说服你的上司而获准请求?如果上司不同意你将怎么办?”

 沟通策略分析 管理沟通策略分析与应用

当这样一个问题放在你面前,你又会如何应对呢?我发现,几乎绝大部分的经理人立即把关注的重点集中在四个字上,那就是“如何说服”。所以他们会列举关于增加人员的原因以及费用的安排计划等相关资讯上,并会呈现如果批准请求或不批准请求分别对本部门及公司销售业绩,乃至公司产品在市场竞争中可能的情况加以翔实的陈述说明。他们的想法和做法似乎太正常不过了,说服上司或者老板不就是要讲清这些吗?

而问题恰恰就出在这个上面,如果按照上述思考模式来进行沟通和说服,就会让我们陷入到了一个沟通陷阱,那就是“就是论是”。

    曾经在培训中问一家企业的副总,什么是沟通?他的回答却是让人惊讶,他说沟通就是想什么说什么!这样的回答也许让很多人都感到意外,但却又在我们很多经理人身上有意或无意地在这么做着的。说什么很重要,但更重要的是沟通的对方是否能够接受。

    经营之神松下辛之助曾经说道:“管理的过去是沟通,今天是沟通,明天还是沟通!”。所以,一个优秀的管理者,如果不能掌握沟通的要诀和艺术,进而不懂管理沟通的策略,那就很难真正成为一个合格的管理者。管理沟通通常可分成五个层面:

    第一个层面是自我沟通;主要是人的内在行为,如观察、倾听、阅读等。

    第二个层面是人际沟通;在这个层面,两个或两个以上的人交换想法,他们可能为了分享信息、提供反馈,或者是为了为维持一定的社会关系。

    第三个层面是小组沟通或团队沟通;

    第四个层面是组织沟通;

    第五个层面是跨文化沟通。

    一个经理人可能坐到了管理者的位置上了,但从未仔细分析过自己的沟通方式,因为沟通已经太平常了。然而决策时缺乏策略会导致管理沟通出现问题,针对不同的人,不同的情境应采取不同策略性的沟通决策。

    在这里,给大家介绍一个非常实用的管理沟通策略分析法,也叫“洋葱模型”。

我们把管理沟通的策略分析法比做一只洋葱,策略是洋葱的核心,但是要得到这个核心,必须将外面的皮一层层剥去。我们来看看这个洋葱的组成:

    洋葱模型第一层:是沟通氛围和文化。

    在以往的管理过程中的沟通,例如员工与管理者是否相互信任、坦诚或封闭、有防御心理等,都会产生累积效应。团队或组织中互信、坦诚的氛围有利于沟通的顺利进行。而所有的沟通都产生于某种文化之中。很大程度上,国家文化决定了我们的沟通方式,而国家文化又同样影响着组织文化。在管理实践中我们会发现,欧美企业与日韩企业由于国家文化的差异导致组织文化差异非常的大,而其管理模式和行为模式及沟通模式也是有极大的差异。

    如果,你漠视这种沟通氛围及文化的不同,而一味地沿袭你的沟通习惯来进行管理沟通,那么一定会遇到让你非常困惑的问题和障碍。

    洋葱模型第二层:信息发送者、信息接受者及沟通目的。

    这三个变量之间的关系是交互的,每个变量同时影响着其他两个变量,三者无先后之分。作为信息发送者的管理者,将根据自己的性格、经历对信息进行编码,你必须分析自我的沟通偏好,以及决定如何影响沟通结果。而对信息接受者来说,因不同的人与信息发送者的你在人际关系、地位、信息接受的兴趣、情感状态、信息接受者的知识及沟通技巧等各个方面的差异,管理者必须不断调整自己的沟通方式。沟通目的,则是沟通目标清晰的问题,避免浪费时间和精力。

    洋葱模型第三层:信息的具体内容、传递渠道、物理环境和沟通发生时间。

    对于信息内容可分为四类:首先,信息接受者会把信息看成是积极的、负面的,还是中性的?如果是积极的,最佳的策略是立即说出好消息;然而,如果是负面信息,最好先说出中性信息,再说负面消息。第二,信息内容是事实还是观点?第三,对于信息接受者来说,信息的重要程度如何?第四,信息在会多大程度上引起争议?

    信息的传递渠道,主要思考的问题是“如何用最低的成本达到最佳沟通效果?”。基本可选的方式有:1)口头;2)书面;3)口头加书面;4)视觉手段。

信息的物理环境对沟通的影响非常明显,更是在策略分析时重要的环节。我们必须思考以下四个问题:

是公开场合还是私人场合?

是正式场合还是非正式场合?

信息发送者和接受人的空间距离有多远?

你对环境熟悉还是陌生?

    第三层中最后一个非常重要的因素就是沟通发生的时间。这个时间主要包括两层含义,即沟通发生的时间点,和沟通进行的时间长度。管理者如果在错误的时候传递了正确的信息内容,也许因为信息接受者此时的情感状态、沟通意愿、知识的缺失等众多负面因素的存在,导致沟通的严重失败。

 

    从上面的管理沟通策略分析法的洋葱模型不难看出这样一个结论,很多管理者天天在做着管理沟通,太多时候缺少很多重要的关键点的把控,我们只是随性和感性地进行着沟通,在用自我的方式进行着沟通。没有制定正确的管理沟通策略,则意味着可能的沟通失败或不能完全得到你的预期效果。

    回过头来看之前我们提到的说服上司的案例,怎样制定有效策略来达成目标就显而易见了。只是说出你认为正确的内容,往往是别人不能接受的,因为可口的洋葱我们没有很好地一层层地扒开来过!

 

    更多管理沟通内容,可见杨宝林老师的《360度管理沟通》课程。谢谢!

 

  

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