爱华网我的数字化工作
比尔·盖茨 (微软总裁) 走进我的办公室，你会发现这里已经没有什么纸质文件。办公桌上，三台显示器一字排开：左边的屏幕显示我的电子邮件列表，中间的屏幕上通常是我正在阅读或回复的电子邮件，右边的屏幕则用于浏览网页。这样，在工作的时候，我就能够随时察看是否有新邮件。收到新的邮件后，我还可以一边阅读，一边打开电子邮件中的链接，浏览相关网页。今天，提笔写信已经成为一件稀罕事，人们不禁担心：会不会有一天电子邮件也会变得如此呢？对此，我的回答是“不!”因为你总有些信息是想针对特定的一批人的，而且你还想让他们知道，你在以信誉担保，接触这些信息不会出现问题。所以，电子邮件将永远是交流的一种方式。
15年来，电子邮件是我最主要的工作方式，只用两个电子邮件(分别是工作的和私人的)，我就能应付一切。最终，那些电话号码都将被扔进垃圾堆，所有的事情都会围绕着邮件用户名进行。但我很难习惯即时信息，如果那样，会有多少人来打扰我？如果我拒绝他们，他们又会怎么想？ 每天我都要收到大约100封电子邮件，我使用Exchange产品的白名单和黑名单功能，来管理我的邮件。我的白名单上是微软内部人员以及我经常联系的人，而在黑名单上的，则是那些经常给我发送垃圾邮件的人。同时，助理也会向我提供一份其他电子邮件列表，这样，我可以随时了解到人们对于微软的评价以及他们的需求。 对于每一份电子邮件，我的邮箱会按照内容和重要性的差异将它们一一分类、标记。这样，我一到办公室，就可以将主要精力放在作了标记的重要电子邮件上。如果收到新邮件，Outlook也会在右侧屏幕底部弹出一个提示框，但通常我都不会理睬它，除非是高优先级的主题。 现在，报纸已经不再是不可或缺的，我获得的90%对新闻都来自于互联网。出外参加会议时，我都会随身携带一台笔记本电脑，它与我办公室的电脑完全同步，因此我可以随时获得需要的所有文件。此外，我的笔记本电脑上还安装了一个名为“OneNote”的便笺记录和管理软件，所以我所有的便笺也都采用了数字格式。 白色书写板是我的办公室里少有的低技术含量的设备。我有各种颜色的笔，在与其他人讨论或者自己独自思考的时候，可以用它们记录下各种想法。在一些微软办公室里，书写板上的内容可以转化为图像，直接传送到计算机里，这时它就像是一台巨大的平板电脑。我的书写板目前还不具备这样的功能，但也许明年就会有了。现在，如果有这样的设备，我会毫不犹豫地扔掉笔和笔记本，立刻投入到它的怀抱。 怎样管理两家世界500强企业 卡洛斯·高森 (雷诺和尼桑公司首席执行官) 我每个月都要从巴黎飞到东京，并在那儿呆上1到2周。这段时间内，我总是不停地参加尼桑的各种会议：执行委员会会议、产品设计会议、产品决定会议、投资会议、董事会会议—所有重要的会议都在这周举行。在雷诺，还有一大堆的会议等着我，因此，我只负责做出决定，具体的项目实施，都交给其他人去执行。 我的每个月都是不一样的。三月份，我会在美国呆一周(同时听取尼桑在北美市场的运作状况报告)，然后去日本7天，最后两周留给法国。这是固定的，每个人都知道我第一周在巴黎，第三周在日本。在法国、日本和美国，我各有一位助手，他们分别精通两种语言，负责筛选所有的邮件和文档。他们清楚地知道哪些是我感兴趣的话题，哪些应当转发给其他的董事会成员。这样的分工合作让我们工作起来更有效率。同样，对于只有一个主题的非日常例会，我也有十分严格的要求：时间不得超过1个半小时，一半的时间用于陈述，一半用于讨论。[Page]
清晨，是最佳的思考时间，我总是要求8点之前不举行任何会议。我一般6点起床，当需要更多思考时间的时候，我会起得更早一些。但是，如果不能保证6小时的睡眠时间，我工作起来就会无精打采。 当然，同时干两份工作也是有风险的。你可能会丢失一些细节，不得不牺牲一些东西。以前在日本尼桑公司的时候，我每个月都会走访一位经销商，每两三个月去参观一家工厂。但现在，每6个月我只能会见一个经销商，一年才去一家工厂。 同时，和问题保持一定的距离也是非常重要的。我不会把工作带回家。周末，我喜欢和家人呆在一起，陪我的四个孩子玩耍。这样，当我星期一上班的时候，就能够更深入地看问题，或许就会有一些好点子。
排除干扰 比尔·格罗斯 (太平洋投资管理公司首席投资官) 早上4∶30，我走下住宅的地下室，打开Bloomberg和Telerate的数据终端机，查看10年期国债的变化、全球债券市场的情况、各种货币的汇率情况，以及股票和债券指数。然后，经过12分钟车程到达纽波特海滩，进入太平洋投资管理公司的交易大厅。 头一两个小时是熟悉市场情况以及各种经济数据报告。大量重要的宏观数据(如国内生产总值、失业人数以及其他就业统计数字)通常在凌晨5点半左右公布。这些因素会影响经济增长和通胀率上涨，并进而影响债券价格。我必须充分掌握这些情况，才能作出准确的判断，对于一位投资经理来说，排除干扰显得尤为重要。你必须把信息量减小到最低水平，否则一天时间就耗在了阅读不同的观点上。对于不感兴趣的邮件，我不看也不回复。和那些技术追新族不同，我没有手机，也没有黑霉掌上电脑，这样，除非我主动和外界联系，别人很难找到我。除了打给我妻子，我每天只打三四个电话，我的座右铭是：我不想与外界联系，我希望与世隔绝。 对我而言，一天中最重要的时间并不在交易大厅。每天早晨8点半，我起身离开办公桌，去马路对面的俱乐部健身。从8点半到10点，我在那里用一个半小时左右练习瑜珈、健身。这一个半小时是我一天中最宝贵的时间。过去30年里，只有两三次有人穿过马路跑来告诉我赶快回办公室。我的一些最好的想法实际上就是当我倒立练瑜珈时想出来的。我离开办公室，离开喧嚣的环境，离开彭博资讯的大屏幕──还有呢，倒立也增加了大脑的血流量。在做了约45分钟的自行车练习和10到15分钟的瑜珈之后，或许灵光就会突然闪现。 休息一会儿，即使是加班的时候 雷富礼 (宝洁公司董事长、总裁) 我已经学会了如何调控我的精力。过去我只注意如何管理自己的时间。我早晨5点到5点半之间起床。我先锻炼，然后在6点半到7点之间到办公室，接下来一直埋头工作，直到晚上7点。下班回家后我会与妻子小聚片刻，之后再投入工作。 每天都有一大堆的事情在等着我，因此我非常注意调整自己的精神和身体状态。 在我接受这份工作的第一年，每个周六和周日早晨我都要工作。现在，我集中精力工作一个小时或一个半小时。然后，我会休息5至15分钟，四处走走，和大家聊聊天。
这些都是我从宝洁公司为管理人员举办的一个“公司运动员”的活动中学到的。在那个为期两天的活动中，我还学会了改变自己的饮食习惯。过去，我几乎不吃早餐。现在我要喝一杯果汁和一杯酸奶，还要吃半个百吉饼。而且我一天吃五六顿，这是为了控制血糖水平，我可不希望自己的血糖水平忽高忽低。
“公司运动员”项目的另一项内容是有关精神方面的，也就是让你做到心平气和。我正在学习沉思。我有60%的时间在出差，每当这时，我发现晚上在酒店房间里静思5分钟、10分钟或15分钟的效果，与健身锻炼一样好。总的来说，我觉得比以前更了解自己了。这一切有助于让我在巨大的压力下保持冷静。[Page] 我喜欢与人交谈，这是了解别人想法的最好方式，可以避免一些独断专行的愚蠢决定。正因为如此，我的办公室以及整个高级经理办公区都是开放式的。一般来讲，CEO的办公室通常不是什么温馨好客的地方，但为了让大家觉得自己可以来这里和我谈谈，我们配备了模样滑稽的粉红色和淡黄绿色的椅子，它们的坐垫和靠背都是软的，框架是镀铬金属制的。事实证明，这是很有效果的，轻松的环境不会让人产生紧张和拘谨的感觉，才能畅所欲言。 周日晚上，我会和人力资源部的狄克·安东尼谈谈我们的领导力开发计划。我担任CEO后没多久，我们就开始了这项工作，因为我知道自己能够为公司做出的最大贡献，就是帮助下一代领导人做到最好。 电话无处不在 汉克·鲍尔森 (高盛公司董事长兼首席执行官) 我从来没用过电子邮件，但我却对语音邮件青睐有加。我每天要处理几百封语音邮件，而且我会立即回复每个电话，无论对方是客户还是公司员工。偶尔有些难缠的人打来电话，我就把他们转给我的助理朱莉。但是，朱莉从不帮我筛选语音邮件，高盛公司的人必须能够随时联络到我，客户也必须能够联络到我。 我一直在花大量的时间打电话。甚至在上世纪80年代，手机还是个新鲜玩意儿的时候，我就开始用了。当时，还在芝加哥，我一边拿着砖块一样的摩托罗拉手机打电话，一边走出火车站，直奔办公室。今年圣诞节，我和妻子温蒂、女儿阿曼达和女婿一起在智利徒步旅行了10天，在此期间，女儿给我拍下了许多拿着大个儿的卫星电话通话的照片。 今年1月回到办公室上班的第一个星期里，我总共给60位CEO打了电话，祝他们新年快乐。我以前从未这样做过，不过这种做法棒极了。我问了他们公司的发展情况，以及他们与高盛公司的关系。 我有三分之一的时间用于培养高盛公司的职员和企业文化。我抽出时间去商学院，并且亲自主持招聘工作。去年，我们开了一个董事长论坛，目的是提高人们对商业判断力的重要性的认识。我讲了不下25节课，高盛公司在亚洲、欧洲和美国的1200名总经理都听了我的课。这就是在构建公司文化，潜移默化的影响有时候更有力、更持久。 公司40%的收入来自美国以外的市场，因此我需要经常出差。身体是革命的本钱，所以即使在出差的时候我也不忘锻炼身体。我每次去中国的时候(16年来，我去过大约70次)，都乘坐早晨6点到达的航班，这也是飞机着陆的最早时间。我一入住酒店，就直接去健身房踩单车。随后，从8点开始，我连续工作，直到晚上9点。第二天一切照旧。我会确保在晚上离开，这样我就能在第二天一大早回到纽约的办公室上班。 来源：《商界》杂志
