系列专题:《68岁欧巴桑秘书的成功史:沈夫人致后辈书》
每当他要出差时,总是把自己的办公室搞得"家徒四壁"一般。桌子上干干净净,一页文件、一张便条都找不到。 有一次,我看着空空如也,只有一台电话机的桌子,忍不住对会长说道:"您这也收拾得太彻底了吧!",他答:"事儿都处理完了,桌子不清干净干嘛?"的确,不管是从前还是现在,每次要出远门时,他总是要把所有的事情都处理完,这才安安心心地走,免得心里老惦记着什么事,出差也不踏实。 速度乃是审批的生命线 还有一点,会长在审批文件时,从不拖拖拉拉。审批最重要的原则,就是要"速决"。凡是已经审批好的文件,决不会在秘书室有丝毫的停留,而是会立刻交到相关负责人的手中,或是立刻电话通知对方审批的结果。否则,后果将不堪设想。 如果遇到报告内容不够翔实,或是层次不明、内容混乱,无法做出决策的情况,会长就会批示"重新整理""点明重点""加以补充",然后把报告交回给负责人。而我,则会将会长的这些批示一一记录下来,然后随时与相关负责人确认进展情况。 如果因为某些特殊原因,导致会长对某件事悬而未决,那我便会记录下未决的原因和会长的进一步指示。如果遇到负责人没有按照会长的指示把事情按时办好的情况,我也会毫不留情地将负责人叫过来加以督促。 刚开始做秘书时,当我干了一两回这样的事之后,便觉得有必要把会长的各种指示专门整理成一个清单,这样便于随时确认每件事的完成情况。这样做还有一个好处,那就是每次会长想要确认什么事的时候,不用非要打电话叫负责人过来,有时候看一看我的清单就一目了然了。 因为我的上司就是个善于整理的人,所以我在这方面更是不敢怠慢。每次开会之后或是出门之前,我要做的第一件事便是整理会长的桌子。从桌子左端开始,把各种文件按照待审批的材料、电子邮件、传真、书信的顺序分门别类,一一整理好。紧急的文件则会做上特别的标记单放出来。
![第36节:你的竞争力就是CEO的竞争力(2)](http://img.aihuau.com/images/a/06020206/020604342240670579.jpeg)
对于那些需要回信的内容,如果是我力所能及的,我都会帮会长打好回信的草稿。这也是为了尽可能地减少会长处理文件的时间。如果不分类整理,而是不管三七二十一将文件一股脑儿堆到上司面前,那么面对杂七杂八堆积如山的文件,上司甚至都不知道该从何看起。 每天早上,放在领导桌上的,都应该是新的需要审批的资料、报告书、便条等等。任由昨天的文件原封不动地摆在那里是不可取的,因为对于企业来说,现在和未来比过去更为重要。昨天的东西留到今天再来处理,那无异于在浪费时间,是毫无意义的。