定岗定编是确定岗位和确定岗位编制的合称,前者是设计组织中的承担具体工作的岗位,而后者是设计从事某个岗位的人数。
定岗就是设计组织中的承担具体工作的岗位,定岗的过程就是岗位设计的过程。岗位设计也称为工作设计,是指根据组织业务目标的需要,并兼顾个人的需要,规定某个岗位的任务、责任、权力以及在组织中与其他岗位的关系的过程。
在确定岗位的过程中要遵循一些基本的原则,总结如下:
(1)因事设岗原则。从“理清该做的事”开始,“以事定岗、以岗定人”,不因人设岗。岗位和人应是设置和配置的关系,岗位设置必须按照企业各部门职责范围设定,而不能颠倒。在我们的咨询过程中,经常会发现客户的组织中存在着很多莫名其妙的岗位,调查结果往往是企业为了减少改革阻力针对少数高层岗位进行的“因人设岗”,这在一些国有企业更加突出。企业阶段性的采用“因人设岗”可能存在一定的道理,但我们认为“因人设岗”不具备普遍性和可持续性。
(2)岗位监控原则。在企业中,有些职责必须多个岗位分别承担,已实现岗位之间的互相监控,确保企业资产或运营安全。存在监控关系岗位是必须分设的,如财务中的会计和出纳,必须分别设立。
(3)最少岗位数原则。岗位划分过细,导致了某些岗位工作量不饱满,增加了内部交易成本,效率降低。在定岗过程中,对那些工作内容类似、工作技能要求相近、工作量不饱和的岗位可采用合并或撤销岗位方法。以某石化企业加油站所设的油品营业员和便利店营业员岗位为例,两个岗位工作内容简单、工作技能要求相近、工作区域相邻,可以合并为一个岗位。岗位合并后,人员利用率大大提高,在保障本职工作的同时,工作互相协作,既能最大限度的保障销售高峰期不增加顾客等待时间,确保服务质量,又大大提高了人员利用率,减少人员编制。
(4)整分合原则。企业合理的专业化分工可以有效提高运行效率。在定岗过程中,要充分考虑专业化分工,但各岗位间有效地协调也尤为重要。因此,在分工基础上有效地整合,使各岗位职责明确又能上下左右之间同步协调,以发挥最大的企业效能。